Livre blanc ROI gestion des licences : convaincre vos interlocuteurs des gains potentiels Ce livre blanc ROI gestion des licences, vous aidera à convaincre vos interlocuteurs de mettre en place un programme de gestion des licences. Expliqué avec une grande clarté, il pose les risques auxquels votre organisation se confronte sans un bon programme de gestion des licences. Puis, il met en exergue les 7 domaines sur lesquels, grâce à la mise en place d’un programme de gestion des licences, vous obtiendrez de vrais gains. Chiffrés et fournis d’exemples, ce livre blanc vous fournira les arguments clés à a mise en place d’un programme de gestion des licences face à des interlocuteurs issus du Top management aussi bien IT, finances et achats. Le sommaire du livre blanc ROI gestion des licences - Les erreurs commises sans SAM* - Maximisez 7 fois vos chances de ROI * SAM : Software Assets Management (Gestion des actifs logiciels)

1. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012 • www.mersy.fr
Gestion
Des Licences
Copyright © 2012 - mersy
Software Assets Management :
maximisez 7 fois votre ROI

2. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Gestion
Des Licences
Software Assets Management :
maximisez 7 fois votre ROI
Introduction
Chapitre 1
Les 5 erreurs commises sans SAM*
Chapitre 2
Maximisez 7 fois votre ROI SAM*
Conclusion
Votre nouvelle vie SAM*
*SAM : Software Assets Management (gestion des actifs logiciels)
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3. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Introduction
Ce
livre
blanc
a
pour
objec/f
de
vous
fournir
les
arguments
clés
à
a
mise
en
place
d’un
programme
de
ges/on
des
licences
face
à
des
interlocuteurs
issus
du
Top
management
aussi
bien
IT,
finances
et
achats.
Il
détaille
dans
la
première
par/e
les
risques
auxquels
votre
organisa/on
s’expose
en
cas
de
mauvaise
ges/on
des
licences.
Puis,
il
met
en
exergue
les
7
domaines
sur
lesquels
vous
ob/endrez
de
vrais
gains
grâce
à
la
mise
en
place
d’un
programme
de
ges/on
des
licences
appelé
aussi
programme
SAM
(SoPware
Assets
Management).
N’oubliez
pas
que
l’enjeu
dans
ce
domaine
est
de
taille
tant
pour
lever
les
risques
de
non-­‐conformité
(et
les
amendes
associées)
que
pour
réaliser
des
économies
substan<elles.
Tout
comme
le
Gartner,
nous
évaluons
les
poten3els
de
gains
jusqu’à
30
%
des
dépenses
logicielles
la
1re
année
et
entre
7
et
10
%
en
récurrent.
Selon
le
poids
des
ac3fs
logiciels
dans
l’entreprise,
les
gains
poten3els
peuvent
aCeindre
1
million
d’euros
pour
10
millions
de
dépenses
IT
!
(hypothèse
:
poids
des
ac3fs
logiciels
à
30
%
du
budget
IT)
L’assie'e
des
gains
poten/els
recouvre
tous
ces
domaines
:
-­‐
applica/ons
et
progiciels
-­‐
redevances
(cloud)
-­‐
middleware
-­‐
databases
-­‐
infrastructure
Selon
l’ITIL
«
la
ges/on
des
ac/fs
logiciels
est
un
impéra/f,
pas
une
op/on.
Les
ac/fs
logiciels
sont
des
ac/fs
commerciaux.
Sans
une
bonne
maitrise,
les
hauts
responsables
de
l’entreprise
s’exposent
à
des
risques
juridiques,
financiers
et
opéra/onnels
».
Une
ges/on
efficace
de
ces
ac/fs
exige
un
programme
SAM*
(SoPware
Assets
Management)
mature
et
la
coopéra/on
de
mul/ples
fonc/ons
au
sein
de
votre
organisa/on.
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4. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Chapitre 2
Les 5 erreurs commises sans SAM*
Gérer
des
ac/fs
logiciels
consiste
à
rechercher
à
minimiser
les
coûts
tout
en
fournissant
une
capacité
suffisante
et
une
flexibilité
pour
répondre
aux
besoins
des
mé/ers.
Peu
d’organisa/ons
savent
gérer
les
licences
logicielles
comme
des
ac/fs
de
l’entreprise
bien
qu’elles
aient
la
charge
de
plusieurs
centaines
voire
millions
d’euros
de
licences
logicielles.
Sans
un
bon
programme
SAM*,
les
erreurs
suivantes
se
produisent
fréquemment
et
peuvent
influer
considérablement
sur
la
rentabilité
de
toute
l’entreprise
:
Erreur
N°
1
:
Le
risque
de
non-­‐conformité
Sans
un
programme
SAM*,
vous
prenez
un
risque
de
non-­‐conformité.
Prendre
ce
risque
conduit
forcément
à
payer
de
lourdes
amendes
lorsque
la
non-­‐conformité
est
mise
au
jour.
Comptez
entre
600
et
1000
euros
par
poste
et
par
licence
non-­‐conforme
(prix
de
la
licence
+
le
raCrapage
des
frais
de
maintenance
sur
une
base
de
3
années
+
des
pénalités).
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5. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Erreur
N°2
:
Le
sur-­‐licensing
Faire
du
sur-­‐licensing
consiste
à
posséder
plus
de
licences
que
de
besoins.
En
somme,
vous
avez
acheté
trop
de
licences
et
vous
payez
des
frais
de
maintenance,
de
support
et
de
ges/on
inu/lement.
Le
calcul
à
la
louche
des
besoins
en
licences
conduit
invariablement
à
faire
du
sur-­‐
licensing
ou
du
sous-­‐licensing.
Par
ailleurs,
l’absence
de
processus
de
contrôle
dans
les
domaines
impliquant
l’u/lisa/on
de
licences
peut
amener
à
du
sur-­‐licensing.
Par
exemple
:
une
organisa3on
qui
n’a
pas
mis
en
place
de
processus
de
contrôle
sur
les
licences
lors
des
entrées
et
sor3es
de
personnels
conduit
à
laisser
ac3ves
des
licences
pour
du
personnel
qui
ne
fait
plus
par3e
de
votre
organisa3on
!
En
outre,
sans
un
suivi
approprié
de
l’u/lisa/on
de
vos
ac/fs
logiciels,
des
licences
disponibles
pour
un
redéploiement
et
des
besoins
existants
dans
divers
départements,
vous
risquez
de
ne
pas
faire
bénéficier
votre
organisa/on
des
licences
disponibles.
Pire,
plusieurs
départements
peuvent
acheter
individuellement
un
certain
nombre
de
licences
logicielles
d’une
même
applica/on
alors
que
le
poten/el
existant
de
licences
couvraient
les
besoins
de
tous.
En
bref,
un
vrai
gaspillage
de
temps
et
d’argent.
Erreur
N°3
:
Le
sous-­‐licensing
Faire
du
sous-­‐licensing
consiste
à
sous-­‐es/mer
les
besoins
en
licences
logicielles
pour
contenir
les
dépenses
informa/ques.
C’est
une
méthode
qui
peut
vous
coûter
très
cher
in
fine
car
vous
prenez
non
seulement
des
risques
opéra/onnels
mais
également
des
risques
juridiques
et
financiers.
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6. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
En
effet,
du
sous-­‐licensing
ressen/
comme
tel
auprès
des
mé/ers
peut
conduire
à
des
dérives
de
piratage
et
d’installa/on
illégale
de
l’applica/on
sur
les
postes
de
travail
et
au
final
vous
conduire
à
être
déclaré
non-­‐conforme
lors
d’un
audit
de
licences.
Par
ailleurs,
des
erreurs
de
paramétrage
sur
les
serveurs
liées
à
un
manque
de
connaissance
des
condi/ons
d’u/lisa/on
et
de
factura/on
des
licences
par
les
DBA
(Database
administrateur)
peut
amener
également
à
du
sous-­‐licensing
et
peut
provoquer
la
non-­‐conformité.
Par
exemple
:
les
personnels
informa3ques
ne
sont
pas
au
courant
des
condi3ons
de
factura3on
et
peuvent
ac3ver
des
licences
(licences
illégales
fréquentes
sur
des
environnements
virtualisés),
sans
connaitre
les
conséquences
des
op3ons
produits.
Le
facteur
de
risque
peut
facilement
aller
de
1
à
10
:
achat
de
20
K
€
et
redressement
à
200
K
€.
Erreur
N°4
:
Le
mauvais
alignement
des
licences
Parfois,
une
même
applica/on
logicielle
peut
être
en
sur-­‐licensing
dans
un
département
et
en
sous-­‐licensing
dans
un
autre.
Le
partage
des
licences
perme'rait
d’économiser
des
coûts
et
de
promouvoir
la
produc/vité.
Toutefois,
sans
le
contrôle
et
la
visibilité
créée
par
un
programme
SAM*,
il
est
difficile
pour
une
organisa/on
de
/rer
pleinement
par/
de
ses
ac/fs
logiciels.
Par
exemple
:
acheter
des
logiciels
hors
du
cadre
du
catalogue
de
logiciels
référencé
(dans
lequel
des
condi3ons
ont
été
négociés)
amène
à
une
hétérogénéité
du
parc
et
à
une
dérive
vers
la
non-­‐conformité.
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7. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Erreur
N°5
:
La
non-­‐mutualisa3on
des
achats
En
raison
de
la
décentralisa/on
des
achats
de
licences,
il
est
souvent
complexe
pour
une
organisa/on
de
:
-­‐ bénéficier
des
remises
sur
quan/té
des
fournisseurs
de
logiciels
-­‐ de
bénéficier
de
licences
redistribuées
-­‐ de
faire
des
achats
adaptés
aux
besoins
globaux
de
l’organisa/on
Ce
sont
des
coûts
inu/les
qui
pourraient
être
contenus
par
un
programme
SAM*
et
la
désigna/on
d’un
responsable
SAM*
au
sein
de
l’organisa/on
chargée
de
s’assurer
de
la
cohérence
globale
des
achats
tout
en
perme'ant
aux
départements
de
garder
leur
indépendance
de
choix.
Par
exemple
:
faire
des
achats
en
référence
à
un
contrat
groupe
qui
a
expiré,
c’est
souvent
le
cas
de
la
filiale
qui
n’est
pas
informé
des
évolu3ons
contractuelles.
Ou
encore,
la
non-­‐connaissance
d’un
contrat
groupe
peut
amener
à
négocier
un
contrat
local
à
des
condi3ons
moins
privilégié.
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8. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Chapitre 2
Maximisez 7 fois votre ROI SAM*
Les
bénéfices
poten/els
d’une
bonne
implémenta/on
SAM*
(SoPware
Assets
Management)
sont
très
importants
et
excèdent
largement
son
coût
d’implémenta/on.
La
mise
en
place
d’un
bon
programme
SAM*
permet
de
faire
de
substan/elles
économies
non
seulement
en
dépenses
logicielles
directes
mais
également
en
coûts
d’infrastructures
et
de
processus.
Le
Gartner
évalue
les
poten/els
de
gains
jusqu’à
30%
des
dépenses
en
logiciels
la
1ère
année
et
10
%
en
récurrent.
Sachant
que
les
ac/fs
logiciels
représentent
eux-­‐
mêmes
environ
30%
des
dépenses
IT,
le
gain
poten/el
peut
a'eindre
1
millions
d’euros
pour
10
millions
de
dépenses
IT
!
ROI
N°
1
:
Etre
préparé
aux
audits
de
licences
Sans
une
bonne
ges/on
de
vos
ac/fs
logiciels,
vous
exposez
votre
entreprise
à
des
risques
de
non-­‐conformité.
Avec
un
bon
programme
SAM,
vous
êtes
assuré
d’être
parfaitement
préparé
aux
audits
de
licences
en
ayant
une
vision
parfaite
de
vos
droits
et
de
votre
u/lisa/on
réelle.
ROI
N°
2
:
Réduire
les
coûts
de
licences
et
les
frais
de
maintenance
Un
bon
programme
SAM
vous
aidera
à
iden/fier
le
degré
d’u/lisa/on
de
chaque
logiciel
et
donc
d’évaluer
les
besoins
réels.
Les
configura/ons
standard
installées
sont
sur-­‐spécifiées
comparées
à
ce
que
les
u/lisateurs
u/lisent
réellement.
En
ayant
ce'e
connaissance
vous
contrôlerez
mieux
les
déploiements
afin
qu’ils
s’ajustent
aux
besoins
réels
de
vos
u/lisateurs
(redistribu/on
de
licences,
suppression
de
licences
non
u/lisées,
suppression
des
frais
de
maintenance
et
de
support).
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9. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
ROI
N°3
:
Réduire
les
coûts
hardware
Une
bonne
ges/on
de
vos
ac/fs
logiciels
vous
perme'ra
également
d’éviter
le
sur-­‐
déploiement
hardware,
en
iden/fiant
des
opportunités
d’économies
telles
que
la
consolida/on
de
serveur,
ou
le
phasage
d’achat
dans
le
temps
ce
qui
peut
conduire
à
négocier
d’importantes
économies
auprès
des
fournisseurs.
ROI
N°
4
:
Réduire
la
factura3on
grâce
au
regroupement
des
contrats
La
ges/on
des
ac/fs
logiciels
est
basée
sur
une
centralisa/on
des
informa/ons.
Elle
permet
dans
des
grandes
organisa/ons
où
sont
éclatés
les
achats
de
faire
de
substan/elles
économies
en
réalisant
des
achats
mul/ples
centralisés
ROI
N°
5
:
Avoir
de
vrais
leviers
de
négocia3on
avec
les
éditeurs
Quant
une
organisa/on
sait
qu’elle
est
totalement
conforme
avec
les
termes
et
condi/ons
d’achat
de
licences,
elle
acquiert
une
posi/on
de
force
plus
grande
avec
les
éditeurs
de
logiciels
qui
lui
permet
d’avoir
de
vrais
leviers
de
négocia/on
quant
aux
contrats
en
cours
ou
futurs.
A
l’inverse,
si
elle
se
sait
faible
dans
ce
domaine,
l’éditeur
peut
en
jouer
en
agitant
la
carte
de
l’audit
de
licences
pour
obtenir
et
mieux
négocier
un
nouveau
marché.
ROI
N°
6
:
Améliorer
la
planifica3on
stratégique
des
infrastructures
Une
meilleure
connaissance
de
ce
qui
est
installé
et
u/lisé
et
des
capacités
de
déploiement
faciliteront
l’évalua/on
de
solu/ons
logicielles
stratégiques
alterna/ves.
Elle
vous
perme'ra
également
de
prendre
des
décisions
éclairées
concernant
vos
futurs
inves/ssements
logiciels.
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10. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
ROI
N°
7
:
Réduire
les
coûts
de
supports
interne
des
licences
En
fournissant
des
ressources
centralisées
qualifiées
dans
la
connaissance
des
licences,
vous
diminuez
le
coût
de
développement
et
de
main/en
de
ces
connaissances
au
sein
du
management
et
des
équipes
opéra/onnelles.
Et
pour
finir
quelques
chiffres
ITIL
5
millions
de
$
C’est
le
gain
réalisé
par
une
mul3na3onale
en
réalisant
un
programme
SAM
et
en
centralisant
la
négocia3on
de
ses
contrats
de
licences.
Fini
le
sur-­‐licensing
et
la
non
mutualisa3on
de
leurs
besoins
(Référence
ITIL).
500
000
€
C’est
le
montant
des
frais
de
maintenance
annulés
suite
à
une
étude
menée
par
un
grand
groupe
dans
le
cadre
d’un
programme
SAM
révélant
qu’il
con3nuait
à
payer
des
frais
de
maintenance
pour
des
logiciels
qui
n’étaient
plus
u3lisés
(Référence
ITIL).
Me're
en
place
un
programme
SAM*
permet
aux
organisa/ons
d’acheter
et
de
gérer
les
licences
logicielles
d’une
manière
qui
correspond
exactement
à
leurs
besoins
d’u/lisa/on.
Eliminer
le
gaspillage
d’argent
sur
le
sur-­‐licensing,
veiller
à
ce
que
l’ensemble
des
achats
soit
exploité
et
sous
contrôle
et
éviter
les
risques
de
non-­‐
conformité.
Avec
un
programme
SAM*,
les
organisa/ons
ob/ennent
le
rendement
maximal
de
leurs
inves/ssements
en
logiciels
en
op/misant
chaque
euro
dépensé
dans
des
ac/fs
logiciels.
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11. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Conclusion
Votre nouvelle vie SAM*
Un
programme
SAM*
(SoPware
Assets
Management)
implique
d’avoir
les
ou/ls,
les
ressources
et
les
processus
appropriés
afin
de
bénéficier
d’une
ges/on
efficace
de
ses
ac/fs
logiciels.
Un
bon
programme
SAM
permet
de
mieux
comprendre
chaque
aspect
du
cycle
de
vie
du
logiciel
(choix,
achat,
déploiement,
ges/on,
maintenance/
support,
ges/on
des
retraits
et
redéploiements).
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12. LIVRE BLANC • OCTOBRE 2012
Mersy : le cabinet de conseil spécialiste
du SAM en France
Mersy
est
un
cabinet
de
conseil
expert
dans
la
réduc/on
des
coûts
IT
et
l’améliora/on
de
la
qualité
des
services
IT
depuis
2009.
Ses
experts
sont
issus
des
plus
grands
cabinets
de
conseil.
Mersy
est
le
cabinet
de
conseil
spécialiste
de
la
mise
en
place
de
programmes
de
ges/on
des
licences
en
France
avec
son
offre
Mersy
SAM®
(SoPware
Assets
Management).
Mersy
vous
accompagne
dans
votre
stratégie
de
maîtrise
de
vos
ac/fs
logiciels
et
vous
propose
4
presta/ons
:
1. Audit
des
coûts
de
licences
:
Pour
analyser
vos
coûts
de
licences,
iden/fier
vos
poten/els
de
gains
et
convaincre
de
l’opportunité
d’un
programme
de
ges/on
des
licences
dans
votre
contexte.
2. Exper/se
contrat
licence
:
Pour
auditer
les
contrats
tant
sur
le
plan
juridique
et
technique
et
renégocier
les
engagements
contractuels
afin
d’obtenir
des
gains
immédiats.
3. Programme
ges/on
des
licences
SAM
:
Pour
me're
en
place
votre
programme
de
ges/on
des
licences
et
économiser
jusqu’à
30
%
de
vos
dépenses
logicielles.
4. Cellule
externalisée
ges/on
des
licences
SAM
:
Nous
me'ons
à
votre
disposi/on
l’ensemble
de
nos
compétences
pour
gérer
au
quo/dien
votre
cellule
de
ges/on
des
licences
SAM.
© 2012 - mersy
Pour
en
savoir
plus,
contactez
dès
maintenant
:
Stéphane
Feuillu
Directeur
Conseil
IT
Mersy
06
43
35
71
67
stephane.feuillu@mersy.fr
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