Première recherche de Romain sur Ready to Shape

1. Développer sa créativité et innover dans la transformation
Creative Labs : Virtual Couteau Suisse
- Productivité Excel, ppt
- Outils collaboratifs
Romain CAPALDI
22 Nov 2006

2. 1. Outils collaboratifs
1. Outils de Travail Collaboratifs (OTC)
2. Deux exemples d’outils de travail collaboratifs : T Room et One2Team
2. Productivité
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3. EXCELL
Les taches sans valeur ajoutée que l’on refait tt le temps !
 Mise en forme de Graphes
• Pro et homogène
 Graphiques d’analyse
• Pareto
• Matrice enjeux accessibilité avec étiquettes
• Structure de couts
Voir Think cell
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4. Power point
Les taches sans valeur ajoutée que l’on refait tt le temps !
 Propale
• Tableau des charges et TJM
• References
 Flash report
• Avancement livrables, risques
 Planning
 Restitution d’analyse
Graphiques (cf excell)
Comparaison de scénarios
Carte de transfo
Vision
Process mapping
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5. exemples
11/27/06
3,0
11/27/06
2,5
11/27/06
2,0 11/27/06
11/27/06
1,5
ddskjk
1,0
0,5
0,0 11/27/06
0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5
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6. Les outils collaboratifs offrent des fonctionnalités très étendues
Outils de gestion de formulaires

Synchronis Gestion des tâches

ation et
Workflows : collectent les contributions des collaborateurs, automatisent les processus

coordina- d’interaction, facilitent la communication entre les hommes
-tion de Agendas de groupe : permettent de trouver un créneau horaire pour une réunion physique ou

tâches virtuelle, de proposer de nouvelles dates en cas de report…
Gestion
d’agendas
Workflow
Accès et partage d’informations et
de contenus Partage d’applications et de
ressources
Partage de
Gestion documentaire

documents
Outils d’accès aux informations (moteur de
 Management Applications partagées (CAO, édition

recherche, moteurs de catégorisation, de de projet collaborative, validation)
cartographie de l’information…) Coordination
Agenda de groupe (partagé)

Forum, newsgroups

Gestion partagée des tâches

Tableau blanc, qui permet à plusieurs

Gestion des projets

personnes de dessiner ou d’écrire sur une
Email
même page blanche
Portails et autres dispositifs de gestion des
 Messagerie
accès instantanée
Conference et
e-learning
Communication
Messagerie électronique Chat : regroupe virtuellement plusieurs participants
 
au sein d’une télé-réunion
Messagerie vocale

Réunion virtuelle ou conférence électronique

Messagerie instantanée: permet de

recevoir et d’envoyer des messages Dispositifs d’accès sans fil (pour les employés

écrits courts éventuellement associés à mobiles)
des pièces jointes Peer to peer

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7. Quels bénéfices un consultant peut-il en tirer sur son projet ?
Pour faciliter la coordination et
l’échange entre les acteurs du
Pour aligner l’ensemble des
projet (clients/consultants),
équipes autour des enjeux du
notamment sur les grands projets
projet en mettant en place un
composés de plusieurs chantiers
Il peut être
outil de suivi et de pilotage qui
à coordonner dont les équipes
assure l’ensemble des intéressant d’installer
sont dispersées
fonctionnalités du PMO
un OTC sur projet : géographiquement (gestion
(planning, avancement, gestion
documentaire et gestion
des risques, pilotage financier…)
d’agendas)
Pour réduire les pertes de temps sur des
tâches à faible valeur ajoutée (reconstitution
de documents existants, formalisation de flash
reports, consolidation de plannings
chantiers…)
Elle offre la possibilité au consultant d’accéder à l’outil à partir d’Internet.
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8. T Room : l’outil gratuit fourni par capgemini
Pour l’interne
http://troom.fr.capgemini.com
International
https://troom-x.capgemini.com
et avec clients
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9. T Room l’espace collaboratif développé par Capgemini, facile à mettre en place sur projet
Editeur MS Sharing Point, licence de Capgemini
Coût gratuit
Temps de mise en place 1h (formulaire à remplir on line http://troom.fr.capgemini.com (ouvrir "request form" et
compléter pour en obtenir une)
Applicable à partir de… 5 utilisateurs.
L’outil est destiné aux collaborateurs Capgemini ainsi qu’aux clients
 Des équipes multisites (consultants ou clients)
Utile surtout…
 Pour la gestion documentaire
 Calendrier partagé
 Peut freiner le client pour cause de confidentialité
inconvénients
 Aucun, un accès internet Les formations aux utilisateurs, type client peuvent être
Pré-requis
administrées en quelques heures
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10. http://www.one2team.com
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11. One2Team Pro : la plate forme collaborative intégrée et dynamique qui soutient le pilotage des grands
projets
Editeur One2Team
-Paramétrage + formation + hébergement + licences
Coût
ex. de La Poste : 100 000 €
Temps de mise en place 4 à 12 semaines
Applicable à partir de… 50 utilisateurs
 Pour les grands projets de transformation
Utile surtout…
• Avec une équipe de pilotage conséquente
• Dont les équipes sont dispersées géographiquement
• solution packagée (l’éditeur garantit l’hébergement, le paramétrage et les
formations)
 Outils de suivi : livrables, risques
 Gestion documentaire complete ,avec notification
 Formation utilisateur : 0.5 Jours
Pré-requis
 Formation « champion fonctionnel » (relais) : 1,5 jours
 Formation chef de projet : + 0,5 jour
 Couts ?
inconvénients
 La Poste : projet CapQualité Courrier
Exemple
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12. Annexes
Présentation détaillée de One2Team
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13. One 2 team Pro est un ensemble d’applications au service de la collaboration entre différents acteurs
pour permettre de suivre et de gérer les projets de l’idée jusqu’à la mise sur le marché
Chef de projet
Equipe projet Management
Gestion des actions, décisions
Gestion documentaire Reporting et pilotage projet
et processus
Gestion des risques Applications métiers Communication
Métiers Partenaires
Clients
 Un environnement de travail qui permet de faciliter la gestion des programmes,
projets et chantiers, et de coordonner tous les acteurs internes ou externes à
l’entreprise impliqués
 Une solution 100% Web
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Source : site internet One2team, novembre 2004
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14. Les fonctionnalités de One-2-Team
• Gestion documentaire : Puissantes et très simples d’utilisation, les fonctions de gestion documentaire
One2Team Pro optimisent le management de l’ensemble de la documentation, des livrables et des
informations de vos projets dans un environnement sécurisé, intuitif et flexible.
• Suivi des actions : Le module de gestion des plans d’actions et des processus projet vous permet
d’optimiser la collaboration et la réussite des équipes sur la réalisation des étapes et activités clés de vos
projets en travaillant en mode projet et multi-projet.
• Pilotage projet : Grâce à cet outil de pilotage et reporting projet, le management dispose de la visibilité
nécessaire sur les éléments clés de chaque projet/chantier pour prendre au bon moment les décisions
nécessaires à la réussite des projets.
• Communication projet : Avec le module One2Team Pro de communication projet, le management
et les acteurs peuvent collaborer efficacement au quotidien, s’informer facilement des nouvelles du projet
et tenir informé l’ensemble des acteurs internes et externes à l’entreprise.
• Management des risques : La solution de management des risques projet permet de gérer de manière
structurée les risques des projets, de définir, diffuser et suivre les plans d'action liés aux risques identifiés
et de piloter en temps réel l'évolution d'un risque dans le temps.
• Applications projet avancées : Les solutions avancées de gestion de projet apportent une très forte
valeur ajoutée par leur flexibilité et leur forte adéquation à différents besoins de la gestion de projet, par
exemple la gestion des problèmes ou des demandes d'évolutions.
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Source : site internet One2team, novembre 2004
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15. One2team
One2teamPro
Gestion documentaire Objectifs Fonctions de l’outils
• Partager une information structurée • Fonctions de base documentaire
• Sécuriser l’accès à l’information • Fonctions de gestion des droits des utilisateurs
• Trouver immédiatement l’information projet • Fonctions de moteur de recherche multicritères
pertinente
• Travailler sur la bonne version et pouvoir consulter les • Fonctions de versioning
historiques
• Informer de façon simple des collaborateurs d’une • Fonctions de notification automatique
évolution sur des documents
• Suivre en temps réel l’évolution d’un document clé • Fonctions d’abonnement
• Accélérer les processus d’élaboration et de validation • Fonctions de processus automatisés
de documents • Fonctions de publication
• Diffuser des informations en interne et externe à
l’entreprise sur un intranet, internet ou par des mails
automatiques • Fonctions de Knowledge Management, bibliothèques de
• Accélérer les projets par capitalisation sur l’ensemble références
de ceux en cours et clôturés
Gestion des actions, des décisions et des Objectifs Fonctions de l’outils
processus
• Créer, distribuer et suivre en temps réel des plans • Fonctions de gestionnaire de plans d’actions
d’actions au sein d’un ou plusieurs projets
• Gagner en réactivité en visualisant simplement et • Fonctions de gestionnaire de tâches
rapidement les priorités, en mode multi-projet ou en
mode projet • Fonctions d’alertes et notifications
• Réagir au plus tôt face aux risques de « dérapage projet
» en identifiant et relançant les actions en retard
• Transformer des outils classiques de planification de • Fonctions d’interfaçage avec les outils classiques de
type Microsoft Project en de puissantes solutions de planification
travail collaboratif
• Valider de façon collaborative, rapide et traçable les • Fonctions de processus de prise de décisions
décisions du projet (fin de phase, passage de jalons,
changement de spécifications, décision de ressources
ou de budget…)
• Pouvoir créer des modèles de plan d’actions et les • Fonctions de Bibliothèque de modèles
réutiliser sur d’autres projets du même type
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16. One2team
One2teamPro
Reporting et pilotage projet Objectifs Fonctions de l’outils
• Suivre l’avancement qualitatif et quantitatif des projets • Reporting entièrement paramétrable
• Proposer un support commun, simple, performant et
partagé par tous pour le reporting des projets
• Offrir de la visibilité et une remontée rapide de • Consolidation automatique
l’information aux différents niveaux de management
(chefs de projet, responsables métier, directeur de
business unit, top management…)
• Faciliter la synthèse des informations clés et la prise de
décisions • Edition de graphiques de pilotage
• Permettre le pilotage simple d’un nombre de projets
important
• Regroupement de l’information pertinente sur un
tableau de bord multi-projets : Vision hélicoptère
Gestion des risques Objectifs Fonctions de l’outils
• Regrouper toutes les informations pertinentes • Espace structuré dédié à la gestion des risques
• Permettre de prioriser les plus critiques • Qualification et suivi exhaustifs des risques
• Mettre en place et piloter la résolution des risques • Plans d’actions préventifs ou curatifs
• Informer instantanément les acteurs pertinents de • Notifications des acteurs
l’évolution d’un risque
• Gagner en réactivité face aux nouveaux risques en • Capitalisation des informations sur les risques
profitant des expériences passées
• Disposer d’états de synthèse pour le management • Indicateurs et rapports
Autres applications projet Objectifs Fonctions de l’outils
• Traiter au cours de la vie du projet , puis du produit • Fonction de gestion des problèmes
l’ensemble des issues / problèmes / anomalies et
piloter leur suivi • Fonction de gestion des demandes de changements
• La Gestion des demandes de changements (Change
request) sur les spécifications initiales au cours de la vie
du projet • Requirements tracking
• La gestion, définition et recueil des besoins en amont
du projet
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17. Quelles précautions prendre avant d’utiliser un outil de travail collaboratif
Accompagner la mise en place de
l’outil par un sponsorship fort et
bien positionné
Mettre en place des règles de
S’assure que le niveau de
fonctionnement claires et
contrainte est acceptable au
partagées notamment les
regard des bénéfices apportés
responsabilités de chacun et les
droits d’accès
S’assurer de l’assise financière Apprendre à utiliser l’outil :
Quelles
de certains fournisseur former tous les utilisateurs,
précautions
(financement de longs projets) même rapidement, et mettre à
prendre avant disposition une assistance
permanente
de l’utiliser ?
S’assurer de la bonne
Communiquer sur les objectifs
sécurité d’accès, notamment
de l’outil afin que les acteurs
pour les usages inter-
concernés adhèrent à l’outil
entreprises
Dimensionner l’outil aux besoins
Mettre en place un outil
réels en ciblant les fonctionnalités
capable de s’intégrer au sein
adhoc uniquement
d’une large palette
d’applications existantes
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18. L'espace collaboratif et les services pour réussir les projets
FACILITER les échanges et PARTAGER :
• Les mêmes services
la collaboration entre TOUS
• Les mêmes meilleures
les acteurs du projet :
Capgemini, Client, pratiques
• Le même cadre de travail
Partenaires, sous-traitants…
• Annuaire • Gestion de la doc avec
ÉCHANGER PARTAGER
• Droits d'accès avec profils modèles type
• Netmeeting • Gestion des faits techniques
• Gestion des réunions • Gestion des actions
• Forum • Méthodes & KM
• Glossaire
• Archive courriel
• Transversalité inter-portails
PILOTER en donnant
INDUSTRIALISER PILOTER
INDUSTRIALISER pour aux différents acteurs
accroître la productivité le bon niveau de visibilité
• Gestion des tâches
• Solution 100 % Web • Gestion des D.Travaux
• Gestion de l'avancement
• Automatisation des échanges
• Gestion du reporting
• Démarrage immédiat avec le
• Gestion de la satisfaction
packaging adéquat
clients
• Gestion financière
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