2. PLAN
Introduction
I- Pourquoi l’audit des achats
II- Le cycle achat
III- L’audit du cycle achat
IV- Etude de cas
Conclusion
Bibliographie / Wébographie

3. INTRODUCTION
Depuis de nombreuses années les achats utilisent des
systèmes de mesure pour évaluer la performance,
développer des stratégies, apprécier le personnel.

4. INTRODUCTION
Les directions générales attendent des achats une
contribution à la création d’avantages concurrentiels
durables pour l’entreprise.
Cette situation a accentué la nécessité de mesures fiables
traduisant la contribution des achats à la création de
valeur.

5. I – POURQUOI L’AUDIT DES ACHATS?
1- L’importance de la fonction achat dans l’entreprise
2- Le but de l’audit achat

6. 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS
L’ENTREPRISE
« La
fo nc tio n
re s p o ns a ble
a c ha ts
de
e s t d é finie
l'a c q uis itio n
de s
co m m e
la
fo nc tio n
bie ns
ou
s e rvic e s
né c e s s a ire s a u fo nc tio nne m e nt d e to ute e ntre p ris e »

7. 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS
L’ENTREPRISE




Une fonction beaucoup plus ouverte sur le marché
extérieur
Elle permet de créer des relations de partenariat avec les
fournisseurs sur le long terme, mais aussi détecter de
nouveaux fournisseurs et des produits innovants
Une fonction qui est plus au service des progrès de
productivité de l’ensemble des services de l’entreprise
Une fonction conjuguée à la réduction des coûts

8. 1- L’IMPORTANCE DE LA FONCTION ACHAT DANS
L’ENTREPRISE
FONCTION-CARREFOUR


l’ensemble des fournisseurs potentiels
les utilisateurs de l'entreprise elle-même
Elle se positionne comme le garant de la qualité des produits
achetés, elle constitue en outre un centre de profit pour
l’entreprise.

9. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
La fonction achat peut, par ses insuffisances, être la source
de dysfonctionnements sérieux perturbant la plupart des
autres fonctions de l’entreprise.
Nécessité d’un audit achat

10. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
Le principal objectif d’un audit achat, c’est de m e s ure r la
p e rfo rm a nc e d e s a c ha ts et ainsi contribuer de façon
importante à la création de valeur.

11. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT

Définir des objectifs et mesurer les écarts.

Rendre les actions visibles pour mieux communiquer sur
l’impact effectif des achats.

Augmenter la motivation des acheteurs pour une mesure
plus juste des efforts de chacun…

12. 2- LE BUT DE L’AUDIT ACHAT
La mesure de la performance permet de déclencher des
actions pour atteindre des objectifs et tendre vers
l’excellence opérationnelle.
Tendre vers l’excellence achats = Créer de la valeur au meilleur
coût

13. II. LE CYCLE D’ACHAT
Chapitre 1

14. Le processus d’achat
Reconnaissance
et anticipation
des besoins
6
Evaluation des
performances
1
Recherche et analyse
des propositions
Des fournisseurs
Règlement
5
Négociation et
choix du ou des
fournisseurs
2
Suivi de la
commande et de la
livraison
4
3

15. Le processus d’achat

1- Reconnaissance et anticipation des besoins
- Que dois-je acheter?
- Quand dois-je acheter?
Établissement d’un
plan d’approvisionnement

16. Le processus d’achat
2- Recherche et analyse des propositions des
fournisseurs
 Recherche des fournisseurs
L'acheteur a tendance généralement à
s'adresser aux sources habituelles
d'approvisionnement, ainsi qu'à celles qui ont
une bonne réputation.
L'acheteur doit bien s’informer avant de
s'adresser au fournisseur.

17. Le processus d’achat
Recueil et analyse des prépositions

Avant de choisir un fournisseur, l’acheteur doit
examiner les différentes offres et sélectionner
des entreprises préliminaires dont les
propositions paraissent intéressantes dans un
premier temps

18. Le processus d’achat
3- négociation et choix du fournisseur:

19. Le processus d’achat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La commande
Passation de la commande
Suivi de la commande
(s'assurer que le fournisseur a renvoyé l'accusé de
réception, organiser une relance préventive, relance
fournisseur)

20. Le processus d’achat
4- Suivi de la commande et de la livraison
La livraison
Réception de la livraison
Contrôle quantitatif




Contrôle qualitatif
Signer les décharges présentées;
Identifier et enregistrer toutes les marchandises qui
entrent ;
Informer les achats, le magasin (s'il n'en dépend pas);
Mettre le plus rapidement possible ces marchandises à

21. Le processus d’achat
5- Le règlement


La facture parvient à l'entreprise, soit au service achats,
soit au service comptabilité directement. quand les deux
contrôles de réception sont effectués, il convient d'en
administrer le règlement au plus vite selon les conditions
de paiement prévues.
le règlement n’est effectué que si les éléments
réceptionnés correspondent aux conditions convenues
avec le fournisseur.

22. Le processus d’achat

6- Évaluation des performances du fournisseur:
Le fournisseur a-t-il honoré ses engagements?
Tableau de bord des approvisionnements

23. III- AUDIT DU CYCLE D’ACHAT
1-
Les procédures d’achats
2-
L’audit du besoin d’achat
3-
L’audit fournisseur
4-
L’audit de l’acte d’achat et de la livraison
5-
L’audit des comptes fournisseurs
6-
L’audit du règlement

24. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
La procédure d’achat est un document interne, propre à
chaque entreprise, qui permet de :
Décrire le fonctionnement de service achat.
Prévoir les quantités à commander pour une période.
Consacrer le budget du service en fonction de la demande
et les moyens d’entreprise.

25. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Objectifs à atteindre:
Les objectifs doivent être clairement lisibles par les
acheteurs. Il faut fixer deux types d’objectifs :


Des objectifs sur la procédure en elle-même, Ex: la
procédure permet-elle d’atteindre les objectifs du service
achat (minimiser les stocks…etc)
Des résultats à atteindre par la procédure, Ex: la réduction
de 15% du nombre de fournisseurs.

26. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Principes du contrôle interne :

La séparation des tâches

Recherche de l’exhaustivité

La réalité

L’autorisation

L’enregistrement

27. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
La séparation des tâches

Assurer un cloisonnement des tâches favorable à un meilleur
contrôle.
o
l’accord de la commande
o
la réception et le contrôle des biens et des services
o
le contrôle des factures
o
l’autorisation de règlement
o
le paiement des factures…etc

28. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Recherche de l’exhaustivité
Risques :

L’omission de l’enregistrement d’une facture reçue ou d’un
avoir

La réception des marchandises sans enregistrement de la facture
à recevoir…

29. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Recherche de l’exhaustivité

Il
sélectionne
des
bons
de
réception
et
s’assure
de
l’enregistrement des factures correspondantes.

Il sélectionne les relevés fournisseurs et les compare avec les
factures enregistrées.

Il sélectionne les demandes d’avoir ou retrouve les avoirs reçus
et les enregistrements correspondants…etc

30. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
La réalité des procédures
Risques :

Enregistrement d’achats non effectués

Enregistrement des charges ou des dettes non autorisées,

Non détection d’erreurs qui peuvent fausser les factures…etc

31. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
L’autorisation

Les besoins sont déclenchés par des personnes ayant autorité

Toutes les commandes sont autorisées

Les règlements des factures sont autorisés et leur acceptation est
faite par les personnes compétentes…etc

32. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
L’enregistrement
Risque :

Non comptabilisation de certains paiements dans les comptes
fournisseurs…etc

33. 1- LES PROCÉDURES D’ACHAT
Exemple de procédure d’achat de MARJANE
Exemple de procédure d’achat de YAZAKI

34. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
Le besoin est-il défini avec précision avec les clients internes ?
. Enquête rigoureuse auprès de tous les services
. Proposition d’une synthèse (Traduction du besoin en
termes QUANTITATIFS et QUALITATIFS)
. Signature de la synthèse par les clients internes

35. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
La détection
et l’identification des besoins dépendent de
procédures de planification :
Programmes de production.
Standards et nomenclatures des matières.
Procédures
de
gestion
des
stocks
déclenchement des demandes d’achats.
et
processus
de

36. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
Risques

identifier
de manière
incomplète,
inexacte
ou
tardive,
les
besoins
prévisibles, et compromettre la
sélection
du
meilleur
fournisseur.
Sources des risques
 Le caractère incomplet ou
obsolète
des
outils
de
prévision
manuels
ou
informatisés.

L’inexactitude
ou
l’inadaptation des informations
utilisées dans l’identification
des besoins.
 Le retard de collecte ou de
transmission des informations
qui déclenchent la demande
d’achat.

37. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
Opération d’audit
L’examen des outils de prévision :
-délais de réapprovisionnement
-niveau de stock-outil jugé nécessaire
-niveau minimum de commande…
L’analyse de la qualité des informations utilisées dans les
estimations des besoins…etc

38. 2- L’AUDIT DU BESOIN D’ACHAT
 Plus le besoin est précis, plus le pouvoir reste à
l’Acheteur.
 Plus le besoin est vague, plus le pouvoir est transféré au
Vendeur.

39. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
L'audit fournisseur permet à une organisation, collectivité
territoriale ou entreprise, de dresser un état des lieux de
ses principaux fournisseurs.
•La qualité des produits
•La qualité de service
risque
•La qualité du partenariat
etc
•La qualité des livraisons
•L’absence de
•Le respect du contrat…

40. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de sélection des fournisseurs
Audit de seconde partie : (du client chez son fournisseur)
Audit de tierce partie : (par un organisme certificateur)

41. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de sélection des fournisseurs
Les systèmes d’information mis en place
La qualité des tableaux de bord mis en place
Les rôles des utilisateurs dans la création des tableaux de
bord, la qualité de la collecte des informations, et des
décisions prises à l’égard des fournisseurs.

42. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

43. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de seconde partie (du client chez son fournisseur):

44. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

45. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Audit de tierce partie (par un organisme certificateur):

46. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
S’assurer du niveau de qualité des prestations des fournisseurs
Choisir des critères:




La qualité ; le niveau de qualité, la régularité de la qualité...
Le prix ; niveau de prix par rapport à la concurrence, stabilité des
prix, conditions de règlement...
Délai ; délai moyen, respect de délais...
Service ; service après vente...

47. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Outils de sélection :
Le q ue s tio nna ire d ’a ud it
c’est le résultat d’une réflexion interne. Il conditionne
l’approbation ou non d’un fournisseur et doit par conséquent
être particulièrement étudié.
Ex :
 Excellent = 3
 Adéquat = 2
 Pauvre = 1
 Totalement insatisfaisant = 0

48. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Outils d’audit fournisseurs
La g rille d ’a na ly s e
Nature des critères
Critères
La relation commerciale
Les prix
La qualité technique du produit
Les délais
…etc
Efficacité Efficience Pro-activité

49. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Négociation
Les risques associés :
Obtention d’une performance insuffisante qui engendre des
coûts de revient trop élevés
Perte d’image vis-à-vis du marché des fournisseurs
Perte de crédibilité de la fonction vis-à-vis des autres parties
prenantes internes

50. 3- L’AUDIT FOURNISSEUR
Négociation
Opération d’audit :
Le système de documentation et d’enregistrement des phases
successives de la négociation
Le système de suivi des engagements verbaux (notes de
suivi, note de consultation…)
La formalisation de la négociation (via le fax, la commande,
l’acceptation de devis…)

51. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Passation de la commande
Suivi de la commande
Réception de la commande

52. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Passation de la commande
Risques
Rédiger
les
la Le caractère inadéquat des
documents
utilisés,
leur
transaction de manière incorrecte
insuffisante normalisation,
et
et
incontrôlable
par
le formalisation.
réceptionnaire,
clauses
Sources des risques
de
l’utilisateur,
le
Un circuit d’information et de
fournisseur, le personnel chargé documents défaillants.
du règlement.
La
méconnaissance
des
pratiques
commerciales
applicables à la transaction.

53. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Passation de la commande
Opération d’audit
La qualité des contacts passés par l’entreprise,
L’existence de bons de commande appropriés et pré
numérotés,
L’utilisation
formalisés,
systématique
de
bons
de
commande
Le respect de délais normaux entre la décision d’achat et
la passation de commande…

54. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Suivi de la commande
Risques
Ignorer
tardivement
ou
Sources des risques
apprendre L’insuffisance des procédures et
l’incapacité
du systèmes de suivi externes dans
fournisseur à faire face à la les
demande.
Ne pas réagir à temps aux
incidents qui peuvent survenir.
relations
fournisseurs.
avec
les

55. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Suivi de la commande
Opération d’audit
Contrôler l’existence d’accusés de réception adressés par les
fournisseurs.
Mettre en place des procédures internes adaptées aux situations
imprévues.
Relancer le fournisseur, et informer les utilisateurs de l’état de la
commande…

56. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Réception de la commande
Risques
D’accepter
une
Sources des risques
livraison
non La non séparation des fonctions
conforme.
La
défaillance
des
tests
de
 De valider administrativement vérification de la qualité des biens
une
réception
différente
de
livraison réellement effectuée…
la et services livrés…

57. 4- L’AUDIT DE L’ACTE D’ACHAT ET LIVRAISON
Réception de la commande
Opération d’audit
Les réceptionnaires disposent des informations qui sont
nécessaires pour vérifier la conformité de la livraison ;
Concevoir la procédure de réception ;
Les tests de qualité ;

58. 5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
Il consiste en un examen exhaustif des flux financiers
réalisés avec les fournisseurs pour les exercices clos afin
de récupérer toute somme indûment payée ou non
facturée.

59. 5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
L’audit des transactions comptables permet de déceler les
erreurs de comptabilisation ou de règlement.
Une fois l’anomalie identifiée, le dossier de réclamation est
constitué par l’auditeur, certifié par le client et adressé au
fournisseur concerné.
La mission s’achève lorsque le client a effectivement
récupéré les sommes indûment payées.

60. 5- L’AUDIT DES COMPTES FOURNISSEURS
L’audit de la conformité des contrats d’achats



S’assurer que l’exhaustivité des accords négociés ont
fait l’objet d’une contractualisation et d’une facturation.
Vérifier la bonne application des tarifs et des remises
sur facture.
Reconstituer le chiffre d’affaires réalisé avec les
fournisseurs.

61. 6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT
Risques
Sources des risques
Régler une facture qui ne La
défaillance
de
la
correspond pas à la livraison documentation permettant de
acceptée.
valider le règlement demandé.

62. 6- L’AUDIT DU RÈGLEMENT
Opération d’audit
Un seul original de la facture du fournisseur circule dès sa
réception et qu’il est identifiable.
Une commande annulée, ne peut être réglée ;
Les factures réglées sont identifiées…

63. ETUDE DE CAS
1 DESCRIPTION NARRATIVE
2 PHASE DE PRÉPARATION
3 PHASE DE RÉALISATION
4 PHASE DE CONCLUSION

64. 1- la description narrative

La Société des Eaux et d’Electricité du Nord,
est une société anonyme de droit privé
marocain dotée d’un capital de 800 millions
de DH, qui a pour activité principale la
distribution des eaux et de l’électricité dans la
région Nord du Maroc.

65. 1- la description narrative
les services intervenants dans le cycle achat
Service magasin :
Le magasin est divisé en trois zones de stockage :
 Le magasin « eau » pour le matériel eau assainissement
 Le magasin électricité pour le matériel électricité
 Un économat pour les autres types de fournitures

Le magasinier consulte régulièrement la situation de stock par
rapport au stock minimum et édite les demandes d’achat. A l’arrivée
des fournitures commandées, le magasinier affecte à chaque
article une fiche comprenant la désignation et le code.

66. 1- la description narrative
Service gestion des fournisseurs :
Il est rattaché à la direction administrative et financière, il travail
étroitement avec les services achats et magasin puisqu’il existe
un échange de flux d’information et de document entre eux. Ce
service se charge essentiellement de la réception des factures,
de l’élaboration des rapprochements nécessaires avec les
autres documents reçus et en cas de conformité il procède aux
enregistrements comptables nécessaires. Ensuite, il envoi les
lettres de virement aux fournisseurs.

67. 1- la description narrative
Service trésorerie :
Ce service s’occupe de la tenue du journal de trésorerie, tout en
gardant un certain équilibre entre recettes et dépenses. La
mission de ce service consiste à mettre l’argent à disposition en
temps voulu.

68. 1- la description narrative
Service achat :
Le service achat a pour principale mission la satisfaction de
l’ensemble des besoins de l’entreprise et ce dans les
meilleures conditions. Pour ce faire, ce service s’efforce
d’accomplir les tâches suivantes :
1/ Etude du marché fournisseur
2/ Garantie de l’approvisionnement
3/ Contacts avec les fournisseurs
4/ Rapports à la direction
5/ Information et conseil

69. 2- la phase de préparation








A) l’ordre de mission
B) Le questionnaire de prise de connaissance
(QPC)
C) Grille d’analyse des tâches
D) Diagramme de circulation
E) Le plan d’approche
F) Le TFfA
G) Le rapport d’orientation
H) Programme d’audit

70. Phase de préparation

71. Amendis
Tanger, le 30 novembre
2008
Ordre de mission
Destinataire : le directeur de l’audit interne
Copie pour information : le Responsable des achats
Objet : audit de la direction achat
La mission sera réalisé par monsieur X et monsieur Y auditeurs internes et
supervisés par monsieur Z chef de la mission.
Elle se déroulera du lundi 01/03/2008 au 21/04/2008 et se proposera
d’analyser la Direction des achats dans toutes ses composantes.
Cette mission aura lieu :
- A la division achat du siège social ;
- Au service achat et approvisionnement de la direction exploitation de Tanger.
Le budget de la mission ne devra pas dépasser 150 000 DH.
Le rapport sera diffusé en la forme habituelle avant le xx/xx/xxxx
Le

72. Phase de préparation
Le questionnaire de prise de connaissance comprend des
données sectorielles, quantitatives, qualitatives, réglementaires.
QPC

73. Phase de préparation
La grille d’analyse des tâches permet de bien comprendre la
répartition des travaux entre les principaux acteurs.
GAT

74. Phase de préparation
DC

75. Phase de préparation
Le plan d’approche est un document qui se présente sous la forme
d’un tableau dans lequel on découpe l’activité, la fonction ou le
processus en tâches élémentaires et dans le quel on indique pour
chacune des tâches son objectif et à quoi elle sert.

76. Opérations élémentaires
Objectifs
Déclenchement de la commande Les commandes sont faites en fonction des
besoins de l’entreprise, pour des quantités
optimales et par des personnes autorisées à
le faire
Il faut garantir que :
Acceptation et traitement des
Les délais de livraison prévus sont
livraisons
respectés ;
Les livraisons ne sont acceptées que si
elles correspondent à une demande ;
Les livraisons sont faites selon les
spécifications de la commande.
Enregistrement des dettes
Le contrôle interne doit garantir que :
Les dettes sont constatées au fur et à
mesure de la réception des fournitures et
des services ;
La comptabilité est correctement organisée
pour traiter ces opérations.
Paiement des factures
Les factures sont contrôlées avant mise en
paiement ;
La mise en paiement est dûment autorisée ;
Les factures ne sont pas payées plusieurs
fois.

77. Phase de préparation
Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse
de risques sur la base des objectifs définis dans le plan d'approches;
Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou
l'avis de l'auditeur sur chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des
lieux des forces et faiblesses réelles ou potentielles.

78. Phase de préparation
opinions
Domain
Objectifs de
e étudié contrôle interne
Indicateurs
P
conséquence
F/
s
Pf
- Procédure
- Achats
d’autorisation F
correspondants à
d’achat
des besoins
réels de
Module
- Procédure
Achats
l’entreprise
de
pertinents
achat
vérification
- Les quantités
des stocks
commandées
existants au F
sont optimales
magasin
commentaires
Les dossiers de
demandes
d’achats sont
consultés avant
approbation par
le chef
d’approvisionnem
ent et le
responsable au
siège

79. Phase de préparation
opinions
Indicateurs
PF conséquence
/ s
Pf
-Respect des
-Procédure de
Risque de
délais de
confrontation
pertes et de
livraison
BC/ BL
détourneme
- Les livraisons -Procédure de f nt des
ne peuvent être l’établissement
livraisons au
du bon de
profit du
Module acceptées que
s’ils
réception
magasinier
achat
correspondent à manuel et bon
en cas
une commande de réception sur
d’absence
-Les livraisons
le système
du
sont faites selon informatique
f réceptionnist
les spécifications
e
de la commande
Domaine
Objectifs de
étudié contrôle interne
commentaires
Les
insuffisances
de contrôle
interne n’ont
pas été
compensées
par une
enquête de
moralité sur
les
réceptionniste
s et les
magasiniers.

80. Phase de préparation
opinions
Objectifs
Domain
de
Indicateur
PF/
e étudié contrôle
s
conséquences
Pf
interne
Procédure
de relance
des
Bonne
Module
fournisseur
suivi des
f
s en cas
achat
réceptions
de retard
de
livraison
Relance des
fournisseurs
effectué par le
magasiner et par
fax ce qui
entraine des
retards de
livraisons et des
ruptures de
stocks
commentaires
Vice dans la
conception de la
procédure de suivi de
réception,
l’intervention du
service achat durant
la procédure de
réception s’avère
obligatoire

81. Phase de préparation
opinions
Domaine
étudié
Objectifs de
contrôle interne
Indicateurs
commentaire
PF
s
/ conséquences
P
f
-Les factures sont
contrôlées avant
mise en paiement ;
-La mise en
Module
paiement est
achat
dûment autorisée ;
-Les factures ne
sont pas payées
plusieurs fois.
Procédure
d’autorisatio
F
n de
paiement
Le paiement
est autorisé
par le DAF ,
le DAF
Adjoint
Procédure de
paiement
bien ficelée

82. Phase de préparation
La rapport d’orientation définit et formalise les axes d’investigations
de la mission et ses limites et les exprime en objectifs à atteindre.
Pour être pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau
des forces et faiblesses apparentes, les priorités d’actualité, les
préoccupations du management et les objectifs incontournables.

83. Phase de préparation
Rapport d’orientation





Objectifs généraux :
S’assurer que la distribution des tâches au niveau des
services magasins, achats et gestion fournisseurs obéit au principe
de contrôle interne.
S’assurer que le service achat gère efficacement ses opérations en
rapport avec les fournisseurs.
Veiller aux raccourcissements des délai d’achats et de
réapprovisionnement pour une meilleures satisfaction des clients
internes.
Veiller au maintien de relations non conflictuelles avec les
fournisseurs.

84. Phase de préparation
Rapport d’orientation





Objectifs spécifiques :
Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution,
d’enregistrement et de contrôle par la même personne au
niveau des services magasin, achats et gestion fournisseur.
Réviser de la procédure de relance des fournisseurs afin
d’éviter les retards de livraisons et les ruptures de stocks.
Réviser la procédure de traitement des demandes d’achat
(processus d’approbation des dossiers de commande est assez
long).
Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et
retours aux fournisseurs.

85. Phase de préparation
Le programme d’audit est également appelé « programme de
vérification » ou « planning de réalisation », c’est un document interne
au service d’audit, établi par l’équipe en charge de la mission, et dans
lequel on procède à la détermination et à la répartition des tâches

86. Phase de préparation
Ensembles des tâches à
accomplir
Prise de connaissance
planning
01/03/08
Recensement des procédures
10/03/08
d’achat
Visite des magasins
Visite du service gestion
fournisseurs et trésorerie
Elaboration du manuel de
procédures
Elaboration du diagramme de
circulation
Diagnostic du système de
contrôle et détection des
zones de risques
24/03/08
lieu
outils
 Observations sur le
terrain
--- Consultation de
documents
 Observations sur le
Service achat terrain
 Entretiens
Magasins
 Entretiens
26/03/08
Siège
03/04/08
Service achat
11/04/08
Service achat
14/04/08
Services du
cycle achat
 Entretiens
 GAT
 QCI
 Tests de permanence

87. 3-Phase de réalisation
1- Le questionnaire du contrôle interne
2- Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
3- Les feuilles de révélation et d’analyse des
problèmes

88. Phase de réalisation

89. Le questionnaire du contrôle
interne
 Le questionnaire de contrôle interne :
Objectif n° 1: Organisation générale de l’entreprise
Questions
Oui/Non
1- Existe-t-il un manuel des procédures internes?
Non
2- Les commandes de biens ou de services ne sont
–elles passées que sur la base de demandes
d’achats établies par des personnes habilitées?
Oui
3- Les moyens en personnel et en matériel sont-ils
adaptés aux besoins ?
Non
4- Les fonds personnels de la direction sont-ils
distincts des fonds de l’entreprise?
Oui
Observations
Sous effectif au
niveau de
plusieurs
services

90. Le questionnaire du contrôle
interne
Objectif n° 2: Formalisation et autorisation des commandes
Questions
Oui/Non
Observations
1- Existe-t-il un système de déclenchement des
commandes lorsque les stocks arrivent à une
quantité minimum?
Non
Le magasinier repère
le stock
manuellement
2- Les commandes de biens ou de services ne sont
–elles passées que sur la base de demandes
d’achats établies par des personnes habilitées?
Oui
Toutes les demandes
d’achats doivent être
signées par le chef
du service
3- Des bons de commandes sont-ils établis
systématiquement?
Si oui, sont-ils
-Pré numérotés?
-Etablis en quantités et en valeur?
- Signés par un responsable, au vu de la demande
d’achat?
Oui
Oui
Oui
Oui

91. Le questionnaire du contrôle
interne
Objectif n° 3: Suivi des commandes en cours
Questions
Oui/Non
1- Les commandes en cours sont-elles
suivis?
Oui
2-Existe-t-il une procédure de relance
Oui
3- Un exemplaire des bons de commandes
est-il communiqué:
Oui
- Au chargé de la réception?
- A la comptabilité générale
Non
Oui
Observations
A expiration du délai de
livraison, le magasinier
envoie un fax urgent au
fournisseur pour rappel.
Cette opération devrait
être effectué par le
service achat

92. Le questionnaire du contrôle
interne
Objectif n°4 : Suivi de la réception
Questions
Oui/Non
Observations
1- Existe-t-il un service de réception
Non
Le magasin se
charge de la
réception des
fournitures
2- Toutes les réceptions correspondent-elles à
des marchandises commandées
Oui
Toute réception de
marchandise est
effectuée sur la
base du BC
correspondant
3- Des bons de réceptions sont-ils établis
systématiquement?
Si oui, sont-ils
-Pré-numérotés?
-Signés par le réceptionnaire?
-Datés?
Oui
Oui
Oui
Oui

93. Le questionnaire du contrôle
interne
Objectif n° 5: Rapprochement entre réception et facturation
Questions
Oui/Non
1- Le service comptable attribue-t-il un numéro
d’ordre chronologique aux factures et avoirs
reçus avant de les transmettre aux personnes
chargées de les vérifier?
Oui
2-Les doubles des factures et avoirs sont –ils
annulés
Oui
3- Les factures reçues son-elles vérifiées avec
les bons de commande et de réception
concernant:
-Les quantités?
-La qualité?
-Les prix unitaires?
-Les conditions financières?
Oui
Oui
Oui
Oui
Oui
Observations
Les factures sont
classées par
échéance en
attente de
préparation des
états de
prépaiement.

94. Le questionnaire du contrôle
interne
Objectif n° 6: Rapidité, exactitude et exhaustivité des factures
Questions
1- La comptabilité fournisseur reçoit-elle un exemplaire:
-Des bons de commandes?
-Des bons de réception?
2-Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annulés
pour éviter un double enregistrement?
3- Les doubles des factures et avoirs enregistrés sont-ils
identifiés dès réception pour éviter leur comptabilisation?
4-La comptabilité fournisseurs vérifie-t-elle la séquence
numérique des documents de support comptable?
-Des bons de réception?
-Des bons de retour?
Oui/Non
Oui
Oui
Oui
Oui
Non
Non
Observations

95. Le questionnaire du contrôle
interne
Objectif n° 7: Régularité du paiement
Questions
1- Les paiements sont-ils justifiés par
une facture acceptée?
2-L’ordre de paiement est –il donnée
par des personnes autorisées?
Oui/Non
Oui
Oui
3- Le double paiement des factures est
–il impossible?
Oui
Observations
L’ordre de virement n’est établi
par le responsable qu’après
validation de la facture et son
enregistrement

96. Le questionnaire du contrôle
interne
Objectif n° 8: Enregistrement des mouvements
Questions
1- Les mouvements de stocks suivants sont-ils
saisis sur des documents standard propres à
l’entreprise?
2-S’ ils existent, ces documents sont-ils utilisés
pour mettre à jour?
- Les fiches de stocks?
- L’inventaire permanent?
3- Le mode d’enregistrement de ces documents
permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur
enregistrement sur les fiches de stock ?
4- les fiches de stocks et l’inventaire permanent
sont-ils régulièrement rapprochés?
Oui/Non
Oui
Oui
Oui
Non
Oui
Observations

98. Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
Etapes du
processus
Principe
Objectif
Vérification
Evaluatio
n
Les besoins sont
déclenchés par les
Autorisation
personnes ayant
autorité à ce niveau
La demande d’achat doit être
obligatoirement visée par le chef Conform
du service demandeur et celui
e
des approvisionnements
Enregistrem Tous les besoins sont
ent
enregistrés
Dès la réception de la demande,
les acheteurs procèdent à
l’ouverture du dossier
Conform
correspondant et de son
e
enregistrement dans le logiciel
Gestion
1.
Toutes les demandes
Expressio
d’achats sont
n du
Exhaustivité
transmises au service
besoin
approvisionnement
Les quantités
demandées
Optimisation correspondent aux
données
prévisionnelles
La prénumérotation des
documents n’est pas utilisée
pour vérifier l’exhaustivité
Non
conform
e
Les demandes sont contrôlées
par les chefs de services
conforme
Comparaison des quantités

99. Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
Etapes du
processus
Principe
Objectif
Vérification
Evaluatio
n
Le référencement se fait par une
Le choix du fournisseur personne autorisée à le faire et
Conform
Autorisation
est approuvé par la
les consignes d’achat sont
e
personne compétente
visées par le directeur des
achats
Le référencement de chaque
Enregistrem Le choix est matérialisé
Conform
fournisseur donne lieu à la
ent
sur les fiches de suivi
e
rédaction d’une consigne d’achat
Le fichier des
Les consignes d’achat
fournisseurs est
Non
présentent l’ensemble des
complet :
2. Choix
Exhaustivité
informations relatives aux offres conform
 Coordonnées ;
du
des fournisseurs mais ne sont
e
 Conditions
fournisseur
pas toujours mises à jour
commerciales
Optimisation
Les fournisseurs
choisis proposent les
meilleures offres
Le choix se fait après la
consultation de plusieurs
fournisseurs toutefois, les
consignes d’achat ne sont pas
régulièrement mises à jour
Le choix se fait après
Non
conform
e

100. Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
Etapes du
processus
Principe
Objectif
Vérification
Evaluatio
n
Le bon de commande doit
Toutes les commandes être obligatoirement signé par
Autorisation
Conforme
sont autorisées
le chef des
approvisionnements
3. Lancement de
Les bons de commandes sont
Toutes les commandes
la commande Enregistrement
tous enregistrés dans le
Conforme
sont enregistrées
logiciel BTP
Toutes les commandes Toutes les commandes sont
Réalité
correspondent à des
passées sur la base des
Conforme
demandes d’achat
demandes d’achat
Toutes les
modifications sont
Toutes les modifications sont
Autorisation
autorisées par les
autorisées par le chef des
Conforme
personnes
approvisionnements
responsables
Existence d’un tableau
Non
Le service achat ne se charge
Enregistrement
de suivi des
pas du suivi des commandes conforme
4. Suivi des
commandes
commandes
Non
Les délais de suivi sont Les délais de livraison ne sont
Optimisation
respectés
pas toujours respectés
conforme

101. Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
Etapes du
processus
Principe
Objectif
Les réceptions sont
validées par les
Autorisation
personnes habilitées
pour ce fait
Enregistre Toutes les réceptions
ment
sont enregistrées
Toutes les réceptions
font l’objet d’une
5. Réception de
Exhaustivité commande préalable et
la commande
que les livraisons ont été
facturées
Vérification
En cas d’absence de la
Non
personne chargée des
conform
réceptions, le magasinier
e
remplie sa fonction.
Les réceptions sont toutes
enregistrées dans le logiciel Conform
BTP avant d’être
e
transmises à la comptabilité
Les réceptions font l’objet
d’une commande préalable Conform
et que les livraisons ont été
e
facturées
Optimisatio Le temps de la réception On rencontre parfois des
n
est respecté
cas de retard de livraison
Réalité
Les données des
éléments réels sont les
mêmes données des
Evaluatio
n
Les fournitures reçues sont
rapprochées aux données
du bon de commande
quand à leur quantité et
Non
conform
e
Conform
e

102. Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
Etapes du
processus
6.
Enregistrement
des factures
Principe
Objectif
Vérification
Evaluation
Les soldes de la balance
Cohérence entre
de chaque fournisseur
Enregistreme balance fournisseur sont rapprochés du solde
Conforme
nt
et compte collectif collectif fournisseur par
fournisseur
le service gestion
fournisseur
L’absence de suivi de la
Toutes les factures
séquence numérique des
Non
Exhaustivité sont enregistrées
factures peut causer des conforme
systématiquement
cas d’omission
Lors de l’arrivée des
factures au service
Les éléments
gestion fournisseur, un
facturés sont les
agent se charge de leur
Réalité
mêmes éléments
rapprochement avec le
conforme
commandés et
bon de commande et de
réceptionnés
réception avant de
procéder à leur

103. Le test de vérification des objectifs du
contrôle interne
Etapes du
processus
Principe
Objectif
Les factures originales
approuvées et
enregistrées portent la
mention BAP
Les factures sont
Enregistrement et
enregistrées dans le
Enregistremen
classement des
logiciel et classées par
t
factures
échéance en attente du
règlement.
Tous les paiements
Les paiements ne sont
correspondent à une effectués que sur la base
Exhaustivité
facture et toutes les de factures dûment
factures sont payées approuvées
Respect des
Tous les paiements se
Optimisation conditions de
font à 60 jours fin du
paiement
mois
Le détail des états de
prépaiement est pointé
Les montants à payer
avec les factures sous la
Réalité
sont les mêmes
Approbation des
Autorisation factures pour bon à
payer
7. règlement
des factures
Vérification
Evaluation
Conforme
Conforme
Conforme
Conforme
Conforme

104. Phase de réalisation
Les feuilles de révélation et d’amélioration des problèmes permettent
de déterminer les problèmes existants mais aussi d’éventuels risques
pouvant se présenter dans le futur

105. Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1
FRAP n°2
FRAP n°5
FRAP n°3
FRAP n°6
FRAP n°4
FRAP n°7
Problème:
Aucune formalisation des
procédures
Conséquences:
-Non respect des procédures
-Contrôle difficile
Constat:
La société ne dispose pas d’un
manuel de procédures
Causes:
- négligence
- inconscience des responsables
quant à l’importance de
l’enregistrement des procédures
Recommandations:
L’existence d’un manuel de procédures
permettrait de conserver une trace écrite
de la représentation des tâches et des
responsabilités et permet d’éviter des
pertes de temps lors du changement de
personnel

106. Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1
FRAP n°2
FRAP n°5
Problème:
Non respect du principe de
l’exhaustivité
Constat:
La numérotation des demandes
d’achat n’est pas utilisée pour
vérifier l’exhaustivité de leur
enregistrement.
Causes:
Inconscience de l’intérêt de pré
numérotation
FRAP n°3
FRAP n°6
FRAP n°4
FRAP n°7
Conséquences:
- Risque de perte des demandes
- Risque de retard de traitement des
demandes
Recommandations:
Les numéros des demandes devraient
être utilisés pour s’assurer de leur
traitement et l’exhaustivité de leur
enregistrement.

107. Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1
FRAP n°2
FRAP n°5
Problème:
Mauvaise protection des stocks
Constat:
Le stock ne fait pas l’objet
d’aucune assurance.
Causes:
Les responsables ne sont pas
conscients de l’importance des
assurances
FRAP n°3
FRAP n°6
FRAP n°4
FRAP n°7
Conséquences:
Possibilité de perte du stock ( incendie,
inondations..)
Recommandations:
-Assurer le stock existant au magasin de
l’exploitation ainsi que les autres dépôts.

108. Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1
FRAP n°2
FRAP n°5
Problème:
Non respect du principe de
séparation des tâches
Constat:
Le service achat ne se charge pas du suivi
des commandes.
Causes:
- la responsabilité du service achat
s’achève après émission des bons de
commande
- le magasin s’occupe de la relance des
fournisseurs en cas de retard de livraison.
FRAP n°3
FRAP n°6
FRAP n°4
FRAP n°7
Conséquences:
- retard d’utilisation des fournitures
- rupture de stock
Recommandations:
Le service achats devrait s’occuper du
suivi des commandes afin d’assurer une
parfaite diffusion d’information

109. Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1
FRAP n°2
FRAP n°5
FRAP n°3
FRAP n°6
FRAP n°4
FRAP n°7
Problème:
Aucune mise à jour des
consignes d’achat.
Conséquences:
Achats pas forcément dans les
meilleurs conditions.
Constat:
- Les référencements ne sont
pas régulièrement actualisés
- Les modalités de règlement
ne sont pas, satisfaisantes.
Recommandations:
Désignation d’un responsable qui
s’occupe de:
- L’actualisation des référencements
existants.
- Référencement de nouveaux produits.
- Recherche de nouveaux fournisseurs.
Causes:
Personnel insuffisant
Manque de temps

110. Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1
FRAP n°2
FRAP n°5
Problème:
Gestion inadéquate des relances
fournisseurs
Constat:
La relance fournisseurs est faite
par fax
Causes:
La relance n’est faite que si la
situation est urgente , et le fax
parait le moyen le plus rapide.
FRAP n°3
FRAP n°6
FRAP n°4
FRAP n°7
Conséquences:
Le fournisseur pourrait nier la réception
du document où la dite relance est
mentionnée.
Recommandations:
Edition de lettres de relances pré
numérotées envoyés aux fournisseurs en
cas de retard de livraison

111. Les Feuilles de Révélation et
d’Amélioration des Problèmes
FRAP n°1
FRAP n°2
FRAP n°5
Problème:
Défaillance du logiciel
Constat:
Le magasinier procède manuellement
pour la détection des points de
commande en comparant la quantité
réelle avec le stock minimum des
articles.
Causes:
Le logiciel ne permet pas un
déclenchement automatique de la
commande en cas de stock minimum
FRAP n°3
FRAP n°6
FRAP n°4
FRAP n°7
Conséquences:
- risque d’omission ou d’erreur
- risque de rupture de stock
Recommandations:
Instauration d’un nouveau logiciel
permettant un déclenchement
automatique des commandes

112. 3-Phase de conclusion
1- Le rapport final d’audit
2- Le cahier des
recommandations
3- La lettre du président

113. 1- Le rapport final d’audit
Il communique, aux responsables concernés pour action et à la
direction pour information, les conclusions de l’audit concernant
la capacité de l’organisation auditée à accomplir sa mission, en
mettant l’accent sur les dysfonctionnements pour faire
développer des actions de progrès.






Le contenu :
Rappel du contexte du secteur de l'organisme et des informations
générales;
Le programme d'audit;
les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être
présenté;
Le cahier des recommandations;

114. Le cahier des recommandations

AB E
S NCEDEF M IS
OR AL ATION DE F
S ONCTIONSE
T
P OCE
R DUR S
E
Si la croissance de la société se poursuit (nouvelles agences et
augmentation du nombre de transactions), il peut s'avérer
difficile pour le personnel du siège de contrôler efficacement
les activités.

Recommandation : Une formalisation des procédures est
nécessaire, L’existence d’un manuel de procédures
permettrait de conserver une trace écrite de la représentation
des tâches et des responsabilités et permet d’éviter des
pertes de temps lors du changement de personnel.

115. Le cahier des recommandations
DE AIL ANCEDE L
F L
S OGICIE SUTIL E
L
IS S
 Nous avons relevé des erreurs dû à l’utilisation
simultanée de deux logiciels : un pour la gestion des
demandes d’achat et l’autre pour le traitement des
commandes et réception. Ceci semble dû à un manque
de coordination entre agents utilisant ces deux logiciels..

Recommandation : la mise en place d’un ERP, d’un
logiciel intégré s’avère d’une grande utilité dans ce
sens.

116. Le cahier des recommandations
CONS
IGNE D’ACH
S
AT
 Les référencements ne sont pas actualisés d’une façon
régulière, ce qui entraîne des achats peu pertinents par
rapport au besoin exprimé.
Recommandation : un responsable doit être désigné,
celui-ci s’occupera notamment de l’actualisation des
référencements existants et aussi du référencement de
nouveaux produits.

117. Le cahier des recommandations
M
AUVAISS
UIVI DE COM ANDE
S
M
S
Le service achat ne se charge pas du suivi des
commandes, en effet sa responsabilité s’achève après
émission des bons de commande, et c’est le magasin
qui s’occupe de la relance des fournisseurs en cas de
retard de livraison


Recommandation : Le service achat doit s’occuper du
suivi des commandes, pour une parfaite diffusion
d’information ; de même la procédure actuelle de
relance des fournisseurs doit être revue.

118. Le cahier des recommandations

S P ATION DE TACH S
E AR
S
E
La séparation des tâches n'est pas satisfaisante dans
certains magasins. Par exemple, en cas d’absence du
réceptionniste le magasinier garde les valeurs et se charge
des réceptions, ce qui peut constituer un risque imminent de
détournements ou fraudes.

Recommandation : la société doit veiller à la séparation
des tâches relatives au traitement des réceptions et à la
manipulation des actifs. Un contrôle adéquat du respect des
politiques et procédures est requis, ainsi que la création d’un
service réception indépendant du magasin s’avère d’une
grande importance pour garantir le respect de principe de la
séparation des tâches.

119. 3- La lettre du président
Monsieur le Directeur,
Monsieur le Directeur,
Conformément au programme du département d’audit interne de la
Conformément au programme du département d’audit interne de la
société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle
société, nous avons procédé à l’évaluation des dispositifs du contrôle
interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008.
interne du cycle achat fournisseurs entre le 01/03/2008 et 30/04/2008.
Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons
Notre évaluation a comporté toutes les vérifications que nous avons
considéré nécessaires en la circonstance.
considéré nécessaires en la circonstance.
Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de
Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de
points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que
points constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que
quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour
quelques dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour
toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été
toutes les fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été
décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion
décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau du service gestion
fournisseur.
fournisseur.
Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé,
Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé,
par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à
par le comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à
l’entreprise.
l’entreprise.
Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de
Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de
vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions
vous assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions
proposées.
proposées.

120. Merci pour votre attention

121. Bibliographie & W
ebographie








Jean-charles BECOUR & Henri BOUGUIN « audit opérationnel »,
efficacité, efficience ou sécurité,. Edition Economica, 2eme edition 1996
X. Leclerq « l’audit du service achat », Edition Dunod entreprise,2003
Bécour J-C., Bouquin H « Audit opérationnel », Edition Economica,
1991.
Roger PERROTIN, Le marketing achats, Editions « d’Organisation »,
2000.
Rapport de stage de conception: « L’audit du cycle « Achatsfournisseurs » au sein de la société AMENDIS, encadrant
pédagogique : M. CHRAIBI
http://pagespersoorange.fr/zeurg/qualite_iso_9001/procedure_audit_fournisseur.htm
http://www.hlc.fr/audit-fournisseurs-cPath1_26.html