Tipos de eventos

UT 1. EVENTOS
1. DEFINICIÓN.
2. CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS
3. EVENTOS EMPRESARIALES DE CARÁCTER INTERNO O CORPORATIVO.
4 . EVENTOS EMPRESARIALES DE CARÁCTER EXTERNO.

EVENTO
Suceso de importancia que se encuentra programado para una fecha
determinada que es el día de su celebración . Este acontecimiento
puede ser social, artístico, deportivo, institucional, cultural
Caráctersocial
Los eventos
responden a
situaciones de
grupo y tienen un
marcado carácter
social
Tiempoyespacio
Los eventos se
realizan en
espacios
determinados y
durante un tiempo
limitado
Organización
Los eventos tienen
unos objetivos
prefijados ,
cuidadosamente
desarrollados, y
llevando a cabo un
seguimiento durante
todas las fases de
desarrollo

TIPOS DE EVENTOSSegún la naturaleza
del evento
Según el
alcance y
magnitud
del evento
Según el
grado de
exclusivida
d
Según el coste
de la actividad
Según la
Persona que lo organiza
Según el
el
ámbito
de
desarroll
lo
Según el objetivo
del evento
Cultural Local Público Gratuitos Particulares Interno Promocionales
Social Regional Privado Semi-gratuitos Empresariales Externo Informativos
Comercial Nacional De pago Políticos Formativos-
didácticos
Deportivo Internaciona
l
De voluntariado /ong Refuerzo de las
relaciones sociales
Educativo Mundial Religiosos Refuerzo de las
relaciones internas
Tecnológico Sindicales Refuerzo relaciones
externas
Científico Vecinales
Gastronómico Otros agentes sociales
CLASIFICACION DE
LOS EVENTOS

UT 1. EVENTOS
2. CLASIFICACIÓN DE LOS EVENTOS

EVENTOS
CULTURALES
ACTIVIDADES DE FORMACIÓN
ACTIVIDADES DE DIFUSIÓN
ACTIVIDADES ARTÍSTICAS
ACTIVIDADES LÚDICAS O DE OCIO
ACTIVIDADES RECREATIVAS

EVENTOS DE
CARÁCTER
SOCIAL
BODAS, COMUNIONES,
DESPEDIDAS,CUMPLEAÑOS, ETC.
FESTIVALES
XUNTANZAS
REUNION DE ORGANIZACIONES
ACCIONES DE MOVILIZACION
ACTIVIDADES DE BIEN SOCIAL

EVENTOS
DEPORTIVOS
EVENTO DEPORTIVO/ DE ESPARCIMIENTO
CLINIC
EVENTOS AL AIRE LIBRE
EVENTOS DE NATURALEZA Y MEDIO
AMBIENTE

EVENTOS
EDUCATIVOS
CURSOS
TALLERES O WORKSHOPS
CHARLAS
DISERTACIONES
SEMINARIOS
COLOQUIOS
MESAS REDONDAS

EVENTOS
TECNOLÓGICOS
SUMMIT
PRESENTACIÓN DE PRODUCTOS
NOVEDADES DE LOS DESARROLLADORES
CONGRESOS SOBRE TECNOLOGÍA MÓVIL
CONGRESOS SOBRE INTELIGENCIA
ARTIFICIAL
CONGRESOS SOBRE BIG DATA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL

EVENTOS
CIENTÍFICOS
CONGRESOS CIENTÍFICOS
RUEDAS DE PRENSA
EXPOSICIONES
JORNADAS
ENCUENTROS
SIMPOSIOS
CURSOS
FOROS
CICLOS

EVENTOS
COMERCIALE
S
LANZAMIENTO DE UN NUEVO PRODUCTO
PRESENTACIONES DE EMPRESA
CAMPAÑAS DE PROMOCIÓN
CAMPAÑAS DE DIVULGACIÓN
DESFILES DE MODA
FIESTAS COMERCIALES
RELACIONES PÚBLICAS
STREET MARKETING
SHOWROOM
FERIAS, CONGRESOS,ETC.

EVENTOS
GASTRONÓM
ICOS
FERIAS GASTRONÓMICAS
MASTERCLASS
COCKTAIL
DESAYUNOS
ALMUERZOS DE TRABAJO
CENAS DE EMPRESA
RUTAS DE TAPAS
CATAS
RECEPCIONES

LOCAL REGIONAL NACIONAL
INTER
NACIONAL
MUNDIAL

EVENTOS PÚBLICOS Y
PRIVADOS
EVENTOS PÚBLICOS
Enfocado para un público en general, tiene el objetivo
de brindarle algo a la sociedad. Por ello, cualquier
persona interesada puede asistir a este tipo de evento,
EVENTOS PRIVADOS
Organizado exclusivamente para una audiencia en
específico o target, el cual es estudiado minuciosamente
en busca de un objetivo particular o especial de la
empresa o persona
EVENTOS CERRADOS
Son aquellos que, aunque
están organizados para un
público general, las personas
sólo pueden asistir y
participar adquiriendo una
entrada o presentando una
invitación.
EVENTOS ABIERTOS
son aquellos en que las
personas pueden asistir sin
restricciones, porque la
convocatoria es abierta. En
ocasiones, el único límite de
participación sea la cantidad
de audiencia que pueda
albergar el espacio físico del
evento
EVENTOS
CORPORATIVOS
Son organizados por
empresas o instituciones para
sus trabajadores y
trabajadoras, accionistas,
inversores u otros aliados,
como fiestas corporativas,
presentaciones, lanzamientos
de productos , etc.
EVENTOS FAMILIARES
O DE AMISTAD
Son organizados por
personas con el fin de
compartir momentos
especiales de sus vidas con
sus seres más allegados,
como, bodas, bautizos,
cumpleaños, fiestas de
graduación, baby showers,
entre otros.

GRATUITO
El evento no supone
coste alguno para
cualquiera de los
asistentes y no existe
ningún tipo de distinción
o tratamiento
preferencial entre tales
asistentes
SEMI-GRATUITO
El evento está abierto a todo
el público (acceso al recinto)
pero determinadas
actividades requieren el
pago de una entrada o son
de acceso exclusivo
DEPAGO
Para acceder al evento
solamente es posible si se ha
adquirido una entrada o
pagado una inscripción que
permitirá el disfrute del
evento en cuestión.

PARTICULARES
• De Amistad – Despedidas de soltero, fiestas
• Familiares – Bodas, bautizos, cumpleaños
POLÍTICOS
• Abiertos a todos los públicos – mítines
• Dirigidos a un público reducido – ruedas de prensa
DE VOLUNTARIADO
• Para recaudar fondos para su actividad social
• Para dar difusión de las actividades que realizan

RELIGIOSOS
•Organizados por los jerarcas de cada religión.
•Tienen como objetivo promulgar la fe, recaudar fondos u otras.
SINDICALES
•Los sindicatos tienen como función la defensa de los derechos de trabajadores y trabajadoras
•Los eventos que realizan son de carácter social, político y cultural.
ASOCIACIONES VECINALES
•Surgen para lograr el desarrollo de la calidad de vida de la comunidad en todos los ámbitos: el
urbanismo, la educación, la movilidad, la salud, el medio ambiente, las libertades sociales
•Realizan actividades lúdicas y de carácter social que contribuyan a dinamizar la vida del barrio
…y además de todos estos agentes estarán las empresas, a las que se les dedica el siguiente

ACTIVIDAD 1 EVENTOS GENERALES
IDENTIFICACIÓN DEL EVENTO
1. Define un evento para cada una de los establecidos en la categoría funcional (eventos sociales, deportivos, culturales, etc)
2. Clasifica cada evento según su grado de alcance, exclusividad, coste del evento, finalidad y tipo de organizadores
PRESENTACIÓN DEL EVENTO
1. Realiza una descripción detallada de CADA EVENTO
2. Indicar el LUGAR DE REALIZACIÓN de cada evento
3. Indicar la FECHA DE REALIZACIÓN del evento y la DURACIÓN
4. Indicar cual es el TARGET DEL EVENTO ( público objetivo, principales asistentes, etc.)
5. Indicar las ACTIVIDADES PRINCIPALES que se van a desarrollar en el evento en cuestión

EVENTOS DE
EMPRESA
Los eventos corporativos o de empresa
 Sirven para presentar o dar publicidad a un producto, idea, servicio, empresa…
 Pueden ser utilizados para captar o fidelizar clientes.
 Ayudan a dar visibilidad y a mejorar la reputación de una empresa o Marca, tanto de manera online como
offline
 Ayudan a que los empleados se sientan más integrados en la empresa.
 Incrementan las ventas.
 Nos da la oportunidad de colocarnos un paso por delante de la competencia
 Se utilizan para celebrar distintos logros o acontecimientos, como un aniversario.
 Se aumenta la notoriedad de nuestra marca
 Sirve para crear una comunidad realmente interesada en nuestros y servicios
 Nos dan prestigio y visibilidad
 Se logra una comunicación muy directa.
 Mejoran la motivación de los empleados

UT 1. EVENTOS
3. EVENTOS EMPRESARIALES DE CARÁCTER INTERNO

EVENTOS
INTERNOS
Los principales eventos internos son:
• Reuniones de trabajo.
• Consejos de directores y administradores.
• Firma de convenios.
• Convención de ventas.
• Recepciones y viajes internos.
• Coffee breaks.
• Almuerzos.
• Workshops
• Fiestas y reconocimientos a colaboradores.
• Family day
• Actividades de team building.
• Retreat o escapadas
• Otras actividades dirigidas a mejorar la motivación o los
conocimientos de los trabajadores y trabajadoras o al desarrollo
de campañas solidarias del plan director de RSC

REUNIÓN DE
TRABAJO
Qué es? Las reuniones de trabajo son un elemento esencial
de la comunicación interna y constituyen la principal
herramienta de la empresa para organizar. Es un encuentro
entre trabajadores y directivos para tratar uno o varios temas,
con el fin de examinarlos, debatirlos, llegar a conclusiones o
tomar decisiones.
Finalidad. Las reuniones de trabajo tienen múltiples finalidades
como la elaboración de planes, el diseño de las estrategias
empresariales, la evaluación de las acciones e incluso de la
gestión de los recursos.

JUNTAS DE
DIRECTIVOS Y
SOCIOS
 Se utiliza cuando en un grupo numeroso de personas hay que tomar decisiones, formular una determinada resolución o proceder a una elección
de cargos. La Junta General de Accionistas es un evento que, por disposición legal, las empresas realizan cada año con objeto de tomar las
decisiones necesarias para la buena marcha y funcionamiento de una compañía. Se trata del acto corporativo estrella de todas las entidades,
dirigido especialmente a los accionistas y a otras personas que, aunque no poseen acciones, tienen vinculación directa con la sociedad; hablamos
de directores, administradores, obligacionistas y cualquier otra persona que se encuentre en esta línea de interés por la empresa.
 En este evento, el Consejo de Administración informa de la gestión realizada durante el ejercicio anterior, y se toman mediante acuerdos y
votaciones, las pautas y decisiones sobre asuntos comunes que afectan directamente en la marcha de la empresa: elección del Consejo de
Administración, informe financiero anual, informes de auditorías consolidadas, política de retribuciones, informes de administradores, texto de
propuestas y acuerdos, etc.
 Las Juntas Generales de Accionistas se realizan generalmente en instalaciones externas a la sede social de la empresa. Son actos que en la
mayor parte de los casos reúnen un gran volumen de personas, y las empresas no suelen disponer de grandes auditorios para dar cabida a este
tipo de eventos. Palacios de congresos, centros de negocios, e incluso teatros, son los lugares escogidos para este tipo de reuniones.
 La invitación a la Junta General de Accionistas se envía a los socios al menos dos semanas antes de la celebración del evento. Es una
invitación de carácter personal, e incluye datos sobre la fecha y el lugar y la hora de la celebración del acto. Es común que en esta convocatoria se
adjunte la orden del día para que los socios sepan de antemano de lo que se va a tratar en la sesión. Cada vez es más común, que la convocatoria
se haga pública, con una comunicación en uno o varios medios de comunicación escritos de nivel nacional. Los socios confirmarán su asistencia, o
en su defecto el equipo de protocolo contactará con ellos.
 En la Junta General de Accionistas, la decoración de los espacios debe ser sencilla, de hecho, los espacios donde se desarrollan tampoco se prestan
a decoraciones elaboradas. No podemos olvidar que los asistentes van con una misión clara y su atención se dirige a un mismo
lugar: la presidencia; y precisamente eso es lo que debemos potenciar.
 Sea como sea, la imagen corporativa y el logo de la empresa deben ser bien visibles, y estar presentes tanto en la presidencia, el atril, el
material corporativo, e incluso en los símbolos de los que dispongamos (en el ejemplo arriba, detrás del ponente hay una bandera que se intuye
por el color, que tendrá el logo de la empresa). Se puede apoyar con colores corporativos en la decoración: alfombra, arreglos florales, iluminación
en el suelo etc. Las fórmulas son variadas siempre que nos mantengamos en el margen de cierta discreción, ya que estamos en un evento de
empresa y no en un acto lúdico. El escenario y presidencia serán los puntos más fotografiados y filmados por los medios, por tanto, es uno de los
puntos que más debemos cuidar al respecto.
 En el exterior del auditorio, en la zona reservada para la recepción de los asistentes, se situará un punto de información, lo que comúnmente
denominamos stand. Atendido normalmente por un equipo de azafatas o auxiliares de protocolo, en este stand se proporcionará el posible dossier
informativo a cada asistente.
 El dossier informativo, que contendrá el orden del día y toda la documentación de soporte asociada al evento, deberá estar elaborado bajo los
criterios de imagen corporativa de la empresa. Los criterios de colocación para la presidencia en las Juntas de Accionistas están claramente
definidos: El Presidente de la Junta General es el Presidente del Consejo de Administración o en su defecto, el Vicepresidente (si existieran varios
Vicepresidentes se establecerá el orden establecido en los estatutos de la sociedad). En las Juntas Generales de Accionistas no se da lugar a la
cesión de la presidencia, cada miembro por jerarquía interna desarrolla su papel.

FIRMA DE
CONVENIOS
Qué es? La firma de convenios se realiza para regular actividades de colaboración entre nuestra empresa
y otras empresas (del mismo sector o diferentes sectores) o instituciones (locales, regionales, nacionales e
internacionales) con el objetivo de la consecución de un mismo fin o fin común.
En la firma de convenios los actores principales son altos representantes de las empresas e instituciones.
Pueden ser dos o más las compañías o entidades que intervengan en esta firma, y por tanto, figurarán
tantos representantes en la mesa de presidencia como empresas formen parte del convenio. Presidiendo
por supuesto, se encontrará el anfitrión, que será el representante de la empresa de la que parte la idea
como anfitriona (o la autoridad con la que nuestra empresa firma convenio)
Finalidad. La firma de convenios se realiza para que tenga una repercusión social,
de modo que la participación de los medios a este respecto es más que necesaria.
Los convenios por lo general tienen algún tipo de fin social y los acuerdos alcanzan
cierta repercusión sobre el entorno en el que se desarrollan. La difusión del
acto mejorará de la imagen de la instituciones firmantes, y de ahí, que los medios
de comunicación sean en este tipo de eventos, el principal público objetivo.

CONVENCIÓN DE
VENTAS
Qué es? Las convenciones de venta son una herramienta sumamente efectiva para cohesionar y
motivar a tu equipo de ventas. Es una reunión, de periodicidad, como mínimo anual, con la fuerza
de ventas de tu empresa, en un lugar diferente a la empresa, donde se tratarán los siguientes
asuntos:
 Presentar los resultados del ejercicio anterior y evaluarlos críticamente entre todos.
 Recoger ideas, críticas y sugerencias de los asistentes, para convertirlas en propuestas.
 Anunciar las novedades de la empresa, productos, precios, estrategias, herramientas, etc.
 Fijar los objetivos y prioridades del departamento comercial para el siguiente periodo.
 Reafirmar o consolidar las políticas, valores y filosofías que requieran mayor profundización.
 Realizar actividades que permitan a los asistentes relacionarse y estrechar sus vínculos.
Finalidad. Aunque las herramientas tecnológicas actuales permiten la comunicación, interacción
y colaboración en tiempo real de las fuerzas de venta grandes o dispersas, resulta más necesario
que nunca que facilites a tu equipo oportunidades para relacionarse de forma directa, en un
entorno distinto al de la empresa, y aproveches para motivarles y cohesionarles. Además, generan
otros beneficios adicionales:
-Aumentan el sentimiento de pertenencia e implicación con la empresa.
-Fomentan la creatividad, el debate de ideas y el trabajo en equipo.
-Permiten obtener un feedback de calidad respecto a la actividad comercial.
-Clarifican los objetivos, procesos y métodos para homogeneizar el trabajo.
-Fomentan una sana competencia y esfuerzo adicional para presentar buenos resultados.
-Generan visibilidad y notoriedad que puedes usar ante los medios de comunicación.

RECEPCIÓN DE
VISITAS
Qué es? Es el conjunto de actividades profesionales, lúdicas, sociales y
de protocolo que tienen lugar cuando se produce una visita a la
empresa
Finalidad. En toda empresa, ya sea grande o pequeña, se producen
diariamente multitud de visitas, algunas de ellas institucionales, otras
meramente empresariales o comerciales, e incluso, en menor medida,
personales. Independientemente de su formalidad y relevancia, la
empresa puede aprovechar estas visitas para generar cercanía y
potenciar su marca.

ALMUERZOS
DE NEGOCIO
Qué es? Son una prolongación de una reunión de negocios, puede ser la forma
más agradable y eficaz de convertir una sesión de trabajo en un importante
encuentro. Además, permite reunirse sin ocupar otros momentos productivos
en la agenda y la experiencia siempre es más amena que en una oficina.
REGLAS DE
ETIQUETA
Finalidad. Generar confianza y un clima agradable donde se entremezcla
lo cordial, lo personal y lo profesional, lo que puede dar origen a un
acuerdo profesional o un contrato importante para la empresa

TALLERES,
WORKSHOPS
y
MASTERCLASS
Qué es? La formación constante es uno de los pilares del éxito profesional. Pero además, una organización
que cuenta con una buena imagen corporativa también facilita recursos de formación para que la plantilla de
trabajadores o personal externo pueda actualizar sus conocimientos.
La organización de un workshop o taller práctico puede ser un buen medio en el cual los asistentes pueden
formarse sobre un determinado tema de manera intensiva. Normalmente cuentan con la participación de uno
o más especialistas que se encargan de dar una charla y de impartir ciertos conocimientos teóricos
Una masterclass es una clase magistral ejecutada por un profesional experto en una materia determinada.
Normalmente este tipo de clases se realizan para aportar mayor valor a un curso y donde se quiere profundizar
y obtener un mayor grado de conocimiento. En vez de ser el docente habitual que imparte las clases en el
curso quien lleve esta clase, es un profesional invitado el que imparte desde otra óptica ese temario concreto.
Finalidad. Es una inversión que realizan las empresas en su capital humano con el fin de desarrollar su
potencial y preparar a su equipo para los cambios que se produzcan en el mercado.
Cualidades que debe tener un buen workshop.
 Tema del taller. Es importante concretar, de un modo preciso y objetivo, cuál va a ser el tema de la sesión.
 Estimar una duración prudencial. es recomendable dar prioridad a la calidad más allá de la cantidad de horas. Un periodo de
descanso, puede ser muy beneficioso en forma y contenido, ya que los integrantes pueden compartir sus conocimientos y
experiencias
 Fomentar el trabajo en equipo. Para que el tiempo de este tipo de reunión sea dinámico y fomentar el aprendizaje a través del
entretenimiento, es muy recomendable programar también dinámicas de grupo para trabajar en equipo a través de experiencias
práctica
 Una adecuada presentación y una ronda de conclusiones son imprescindibles Al inicio de un taller de trabajo intensivo, el
moderador debe presentarse ante su audiencia y también hacer la presentación del proyecto, indicando además los objetivos del
mismo. Esta información de contexto es muy importante para que los asistentes se sitúen mejor en el desarrollo pedagógico. Pero,
además, tras la introducción inicial, conviene iniciar una ronda de presentaciones para que cada asistente pueda decir su nombre,
explicar brevemente su biografía profesional y explicar los motivos por los que está allí.
Además, al final de la sesión, también es indispensable abrir una ronda de conclusiones en la que aportar
ideas de cierre de un taller que al ser tan vivencial enriquece mucho a los asistentes que forman parte de un
entorno de diálogo y comunicación. Una lluvia de ideas que el moderador puede anotar en la pizarra para
poner en orden los distintos puntos.
Elección del local. Hay que elegir un local que sea lo suficientemente amplio para acoger a los participantes,
que tenga muy buena acústica y que disponga de las instalaciones que permitan desarrollar cómodamente las
actividades que se propongan.
Material didáctico. Es imprescindible preparar de manera exhaustiva el material que se le dará a los
participantes en el primer momento. Debe ser completo y útil.
Difusión del taller. Se debe difundirlo de manera adecuada, haciendo uso de todos los medios y recursos que
se tengan al alcance de la mano.

Qué es? El término inglés coffee break se utiliza para mencionar el tiempo de descanso o pausa en algunas
actividades sociales o eventos de empresa (conferencias, reuniones de trabajo, visitas de empresa, actividades
formación u otro tipo de eventos).
Se puede realizar en un establecimiento cercano o bien en alguna dependencia de la propia empresa donde
ha preparado todo lo necesario para ese "coffee break". Si son pocas las personas que están reunidas, en el
propio despacho se puede preparar un pequeño bufé variado o bien encargarlo a una cafetería o
establecimiento cercano que lo llevarán a la oficina a la hora convenida.
Finalidad. Es la pausa que se hace en una actividad con la finalidad de que los invitados se distiendan y se
relacionen. En general, lo ideal es que tenga una duración de 15 o 20 minutos.
Entre los factores a tener en cuenta para su preparación son los siguientes:
 El perfil del público al que va dirigido
 La franja horaria en que se realizará la pausa
 La cantidad exacta de alimentos y bebidas que se utilizarán
 El lugar donde se alojará el coffe break.
 La colocación de los enseres como platos, cubiertos, vasos, tazas y servilletas.

FIESTAS Y
RECONO -
CIMIENTOS
Qué es? Las entregas de premios en las empresas se dan
cada vez con más frecuencia por dos motivos como forma
de incentivar a los empleados por los buenos resultados
obtenidos o para reconocer la trayectoria profesional de
alguien que se jubila. Por lo general las entregas de
premios se realizan con una periodicidad anual, conforme el
ejercicio del año anterior ha finalizado. Hay ocasiones que
la entrega de premios se realiza aprovechando alguna
convención
de empresa anual, o la tradicional cena de Navidad en la que se reúnen todos los
empleados, o como una actividad más, que suponga un aliciente añadido al propio acto
en sí.
Finalidad. Su objetivo es incentivar a los trabajadores y mejorar su motivación y grado de
pertenencia en la empresa

FAMILY DAY
Qué es? Un Family Day es un evento para que las familias de los trabajadores y
trabajadoras de una empresa se unan y pasen un día juntas.
Habitualmente son empresas que valoran la importancia de cuidar el núcleo familiar
y a la infancia. Y que tienen en cuenta la conciliación familiar; o al menos, lo intentan.
Finalidad. En primer lugar, humaniza a la empresa y contribuye a fomentar la
conciliación familiar. Además, ayuda a la familia a comprender el entorno laboral y
los valores de la empresa. Es importante el hecho de que genere orgullo de
pertenencia, refuerce la imagen de la empresa ante los trabajadores y trabajadoras,
mejore la comunicación y las relaciones internas para lograr un clima laboral más
agradable, así como fortalecer las relaciones entre los trabajadores y trabajadoras y
sus familias.

TEAM
BULDING
Qué es? El concepto Team Building o construcción de equipos, engloba una gran variedad
de actividades, orientadas y estructuradas para mejorar la motivación y convivencia de un
equipo de trabajo. El Team Building ,es una de las herramientas clave en el desarrollo
organizacional y en la resolución de conflictos.
Finalidad. Las sesiones de Team Building se centran en mejorar la productividad de los
trabajadores a través de la motivación y la cohesión grupal. Trabajan actitudes importantes
para que un grupo funcione y esté verdaderamente organizado como
la autoevaluación de cada integrante, la confianza en el equipo y el compañerismo.
1. Construir un equipo fuerte
2. Crear un sentido de permanencia
3. Impulsar la Comunicación
4. Fomentar una actitud positiva

RETREAT O
ESCAPADAS
Qué es? Se trata de una escapada conjunta que realizan todos los miembros del equipo para
poner en orden y en común determinadas ideas. Suele durar 2-3 días, y en éstos hay tiempo
tanto para trabajar como para divertirse. Una salida de este tipo ayuda especialmente a reforzar
los lazos entre los miembros del equipo y también a la aparición de nuevas ideas, simplemente
por el hecho de estar en un ambiente relajado y diferente al de la oficina.
Finalidad. Los principales objetivos de un retreat deberían ser:
 Debatir y definir cuestiones fundamentales que afectan a la empresa, como la misión, los
objetivos a largo plazo o la estrategia empresarial.
 Establecer los objetivos a corto plazo (máximo para los próximos 6 meses) y dibujar el papel de
ruta así como la contribución de cada persona a estos objetivos.
 Disponer de momentos de brain storming en los que puedan surgir nuevas ideas y métodos
que impliquen alguna mejora.
 Realizar actividades en grupo que ayuden al team building y mejoren la confianza y
comunicación entre todos los empleados.

ACTIVIDAD 2 EVENTOS INTERNOS
COFEE BREAK
Una empresa conservera de exportaciones, situado en la calle Colòn de Vigo, realizará una reunión de trabajo con unos
socios murcianos para tratar diferentes temas en la gestión y dirección de la empresa. Para hacer más agradable la estancia,
la dirección te encarga que realices un COFFE BREAK en un lugar diferente al centro de trabajo, exigiéndote lo siguiente:
1. La duración del evento es máximo 45 minutos
2. Elijas un lugar que aporte un valor diferencial a este descanso en la reunión
3. Decidas sobre los alimentos y tomes medidas para el tema de las dietas de cada asistente
4. Analices todos los aspectos a tener en cuenta (climatización, sonido ambiente, comodidad, etc.) para
que este descanso para el café resulte regenerador y se disfrute en un entorno tranquilo
5. No hay límite de presupuesto
6. Cualquier mejora que puedas incluir

RETREAT O ESCAPADA
Una multinacional que se dedica al desarrollo de telefonía móvil tiene pensado lanzar al mercado un nuevo móvil. Los responsables de su desarrollo
es un equipo humano integrado por 5 ingenieros, con estas características:
1. Elena Lémur, directora del proyecto. Ingeniero de gestión de telecomunicaciones. Es madre soltera de un niño de 8 años. Le gusta las actividades
al aire libre, hace yoga y meditación y se considera vegana, aunque su hijo tiene una alimentación completa. Tienen un bulldog francés como
mascota.
2. Elias Aligator. ingeniero de telecomunicaciones Es natural de Bilbao, está casado con dos hijos. Su alimentación es normal, le gusta los deportes
de riesgo y últimamente está un poco estresado porque le cuesta conciliar la vida personal y familiar.
3. Shania Tucán, ingeniera de telecomunicaciones, colombiana, soltera. Le gusta el fitness y los animales. Su alimentación es la adecuada para
alguien que tiene intolerancia al gluten. Ha tenido varios enfrentamientos con Elias, porque no se siente escuchada en las decisiones técnicas del
proyecto.
4. Salmar Kumar. Pakistani e ingeniero informático. Solamente tiene 29 años. Es soltero, y su familia vive en Islamabad. Le gusta la comida hindú
pero se alimenta de todo tipo de alimentos. Le gustan las series, comprar por internet y está “always on” en sus redes sociales. Es introvertido, lo
que hace que a veces no se atreva a dar su opinión o punto de vista.

RETREAT O ESCAPADA
Antes de empezar el proyecto, el departamento de motivación de RRHH propone realizar una escapada para que sirva de punto de inflexión que tiene
como objetivos los siguientes:
1. Motivación laboral. Cargar pilas y mejorar el clima del equipo
2. Brainstorming. Además del componente de ocio, descanso y aventura se han de organizar reuniones de trabajo para conseguir
un producto avanzado e innovador.
3. Team bulding. Realizar actividades en grupo que mejoren la comunicación y confianza de este grupo de trabajo
4. Conciliación de la vida familiar y personal. Esta “retreat” está planteada para reforzar este objetivo, por lo que en la medida que
se pueda podrán participar también los familiares directos de los miembros del equipo.

RETREAT O ESCAPADA
Por ello, como responsable de asistencia a la dirección se te propone que realices un retiro que cumpla las siguientes condiciones:
a. El retiro tendrá una duración de una semana
b. La fecha para realizarse es el mes de octubre
c. El país de destino puede ser cualquiera, siempre que cumpla los siguientes requisitos: Un lugar donde se pueda descansar, que garantice el buen
tiempo, que se puedan realizar actividades de ocio, deporte y aire libre.
d. Siempre que el presupuesto lo permita, también participarán los familiares y seres queridos más directos
e. Se deberá contar con un programa de actividades concreto y un espacio de trabajo para gestionar las reuniones, con el correspondiente programa
de trabajo.
f. El límite de presupuesto para todo el evento es de 30.000 euros (incluye viaje, hotel, restaurante, reserva de salas, actividades programadas, etc.)
g. Además de la gestión, se ha de presentar un dossier de viaje, donde se detalle a todos los participantes de las condiciones a tener en cuenta en el
viaje (documentación a llevar, desplazamiento, moneda, maleta, seguros, restaurante, vacunas, enchufes, etc.)

COMIDA DE TRABAJO
Una empresa de congelados, ubicada en el Berbés de Vigo ha recibido una visita de cinco inversores con el fin de cerrar un
importante acuerdo comercial. Las características de estos inversores son:
• Dos de ellas son dos mujeres directivas proceden de México, una de ellas tiene una fuerte ideología política de derechas
• Otro inversor es de Brasil, que está preocupado por la situación política que vive el país
• Otros dos procedentes de la Bretaña Francesa que están afectados por la situación del Brexit. Uno de ellos cuenta con una
dieta estricta por tener problemas de colon.
A las 14.00 horas está programado una comida donde asistirán los anteriores inversores, los traductores necesarios y además del
siguiente personal de la empresa:
1. La directora financiera, Elisa Rinó, que su tiempo libre lo dedica a la militancia en un partido político de izquierdas
2. El director general, Augusto Pereira, que tiene un carácter autoritario y no suele tener reparos en exponer sus ideas políticas y
religiosas
3. El /la asistente a la dirección, de carácter agnóstico y amante de los deporte de contacto

COMIDA DE TRABAJO
Con toda esta información, se pide que:
1. Búsqueda del restaurante donde tendrá la actividad
2. Búsqueda de los intérpretes que ayudarán en el evento
3. Elección y contratación de los medios para realizar el desplazamiento
4. Elección del menú
5. Protocolo. Organizar la mesa, respecto a la situación de cada uno de los asistentes Elaborar una lista de las cosas que se
pueden hacer y otra de las que no deberían hacer en el desarrollo del evento.

UT 1. EVENTOS
4. EVENTOS DE CARÁCTER EXTERNO

EVENTOS
EXTERNOS
Los principales eventos externos son:
• PRESENTACIONES DE EMPRESA
• LANZAMIENTO DE PRODUCTOS Y MARCAS
• ROADSHOWS
• STREET MARKETING
• JORNADAS
• CONFERENCIAS
• SEMINARIOS
• WEBINARS
• FERIAS Y EXPOSICIONES
• CONGRESOS Y SUMMIT
• VIAJES DE EMPRESA

PRESENTACIÓN
DE EMPRESA
Qué es? Permite exhibir el contenido de un tema
ante una audiencia. Se trata de ofrecer información
o hacerla pública a través de un discurso, textos,
imágenes, vídeos, grabaciones de audio o
componentes multimedia.
Finalidad. Se pueden utilizar para distintas
situaciones, como actividades de información,
comerciales o de presentación de resultados

LANZAMIENTO
DE
PRODUCTOS O
MARCA
Qué es? El lanzamiento de un producto consiste en una serie de actividades
tácticas de comunicación y publicidad. El objetivo principal de estas actividades
es comunicar al mercado acerca de la existencia de un nuevo producto así como
sus propiedades, a la vez que se empieza a transmitir su posicionamiento en
relación a las necesidades de los clientes y los posibles competidores.
En el lanzamiento de una marca, es un acto de comunicación dirigido a clientes
potenciales, medios de comunicación, lideres de opinión, stakeholders, con el
objetivo es presentar al mercado una nueva marca, en concreto su nombre
comercial, los colores representativos, el posicionamiento que ocupara en el
mercado.

STREET
MARKETING
Qué es? El street marketing es cualquier actividad promocional, acción de
comunicación o campaña de publicidad que se tiene lugar en el espacio público,
normalmente en el medio urbano o en espacios comerciales, a través de técnicas
no controladas por las compañías de medios. Este evento se diferencia del resto
de las campañas de marketing por la interacción y participación de la gente.
Dos buenos ejemplos de Street marketing son el flashmob y el dance marketing.
Finalidad. El propósito principal de estas campañas es el de crear un mayor
impacto y un acercamiento más directo con el consumidor. Precisamente por ello
resultan muy efectivas, ya que permiten a la marca relacionarse con su público
objetivo en su propio hábitat y lograr mayor notoriedad.

ROADSHOWS
Qué es? Un Roadshow es un evento itinerante y ambulante en el que se
lleva una acción de marketing a diferentes puntos geográficos para captar
clientes, transmitir un mensaje y promocionar la marca a través del
entretenimiento.
Finalidad. Cada vez esta modalidad está más en auge por las ventajas que
ofrecen para promocionar un producto o una marca y por su manera de
aproximarse al cliente, muy distinta a las clásicas.

JORNADAS
Qué son? Conjunto de días dedicados a diferentes actos, como
reuniones, cursos, conferencias, etc., generalmente de carácter
monográfico, en las que un número relativamente grande de personas
a las que reúne una problemática común.
Finalidad. Los objetivos que se persiguen son diversos entre ellos están los siguientes :
– Difundir la cultura y el conocimiento.
– Sensibilizar a la población.
– Asesorar sobre las herramientas, ayudas y apoyo.
– Consolidación de colaboraciones y asociaciones, mediante acciones continuas más allá de
las jornadas

CONFERENCIA
Qué es? Es una reunión, normalmente en forma de coloquio con un alto grado de participantes, especialistas
invitados a título personal por una entidad, y de espectadores, en la que se trata de realizar un debate sobre
determinados puntos, promover una marca o abordar un tema para desarrollarlo desde el conocimiento y con
diferentes perspectivas que enriquezcan el discurso. No importa ni el sector, ni el tipo de compañía, ni tan
siquiera el servicio o producto en caso de que tenga fines promocionales, las conferencias pueden abordar
prácticamente cualquier temática
Finalidad. Una Conferencia puede tener muchas utilidades.
 Puede servir como un punto de encuentro entre una marca y sus consumidores, como un evento en el que
compartir conocimientos sobre un tema o varios relacionados con un sector, o incluso como una celebración
pensada con fines didácticos para aprender sobre una materia.
 A nivel promocional, además de funcionar para conectar mejor con la audiencia, las compañías pueden
emplearla para reforzar el impacto a la hora de presentar nuevos productos o servicios. Grandes eventos con
los que se presenta y se anuncia a bombo y platillo una gran novedad para conseguir una mayor repercusión
y, por tanto, asegurarse la visibilidad suficiente para ese anuncio recién realizado.

Qué es? Es una conferencia, taller, curso o seminario en
formato vídeo que se imparte a través de Internet. Lo que
caracteriza al webinar y le aporta un valor añadido es la
interacción que se produce entre el conferenciante y los
usuarios asistentes al mismo.
Para realizar un webinar solo se necesita una plataforma que permita la conexión y distribución del mensaje
(Google Hangouts, Webinars on air, Fuze…) y una conexión a Internet. Por parte del usuario, dependiendo
del webinar necesitará también una conexión a Internet, instalar el software o acceder a la plataforma a
través de la clave de acceso que se le facilite.
Finalidad. Lo que hace al webinar un formato de éxito es la cercanía y capacidad de conexión con el
usuario. Permite un trato de tú a tú entre el ponente y los asistentes que facilita la comprensión y
asimilación de conceptos. Además, permite establecer relaciones profesionales que pueden llegar a
convertirse en oportunidades de negocio.

SEMINARIO
 Reunión no formal de carácter educativo que tiene como objetivo impartir conocimiento o beneficiar a los
participantes con la experiencia de expertos sobre un tema particular. Tiene limitado número de participantes y
estos deben tener nivel de capacitación adecuado sobre el tema a tratar.
 El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Está dividido en
tres fases:
 - Fase de exposición, cuando alguien previamente designado realiza una investigación y lleva su aporte al grupo.
 - Fase de discusión, cuando el asunto en cuestión es debatido y analizado en todos sus aspectos en pequeños
grupos o colectivamente.
 - Fase de conclusión, cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes, propone a la aprobación
del grupo las recomendaciones finales del seminario.
 A menudo las personas que toman parte en un Seminario vienen de distintas ciudades o países y son sometidas
a un severo programa de trabajo.
 Aunque al principio estas manifestaciones se circunscribían a asociaciones filosóficas, religiosas, etc., hoy en día
esferas comerciales y técnicas recurren al Seminario como un eficaz medio de comunicación.

FERIAS Y
EXPOSICIONES
FERIA. Una feria es un evento que se realiza de forma periódica en el cual empresas de un mismo sector
exponen sus productos y/o servicios. También se le puede llamar “Salón” (Feria y Salón sí pueden usarse como
sinónimos).
 En las ferias se realiza el montaje de diferentes stands y expositores para diferentes empresas que participan
en el evento, siendo una buena ocasión para hacer negocios y colaborar con especialistas del mismo sector.
 Las ventajas de participar en una feria son múltiples, desde conseguir nuevos contactos hasta conocer las
novedades de la competencia o promocionar tus productos.
 Normalmente en las ferias se muestran novedades de las empresas y se realizan demostraciones, por ello
suelen celebrarse en grandes lugares construidos para ello.
 A veces la palabra “feria” se confunde con “exposición” y es que se parecen mucho. La única diferencia
notable es que en las ferias sí se comercializan productos/servicios en el momento.
EXPOSICIÓN. Una exposición es una feria cuyo objetivo es el intercambio de información y la generación de
negocios, pero al ser un público más especializado no se realizan transacciones en el momento. Podríamos
decir que las exposiciones se dirigen a un público más profesional, mientras que las ferias a todo el mundo.

CONGRESO
Qué es? Reunión, normalmente periódica, en la que, durante varios días,
personas de distintos lugares que comparten profesión o actividad presentan
conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o
actividad para intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas. Integra
actividades como stands, coloquios, conferencias, reuniones, workshops,
puntos de comida u otras actividades. Últimamente se incluye la posibilidad de
seguir este evento en streaming.
Un congreso es uno de los eventos más complejos de organizar en lo que
respecta a la coordinación y logística porque generalmente son eventos de
varios días y con diferentes actividades paralelas. Los congresos se realizan con
una frecuencia determinada, que puede variar entre uno o cuatro años
Finalidad. Entre los motivos por los que se organiza un congreso, están los
siguientes:
 Para mejorar la imagen de tu marca.
 Para difundir conocimientos.
 Para promover sinergias entre profesionales.
 Para mejorar la comunidad (científica, cultural,…)
 Para establecer nuevos proyectos, prácticas, paradigmas, libros blancos, etc.
 Para conseguir financiación general o de proyectos.
 Para dar visibilidad a una profesión.

VIAJES DE
NEGOCIOS
Qué es? Son salidas de profesionales de la empresa para asistir a reuniones, ferias, congresos o para
establecer acuerdos comerciales. El «business travel» está experimentando una profunda transformación
hacia viajes más personalizados que atienden las necesidades de un viajero hiperconectado, que quiere
flexibilidad, mayor bienestar, conciliar y que también busca disfrutar del ocio cuando trabaja fuera de su
casa.
Finalidad. Entre lo objetivos y beneficios de los viajes de empresa, están los siguientes:
 Tejer alianzas estratégicas.
 Expandir el negocio
 Compararte y aprender de otras empresas.
 Participar en ferias y congresos.
 ¡No hay como estar cara a cara!
 Buscar nuevas ideas e inspiración
 Combinar negocios y placer

OTROS
EVENTOS
EXTERNOS
Simposio. Es una reunión en la que dos o más expertos exponen sus
puntos de vista sobre un tema determinado, permitiendo la
participación activa de los asistentes.
Foros. Espacios de debate donde todos los asistentes participan. En
este tipo de citas anuales se necesita la figura del moderador y suelen
funcionar bien, si antes ha habido unas conferencias que dejen paso a
dicho debate.
Ciclos. Serie de conferencias u otros actos de carácter cultural
relacionados entre sí, generalmente por el tema.
Fiestas. También puede convertirse en un escenario perfecto si el
mensaje está bien trabajado

ACTIVIDAD 5 EVENTOS EXTERNOS
CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS DE LOS DIFERENTES EVENTOS
Prepara un dossier explicativo entre las diferencias y similitudes entres los siguientes eventos:
•Coloquios
•Foros
•Ciclos
•Simposios
•Conferencias
•Jornadas
•Ferias
•Exposiciones
•Seminarios
•Congresos

ACTIVIDAD DE MARKETING
Trabajas en una empresa de eventos y has de realizar una actividad de marketing al aire libre para dar difusión de un nuevo producto de una empresa.
El nuevo producto puede ser:
(a elegir uno, entre las opciones)
• Un nuevo teléfono móvil
• Un nuevo perfume
• Un nuevo coche o moto
• Una nueva aplicación móvil (app)
• Otro producto que te resulte más atractivo
Diseña el borrador de la campaña de marketing (roadshow o Street marketing) que le propones a esta empresa, puedes acompañar tu presentación de la
propuesta con videos, imágenes o con un storyboard)
El storyboard es un guion gráfico formado por un conjunto de ilustraciones mostradas en secuencia con el objetivo de servir de guía para
entender una historia, previsualizar una animación o seguir la estructura de una película antes de realizarse o filmarse

JORNADAS
Organiza unas jornadas de duración 2 días sobre un tema libre, que prefiráis, entre los contenidos que deben aparecer son:
1. Lugar de realización
2. Fecha de realización
3. Escala del evento (local o autonómico)
4. Cartel de las jornadas
5. Participantes al evento. Cuál es el target a quien va dirigido
6. Ponentes e invitados especiales, con quien os gustaría contar
7. Checklist de las tareas que se han de realizar. En esta checklist deberán figurar:
• Necesidades de personal. Identificar solamente las personas que se
necesitan para la organización del evento
• Necesidades de servicios. Identificar solamente que servicios deberéis
contratar para que todo funcione correctamente
• Necesidades técnicas. Identificar solamente que equipos técnicos tiene
contar el lugar del evento para que se desarrolle con normalidad

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