Organización y consejos para preparar el presupuesto de un evento

1. PRESUES
TO DE UN
EVENTO

2. Sin un presupuesto, resulta muy difícil administrar los gastos.
No se puede saber con certeza si habrá fondos suficientes para cubrir
las necesidades de un eventos, lo que puede terminar en una deuda
importante después del evento.
A través del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es
necesario.

3. EL PRESUPUESTO ES UNA HERRAMIENTA DE PLANIFICACIÓN, LA CUAL
AYUDARÁ A TENER UNA VISIÓN MÁS CLARA Y REALISTA DE LOS
RECURSOS ECONÓMICOS Y MATERIALES QUE SE REQUERIRÁN PARA
EL DESARROLLO DEL EVENTO.
INGRESOS
GASTOS

4. FASES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
PRESUPUESTO ILIMITADO
VS
PRESUPUESTO LIMITADO
Antes de iniciar la planificación del evento es necesario reunirse y
sentar las bases de la magnitud del evento, ya que se ha de elegir
entre estas dos opciones:
1. Que adaptemos el presupuesto al evento
2. Que adaptemos el evento al presupuesto

5. FASES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
DETERMINACIÓN
DE LAS
NECESIDADES
Una vez se define el fin y los objetivos que se persiguen con el evento,
tenemos que planificar cómo vamos a hacer para cumplirlos. Para ello
vamos a planificar cada una de las tareas y de las variables necesarias
para poder realizar el evento, incluida su ejecución en el tiempo.

6. FASES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
ORDEN DEL
PROCESO DE ACTIVIDADES
DE FORMA NATURAL
Redacta y ordena de forma cronológica, los diferentes
acontecimientos y actividades necesarias para pueda producirse el
evento.
Cuanto mayor sea la precisión en todos los detalles y partidas, más
probabilidad habrá de que no nos encontremos con gastos
inesperados.

7. FASES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
CUANTIFICACIÓN
DE LAS
NECESIDADES
Una vez se define el fin y los objetivos que se persiguen con el evento,
tenemos que planificar cómo vamos a hacer para cumplirlos. Para ello
vamos a planificar cada una de las tareas y de las variables necesarias
para poder realizar el evento, incluida su ejecución en el tiempo.

8. FASES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
LÍMITE DE
PRESUPUESTO POR
PARTIDA
Establece el presupuesto máximo que se puede destinar a cada una
de esas partidas, al limitar el presupuesto evitaremos encontrarnos
con deudas al final del evento.

9. FASES EN EL DESARROLLO DEL PRESUPUESTO
GASTOS
EXCEPCIONALES E
IMPREVISTOS
Cuando se desarrolla el presupuesto hay que establecer una partida
destinada a cubrir gastos excepcionales, aquellos gastos que no se
han previsto en la planificación del evento y que por tanto, no se ha
planteado en el presupuesto, de forma específica.

10. COSTES
FIJOS
1.PRODUCCIÓN PRE-EVENTO, GASTOS DE PERSONAL DESIGNADO Y MERCHANDISING
CORPORATIVO (FOLLETOS, CARTELES, ETC)
2.DIFUSIÓN, PROMOCIÓN DEL EVENTO, PUBLICIDAD Y RUEDA DE PRENSA.
3.DISEÑO, IMPRESIÓN Y GASTOS DE ENVÍO DE INVITACIONES.
4.ALQUILER DE LA LOCALIZACIÓN DEL ESPACIO DEL EVENTO.
5.SERVICIO DE APARCAMIENTO.
6.DIETAS, TRANSPORTE Y ALOJAMIENTO DE PONENTES E INVITADOS.
7.PROTOCOLO DE APERTURA Y CIERRE DE LOS ACTOS.
8.TRADUCTORES E INTÉRPRETES.
9.SISTEMA DE INSCRIPCIÓN Y ACREDITACIÓN
10.MANTENIMIENTO DE LA PÁGINA WEB Y SERVICIOS DE SOCIAL MEDIA.
11.ACTIVIDADES EXTRA,
12.COBERTURA DE SEGURO DE EQUIPAMIENTO Y PERSONAL
13.HONORARIOS DE OTROS SERVICIOS DE TIPO PROFESIONAL.
14.EQUIPAMIENTO TÉCNICO.
15.PROFESIONALES MULTIMEDIA, ENCARGADOS DEL SONIDO, EL VÍDEO O LA
FOTOGRAFÍA, ASÍ COMO LOS RESPONSABLES DE LA DECORACIÓN.
16.SERVICIO DE MONTAJE Y DESMONTAJE DE STANDS.
17.SEÑALÉTICA
CLASIFICACIÓN DE LOS
COSTES DE UN PRESUPUESTO

11. •LOS MATERIALES INDIVIDUALES: ACREDITACIONES Y CREDENCIALES,
FOLLETOS, PROGRAMAS O CATÁLOGOS, DETALLES PARA LOS INVITADOS Y
DIPLOMAS DE ASISTENCIA, ETC.
•SERVICIOS DE CATERING Y BEBIDAS O NÚMERO DE CAMAREROS.
•- PERSONAL TEMPORAL .
•- ESTACIONAMIENTO.
•- ALQUILER ORDENADORES Y MOBILIARIO.
•- GASTOS BANCARIOS.
•- PERSONAL DE SEGURIDAD Y LIMPIEZA
Dependen del número de participantes del evento
COSTES VARIABLES
CLASIFICACIÓN DE LOS COSTES DE UN
PRESUPUESTO

12. IMPREVISTOS
ES IMPORTANTE TENER EN CUENTA QUE EXISTEN UNA SERIE DE IMPREVISTOS O
CONTINGENCIAS DURANTE LA ORGANIZACIÓN DEL EVENTO, POR LO QUE ES BUENO
CONTAR CON UN CAPITAL EXTRA PARA PODER CUBRIRLOS.
SE RECOMIENDA CONSIDERAR ENTRE UN 10% DE LOS POSIBLES INGRESOS
TOTALES. ESTO NOS DARÁ LA FLEXIBILIDAD NECESARIA AL PRESUPUESTO, PARA
LLEGAR AL FINAL DEL EVENTO PUDIENDO CUBRIR CUALQUIER CONTRATIEMPO O
EVENTUALIDAD.
CLASIFICACIÓN DE LOS COSTES DE UN
PRESUPUESTO

13. COTIZACIÓN DE PRESUPUESTOS
Para cada partida a cubrir, es muy importante solicitar más de 3
cotizaciones, y así poder armar un presupuesto final más
conveniente y ajustado para el evento.

14. COTIZACIÓN DE PRESUPUESTOS
Es posible que desde que se solicita el primer presupuesto, hasta el día de la
contratación, haya una modificación en la cotización, ya que los proveedores
manejan entre 15 días y un mes en la congelación de las cotizaciones. Es saludable
convenir de antemano con ellos, para mantener el mismo precio por espacios de
tiempo más prolongados.

15. COTIZACIÓN DE PRESUPUESTOS
Es vital contar con el respaldo de todas las cotizaciones que se soliciten, para tener
presentes las condiciones de pago y entrega en cada caso. Eso además permitirá, si
algún proveedor fallara, tener las demás opciones a mano.
También es importante guardar las tarjetas y números de contacto para casos de
emergencia.

16. PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO
La mejor presentación es colocar en una sola hoja todo el contenido, ubicando en
el encabezado el nombre y año del evento, fecha y hora, número de personas y a
continuación cada uno de los rubros o partidas, la cantidad, el precio unitario y el
precio total.
Adicionalmente, es importante considerar que si se ha realizado el mismo tipo de
evento en años anteriores, es buena opción colocar un comparativo para visualizar
las variaciones en los costes.

17. PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO
Se han de desglosar por partidas cada uno de los gastos a los que se ha de hacer
frente, distinguiéndose entre partidas presupuestadas y partidas reales.
Además se ha de crear una partida de imprevistos. Esta se ira reduciendo a
medida que tengamos que hacer frente a ellos.
Tambiénes importante considerar que si se ha realizado el mismo tipo de evento
en años anteriores, es buena opción colocar un comparativo para visualizar las
variaciones en los costes.
El presupuesto final deberá tener una cantidad global

18. PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO
Además del presupuesto interno de la empresa, o los fondos que dispone para la
organización del evento, se han de identificar otras formas de financiación del
evento. Cada partida se identificará por su valor estimado y definitivamente por su
valor real.
Otras formas de financiación del evento es a través de :
Entradas al evento
Patrocinio y colaboradores
Actividades especiales
Alquiler de espacios publicitarios
Concesiones para ventas (cafeterías, espacios de venta productos)
Venta de merchandising
Otros

19. Consejos para hacer un
presupuesto
más económico