Animation Numérique de Territoire - La gestion de la relation client par le mail - Pays de Gourdon, Lot, Midi-Pyrénées

1. La Gestion de la Relation Client
Ce document a été préparé par Cathy Mabout de l’Office de Tourisme du Pays de Gourdon et mis à disposition de tous
les Animateurs Numériques de Territoire pour l’animation des ateliers sur cette thématique.

2.  On se présente … Petit tour de table
 La Gestion Relation Client, C’est quoi ?
 Comprendre le client
 Un fichier, oui mais … Comment ? Quoi ? Outils !
 Des Mails, oui mais … Quoi ? Quand ? À qui ? Outils !
 Une signature « Pro », oui mais … Comment ? Quoi ?
Outils !
Aujourd’hui …
Alors c’est parti !!!

3. Aujourd’hui, vous faites comment ?

4. La rapidité … vers l’instantanéité
Un client accepte une réponse par mail
sous 24h …
Grand Maximum !
Mais le chiffre d’affaires se fait
pendant la 1ère heure !!!

5. Quel délais acceptable pour répondre via …
2h 24
h
4h

6. La Gestion Relation Client, c’est quoi ?
GRC (ou CRM en anglais !!!)
La Gestion Relation Client est un système qui doit vous permettre :
• de mieux comprendre vos clients
• pour adapter et personnaliser vos produits et vos services
• Et bâtir une relation globale et profitable sur du long terme

7. La Gestion Relation Client, c’est quoi ?
5 Règles à respecter :
1. Une bonne connaissance de votre cible
2. Une stratégie adaptée à votre cible
3. La force de l’offre
4. La qualité de la création et de l’offre
5. La rigueur de suivi pendant et après
l’action

8. La Gestion Relation Client
Pourquoi ?
 Parce que l’offre touristique est devenue excédentaire
 Parce que le client a le pouvoir de ne pas acheter
 Parce que le client sait faire jouer la concurrence
 Parce que le client recherche des produits adaptés à ses
attentes
Pour provoquer l’acte d’achat !

9. La Gestion Relation Client, le processus
AVANT
• Séduire
• Rassurer
• Informer en
général
PENDANT
• Accueillir
• Informer en
particulier
APRÈS
• Remercier
• Susciter des
avis

10. Le pilier de la GRC !
La Satisfaction du client :
le pilier fondamental de la GRC
Un client satisfait véhicule un
« Bouche à Oreille » positif :
Vecteur d’une bonne image !
À l’heure des Réseaux Sociaux, le
Bouche à Oreille se fait à une vitesse
impressionnante !

11. Comprendre vos clients …
Il est comment le client ?
• Il est exigeant
• Il veut tout et tout de suite
• Il veut de la réactivité
• Il se fie aux avis de ses amis
(et plus …)
• Il veut qu’on lui facilite la vie
• Il aime être valorisé
• Il veut être traité en « VIP »

12. Hyperpersonnalisation
Et si chaque client était un
VIP ?
Plus les réponses par mail sont personnalisées, plus
elles rapportent … (Fidélisation, services +, …)
Valorisez vos client, ils dépenseront +

13. Le client !
Il utilise internet pour
étudier, analyser,
trouver
Il est technophile
Il souhaite être
reconnu, bénéficier de
services personnalisés
Il recherche l’avis de
personnes ayant les
mêmes besoins
Il souhaite être
conseillé dans sa
recherche

14. Le cycle du voyageur
Rêver
Rechercher
Comparer
Planifier
RéserverAcheter
Voyager
Visiter
Partager
Avant
Séjour
Pendant
Séjour
Après
Séjour
Internet préparation
du séjour
Internet de séjour
Internet de retour
 Compare
 Réserve
 Partage

15. Votre cycle !

16. La base de la GRC : « Tous fichés » !
Il faut créer …
… son fichier « clients » !

17. Un fichier : oui, mais comment ?
Avec Google Drive (gratuit) via votre
compte Google ou …
À l’ancienne !!!
Mais ça, c’était avant !!!
Quelles Infos ?
• Infos client
• Type de client
• Période du séjour
• Services fournis, souhaités …
Un fichier à compléter avant, pendant et
après le séjour du client !

18. Un fichier c’est bien, mais j’en fais quoi ?
Rêver
Rechercher
Comparer
Planifier
RéserverAcheter
Voyager
Visiter
Partager
AVANT le séjour
PENDANT le séjour
APRÈS le séjour
Mail de 1er Contact
Mail de Réservation
Mail de Pré-Accueil
Mail de Séjour
Mail de Remerciement

19. Le contenu de vos mails !
Tous à vos stylos !!!

20. Avant le Séjour : 1er Contact
Bonjour !
On est ravi de faire votre
connaissance !
Choisissez-nous, vous ne serez pas
déçus !! 

21. Avant le Séjour : 1er Contact
• Répondez VITE !! En vous attendant, il risque d’être séduit par
une autre offre !
• Adaptez votre réponse au client (Bonjour Monsieur, Cher
Monsieur, Madame, …
• Donnez de l’information et restez Séduisant ! Il n’est pas encore
convaincu … (photos, liens ciblés vers votre site internet, les +
de votre établissement …
• Pensez « Offre globale de séjour » : donnez des suggestions
de visites, d’activités adaptées au profil du client et à la période
du séjour, donnez-lui l’adresse du site internet de l’Office de
Tourisme pour l’aider à préparer son séjour
C’est votre entretien d’embauche !

22. Avant le Séjour :
1er Contact
Exemple de
mail

23. Avant le Séjour : La réservation
Merci de votre confiance.
Tout est ok de notre côté, votre
réservation est bien enregistrée.
Si vous en voulez plus on peut vous
proposer …

24. Avant le Séjour : La réservation
• Soyez précis sur les conditions de réservations
• Rappelez-lui quels sont vos services et leurs conditions d’utilisation (wifi,
piscine, vélos, ménage, repas, …)
• Annoncez-lui les manifestations qui auront lieu pendant son séjour !
• Donnez-lui les coordonnées de l’Office de Tourisme pour qu’il puisse
continuer de préparer son séjour
Le client réserve : RASSUREZ-LE !

25. Avant le Séjour : La réservation
Exemple de
mail de
Réservation

26. Avant le Séjour : La réservation
Exemple de
mail de
Réservation

27. Avant le Séjour : Petit rappel
Petite piqure de rappel !!!
Hé ho !!!
C’est bientôt les vacances !
On vous attend avec impatience !
Et en plus il va faire beau !!!

28. Avant le Séjour : Petit rappel
• Envoyez ce mail entre 3 à 7 jours avant le séjour
• Rappelez les dates de début et de fin de séjour, l’heure d’arrivée
• Insérez un lien vers une carte de localisation de votre établissement
• Donnez-lui la météo
• Faites 1 ou 2 suggestions de visites adaptées à son profil et à la météo
• Rappelez-lui que vous êtes à sa disposition
• Rappelez-lui l’adresse du site web mobile de l’Office de Tourisme
Juste avant l’arrivée du client ! Mail de rappel

29. Avant le Séjour : Petit rappel

30. Avant le Séjour : Petit rappel

31. Pendant le Séjour !
• Et si on continuait la relation client pendant le séjour ???
 Proposez-lui de consulter le site web de l’Office de Tourisme
 Indiquez-lui les points d’accès wifi (Gratuit à l’Office de Tourisme si
vous n’en n’avez pas dans votre structure)
 Et aussi …
o « C’est ce soir, ça peut vous intéresser ! »
o « En cas de besoin, n’hésitez pas ! »
o « Mon coup de cœur du jour, c’est … »
o « Il fait un temps idéal pour … »
À ne pas oublier le jour de l’arrivée du client
• Souhaitez-lui la bienvenue au Pays de Gourdon!

32. Pendant le Séjour !
Incitez vos clients à utiliser nos # quand
ils partagent leurs photos et leur séjour
sur les réseaux sociaux !!
#Gourdon
#PaysdeGourdon

33. Après le séjour : Mail de remerciement

34. Après le séjour : Mail de remerciement
Remerciez, Fidélisez, Motivez le partage …
• REMERCIEZ-LE de sa venue !
• Proposez-lui de garder le contact et de suivre vos actualités (blogs, Facebook,
…)
• Envoyez-lui une photo souvenir et proposez lui de partager ses propres photos
(Facebook, Flickr, Pinterest, …)
• Dites-lui que vous êtes prêt à entendre ses critiques pour améliorer la qualité de
votre accueil. (Ça se passe entre lui et vous !)
• Si tout s’est bien passé, proposez lui de le faire savoir en déposant un
commentaire sur un site d’avis client dont vous maitrisez la fiche ! (Google+
Local, Yelp, TripAdvisor, …)

35. Après le séjour : Remerciement & Avis

36. Après le séjour : Remerciement & Avis

37. Quelques plateformes d’avis
Des Avis, Partout, pour Tout et pour Tous …

38. Comment gérer vos e-mails Pro ?
Vos e-mails Pro peuvent être créés :
 Chez votre fournisseur d’accès
monmailpro@orange.fr / monmailpro@sfr.fr / monmailpro@wanadoo.fr
 Chez votre prestataire Hébergement
monmailpro@monsite.fr
 Sur une plateforme d’email
monmailpro@yahoo.fr / monmailpro@gmail.fr / monmailpro@hotmail.fr
CE QU’IL FAUT AVOIR EN TÊTE :
• Capacité de stockage
• Sécurité et Sauvegarde

39. Comment gérer vos e-mails Pro ?
Mon petit conseil …
Utilisez un bon webmail (type Gmail) ou une
messagerie sur votre ordinateur principal
Cela vous permettra :
• De trier et d’archiver vos mails
• De préparer des réponses standardisées
• D’insérer automatiquement votre signature

40. Comment gérer vos e-mails Pro ?
Donnez-vous la possibilité de consulter vos mails partout
et tout le temps grâce aux outils mobiles :
smartphones et tablettes !

41. Les outils de la relation Mail
 Des réponses standardisées
 Une signature Mail enrichie
 E-mailing et Newsletter
Simple comme un jeu d’enfants !!!

42. Réponse Standardisée
Avec Gmail :
1
2

43. Réponse Standardisée
1
2
3

44. Réponse Standardisée

45. Réponse Standardisée
Enregistrez le nouveau modèle

46. Réponse Standardisée
1
2
3Vous servir d’une réponse
standardisée que vous avez
créée

47. Réponse Standardisée … en vidéo
TOURISTIC - utiliser Gmail pour votre relation Client

48. Votre signature mail
Objectif : Créer une signature riche !

49. Votre signature mail enrichie
Quel contenu pour votre signature ?
• Votre contact : nom et prénom
• Votre logo et / ou photo
• Votre N° de téléphone (fixe et/ou mobile)
• Votre adresse
• Votre adresse mail
• Le lien vers votre site internet
• Les liens vers vos réseaux sociaux (Facebook, Google+, Flickr, …)

50. Votre signature mail avec « WisesTamp »
https://webapp.wisestamp.com/login

51. Votre signature mail
Créez votre signature
Cliquez sur : Save
Installez l’extension et
choisissez votre
webmail

52. Votre signature mail
Le résultat : votre
signature directement
dans Gmail, Yahoo,
Hotmail ou AOL Mail !

53. Résumons !!!
1. Créer et tenir à jour votre fichier
« clients »,
2. Rédiger vos mails (5) selon le cycle
du voyageur,
3. Préparer vos réponses
standardisées,
4. Mettre en place et utiliser votre
signature mail « Pro »
METTEZ-VOUS À LA PLACE DU
CLIENT !CONNAÎTRE
COMPRENDRE
CLIENTS
S’ADAPTER DÉCODER
SATISFAIRE
ÉCOUTER
VENDRE

54. Pour aller plus loin !!!
Pour envoyer des Campagnes d’Emailing et des Newsletters …
Des outils pour :
 Optimiser la « délivrabilité » de vos mails
 Programmer des campagnes d’emailing
 Créer des listes de contacts
 Concevoir des mailings à votre image
 Obtenir des statistiques et suivre le taux d’ouverture de vos mails
 Respecter la réglementation en intégrant un lien de désabonnement
Mailjet c’est 200 emails / 24h
Mailchimp c’est 12 000 emails / mois
Version gratuite :

55. Pour aller plus loin !!!
Des Campagnes d’Emailing, oui … mais pourquoi ?
Pour :
 Entretenir la relation avec vos clients
 Prospecter
 Lancer de nouveaux produits
 Réaliser des enquêtes de satisfaction
 Augmenter le trafic de votre site internet
 Communiquer sur les offres promotionnelles
 Annoncer des évènements

56. Pour aller plus loin !!!
La relation clients via … Les Réseaux Sociaux
Une page Facebook vivante et humaine vous permet :
• une continuité dans votre relation avec vos clients
• la création d’une relation privilégiée
• la fidélisation
• le partage de photos, d’infos, …
• de garder un contact direct et quasi instantané
d’apporter, en quelques sortes, un service de conciergerie.

57. Ça y est …
Vous voilà parés pour une relation
longue durée !!!

58. Les Prochains Ateliers Numériques !!!
PETIT RAPPEL :
ICI : Dates de vos prochains ateliers
PENSEZ À VOUS INSCRIRE

59. Merci de votre attention
À bientôt,
Cathy

60. Les Animateurs Numériques de
territoire dans le Lot
Retrouvez toute l’info Etourisme sur le centre de ressources : tourisme-lot-ressources.com
Rubrique Etourisme
• Vallée du Lot et du Vignoble : Anouk Marchand / 05 65 21 37 63/ a.marchand@tourisme-lot-vignoble.com
• Vallée de la Dordogne : Mélanie Ramière / 05 65 33 22 00 / m.ramiere@vallee-dordogne-rocamadour.com
• Pays de Gourdon : Cathy Mabout / 05 65 27 52 50 / cathy.mabout@tourisme-gourdon.com
• Grand Cahors : Romain Peroua / 05 65 53 20 80 / rperoua@tourisme-cahors.com
Emmanuelle Castelnau / 05 65 31 31 31 / emmanuelle.castelnau@saint-cirqlapopie.com
• Pays de Figeac : Laure Adelantado / 05 65 34 08 70 / laure.adelantado@tourisme-figeac.com
Nathalie Andrieu / 05 65 34 06 25 / nat.andrieu@gmail.com
• Lot Tourisme : Cathy Seguy / 05 65 35 81 95 / cathy.seguy@tourisme-lot.com