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Sechs alltägliche
Aufgaben in ERP, die
mit einem PIM-System
viel leichter sind
- So machen Sie ERP mit PIM einfacher

2. 2Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Inhalt
03 Lernen Sie den Produktleiter John und Lisa von der Marketingabteilung kennen
04 1. Erstellen eines neuen Produktes
06 2. Produktinformationen aktualisieren und anpassen
08 3. Neue Produkte für den Verkauf vorbereiten
10 4. Daten von ERP in anderen Kanälen verwenden (Output)
12 5. Daten von ERP ausdrucken
14 6. Nach Produktinformationen in ERP suchen

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3Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Lernen Sie den Produktleiter John
und Lisa von der Marketingabtei-
lung kennen
John und Lisa sind bei einem mittelgroßen
Großhändler beschäftigt, der die Lebens-
mittelindustrie mit Maschinen und
Ausrüstung zur Instandhaltung versorgt.
Wir nennen das Unternehmen mal Acme
GmbH.
John und Lisa benötigen bei ihrer Arbeit Produktdaten auf
jeweils unterschiedliche Art und Weise und ein Teil dieser
Daten ist im ERP-System des Unternehmens zu finden. Bei
Acme GmbH sind sie mit ihrer ERP-Lösung zufrieden, aber
es ist nicht immer einfach, die Produktdaten so zu hand-
haben, wie sie sich das vielleicht wünschen würden.
In diesem Leitfaden spielen wir sechs Szenarien aus der
täglichen Arbeit von John und Lisa bei Acme GmbH durch
und schauen uns an, wie sie ihre Arbeit schneller und
besser erledigen könnten, falls ihnen ein PIM-System zur
Produktinformationssteuerung, integriert in ERP, zur Ver-
fügung stehen würde.

4. 1.
Erstellen eines neuen Produktes

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5Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Die neue Produktserie unterscheidet sich etwas von Acmes sonstigen Produkten, da dort auch eine Reihe von Reini-
gungsartikeln enthalten ist, die eine Umweltkennzeichnung haben. Diese Art von Information war für andere Produkte
von Acme nicht relevant, aber sie müssen in den registrierten Produktinformationen in ERP enthalten sein, um die
Reinigungsartikel verkaufen zu können.
Da im ERP-System gegenwärtig kein Input-Feld für die Umweltkennzeichnung vorhanden ist, ist John gezwungen, dieses
Feld einzurichten. Um eine Korrektur des Systems vorzunehmen, braucht er Acmes ERP-Experten und die Einrichtung
der neuen Produkte verzögert sich daher.
1. Erstellen eines neuen Produktes
Acme GmbH will bald eine neue Produktserie für die Molkereibranche auf den Markt
bringen und deshalb sollen die Produkte im ERP-System erstellt werden.
John hat zwei Möglichkeiten: Entweder importiert er die Daten mithilfe einer Excel-Datei
oder er erstellt die Produkte manuell. Da es sich um eine Serie von Produkten handelt,
entscheidet sich John dafür, die Produktinformationen zu importieren.
Mit PIM
Hätte Acme GmbH ein PIM-System, hätte John statt-
dessen alle Produktinformationen ins PIM-System
hochgeladen. Da das PIM-System nicht durch fest
definierte Input-Felder begrenzt ist, können alle
Spezifikationen auf einfache Art umfasst werden und
die Umweltkennzeichnung wäre lediglich ein weiteres
Datenfeld. Im ERP-System sollten nur transaktionale
Daten enthalten sein und das kann jetzt von John
gewährleistet werden, da er die Umweltkennzeich-
nung nicht im ERP-System eingeben muss und die
Daten in PIM belassen kann.
Nachdem John alle wesentlichen Produktinforma-
tionen registriert hat, kann er schnell fortfahren
und die neue Produktserie fertigstellen, damit sie in
Zusammenarbeit mit Lisa vermarktet wird.
Vorteile:
• Zeitsparend im Zusammenhang mit der Einrich-
tung von Produkten
• Muss nicht von ERP angepasst werden
• Produkte können in PIM eingerichtet und fer-
tiggestellt werden, bevor sie in ERP übertragen
werden (Onboarding)

6. 2.Produktinformationen
aktualisieren und anpassen

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7Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Die Zertifizierungen von Acme GmbH befinden sich in einer Datenbank, aber sie mussten bisher noch nicht in ERP regis-
triert werden und John muss daher jetzt damit beginnen, jedes einzelne Produkt mit der relevanten Zertifizierung zu ak-
tualisieren. Da es sich um eine Serie mit einer großen Anzahl Varianten handelt, ist für die Aktualisierung aller Produkte
viel Zeit erforderlich und außerdem besteht die unmittelbare Gefahr, dass nicht alle Felder korrekt aktualisiert werden.
2. Produktinformationen aktualisieren und anpassen
Einige Zeit, nachdem die neue Produktserie für die Molkereibranche auf den Markt gebracht
wurde, zeigt sich, dass die Produktinformationen bearbeitet werden müssen. Aufgrund
neuer Rechtsvorschriften muss dokumentiert werden können, dass die Hersteller der
Maschinen gemäß einer Reihe von internationalen Standards zertifiziert sind.
Mit PIM
Hätte Acme GmbH ein PIM-System, hätte John die
gleiche Arbeitsaufgabe erledigen können, indem er
einfach nur ein einzelnes Feld im PIM-System aktu-
alisiert hätte.
Durch die Registrierung der relevanten Zertifizierung
auf übergeordneter Produktebene sorgt das PIM-Sys-
tem automatisch dafür, dass die Informationen an
alle untergeordneten Produktebenen weitergegeben
werden. Die neuen Informationen werden automa-
tisch für ERP synchronisiert, sodass Acme GmbH si-
cher sein kann, die Rechtsvorschriften einzuhalten,
wenn die neuen Produkte den Kunden beschrieben
werden.
Vorteile:
• Zeitsparend im Zusammenhang mit der Aktualis-
ierung oder Erweiterung von Produkten
• Verhindert die Gefahr von Fehlern im Zusammen-
hang mit der Änderung von vielen Datenfeldern
in ERP

8. 3.
Neue Produkte für den Verkauf vorbe-
reiten

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9Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Es ist wichtig, die gesamte Palette von Ersatzteilen ver-
markten zu können, aber reell betrachtet ist es jedoch
fraglich, ob Acme GmbH alle Produkte verkaufen wird, da
ein Teil davon Nischenprodukte sind.
Daher ist es nicht zweckmäßig, alle ins ERP-System ein-
zugeben, aber um die Produkte für alle Fälle verfügbar zu
haben, sieht John keine andere Möglichkeit, als sie ins
ERP-System aufzunehmen.
Acme GmbH hat die Vertretung einer neuen Produktserie übertragen bekommen, von der
sich John viel erhofft. Es geht um eine große Serie Ersatzteile und damit Acme GmbH die
neuen Produkte vermarkten kann, werden sie alle von John ins ERP-System eingegeben.
Mit PIM
In Wirklichkeit braucht John ein „Sandkasten-
spiel”, in dem er seine neuen Produkte anordnen
und mit ihnen arbeiten kann, ohne dass es Ein-
fluss auf das ERP-System hat, ehe es wirklich ei-
nen Käufer dafür gibt.
Das könnte er mit einem PIM-System erledigen.
Während das ERP-System auf transaktionalen Da-
ten basiert, die nicht gelöscht werden können und
daher Ressourcen im System verbrauchen, kann
man in einem PIM-System Daten schnell ändern
und löschen. Das PIM-System lässt sich gut einset-
zen, um Produkte für den Verkauf vorzubereiten
und John kann Lisa von der Marketingabteilung
die Möglichkeit geben, die neuen Produkte - aus-
gehend von allen relevanten Daten - zu vermark-
ten, auch wenn sie noch nicht im ERP-System vor-
handen sind.
Wenn ein Verkauf der einzelnen Produkte oder
Produktgruppen relevant wird, können sie leicht
ins ERP-System übertragen werden.
Vorteile:
• Time-to-Market verkürzt sich erheblich
• Das ERP-System wird nicht von nicht-relevan-
3. Neue Produkte für den Verkauf vorbereiten

10. 4.
Daten von ERP in anderen Kanälen
verwenden (Output)

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11Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Das ist eine zeitaufwendige Aufgabe und gleichzeitig weiß Lisa aus Erfahrung, dass außerdem noch die Produktinfor-
mationen online gepflegt und auf den aktuellen Stand gebracht werden müssen. Acme GmbH hatte nämlich in der Ver-
gangenheit Probleme mit doppelten Daten, da die Produktinformationen auf der Website nicht gleichzeitig aktualisiert
wurden, als die Produktdaten in ERP berichtigt wurden. Da Acme GmbH auf mehreren Märkten verkauft, muss Lisa die
Daten in fünf Sprachen pflegen und auf den aktuellen Stand bringen, was den Aktualisierungsprozess weiter erschwert.
4. Daten von ERP in anderen Kanälen verwenden (Output)
Jetzt ist es an der Zeit, die neue Produktserie für die Molkereibranche zu vermarkten und
Lisa von der Marketingabteilung beginnt damit, die Produkte auf Acmes Website zu stel-
len.
Außer den reinen Produktdaten aus dem ERP-System benötigt Lisa auch Fotos, Produkt-
beschreibungen und PDF-Datenblätter zum Download für die einzelnen Produkte. Die
sind auf verschiedene Datenbanken und Excel-Dateien verteilt, sodass Lisas erste Auf-
gabe darin besteht, sämtliche Produktinformationen zusammenzutragen und in Formate
zu übertragen, die sie in Acmes CMS verwenden kann.
Mit PIM
Hätte Lisa ein PIM-System gehabt, das in Acmes CMS integriert ist, hätte die Aufgabe völlig anders ausgesehen.
Ein PIM-System kann alle Dateiformate verarbeiten und falls Lisa also die Möglichkeit gehabt hätte, mit den
Produktinformationen in einem PIM-System zu arbeiten, wäre es für sie einfach gewesen, die Informationen, die
sie auf der Website präsentieren möchte, auszuwählen und dann hätte sie nur noch „Ins Internet hochladen”
anklicken müssen.
Die laufende Datenpflege könnte auch in viel kürzerer Zeit erledigt werden, da sie weiß, dass die Änderung einer
Information anschließend eine Änderung auf allen Seiten, wo diese Information verwendet wird, zur Folge hat
– und in allen Sprachen.
Vorteile
• Einfachere und schnellere Veröffentlichung von Daten auf der Website, im Onlineshop, in Katalogen etc.
• Keine Probleme mit doppelten Daten und veralteten Produktinformationen

12. 5.
Daten von ERP ausdrucken

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13Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Der Kunde möchte ein Datenblatt haben, auf dem eine
technische Beschreibung und ein paar Fotos enthalten
sind, und deshalb braucht der Verkäufer Lisas Hilfe, um
sein Angebot zu vervollständigen.
Am folgenden Tag ruft er erneut an. Er möchte fast die
gleichen Iinformationen verwenden, aber diesmal für ei-
nen Neukunden, mit dem eine andere Preisvereinbarung
gilt und bei dem es um einige zusätzliche Produkte geht.
Lisa muss daher die Angebotsunterlagen noch einmal
bearbeiten und an den neuen Kunden anpassen.
5. Daten von ERP ausdrucken
Lisa von der Marketingabteilung hat wieder einen der Verkäufer des Unternehmens in der
Leitung. Er soll einem Kunden ein Angebot schicken, aber er ist mit der Preisliste, die er
vom ERP-System ausdrucken kann, nicht zufrieden.
Mit PIM
Einer der großen Vorteile bei einem PIM-System
ist die Möglichkeit, PDF-Dateien, die an den Emp-
fänger angepasst ist, ganz schnell auszudrucken
oder zu erstellen.
Statt Lisa anzurufen, wählt der Verkäufer jetzt le-
diglich aus, welchen Angebotsvordruck im PIM-Sy-
stem er verwenden und welche Produktinforma-
tionen er im Angebot gerne präsentieren möchte.
Das PIM-System ermöglicht es, differenzierte Prei-
se auf einfache Art live im ERP-System zu berück-
sichtigen, und er kann die Angebotsunterlagen
daher schnell aktualisieren.
Vorteile
• Möglichkeit, ERP-Daten in modernen Forma-
ten zum Ausdrucken zu verwenden
• Bessere Angebotsunterlagen als bei der Kon-
kurrenz
• Kundenspezifische Preislisten und Broschü-
ren

14. 6.
Nach Produktinformationen in ERP
suchen

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15Sechs alltägliche Aufgaben in ERP, die mit einem PIM-System viel leichter sind
Der Filtertyp ist als Feature im ERP-System nicht registriert und John kann sich daher den gewünschten Überblick nicht
verschaffen. Stattdessen muss er Acmes Produktdatenbank und einige Excel-Dateien durchforsten, wo ein Teil der
Maschinen registriert ist.
Die nächste Herausforderung entsteht, als Acme einen neuen Filtertyp beschaffen will, der den alten, mit Fehlern be-
hafteten Typ ersetzen soll. Jetzt muss Lisa von der Marketingabteilung nämlich anfangen, die Angaben zum Filter an
allen Stellen, die auf der Website genannt sind, manuell zu ändern.
6. Nach Produktinformationen in ERP suchen
Zwei Kunden haben bei einem bestimmten Filter in einem der Produkte von Acme GmbH
über Probleme geklagt. John muss sich jetzt einen Überblick verschaffen, wie viele von
Acmes Maschinen genau diesen Filtertyp verwenden, um dann den Kunden mitzuteilen,
dass dabei Probleme auftreten können.
Mit PIM
Hätte John ein PIM-System gehabt, hätten ihm sämtliche Produktinformationen zur Verfügung gestanden, er
hätte schnell nach dem problematischen Filtertyp suchen können und hätte einen Überblick über alle Produkte
bekommen, bei denen der Filter verwendet wird.
Die Suchmöglichkeit und der Überblick, den diese ermöglicht, bedeutet auch, dass John nicht in eine Situation
gerät, in der er die gleichen Informationen zweimal erstellt, nur weil er diese Informationen nicht sofort im
ERP-System finden kann.
Der Wert des PIM-Systems zeigt sich auch, als Acme einen neuen Filtertyp ins Sortiment aufnimmt, das den mit
Fehlern behafteten Filter ersetzen soll. In PIM kann Lisa nämlich schnell den alten Filtertyp durch den neuen
Filter ersetzen und sicher sein, dass zukünftig der richtige Filtertyp auf der Website und in allen anderen Unter-
lagen angegeben wird.
Vorteile
• Zeitsparend bei der Suche nach Informationen
• Eine Überfrachtung von ERP mit doppelten Informationen wird vermieden

16. Perfion – Single Source of Truth
Perfion PIM wurde für Unternehmen ent-
wickelt, die in vielen Kanälen und in meh-
reren Sprachen kommunizieren und über
eine komplexe Produktstruktur mit vielen
Produktdaten verfügen.
Als weltweit einzige 100%-ige Standard-
lösung für Product Information Mana-
gement bietet Ihnen Perfion PIM die
Grundlage dafür, die Prozesse in Ihrem Un-
ternehmen zu optimieren, sodass Sie die
Time-to-Market verkürzen, neue Märkte
erschließen und immer die Informationen
liefern können, die Ihre Kunden benötigen.
Mit Perfion steht Ihnen eine einzige Quelle für alle Ihre
Texte, technischen Daten, Dateien, Fotos, Videos usw. zur
Verfügung. Das ermöglicht Ihnen die vollständige Kon-
trolle über alle Produktdaten auf sämtlichen Verkaufs-
und Marketingplattformen.
Mithilfe von Perfions offener API ist es einfach, die Lösung
in die gegenwärtig von Ihnen genutzten IT-Systeme zu in-
tegrieren – von Ihrem ERP-System über InDesign bis zu
Ihrem Office-Paket.
Perfion PIM kann leicht in alle vorhandenen Lösungen in-
tegriert werden und ist vollständig in Microsoft Dynamics
integrierbar.