1. Implementatie
interbestuurlijk toezicht
Bijeenkomst Duin- en Bollenstreek
3 maart 2014

2. Het interbestuurlijk toezicht van de
provincie Zuid-Holland
“Toezicht op basis van vertrouwen”

3. Inhoud
1. Wat is interbestuurlijk toezicht?
2. Wet revitalisering generiek toezicht
3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland invulling aan het
vernieuwde interbestuurlijk toezicht?
4. Wat zijn de voordelen?
5. Stappen en mijlpalen in 2014
6. Vragen / discussie

4. 1. Wat is interbestuurlijk toezicht?
• Toezicht: “verzamelen van informatie over de vraag of een
handeling of zaak voldoet aan de daaraan gestelde eisen, het
vormen van een oordeel hierover en het eventueel naar
aanleiding daarvan zonodig interveniëren.”
• Interbestuurlijk toezicht (IBT): toezicht provincie op wettelijke
taakbehartiging gemeenten, waterschappen en beleidstoezicht
• Wat is geen IBT: toezicht op bedrijven, instellingen, burgers

5. 2. Wet revitalisering generiek toezicht
• Inwerkinggetreden vanaf 1 oktober 2012
• Uitgangspunten:
– Nabijheid
– Enkelvoudigheid
– Samenwerkende toezichthouders
– Selectiviteit en terughoudendheid
– Proportionaliteit

6. 3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland
invulling aan het vernieuwde IBT? (1)
Uitgangspunten:
1. Toezicht op basis van vertrouwen
2. Sober: geen onnodige aanvullende administratieve lasten
3. Proportioneel: interventie in redelijke verhouding tot tekortkoming
4. Risicogericht: toezicht waar risico‟s het grootst zijn
Bestuursovereenkomst per gemeente:
– Uitgangspunten en toezichtsregime provincie
– Informatievoorziening gemeente: „Staat van de Gemeente‟

7. 3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland
invulling aan het vernieuwde IBT? (2)
Risicogericht: informatie en oordeel op terreinen met grootste risico‟s
Resultaat: integraal beeld per gemeente
Financiën
Ruimtelijke ordening
Huisvesting
Omgevingsrecht
Externe veiligheid
Archief- en
informatiebeheer
Staat van de
Gemeente

8. 3. Hoe geeft de provincie Zuid-Holland
invulling aan het vernieuwde IBT (3)
65 bestuursovereenkomsten
provincie -Zuid-Hollandse gemeenten
Eigen (interne) informatie PZH
Staat van de Gemeente X
„Zelfoordeel‟ gemeente X over
taakbehartiging
Provinciaal product: Staat van de Gemeenten
Integrale weergave van de beoordeling van de taakbehartiging 65 Zuid-Hollandse
gemeenten: financiën, ruimtelijke ordening, huisvesting, omgevingsrecht, externe
veiligheid en archief- en informatiebeheer
Signalen burgers, bestuurders,
raadsleden, ambtenaren etc.
(piepsysteem)
Toezichtregime PZH
en mogelijke toezichtinterventies

9. Staat van de gemeente - systematiek
Op basis van:
– Wet- en regelgeving
– Algemene en aanvullende beleidskaders (archief en
huisvesting verblijfsgerechtigden)
Toezichtregimes: algemene duiding
– “groen”: het gevraagde (bijv.
begroting, beleidsprogramma) is vastgesteld, tijdig
aangeleverd, kwalitatief in orde / voldoet aan wettelijke
verplichting
– “oranje”: het gevraagde is vastgesteld en tijdig
aangeleverd, maar voldoet slechts ten dele aan de
gestelde criteria / wettelijke verplichting
– “rood”: het gevraagde is niet vastgesteld of niet tijdig
aangeleverd, en/of voldoet niet aan de gestelde criteria
/ wettelijke verplichting

10. 4. Wat zijn de voordelen?
• Versterking horizontale verantwoording
• Duidelijkheid over toezicht provincie
• Geen onnodige bemoeienis als zaken op orde zijn

11. 5. Stappen en mijlpalen in 2014
• Inbedding in P&C-cyclus (jaarrekening 2013)
• Onderdeel programmaverantwoording cq. jaarverslag
• Verantwoording College B&W aan gemeenteraad
• Vaststellen Staat van de Gemeente door gemeenteraad
• Toezenden aan provincie (uiterlijk 15 juli 2014)
• Provincie maakt Staat van de Gemeenten (derde kwartaal 2014)
• Vaststelling GS en aanbieden aan PS (vierde kwartaal 2014)
• Statencommissie Bestuur en Middelen (eind 2014)

12. Wat gaat de provincie doen?
• Uitkomsten horizontaal toezicht ontvangen
• Berichten uit de media, van burgers verzamelen
• Afspraken maken over de beschikbaarstelling van informatie
(„informatiearrangementen‟)
• Zo nodig uitvoeren van „Reality checks‟
• Desnoods interveniëren via …

13. Foto: Theen Moy
De Interventieladder

14. Uitgebreid
Laatste kans voor
indeplaatsstelling
Aankondiging juridische
interventie
Interveniërend
Sanctie
indeplaatsst.
Afspraken over verbetering
Specifieke informatie opvragen en valideren
Generieke informatievergaring volgens
afspraken Informatie-arrangement
Op afstand
Sober
Signaleren

15. Vervolg
• Gemeenten zenden eigen StvdG in jaarrekening 2013
vóór 15-7-2014
• Provincie stelt totale StvdG van de 65 gemeenten op
• 2-jaarlijkse evaluatie bestuursovereenkomsten met
gemeenten / VZHG
• Begin 2015: evaluatie ervaringen met Wet Rgt

16. Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht
Tot 1-10-2012
Nu
Basis toezicht: Archiefwet
Basis toezicht: Gemeentewet
Inspectiebezoeken door
Gemeente levert info aan
provincie
provincie
Wettelijk proactief optreden
Achteraf ingrijpen provincie
provincie, goedkeuringen
mogelijk via interventieladder
vooraf
Sanctie Archiefwet:
Sancties Gemeentewet:
Bestuursdwang mogelijk
Schorsen/vernietigen en in de
volgens regels Awb
plaats treden bij
taakverwaarlozing

17. Gevolgen voor lokale overheden
• Versterking / verzwaring horizontaal toezicht (interne
controle)
• Verplichte verslaglegging door zorgdrager
• Horizontaal toezicht op gehele archiefketen
• Oordeel van de Raad is essentieel
Foto: Jan Banning

18. Hoe komt het verslag tot stand?
Ervaringen?
Rol van de gemeentelijk
Archiefinspecteur?
Neemt deze het stokje
over?
Wie gebruikt model van de
VNG?
Wie stuurt het naar „Waar
staat je gemeente‟?

19. Hulpmiddel vanuit de VNG
VNG Handreiking
Horizontale verantwoording
Archiefwet 1995 via
Kritische Prestatie
Indicatoren (KPI’s)
Tweede, Geactualiseerde versie APRIL
2013

20. Wanneer grijpt Provincie in?
• Provincie ontvangt archiefverslag van gemeenten
jaarlijks.
• Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre de
inhoud van het verslag voldoet aan de archiefwettelijke
bepalingen.
Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.

21. Aanvullend beleidskader
Archieftoezicht
Foto: Lisa Norwood
Taakverwaarlozingscriteria
– Gebaseerd op Archiefwet en regelgeving
– Parallel aan de KPI‟s
– 14 mei 2013 vastgesteld door GS

22. Wanneer voldoe je niet?
Bij …. taakverwaarlozing
Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een
gevorderde beslissing neemt, een gevorderde
handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand
brengt
17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer
o.a.
• Achterstand bewerking/overbrenging
• Ongeschikte archiefbewaarplaats
• Ontbreken kwaliteitssysteem

23. Zuid-Holland
Provincie houdt rekening met de volgende
risicofactoren:
• Hoe doet men het op het gebied van de Archiefwet?
• Hoe waren de prestaties in het verleden?
• Zijn er risicovolle omstandigheden, zoals nieuwbouw
van een archiefruimte of -bewaarplaats, overgang
naar digitaal, reorganisatie (herindeling, oprichting
RUD)?
• Meldingen van andere interne of externe
toezichthouders?
• Klachten van derden of meldingen in de pers op dit
gebied?

24. Het IBT-beleid in Zuid-Holland
Beeld
• meeste gemeenten bezig met het invullen van de
KPI‟s/opstellen van het „archiefverslag‟
• Onduidelijk of archiefverslag onderdeel is van PCC
• Waterschappen en Wgr-regelingen nog niet mee
bezig
Consequentie: bij gebrek aan informatie moet
Provincie interventieladder beklimmen via:
* stappen 1en 2: signaleren en informatie opvragen.

25. VOORBEELD
KPI-Verslag van een gemeente

27. Beoordeling Provincie aan
de hand van
Aanvullend Beleidskader

28. Vorm van taakverwaarlozing op grond van
de Archiefwetgeving
Wettelijke basis
Welke informatie heeft
toezichthouder nodig?
Nummers van de KPI’s
Oordeel Toezichthouder
1a. De Archiefverordening of, bij Wgr-regelingen, de
voorziening betreffende de zorg voor de archiefbescheiden
ontbreekt en/of is niet gemeld aan GS.
AW 30.1, 32.1, 35.1, 37.2 en 40
1.1
1.2
1.5
Verordening voldoet en is aan
GS toegestuurd.
3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet niet aan
toetsbare eisen van een door de zorgdrager toegepast
kwaliteitssysteem of de zorgdrager past geen
kwaliteitssysteem toe.
AW 3, AB 11 en 12, Archiefregeling
16
2.1
Het enige aspect van het
kwaliteitssysteem bestaat uit de
in 2010 geformuleerde eis dat de
NEN-2082 moet worden
toegepast. Onbekend is of die
ook daadwerkelijk wordt
toegepast. Alle andere aspecten
van het kwaliteitssysteem
ontbreken
5b. De zorgdrager neemt een besluit tot aanwijzing van
een archiefbewaarplaats die niet aan wet- en regelgeving
voldoet
AW 21, AW 31, 36
7.2
De door het college in 1997
aangewezen
archiefbewaarplaats voldeed op
het moment van aanwijzing.
14. De vervanging van archiefbescheiden door
reproducties, onder vernietiging van het origineel, is onjuist
en/of onvolledig gebeurd. Archieven die niet als te
vernietigen zijn aangemerkt (dus permanent te bewaren
archieven) zijn vervangen zonder machtiging van
gedeputeerde staten. Er is geen verklaring van vervanging
opgesteld.
AW 7, AB 6 en 8
5.3
De vervangingsbesluiten voor
vernietigbare bescheiden zijn
beoordeeld door de
gemeentearchivaris maar niet
bekend gemaakt. De vervanging
van te bewaren
archiefbescheiden is nog niet
aan de orde.

29. Beoordeling Verslag
• Eindoordeel voor deze gemeente
– 9 x groen
– 3 x geel
– 7 x rood
Voorlopig eindoordeel: Rood
Vervolgstap: Verzoek aan B&W om plan van aanpak
Na consultatie van overige IBT-leden en GS.