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Methode
Methode World-Café
Ideen vernetzen
Wissen sichtbar machen
Innovationen generieren
Methode World-Café
2
1. Digitaler Wandel ist Teamsport –
Mitmachen lassen lohnt sich!
Gliederung
Neue Geschäftsmodelle entwickeln, den digitalen
Wandel angehen und vorantreiben, Mitarbeiter bin-
den, Nachwuchskräfte gewinnen, Wissen im Unter-
nehmen behalten – Unternehmer, Fach- und Füh-
rungskräfte müssen im beruflichen Alltag vielfältige
Herausforderungen meistern, um das Unternehmen
gegenwartsfähig zu gestalten und zukunftsorien-
tiert zu entwickeln. Strategische Überlegungen dazu
werden häufig im kleinen, sich aus der Ressort- und
Hierarchiestruktur des Unternehmens ergebenden
„Führungskreis“ angestellt – mit oftmals wenig inno-
vativem Output.
Ist es nicht sinnvoller, gerade im Kontext der Digita-
lisierung die sogenannten „digitalen Eingeborenen“
in diese Überlegungen mit einzubinden und deren
„digitale DNA“ für die Unternehmensentwicklung zu
nutzen? Die Methode World-Café bietet hierzu einen
kommunikativen und integrativen Lösungsansatz, der
sich modular in jedes bestehende Veranstaltungsfor-
mat integrieren läßt!
1. Digitaler Wandel ist Teamsport
2. Wie funktioniert die Methode World-Café?
3. Was bietet ein World-Café?
4. Wie kann ein World-Café ablaufen?
5. Wie wird ein World-Café vorbereitet?
6. Wofür kann die Methode World-Café
eingesetzt werden?
7. Checkliste
8. Über Mittelstand 4.0 - Digitale
Produktions- und Arbeitsprozesse
9. Impressum
Methode World-Café
3
2. Wie funktioniert die Methode
World-Café? – Ein Szenenwechsel
3. Was bietet ein World-Café? –
MEHRWERT-Kommunikation
als Ergebnis!
Stellen Sie sich vor, Sie haben das Bedürfnis nach
einer kleinen Pause und betreten gerade ein gemüt-
liches Wiener Kaffeehaus – Sie sehen vor sich viele
unterschiedlich besetzte oder freie Kaffeehaustische,
an denen Gespräche geführt werden oder jemand
schweigend seine Melange genießt.
In einem World-Café wird genau diese Atmosphäre
nachempfunden. Die Gruppe der Workshop-Teilneh-
mer wird eingeladen, sich nach dem Zufallsprinzip
auf viele bereitgestellte „Café-Tische“ zu verteilen
und mit den möglicherweise noch unbekannten Men-
schen dort ins Gespräch zu kommen.
Anders als im Wiener Kaffeehaus werden im Work-
shop die zu besprechenden Themen allerdings vorge-
ben – in Form von Fragestellungen oder Thesen. Die
zufällig entstandenen Kleingruppen, idealerweise 4-6
Personen je Tisch, haben nun 15 – 20 Minuten Zeit,
sich untereinander kennenzulernen, auszutauschen,
ihr Wissen zu teilen, Lösungen zu erarbeiten, Ideen zu
entwickeln – und die wichtigen Gesprächspunkte auf
die extra dafür vorgesehene weiße Tischdecke aufzu-
malen, zu schreiben oder auch nur zu scribbeln.
Nach der festgelegten Zeit zerstreuen sich alle Klein-
gruppen und finden sich zu neuen Gesprächsrunden
an anderen Tischen zu einer anderen (vorgegebenen)
Fragestellung zusammen – die bisher bereits auf
der Tischdecke dokumentierten Ergebnisse der vor-
herigen Gruppe können hier als Impuls oder Einstieg
genutzt, weiter ausgearbeitet oder auch verworfen
werden.
Am Ende des World-Cafés werden die Ergebnisse vor-
gestellt und geteilt – die letzte am Tisch befindliche
Gruppe stellt jeweils allen anderen Teilnehmern vor,
was über die Gesprächsrunden hinweg auf den Tisch-
decken dokumentiert wurde.
Auf Basis der zum Ziel des Workshops passenden
Fragestellungen werden an allen Kaffeehaustischen
erfahrungsgemäß unterschiedlichste Arbeitsergeb-
nisse erzielt – von vagen Ideen über kreative Lö-
sungsansätze bis zu konkreten Handlungsfeldern.
Die Methode World-Café bietet darüber hinaus aber
noch vieles Mehr – getragen durch die mehrfach zu-
fälligen Gruppenkonstellationen hilft die Methode un-
ter anderem dabei
Ressort-Denken aufzubrechen
Vertreter unterschiedlicher Unternehmensres-
sorts (Buchhaltung, Einkauf, Logistik, Controlling
etc.) spiegeln sich gegenseitig ihre unterschied-
lichen Sichtweisen auf Problemstellungen, schaf-
fen Verständnis für eventuelle Sachzwänge, bie-
ten dem Gegenüber einen Perspektivwechsel oder
neue Denkansätze bzw. Lösungsmöglichkeiten.
Hierarchien zu überwinden
Unmittelbarer Austausch zwischen Unterneh-
mern, Bereichsleitern, Fachkräften, Auszubilden-
den oder gar Praktikanten kann neue Denkanstöße
des Einzelnen auslösen, Sichtweisen verändern,
gegenseitiges Problembewusstsein steigern, vor-
handenes (auch unerwartetes!) Wissen sichtbar
machen, Anonymität und Unnahbarkeit abbauen
und dadurch das Vertrauen untereinander stärken.
Ideensterben zu verhindern
Über Ressort- und Hierarchiegrenzen hinweg ge-
meisam diskutierte und entwickelte Ideen oder
Lösungen müssen nicht erst zum Entscheider
„hochgetragen“ werden – sie sind ihm bereits be-
kannt und bewusst!
Innovationspotenziale zu heben
Erfahrungen, Kompetenzen und Wissen erfahre-
ner Mitarbeiter werden ergänzt und reflektiert an
den Erwartungen und (digitalen) Kompetenzen
der Jüngeren – die gegenseitige Inspiration för-
dert Innovationen.
Mitarbeiter-Motivation zu steigern
Veränderungsprozesse, an deren Konzeption die
betroffenen Mitarbeiter frühzeitig beteiligt sind
und in die sie ihre eigenen Ideen, Wünsche und
Erwartungen einbringen dürfen, werden nicht nur
eine breite Akzeptanz im Mitarbeiterkreis finden -
vielmehr werden dadurch die Grundlagen gelegt
für die aktive Übernahme von Verantwortung des
Einzelnen und „Mitnahme“ der Vielen im Change
selbst!
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Methode World-Café
4
4. Wie kann ein World-Café
ablaufen?
5. Wie wird ein World-Café
vorbereitet? - Die wichtigsten
To-Do’s
Ablauforganisatorisch gibt es mehrere Möglichkei-
ten, ein World-Café durchzuführen. Abhängig vom
Ziel, der Teilnehmergruppe, der verfügbaren Zeit oder
der Location kann ein World-Café strukturiert werden
in
Parallele Themen
Alle Thementische bearbeiten pro Gesprächsrun-
de dieselbe Frage-/Problemstellung, die zum Bei-
spiel als Kärtchen auf den Tischen oder zentral
über einen Beamer bekanntgegeben wird. Diese
klassische Variante bietet sich immer an, wenn
die Teilnehmergruppe sehr heterogen besetzt
oder hinsichtlich ihres Wissenstandes schwer ein-
schätzbar ist und ausreichend zeitliche und räum-
liche Kapazitäten zur Verfügung stehen.
Serielle Themen
Bei konkreten Problemstellungen, bekannter Teil-
nehmerkonstellation bzw. bei eingeschränkten
räumlichen Kapazitäten können gleichzeitig die
unterschiedlichen Frage-/Problemstellungen an
mehreren Thementischen bearbeitet werden. Die
Wechsel nach der jeweils festgelegten Zeitspan-
ne bleiben unverändert. Idealerweise werden so
viele Runden durchgeführt wie Fragestellungen
vorhanden sind. Es empfiehlt sich, nicht mehr als
drei Runden durchzuführen!
Eröffnet wird ein World-Café idealerweise durch eine
freundliche Begrüßung, einen Impulsvortrag zum The-
ma, der Bekanntgabe des Workshop-Ziels und des
Ablaufes des World-Cafés. Hilfreich ist es, als Spiel-
regeln die Akzeptanz aller Meinungen und das Doku-
mentieren der Kernergebnisse auf den Tischdecken
festzulegen – so bleiben die wertvollen Impulse und
Ideen für die gegenseitige Abschlusspräsentation er-
halten! Ein guter Moderator kann aus den vielfältigen
Einzel-Ergebnissen auf einem separaten Flipchart die
insgesamt wichtigsten Ergebnisse dokumentieren,
diese gegebenenfalls unmittelbar priorisieren und so-
gar erste Ansätze für eine „Roadmap“ künftiger Hand-
lungsschwerpunkte herausarbeiten.
Der Übergang zwischen den Gesprächsrunden kann
für die Teilnehmer erleichtert werden, indem ein Teil-
nehmer der Vorgruppe am Tisch verbleibt, die neuen
Gesprächspartner „empfängt“, in das bisherige Ge-
sprächsergebnis einführt und dann erst in der nächs-
ten Runde selbst weiterwechselt. Im Idealfall werden
pro Tisch feste, selbst nicht wechselnde „Gastgeber“
platziert, die jeweils die neue Runde kurz briefen. Ver-
mieden werden muss hierbei, dass „feste Gastgeber“
die Gesprächsrunden steuern oder moderieren!
Out-of-the-box – die Location muss passen
Um eine entspannte und offene Kommunikati-
onsatmosphäre zu erschaffen empfiehlt sich die
Nutzung einer externen Location außerhalb des
gewohnten Arbeitsumfeldes der Workshop-Teil-
nehmer. Zumindest soll der Ort hell und freund-
lich sein sowie genügend Raum bieten, um aus-
reichend Kaffeetische für Kleingruppen bis zu 6
Personen oder mindestens drei größere Arbeitsin-
seln einrichten zu können. Die ideale Kaffeehaus-
Atmosphäre setzt ein, wenn Kaffee, Tee, Soft-
drinks und kleine Snacks bereitgestellt werden.
Je entspannter die Umgebung, desto entspannter
die Teilnehmer, desto entspannter die Kommuni-
kation – und desto wertvoller, innovativer und kre-
ativer die Ergebnisse!
Die Fragestellungen
Die Thesen oder Fragen bilden den Grundstein
des Gelingens des World-Cafés – sie müssen im
Vorfeld genau durchdacht und entsprechend der
Ziele des Workshops formuliert werden. Grund-
sätzlich gilt es, offene Fragestellungen oder pro-
vokante Thesen anzubieten – sie dienen als Im-
puls für die Gespräche! Unbedingt zu vermeiden
sind Fragen, die mit JA oder NEIN beantwortet
werden können! (Beispiele für ergiebige Frage-
stellungen finden Sie im nächsten Abschnitt)
Die Ausstattung
Die Kaffeetische oder Arbeitsinseln können mit
beschreibbaren Papiertischdecken oder ande-
rem ausreichend großen Papier (Flipchart- oder
Metaplan-Papier) bedeckt werden. Verschieden-
farbige Stifte, Karteikärtchen, Klebestreifen und
Post-It’s sollten an jedem Tisch verfügbar sein.
Die jeweiligen Fragen/Thesen können auf Papier
am Tisch vorrätig sein oder per Beamer zentral an
eine Leinwand projiziert werden. Idealerweise ste-
hen für die Abschlusspräsentationen ausreichend
Pinnwände oder Wandabschnitte zur Verfügung,
um die Arbeitsergebnisse auf-/anhängen und prä-
sentieren zu können.
Der Zeitansatz
Die Dauer eines World-Cafés ist sehr flexibel ska-
lierbar. Für ein World-Café mit 3 Themenrunden
ist ein Zeitfenster von etwa 2 Stunden notwendig:
Die Gesprächsrunden selbst sollten etwa 15 -20
Minuten dauern; die Wechsel zwischen den Run-
den benötigen erfahrungsgemäß jeweils 2-3 Mi-
nuten. Für die Eröffnung des World-Cafés sollten
maximal 10 Minuten, für die Abschlussrunde zur
Vorstellung der einzelnen Arbeitsergebnisse etwa
30 Minuten kalkuliert werden.
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Methode World-Café
5
6. Wofür kann die Methode World-Café eingesetzt werden? –
Zwei Praxisbeispiele
Das World-Café als Bedarfs- und
Trendanalyse
Im Rahmen einer Informationsveranstaltung zu In-
dustrie- und Mittelstand 4.0-Themen einer IHK sollen
die Unterstützungsbedarfe der teilnehmenden Unter-
nehmensvertreter herausgearbeitet werden.
Folgende Fragestellungen bieten sich hier an:
1. Unter Industrie 4.0 / Mittelstand 4.0
verstehe ich ...
2. Aktuell hindert mich an konsequenter
Digitalisierung meines Unternehmens ...
3. Um konsequent zu digitalisieren brauche
ich Unterstützung bei ...
Die Fragestellungen wurden im Beispiel seriell bear-
beitet. Auf die formulierten Unterstützungsbedarfe
etwa konnte der Veranstalter unmittelbar reagieren –
erstens konnte er sein bereits vorhandenes Service-
portfolio gegenüberstellen, zweitens neue Services
und Unterstützungsangebote ableiten, die sein Port-
folio zielgenau ergänzen.
Für die Teilnehmer hat sich neben den vielfältigen
Vernetzungsmöglichkeiten im World-Café ein uner-
warteter Mehrwert ergeben – nämlich die erleichtern-
de Erkenntnis, mit seinen Fragestellungen im Kontext
„Digitaler Wandel“ nicht alleine zu stehen, sondern
sich damit in Gesellschaft auch anderer renommier-
ter Unternehmer zu befinden.
Das World-Café als Einstieg in die
Unternehmens-Digitalisierung
Der Inhaber eines kleinen produzierenden Unterneh-
mens möchte die Herausforderung des digitalen
Wandels annehmen und sein Unternehmen zukunfts-
fähig aufstellen. Seine Herausforderungen bestehen
im Kern darin, dass er erstens nicht weiß, wie und
womit er überhaupt konkret anfangen soll und zwei-
tens, wie seine etwa 20 Mitarbeiter der Digitalisierung
grundsätzlich gegenüberstehen.
Folgende Fragestellungen bieten sich hier an:
1. Digitalisierung bedeutet für MICH ...
2. Digitalisierung kann UNS gezielt stärker
machen bei ...
3. Meine Idealvorstellung für unser digitales
Unternehmen ist ...
Das World-Café wurde im Rahmen eines Teamtags
„out-of-the-box“ durchgeführt und durch einen kurzen
Impulsvortrag zum Thema „Was ist eigentlich Digi-
talisierung?“ eröffnet. Alle Mitarbeiter des Unterneh-
mens haben am Workshop teilgenommen.
Neben einigen konkreten Ideen und Lösungsansät-
zen zur Effektivitätssteigerung der Firma durch Digi-
talisierungsmassnahmen konnte mit dem World-Café
vor allem eine deutlich verbesserte Unternehmens-
kommunikation über die Unternehmensbereiche
hinweg initiiert werden – zudem stellte sich in einer
Feedback-Abfrage heraus, dass mehr als 80% der
Mitarbeiter die Digitalisierung nicht nur gutheißen,
sondern diese sogar selbst mit vorantreiben wollen!
Für den Unternehmer war diese Botschaft letztend-
lich die Initialzündung für den aktiven und umfassen-
den Einstieg in den digitalen Wandel seines Unterneh-
mens.
Ein World-Café soll helfen, die Kommunikation in Organisationen zu verbessern, Problembewusstsein zu
schärfen, Wissen zu teilen oder Veränderungen zu initiieren – Insbesondere im Kontext der Digitalisierung und
des digitalen Wandels kann sich das große Potenzial der Methode entfalten. Im Folgenden dazu zwei Beispiele
zu unterschiedlichen Anlässen.
Methode World-Café
7. Checkliste
Konkrete Ideen entwickeln, Wissen und Menschen vernetzen, Lösungen gemeinsam finden und fast „neben-
bei“ die Unternehmenskommunikation verbessern – probieren Sie die Methode World-Café einfach selbst aus!
Zu Ihrer Unterstützung eine kurze Checkliste:
Wir wünschen viel Erfolg und Spaß!
Wenn Sie weitere Fragen zu World-Café oder zu anderen spannenden Methoden für kreativen und modernen
Wissenstransfer haben, wenden Sie sich bitte direkt an die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation.
Ihr Ansprechpartner:
Danny Kensa
Dipl.-Päd. für Berufs- und Betriebspädagogik
Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH
danny.kensa@wa-nms.de
kensa@kommunikation-mittelstand.digital
Tel.: +49 (0) 4321 6900 118
6
Ziel des Workshops ist bekannt
Leitfragen sind formuliert
passende Location ist gebucht
Kaffeetische/Stühle gemäß Teilnehmerzahl sind vorbereitet
beschreibbare Tischdecken/Schreibunterlagen sind vorhanden
Moderationskoffer, Textmarker, Post-it‘s, Klebestreifen sind vorhanden
Pin-Wände und Pins sind vorhanden
Flipchart inkl. Papier ist vorhanden
Catering, Getränke, Snacks sind vorhanden
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Methode World-Café
7
Kompetenzzentren der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“
Agenturen der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“
Kompetenzzentrum Digitales Handwerk Regionale Schaufenster
Mittelstand 4.0-Agentur Cloud
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Stuttgart
Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum BerlinKompetenzzentrum Digitales Handwerk
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover
Mittelstand 4.0-Agentur Prozesse
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Dortmund
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Ilmenau
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Darmstadt
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserlautern
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg
Augsburg
Berlin
Hannover
Dresden
Regensburg
Oldenburg
Hamburg
Dortmund
Stuttgart
Ilmenau
Darmstadt
Kaiserslautern
Chemnitz
Bayreuth
Koblenz
Mittelstand 4.0-Agentur Handel
8. Über Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse
In der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 - Digitale Pro-
duktions- und Arbeitsprozesse“ werden bundesweit
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren, ein Kompetenz-
zentrum Digitales Handwerk und vier Mittelstand
4.0-Agenturen im Rahmen des Förderschwerpunkts
„Mittelstand-Digital - Strategien zur digitalen Trans-
formation der Unternehmensprozesse“ vom Bun-
desministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi)
gefördert. Der Förderschwerpunkt unterstützt Unter-
nehmen beim intelligenten Einsatz von modernen In-
formations- und Kommunikationstechnologien (IKT)
und stärkt damit ihre Wettbewerbsfähigkeit.
„Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus den
Förderinitiativen „Mittelstand 4.0 - Digitale Produk-
tions- und Arbeitsprozesse“, „eStandards: Geschäfts-
prozesse standardisieren, Erfolg sichern“ und „Ein-
fach intuitiv - Usability für den Mittelstand“.
Weitere Informationen finden Sie unter
www.mittelstand-digital.de
Über die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation
Die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Ener-
gie (BMWi) geförderte, bundesweit aktive Mittelstand
4.0-Agentur Kommunikation unterstützt Multiplikato-
ren und Unternehmen bei der Gestaltung des digita-
len Wandels. Sie bietet kostenfreie Workshops, Infor-
mationsveranstaltungen und Publikationen zu Trends
und praktischen Anwendungen der Digitalisierung.
Die Leitung des Konsortiums hat die private, staatlich
anerkannte Managementhochschule BSP Business
School Berlin.
Weitere Informationen unter:
kommunikation-mittelstand.digital
Methode World-Café
8
9. Impressum
Herausgeber:
Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH
Memellandstraße 2
24537 Neumünster
Telefon: +49 (0) 4321 6900 100
Telefax: +49 (0) 4321 6900 111
eMail: info@wa-nms.de
Vertretungsberechtigter Geschäftsführer:
Iris Meyer
Registergericht: Amtsgericht Kiel
Registernummer: HRB 1923 NM
Soweit keine redaktionelle Kennzeichnung für
den Inhalt Verantwortlicher gem. § 55 II RStV:
Danny Kensa
Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH
Memellandstraße 2
24537 Neumünster
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gem. § 27a
Umsatzsteuergesetz: DE 22 047 1371
Bildnachweis:
fotolia.de:
Traditional viennese coffee house Datei:
#44915387 | Urheber: Creativemarc
coffee machine preparing fresh coffee and pou-
ring into red cups at restaurant, bar or pub. Datei:
#93345596 | Urheber: Hoda Bogdan
Colleagues Corporate Meeting Conference Team
Concept Datei: #128717909 | Urheber: Rawpixel.
com
gear Datei: #130374447 | Urheber: vege
Layout und Design:
pepesale gmbh
Samwerstraße 20
24118 Kiel
Druckerei:
Kreativ Druck & Medienagentur UG
Memellandstraße 2
24537 Neumünster
Stand: Januar 2017

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  • 1. Methode Methode World-Café Ideen vernetzen Wissen sichtbar machen Innovationen generieren
  • 2. Methode World-Café 2 1. Digitaler Wandel ist Teamsport – Mitmachen lassen lohnt sich! Gliederung Neue Geschäftsmodelle entwickeln, den digitalen Wandel angehen und vorantreiben, Mitarbeiter bin- den, Nachwuchskräfte gewinnen, Wissen im Unter- nehmen behalten – Unternehmer, Fach- und Füh- rungskräfte müssen im beruflichen Alltag vielfältige Herausforderungen meistern, um das Unternehmen gegenwartsfähig zu gestalten und zukunftsorien- tiert zu entwickeln. Strategische Überlegungen dazu werden häufig im kleinen, sich aus der Ressort- und Hierarchiestruktur des Unternehmens ergebenden „Führungskreis“ angestellt – mit oftmals wenig inno- vativem Output. Ist es nicht sinnvoller, gerade im Kontext der Digita- lisierung die sogenannten „digitalen Eingeborenen“ in diese Überlegungen mit einzubinden und deren „digitale DNA“ für die Unternehmensentwicklung zu nutzen? Die Methode World-Café bietet hierzu einen kommunikativen und integrativen Lösungsansatz, der sich modular in jedes bestehende Veranstaltungsfor- mat integrieren läßt! 1. Digitaler Wandel ist Teamsport 2. Wie funktioniert die Methode World-Café? 3. Was bietet ein World-Café? 4. Wie kann ein World-Café ablaufen? 5. Wie wird ein World-Café vorbereitet? 6. Wofür kann die Methode World-Café eingesetzt werden? 7. Checkliste 8. Über Mittelstand 4.0 - Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse 9. Impressum
  • 3. Methode World-Café 3 2. Wie funktioniert die Methode World-Café? – Ein Szenenwechsel 3. Was bietet ein World-Café? – MEHRWERT-Kommunikation als Ergebnis! Stellen Sie sich vor, Sie haben das Bedürfnis nach einer kleinen Pause und betreten gerade ein gemüt- liches Wiener Kaffeehaus – Sie sehen vor sich viele unterschiedlich besetzte oder freie Kaffeehaustische, an denen Gespräche geführt werden oder jemand schweigend seine Melange genießt. In einem World-Café wird genau diese Atmosphäre nachempfunden. Die Gruppe der Workshop-Teilneh- mer wird eingeladen, sich nach dem Zufallsprinzip auf viele bereitgestellte „Café-Tische“ zu verteilen und mit den möglicherweise noch unbekannten Men- schen dort ins Gespräch zu kommen. Anders als im Wiener Kaffeehaus werden im Work- shop die zu besprechenden Themen allerdings vorge- ben – in Form von Fragestellungen oder Thesen. Die zufällig entstandenen Kleingruppen, idealerweise 4-6 Personen je Tisch, haben nun 15 – 20 Minuten Zeit, sich untereinander kennenzulernen, auszutauschen, ihr Wissen zu teilen, Lösungen zu erarbeiten, Ideen zu entwickeln – und die wichtigen Gesprächspunkte auf die extra dafür vorgesehene weiße Tischdecke aufzu- malen, zu schreiben oder auch nur zu scribbeln. Nach der festgelegten Zeit zerstreuen sich alle Klein- gruppen und finden sich zu neuen Gesprächsrunden an anderen Tischen zu einer anderen (vorgegebenen) Fragestellung zusammen – die bisher bereits auf der Tischdecke dokumentierten Ergebnisse der vor- herigen Gruppe können hier als Impuls oder Einstieg genutzt, weiter ausgearbeitet oder auch verworfen werden. Am Ende des World-Cafés werden die Ergebnisse vor- gestellt und geteilt – die letzte am Tisch befindliche Gruppe stellt jeweils allen anderen Teilnehmern vor, was über die Gesprächsrunden hinweg auf den Tisch- decken dokumentiert wurde. Auf Basis der zum Ziel des Workshops passenden Fragestellungen werden an allen Kaffeehaustischen erfahrungsgemäß unterschiedlichste Arbeitsergeb- nisse erzielt – von vagen Ideen über kreative Lö- sungsansätze bis zu konkreten Handlungsfeldern. Die Methode World-Café bietet darüber hinaus aber noch vieles Mehr – getragen durch die mehrfach zu- fälligen Gruppenkonstellationen hilft die Methode un- ter anderem dabei Ressort-Denken aufzubrechen Vertreter unterschiedlicher Unternehmensres- sorts (Buchhaltung, Einkauf, Logistik, Controlling etc.) spiegeln sich gegenseitig ihre unterschied- lichen Sichtweisen auf Problemstellungen, schaf- fen Verständnis für eventuelle Sachzwänge, bie- ten dem Gegenüber einen Perspektivwechsel oder neue Denkansätze bzw. Lösungsmöglichkeiten. Hierarchien zu überwinden Unmittelbarer Austausch zwischen Unterneh- mern, Bereichsleitern, Fachkräften, Auszubilden- den oder gar Praktikanten kann neue Denkanstöße des Einzelnen auslösen, Sichtweisen verändern, gegenseitiges Problembewusstsein steigern, vor- handenes (auch unerwartetes!) Wissen sichtbar machen, Anonymität und Unnahbarkeit abbauen und dadurch das Vertrauen untereinander stärken. Ideensterben zu verhindern Über Ressort- und Hierarchiegrenzen hinweg ge- meisam diskutierte und entwickelte Ideen oder Lösungen müssen nicht erst zum Entscheider „hochgetragen“ werden – sie sind ihm bereits be- kannt und bewusst! Innovationspotenziale zu heben Erfahrungen, Kompetenzen und Wissen erfahre- ner Mitarbeiter werden ergänzt und reflektiert an den Erwartungen und (digitalen) Kompetenzen der Jüngeren – die gegenseitige Inspiration för- dert Innovationen. Mitarbeiter-Motivation zu steigern Veränderungsprozesse, an deren Konzeption die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig beteiligt sind und in die sie ihre eigenen Ideen, Wünsche und Erwartungen einbringen dürfen, werden nicht nur eine breite Akzeptanz im Mitarbeiterkreis finden - vielmehr werden dadurch die Grundlagen gelegt für die aktive Übernahme von Verantwortung des Einzelnen und „Mitnahme“ der Vielen im Change selbst! u u u u u
  • 4. Methode World-Café 4 4. Wie kann ein World-Café ablaufen? 5. Wie wird ein World-Café vorbereitet? - Die wichtigsten To-Do’s Ablauforganisatorisch gibt es mehrere Möglichkei- ten, ein World-Café durchzuführen. Abhängig vom Ziel, der Teilnehmergruppe, der verfügbaren Zeit oder der Location kann ein World-Café strukturiert werden in Parallele Themen Alle Thementische bearbeiten pro Gesprächsrun- de dieselbe Frage-/Problemstellung, die zum Bei- spiel als Kärtchen auf den Tischen oder zentral über einen Beamer bekanntgegeben wird. Diese klassische Variante bietet sich immer an, wenn die Teilnehmergruppe sehr heterogen besetzt oder hinsichtlich ihres Wissenstandes schwer ein- schätzbar ist und ausreichend zeitliche und räum- liche Kapazitäten zur Verfügung stehen. Serielle Themen Bei konkreten Problemstellungen, bekannter Teil- nehmerkonstellation bzw. bei eingeschränkten räumlichen Kapazitäten können gleichzeitig die unterschiedlichen Frage-/Problemstellungen an mehreren Thementischen bearbeitet werden. Die Wechsel nach der jeweils festgelegten Zeitspan- ne bleiben unverändert. Idealerweise werden so viele Runden durchgeführt wie Fragestellungen vorhanden sind. Es empfiehlt sich, nicht mehr als drei Runden durchzuführen! Eröffnet wird ein World-Café idealerweise durch eine freundliche Begrüßung, einen Impulsvortrag zum The- ma, der Bekanntgabe des Workshop-Ziels und des Ablaufes des World-Cafés. Hilfreich ist es, als Spiel- regeln die Akzeptanz aller Meinungen und das Doku- mentieren der Kernergebnisse auf den Tischdecken festzulegen – so bleiben die wertvollen Impulse und Ideen für die gegenseitige Abschlusspräsentation er- halten! Ein guter Moderator kann aus den vielfältigen Einzel-Ergebnissen auf einem separaten Flipchart die insgesamt wichtigsten Ergebnisse dokumentieren, diese gegebenenfalls unmittelbar priorisieren und so- gar erste Ansätze für eine „Roadmap“ künftiger Hand- lungsschwerpunkte herausarbeiten. Der Übergang zwischen den Gesprächsrunden kann für die Teilnehmer erleichtert werden, indem ein Teil- nehmer der Vorgruppe am Tisch verbleibt, die neuen Gesprächspartner „empfängt“, in das bisherige Ge- sprächsergebnis einführt und dann erst in der nächs- ten Runde selbst weiterwechselt. Im Idealfall werden pro Tisch feste, selbst nicht wechselnde „Gastgeber“ platziert, die jeweils die neue Runde kurz briefen. Ver- mieden werden muss hierbei, dass „feste Gastgeber“ die Gesprächsrunden steuern oder moderieren! Out-of-the-box – die Location muss passen Um eine entspannte und offene Kommunikati- onsatmosphäre zu erschaffen empfiehlt sich die Nutzung einer externen Location außerhalb des gewohnten Arbeitsumfeldes der Workshop-Teil- nehmer. Zumindest soll der Ort hell und freund- lich sein sowie genügend Raum bieten, um aus- reichend Kaffeetische für Kleingruppen bis zu 6 Personen oder mindestens drei größere Arbeitsin- seln einrichten zu können. Die ideale Kaffeehaus- Atmosphäre setzt ein, wenn Kaffee, Tee, Soft- drinks und kleine Snacks bereitgestellt werden. Je entspannter die Umgebung, desto entspannter die Teilnehmer, desto entspannter die Kommuni- kation – und desto wertvoller, innovativer und kre- ativer die Ergebnisse! Die Fragestellungen Die Thesen oder Fragen bilden den Grundstein des Gelingens des World-Cafés – sie müssen im Vorfeld genau durchdacht und entsprechend der Ziele des Workshops formuliert werden. Grund- sätzlich gilt es, offene Fragestellungen oder pro- vokante Thesen anzubieten – sie dienen als Im- puls für die Gespräche! Unbedingt zu vermeiden sind Fragen, die mit JA oder NEIN beantwortet werden können! (Beispiele für ergiebige Frage- stellungen finden Sie im nächsten Abschnitt) Die Ausstattung Die Kaffeetische oder Arbeitsinseln können mit beschreibbaren Papiertischdecken oder ande- rem ausreichend großen Papier (Flipchart- oder Metaplan-Papier) bedeckt werden. Verschieden- farbige Stifte, Karteikärtchen, Klebestreifen und Post-It’s sollten an jedem Tisch verfügbar sein. Die jeweiligen Fragen/Thesen können auf Papier am Tisch vorrätig sein oder per Beamer zentral an eine Leinwand projiziert werden. Idealerweise ste- hen für die Abschlusspräsentationen ausreichend Pinnwände oder Wandabschnitte zur Verfügung, um die Arbeitsergebnisse auf-/anhängen und prä- sentieren zu können. Der Zeitansatz Die Dauer eines World-Cafés ist sehr flexibel ska- lierbar. Für ein World-Café mit 3 Themenrunden ist ein Zeitfenster von etwa 2 Stunden notwendig: Die Gesprächsrunden selbst sollten etwa 15 -20 Minuten dauern; die Wechsel zwischen den Run- den benötigen erfahrungsgemäß jeweils 2-3 Mi- nuten. Für die Eröffnung des World-Cafés sollten maximal 10 Minuten, für die Abschlussrunde zur Vorstellung der einzelnen Arbeitsergebnisse etwa 30 Minuten kalkuliert werden. u u u u u u
  • 5. Methode World-Café 5 6. Wofür kann die Methode World-Café eingesetzt werden? – Zwei Praxisbeispiele Das World-Café als Bedarfs- und Trendanalyse Im Rahmen einer Informationsveranstaltung zu In- dustrie- und Mittelstand 4.0-Themen einer IHK sollen die Unterstützungsbedarfe der teilnehmenden Unter- nehmensvertreter herausgearbeitet werden. Folgende Fragestellungen bieten sich hier an: 1. Unter Industrie 4.0 / Mittelstand 4.0 verstehe ich ... 2. Aktuell hindert mich an konsequenter Digitalisierung meines Unternehmens ... 3. Um konsequent zu digitalisieren brauche ich Unterstützung bei ... Die Fragestellungen wurden im Beispiel seriell bear- beitet. Auf die formulierten Unterstützungsbedarfe etwa konnte der Veranstalter unmittelbar reagieren – erstens konnte er sein bereits vorhandenes Service- portfolio gegenüberstellen, zweitens neue Services und Unterstützungsangebote ableiten, die sein Port- folio zielgenau ergänzen. Für die Teilnehmer hat sich neben den vielfältigen Vernetzungsmöglichkeiten im World-Café ein uner- warteter Mehrwert ergeben – nämlich die erleichtern- de Erkenntnis, mit seinen Fragestellungen im Kontext „Digitaler Wandel“ nicht alleine zu stehen, sondern sich damit in Gesellschaft auch anderer renommier- ter Unternehmer zu befinden. Das World-Café als Einstieg in die Unternehmens-Digitalisierung Der Inhaber eines kleinen produzierenden Unterneh- mens möchte die Herausforderung des digitalen Wandels annehmen und sein Unternehmen zukunfts- fähig aufstellen. Seine Herausforderungen bestehen im Kern darin, dass er erstens nicht weiß, wie und womit er überhaupt konkret anfangen soll und zwei- tens, wie seine etwa 20 Mitarbeiter der Digitalisierung grundsätzlich gegenüberstehen. Folgende Fragestellungen bieten sich hier an: 1. Digitalisierung bedeutet für MICH ... 2. Digitalisierung kann UNS gezielt stärker machen bei ... 3. Meine Idealvorstellung für unser digitales Unternehmen ist ... Das World-Café wurde im Rahmen eines Teamtags „out-of-the-box“ durchgeführt und durch einen kurzen Impulsvortrag zum Thema „Was ist eigentlich Digi- talisierung?“ eröffnet. Alle Mitarbeiter des Unterneh- mens haben am Workshop teilgenommen. Neben einigen konkreten Ideen und Lösungsansät- zen zur Effektivitätssteigerung der Firma durch Digi- talisierungsmassnahmen konnte mit dem World-Café vor allem eine deutlich verbesserte Unternehmens- kommunikation über die Unternehmensbereiche hinweg initiiert werden – zudem stellte sich in einer Feedback-Abfrage heraus, dass mehr als 80% der Mitarbeiter die Digitalisierung nicht nur gutheißen, sondern diese sogar selbst mit vorantreiben wollen! Für den Unternehmer war diese Botschaft letztend- lich die Initialzündung für den aktiven und umfassen- den Einstieg in den digitalen Wandel seines Unterneh- mens. Ein World-Café soll helfen, die Kommunikation in Organisationen zu verbessern, Problembewusstsein zu schärfen, Wissen zu teilen oder Veränderungen zu initiieren – Insbesondere im Kontext der Digitalisierung und des digitalen Wandels kann sich das große Potenzial der Methode entfalten. Im Folgenden dazu zwei Beispiele zu unterschiedlichen Anlässen.
  • 6. Methode World-Café 7. Checkliste Konkrete Ideen entwickeln, Wissen und Menschen vernetzen, Lösungen gemeinsam finden und fast „neben- bei“ die Unternehmenskommunikation verbessern – probieren Sie die Methode World-Café einfach selbst aus! Zu Ihrer Unterstützung eine kurze Checkliste: Wir wünschen viel Erfolg und Spaß! Wenn Sie weitere Fragen zu World-Café oder zu anderen spannenden Methoden für kreativen und modernen Wissenstransfer haben, wenden Sie sich bitte direkt an die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation. Ihr Ansprechpartner: Danny Kensa Dipl.-Päd. für Berufs- und Betriebspädagogik Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH danny.kensa@wa-nms.de kensa@kommunikation-mittelstand.digital Tel.: +49 (0) 4321 6900 118 6 Ziel des Workshops ist bekannt Leitfragen sind formuliert passende Location ist gebucht Kaffeetische/Stühle gemäß Teilnehmerzahl sind vorbereitet beschreibbare Tischdecken/Schreibunterlagen sind vorhanden Moderationskoffer, Textmarker, Post-it‘s, Klebestreifen sind vorhanden Pin-Wände und Pins sind vorhanden Flipchart inkl. Papier ist vorhanden Catering, Getränke, Snacks sind vorhanden £ £ £ £ £ £ £ £ £
  • 7. Methode World-Café 7 Kompetenzzentren der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“ Agenturen der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“ Kompetenzzentrum Digitales Handwerk Regionale Schaufenster Mittelstand 4.0-Agentur Cloud Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Stuttgart Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum BerlinKompetenzzentrum Digitales Handwerk Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover Mittelstand 4.0-Agentur Prozesse Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Dortmund Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Ilmenau Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Darmstadt Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserlautern Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg Augsburg Berlin Hannover Dresden Regensburg Oldenburg Hamburg Dortmund Stuttgart Ilmenau Darmstadt Kaiserslautern Chemnitz Bayreuth Koblenz Mittelstand 4.0-Agentur Handel 8. Über Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse In der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 - Digitale Pro- duktions- und Arbeitsprozesse“ werden bundesweit Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren, ein Kompetenz- zentrum Digitales Handwerk und vier Mittelstand 4.0-Agenturen im Rahmen des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital - Strategien zur digitalen Trans- formation der Unternehmensprozesse“ vom Bun- desministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert. Der Förderschwerpunkt unterstützt Unter- nehmen beim intelligenten Einsatz von modernen In- formations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und stärkt damit ihre Wettbewerbsfähigkeit. „Mittelstand-Digital“ setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen „Mittelstand 4.0 - Digitale Produk- tions- und Arbeitsprozesse“, „eStandards: Geschäfts- prozesse standardisieren, Erfolg sichern“ und „Ein- fach intuitiv - Usability für den Mittelstand“. Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de Über die Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation Die vom Bundesministerium für Wirtschaft und Ener- gie (BMWi) geförderte, bundesweit aktive Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation unterstützt Multiplikato- ren und Unternehmen bei der Gestaltung des digita- len Wandels. Sie bietet kostenfreie Workshops, Infor- mationsveranstaltungen und Publikationen zu Trends und praktischen Anwendungen der Digitalisierung. Die Leitung des Konsortiums hat die private, staatlich anerkannte Managementhochschule BSP Business School Berlin. Weitere Informationen unter: kommunikation-mittelstand.digital
  • 8. Methode World-Café 8 9. Impressum Herausgeber: Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Memellandstraße 2 24537 Neumünster Telefon: +49 (0) 4321 6900 100 Telefax: +49 (0) 4321 6900 111 eMail: info@wa-nms.de Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Iris Meyer Registergericht: Amtsgericht Kiel Registernummer: HRB 1923 NM Soweit keine redaktionelle Kennzeichnung für den Inhalt Verantwortlicher gem. § 55 II RStV: Danny Kensa Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Memellandstraße 2 24537 Neumünster Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gem. § 27a Umsatzsteuergesetz: DE 22 047 1371 Bildnachweis: fotolia.de: Traditional viennese coffee house Datei: #44915387 | Urheber: Creativemarc coffee machine preparing fresh coffee and pou- ring into red cups at restaurant, bar or pub. Datei: #93345596 | Urheber: Hoda Bogdan Colleagues Corporate Meeting Conference Team Concept Datei: #128717909 | Urheber: Rawpixel. com gear Datei: #130374447 | Urheber: vege Layout und Design: pepesale gmbh Samwerstraße 20 24118 Kiel Druckerei: Kreativ Druck & Medienagentur UG Memellandstraße 2 24537 Neumünster Stand: Januar 2017