20 estrategias para una Negociación Contractual efectiva

1. Las negociaciones son difíciles, y si como PM no la practicamos a menudo entonces rara vez podremos hacerlas bien. Frecuentemente si no tenemos experiencia previa dejamos la mesa de negociación con la sensación de que lo hemos hecho todo mal o que la otra parte tomó ventaja de la situación. La Negociación es una de las habilidades interpersonales a desarrollar por un PM, sobre todo cuando en los proyectos tenemos la obligación de cerrar acuerdos con proveedores, terceros y clientes y no contamos con mucho apoyo administrativo.

2. Si no sabemos lo que estamos tratando de lograr en la negociación, es prácticamente seguro que no llegaremos a obtenerlo. A menudo, no sólo estamos negociando por un mejor precio, sino que es más importante el cumplimiento de fechas adecuadas o criterios de calidad. Antes de entrar en cualquier negociación, debemos sentarnos y pensar, cual es el objetivo a buscar y darle prioridad al mismo y el resto de las necesidades. La otra parte también tiene sus propias necesidades. Ellos desean vendernos algo, quieren ser proveedores nuestros, y es posible que tengan la necesidad de adquirir el negocio. Si sabe tanto lo que usted necesita y lo que el otro quiere y puede otorgar, y puede establecer convenientemente las prioridades, le resultará más fácil establecer una base de negociación que llegará a un acuerdo aceptable con mayor rapidez.

3. No aporta ninguna ventaja negociar un contrato sabiendo que no se pueden cumplir con los plazos, ya sea para la negociación o la fecha de entrega. Conozca cuáles son las presiones y que está debajo de los proveedores para ayudarle a evitar que se pongan en desventaja y tener que renegociar el acuerdo más adelante. Busque apalancamiento. Cual es la ventaja que tiene su proveedor ? Cual es la suya ? Estas herramientas las va a utilizar durante la negociación

4. Cual de las dos partes es la que está más expuesta ? Tenga cuidado aquí, porque si alguno negocia de forma muy agresiva por tomar en cuenta la debilidad crítica del otro, puede causar que la relación (o la asociación) fracase. Esto también podría sugerir que la otra parte en realidad no puede llevar a cabo el acuerdo, incluso si se alcanzan condiciones favorables.

5. Busque siempre acuerdos ganar/ganar. Es siempre el mejor escenario para una buena negociación pero no estamos siempre obligados a crearlo, sino más bien a tratar de inducirlo. Por otro lado, hay negociadores que creen que la única manera de ganar es si la parte del otro lado pierde. Nunca es conveniente participar de ese tipo de negociación.

6. Una vez que usted tiene una base de información sobre la cual trabajar, debe elaborar un plan para negociar a partir de sus puntos fuertes y reforzar sus debilidades. Asegúrese de que la otra parte y no usted está bajo las limitaciones de tiempo. En Asia, una práctica común es ir a cenar, tomar mucho y entretenerse hasta unas horas antes de que el equipo negociador opositor tiene que irse, y luego entrar en negociaciones formales. Esto coloca una enorme cantidad de presión en el lado que quiere cerrar el trato y marcharse a casa.

7. El dinero a veces no es lo más importante en la lista de uno y otro lado. Negocie primero conforme a sus prioridades para que no se encuentre en apuros. Para un vendedor, los elementos que podrían ser más importantes como objetivos son el volumen de la operación, obtener una cuenta de buena referencia, obtención de referencias por un trabajo bien hecho, y/o conseguir una buena publicidad.

8. Una de las habilidades clave de un negociador es la nivelación. Esto significa asegurarse de que está hablando con el otro como un igual, ajustándose a la misma lengua y que no aparezca como una amenaza. Si usted no hace esto regularmente, esta habilidad será usada en su contra. Imponer el poder suele ser a veces contraproducente. Lo más lógico es escuchar a la otra parte, ver como expone sus puntos de interés, problemas y prioridades y a continuación , exponer de la misma manera conforme a nuestra apreciación.

9. Mientras que el contrato asegura formalmente el acuerdo, es también una medida de emergencia. Dado que el no cumplimiento implica un litigio costoso, vergonzoso y requiere mucho tiempo. Si uno puede darse cuenta de que no se puede confiar en el otro, entonces el acuerdo terminará mal y no tiene sentido firmar ningún contrato. El mejor ejemplo de ello fue el acuerdo inicial de Sun / Microsoft sobre Java. Ninguna de las partes podía confiar en el otro, y el resultado fue un choque de trenes.

10. Otra característica utilizada en las negociaciones es que el equipo negociador en realidad no tienen la autoridad suficiente para negociar determinadas cláusulas. Esto se hace para que lograr concesiones adicionales cuando un equipo con autoridad finalmente se presenta. Si la otra parte no tiene autoridad, insista hasta que pueda conseguir a alguien del otro lado de la mesa con la autoridad suficiente.

11. Si la empresa con la cual está negociando, está experimentando un cambio de gestión gerencial, o parece que podría ser adquirida por otra empresa, está inestable en términos financieros, o cuenta con otros indicios que hacen que la relación sea demasiado arriesgada, debería salirse y encontrar otro proveedor.

12. Cualquiera de las partes puede ser el culpable de esto y usted personalmente, debería salir del proceso si es su parte que está siendo poco razonable, ya que es probable que se vea mal afectada la imagen de su persona. Pero si queda claro que son los oponentes los que están siendo poco razonables, aléjese. Puede ser simplemente una táctica de negociación, pero la mejor respuesta a esta táctica es salir y asumir que volveremos a invitarlos pero con una posición más razonable.

13. A veces suele ocurrir que las personas involucradas en la negociación no se agradan mutuamente. Normalmente, esto acabará mal, por lo que sería mejor cambiar al equipo negociador antes de proceder a la negociación.

14. Incorporar al acuerdo tanto los hitos fundamentales como las sanciones por la falta de cumplimiento. Identificar los métodos que se utilizarán para asegurar los incumplimiento, de lo contrario, todo lo que tiene como defensa es una demanda por incumplimiento de un contrato. Eso puede ser muy vago sobre todo si los hitos que no se están cumpliendo no fueron bien especificados. Asegúrese de que existan recursos intermedios que no requieran que ponga la totalidad del contrato en situación de riesgo. Además, si esos recursos están bajo su control, como el pago o conformidad de trabajo será más fácil de lograr. Tanto las sanciones como los incentivos deberían estar en la mayoría de todos los acuerdos. La mayoría de la gente se olvida la parte de incentivos. A menudo hay beneficios que se pueden compartir como la terminación temprana. A veces darles vuelta al enfoque del palo y la zanahoria pueden ser una manera muy eficaz para conducir a un acuerdo y asegurar el resultado acordado.

15. Asegúrese de que existan cláusulas de salida con las sanciones por incumplimiento correspondientes. No es divertido tener que pagarle a dos proveedores por el mismo trabajo. Si el vendedor que contrató no puede realizar el trabajo, asegúrese de que ha diseñado alguna forma de involucrar a otro y tienen el compromiso del primer proveedor de pagar el problema. Conocer y asegurar que se han detallado claramente todas las condiciones de rescisión del contrato por ambas partes.

16. Trate de evitar las ofertas a proveedores que tienen un compromiso a corto plazo que termina antes de que termine el proyecto. A menudo, especialmente en IT, las soluciones se venden y puede tomar años para ponerse en práctica, sin embargo, el proveedor le vendió un paquete como si estuviera comprando un jamón. Asegúrese de que la participación financiera y personal del proveedor no termina cuando usted le pagó el trabajo, sino cuando consigue que funcione. Practique el "paripasu" de los contratos.

17. En proyectos complejos con muchos proveedores el proceso de resolución de problemas entre los mismos y el cliente se torna preocupante. Uno de los problemas más comunes es que ninguna de las partes sabe escalar. La gente cambia de trabajo, las personas pueden enfermarse, las prioridades pueden cambiar, etc. A menudo, esto se puede arreglar con una simple llamada telefónica, si usted sabe a quién llamar. Las rutas de escalada tienden a cambiar, por lo que es necesario revisar estas vías de escalamiento no menos que una vez al año.

18. La negociación es una habilidad. Algunos pueden ser mejores que otros al principio, pero, como los deportes, se mejora notablemente con la práctica. Si como PM usted va a hacer esto frecuentemente, es importante aprender de cada experiencia, y recoger a los equipos valiosos para el apoyo. La negociación es un deporte de contacto. Mientras más experiencia tenga, mejor será capaz de sobrevivir.

19. No tenga miedo de pedir ayuda o consejo, puesto que otros pudieron haber negociado acuerdos similares, a menudo con las mismas personas. Averigüe lo que funciona y lo que no. Pida consejo sobre la forma de negociar y exija el apoyo del equipo legal de su compañía. También, considere el uso de un especialista. Usted no llevaría a un ingeniero a una cirugía del corazón, pero la gente parece no tener ningún problema en enviar a un ingeniero que nunca ha negociado antes como negociador principal. Asegúrese de que su equipo tiene experiencia en estos temas.

20. Si usted tiene alguna ventaja en la negociación, juéguela. No hay nada malo en tener una ventaja y no obtendrá ningún premio si se queda con las cartas en la mano una vez que el acuerdo está terminado. Ahora, puede haber una razón para jugar esa carta más adelante en el juego, pero si usted tiene una mano fuerte, no hay mucha razón para extender la negociación en exceso.

21. Cuando las metas se alcanzan, ya está todo resuelto. Alcanzar pronto un acuerdo, y conseguir firmarlo. A menudo, la gente siente la necesidad de presionar por concesiones adicionales y no reconoce que esto puede causar la pérdida de toda la negociación. Hay una tendencia natural a creer que se podría lograr más de lo que se consiguió. Si ha hecho sus deberes correctamente, usted debe saber cuándo cerrar y firmar el trato. No volverse codiciosos, de hecho debería tratar de conseguir un cierre rápido.