Alfresco Day München 2016 - 14. Juni 2016 - #AlfrescoDayMunich - https://www.alfresco.com/de/veranstaltungen/alfresco-day-munchen-2016

1. Unternehmensweites Dokumentenmanagement
mit
Alfresco® bei SIGNA
Franz Hillebrand
Geschäftsführer SIGNA Informationstechnologie GmbH
17.09.2014 1

2. SIGNA UNTERNEHMENSGRUPPE
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SIGNA ist es in den ersten 16 Jahren ihres Bestehens gelungen, sich mit einem Immobilienvermögen von
über 6 Milliarden Euro und einem Umsatzvolumen ihrer Retailbeteiligungen von über 3 Milliarden Euro zu
einem Unternehmen europäischen Formats zu entwickeln. Die Gruppe umfasst zwei zentrale
Kerngeschäftsbereiche: SIGNA Real Estate und SIGNA Retail.

3. SIGNA REAL ESTATE
An sieben Standorten in Österreich, Deutschland, Italien und
der Schweiz sind im Bereich SIGNA Real Estate rund 150
Mitarbeiter beschäftigt und managen ein Immobilien-
vermögen von über 6 Milliarden Euro. SIGNA Real Estate
untergliedert sich in vier unabhängige Bereiche:
• SIGNA PRIME SELECTION
Investition und Halten außergewöhnlicher Immobilien in
besten Innenstadtlagen Europas
• SIGNA DEVELOPMENT SELECTION
Investition in klassisches Immobilien-Development
• SIGNA REAL ESTATE MANAGEMENT
Serviceprovider in den Bereichen Akquisition,
Entwicklung, Research, Vermietung, Bau- & Asset
Management sowie Verkauf
• SIGNA FUNDS
Immobilien-Investment-Produkte
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4. SIGNA RETAIL
Der gesamte Handelssektor wird im Bereich SIGNA Retail
gebündelt. Mit über 20.000 Mitarbeitern an über 100
Standorten erzielen die vier voneinander unabhängigen
Gesellschaften einen Umsatz von rund 3 Milliarden Euro pro
Jahr und zählen damit zu den großen Unternehmen im
deutschen Einzelhandel.
• THE KADEWE GROUP
Ikonen wie KaDeWe in Berlin, Alsterhaus in Hamburg und
Oberpollinger in München bilden die legendäre Gruppe
an Kaufhäusern im Premiumsegment
• KARSTADT SPORTS
Zweitgrößter Sportartikelanbieter in Deutschland
• KARSTADT WARENHAUS
Großer deutscher Warenhauskonzern mit über
hundertjähriger Tradition
• EATALY DISTRIBUZIONE
Eines der am schnellsten wachsenden und
erfolgreichsten Gastronomie- und Foodkonzepte bringt
italienisches Feinkost-Konzept nach Deutschland,
Österreich und in die deutschsprachige Schweiz.
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6. 2008
2016

7. INFORMATION – COMMUNICATION – EXPERIENCE = ICE
So gingen wir an den Start 2008:
IT Ziele:
• Unstrukturierten Daten auf Fileservern organisieren und strukturieren.
• Eine funktionierende Suche bereitstellen.
• Berechtigungen und Security (inkl. Audit) neu organisieren und bereitstellen.
• Versionen und „Löschsicherheit“ bei Dokumenten.
Geschäftsziele:
• Der Exit (Verkauf) eines Projekts muss gemäß internationalen Standards
abgewickelt werden können.
• Größtmögliche Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Hinblick auf das gesamte
Projektgeschehen herstellen.
• Es besteht eine einheitliche Datenbasis mit allen relevanten Informationen zu den
Projekten, sodass eine möglichst effiziente Informationsgewinnung gewährleistet
ist.

8. STRUKTUR SIGNA ABLAGE/DOKUMENTE
Struktur:
• Objekt Ablage (Objekte, Oberbau und
Managementgesellschaften)
• Business Area (IT, HR, etc.)
Vorgehensweise:
• Finale Dokumente vs. Arbeitsdokumente
Spezialität:
• Datenräume und Due Diligence
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9. EXPERIENCE ODER EXPERIMENT ODER DAS ERSTE JAHR NACH GO LIVE!
• permanente Änderungswünsche der
Ablage, keine Absprache, kein OWNER
• Geschwindigkeit
• Wiederstand formierte sich (ich arbeite
seit 5 Jahren so…..)
• Workflow für Qualitätssicherung zu
komplex und zu kompliziert
• keine Absprachen in der Ablage und
Diskussion zw. Google Typen und
Ordnerfetischisten
• Schattenablagen auf Laufwerk C:
• Outlook forever
Und dann war da noch der HERO Status oder
das Pinky and the Brain Syndrom.

10. STATUS HEUTE
• Die Systeme sind etabliert und akzeptiert.
• Neuankömmlinge sind begeistert von der Struktur und dem System.
• Die Verantwortlichkeiten und Zugriffe sind klar geregelt und werden gelebt.
• Es wurde ein Ablagestruktur Gremium eingerichtet, etabliert und dieses wird auch
anerkannt (aktuelle Ablagestruktur Version 2.3).
• Es liegen Ablagerichtlinien und Handbücher auf.
• Regelmäßige Schulungen und Auffrischungen werden angeboten und
verpflichtend durchgeführt.
• Es wird auf hohem Niveau gejammert (sonst wäre es ja langweilig).

11. WARUM NUN ZWEI DMS SYSTEME?
• Sharepoint Pfad/Dateinamen Beschränkung verursacht uns immer wieder Probleme:
• Für Sharepoint Freigaben von „Bereichen“ an Externe über das Internet fehlt uns der Mut.
• Es fehlen einfachere Möglichkeiten von Aktionen auf Ordnern in SharePoint.
• User Verwaltung (Externe und Interne) nur über AD möglich.
• Unklare SharePoint Strategie von Microsoft.
Und noch viele andere Gründe führen uns Richtung
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/Projekte/76/02 Liegenschaft und Gebude/02.01 Liegenschaft/02.01.05 Rechtliche
Belastungen/Sondernutzungserlaubnisse Nr. 404, 405 u 408/HSBK_2011-12-01_SonBe_EK_Schreiben des
Bezirksamtes Charlottenburg mit Erhebungsbescheid von Sondernutzungsgebühren.pdf

12. UND IN WAHRHEIT HABEN WIR NOCH EIN DRITTES DMS (ODER
DIGITAL ASSET MANAGEMENT?)
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Cumulus für die Bilddatenbank und Zusammenarbeit mit den Werbeagenturen und Print Medien.

13. SHAREPOINT UND ALFRESCO OBERFLÄCHE ANGEPASST
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14. EINE FRAGE DES CLIENTS/ZUGRIFFS
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15. ZIEL - ONE CLIENT FOR ALL
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16. DIE ZUKUNFT
• Sharepoint als Plattform bleibt bestehen für:
– Elektronischer Rechnungslauf
– Zeiterfassung
– Intranet (News, Mitarbeiterinformationen, Bilder und Videos interner Veranstaltungen)
– Vorlagen
– Videokonferenz Reservierungssystem
– Mitarbeitersuche und Stellenbeschreibungen
– Urlaubskalender und Veranstaltungskalender
– Dokumentenablage für Business Area
– Eigenentwicklungen (aktuell LOAN Reporting)
– Uvm.
• Alfresco als Plattform für:
– Objektablage
– Zusammenarbeit mir externen
– Unsere „DropBox“
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17. ALLES WIRD EINS (ZUMINDEST AUS DER ANWENDER SICHT)
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18. 17.09.2014 18