Presentación del representante de la Superintendencia de Mercado de Valores (SMV), José Espinoza Aldave, de su exposición durante el taller "Sistemas de Tramite Documentario con Firma Digital" el cual se realizó en el local del RENIEC.

1. Sistema MVNet, SMV Virtual, Gestión Documental y, , y
Microformas
Por: José Espinoza Aldave

2. Hitos Importantes
Nuevo SGDNuevo SGD
Act Norma y SMV Virtual
E-
Prospectus
Servicios
IOFE
Nuevos servicios
Adecuación al Sistema
Certificación SGD - Microformas
MVNet: Firma Digital
SGD – Entorno Web – BPM Workflow
Sistema Gestión Documental
1999-2002 2003 2005 2007-2009 2013 2014
2010 2011

3. Fuente Externa: Digital
Domicilio
Electrónico
Servidor de
Autoridad de
Certificación
Aplicaciones
Sistemas de
S i ió
Empresas
Supervisadas
Supervisión
HTTPS
Bitácora y
Base de datos
Institucional
Servidor
Web
Portal
SMV
Sistema de Gestión
Documental
Sistema MVNet – Red del Mercado de Valores

4. Fuente Externa: Digital – SMV Virtual

5. Estrategias de Implementación
1. Revisión de las normas del mercado y normas internas
 Reglamento del Sistema MVNet
 Directiva del Sistema de Gestión Documental
2 Distribución de un certificado digital y una lectora para2. Distribución de un certificado digital y una lectora para
todas las empresas.
3. Cambio en los requisitos en el TUPA
 Se cobra por el servicio de escaneo
 Nueva empresa en el RPMV: requisito adquirir certificado digital
y token.y
4. Sanción por no uso del Sistema a las empresas
5. Ventanilla Única con la Bolsa de Valores de Lima

6. Estrategias de Implementación
1. Diseño del Sistema
 Enfoque similar al esquema físico Enfoque similar al esquema físico
 Uso de certificado para autenticación pero sólo para los
responsables de firma.
U i fi d i l Usuarios que no firman acceden con usuario y clave
2. Cargo electrónico automático
3 Notificaciones al domicilio electrónico3. Notificaciones al domicilio electrónico
4. Procedimientos de contingencia (Trámite)
5. Integración con el Sistema de Gestión Documentalg
Comentario:
Si bien la firma digital tiene el mismo valor que una firma manuscrita, la
experiencia nos ha enseñado que si es similar al mundo físico tieneexperiencia nos ha enseñado que si es similar al mundo físico tiene
menos rechazo.

7. Tipos de Documentos Electrónicos
Origen (Empresa) Características Documento Electrónico
1. Estructurado
E d Pl ill l A hi lEn documentos u
otros medios
Plantillas en excel Archivos textos o planos
En documentos u
otros medios
Especificaciones Técnicas
Taxonomía - IFRS
Archivos XBRL
(Estándar Internacional)
Sistemas informáticos Especificaciones Técnicas Archivos textos
Archivos XML
En documentos u En formulario (MVNet) Archivos PDF
otros medios
En documentos u
otros medios
En formulario y plantillas
word (MVNet)
Archivos Word
Si t E ifi i Té i A hi T t XMLSistemas
Informáticos
Especificaciones Técnicas
Proceso en línea
Archivos Texto y XML
(Firma agente automatizado)
2. No Estructurado
En documentos u Libre / sin especificaciones Archivos en Word Excel y pdfEn documentos u
otros medios
Libre / sin especificaciones Archivos en Word, Excel y pdf

8. Gestión de Documentos

9. Documentos: Soporte papel
D t Fí iCiudadanos Fedatario Institucional
Documentos FísicosCiudadanos
Instituciones
Empresas
DocsDocs
Firma
Digital
Es ventana
Documentos
Electrónico
No
Es ventana
única?
Si

10. Docs Electrónicos: Generación en SMV
Notificaciones
Electrónicas
Firmadas
DigitalmenteDigitalmente
ExpedienteExpediente
Electrónico
Domicilio
Electrónico
Bitácora
Acuse de Recibo

11. Bandeja SGD

12. Información General SGD

13. Documentos SGD

14. Expedientes SGD

15. Estrategias de Implementación
1. Directiva de Gestión Documental
 Expedientes obran en el Sistema. Uso obligatorio
 Simplificación de tipos de documentos y numeración única
 Excepciones mínimasExcepciones mínimas
 Los físicos se quedan en Trámite
 Foliación por archivo y orden cronológico
E t i t i l Estaciones receptoras especiales
2. Acceso de documentos
 Sólo personal autorizado y por la estación asignada.p y p g
 Designación de responsables.
3. Procedimientos de reescaneo e integridad documentos

16. Estrategias de Implementación
1. Servicio de mensajería integrado al MVNet y SGD
(cargo escaneado)(cargo escaneado)
2. Proceso de notificación valida las personas autorizadas
a firmar.
3. Las boletas de contribuciones son notificadas por el
Sistema y debe tener 2 firmas.
4 Trazabilidad del expediente y de los documentos4. Trazabilidad del expediente y de los documentos
Comentario:Comentario:
Los documentos deben ser firmados digitalmente a
tiempo.

17. Conservación de Documentos

18. Microformas de Digital a Digital
Verifica,
EscaneaEscanea
Indiza
Cargo
Control de
Control Calidad
SMV
Firma Digital
Fedatario
Generación
Recepción
Preparación y
Control de
Calidad
Fedatario
Generación
de Medios
(DVDs)
Acta de
Sistema Gestión
Documental
Revisa y
deriva
Enviar Archivo
Di it l
Recepción y
Validación
p y
Muestra de Exp
Microformas
Acta de
Conformidad
Sistema MVNet
Digital
VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TÉCNICA – INDECOPI

19. Acervo Documental
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICO
ACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTALACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTAL
ARCHIVO CENTRAL 1,740,000 1245,000 495,000
- TRAMITE DOCUMENTARIO 375,000 255,000
- CONVERTIDOS A MICROFORMAS 990,000 990,000
ARCHIVOS DE GESTIÓN 270,000 270,000
ARCHIVO DIGITAL:
373 DVDs originales 1 - 3.980 gb
373 DVDs originales 2 - 3.980 gb
Información a abril 2014

20. Solicitud expedientes por terceros

21. Solicitud de expedientes
11. Usuario involucrado en el procedimiento sancionador
2. Ciudadanos por Ley de Transparencia
3. Órgano de Control Institucional (OCI)
4. Auditores Externos
5. Contraloría General
6 Ministerio Público (ver Caso)6. Ministerio Público (ver Caso)
7. Poder Judicial
8. Reniec
9 C MEF BCR SBS t t9. Congreso, MEF, BCR, SBS entre otros
Comentario:Comentario:
Es muy importante que en las normas de Contraloría, Ministerio
Público y Poder Judicial se señale expresamente el reconocimiento a
los documentos firmados digitalmentelos documentos firmados digitalmente.

22. Atención de SolicitudesAtención de Solicitudes
Microformas
Fedatario Institucional
Fedatario Juramentado

23. Muchas Gracias