1. Case: Technische Universiteit Delft
Slim systeem
voor registreren
en betalen van
kopiëren en printen.
Uitdaging
• Compleet inzicht in afdrukgedrag
Alle afdrukactiviteiten centraal geregistreerd.
Alle 6.000 medewerkers en 16.000 studenten van de Technische
Universiteit (TU) Delft printen en kopiëren voor werk en studie heel
wat af. Ze maken hiervoor op alle faculteiten gebruik van een MFP,
een multifunctionele printer-copier-scanner. Daarvan zijn er 400
geplaatst, verspreid over de diverse gebouwen die de TU rijk is.
Onlangs nam de TU een systeem in gebruik waarmee alle afdrukactiviteiten centraal kunnen worden geregistreerd en betaald of
doorberekend: PCounter. Deze software is in het netwerk van
de TU ondergebracht en herkent de 22.000 gebruikers aan hun
inlogcode op MFP of PC. Projectmanager Shared Service Center ICT
van de TU Delft, Hans Nouwens, is erg enthousiast over de mogelijkheden van PCounter: “Studenten kunnen nu overal afdrukken met
één budget, dat ze online kunnen ophogen. Medewerkers maken
door strikte registratie minder onnodige kopieën en prints.”
per student, medewerker,
afdeling, faculteit;
• Automatisch betaalsysteem
voor printen en kopiëren
ter administratieve verlichting.
Oplossing
• Implementatie Ricoh Print - & Cost
Accounting;
• Koppeling PCounter aan MFP’s.

2. Eenvoudig registreren, betalen en doorberekenen.
Studenten betalen via IDEAL, personeel ontvangt factuur.
“Om te kopiëren loggen studenten en medewerkers in via het
MFP-touchscreen, met een eigen code. Vervolgens selecteren ze de
kopieeropties. Alle gemaakte kopieën worden geregistreerd.
Printopdrachten worden vanuit de PC naar de MFP verzonden.
PCounter geeft de printjob pas vrij aan studenten als gebruikersnaam
en wachtwoord kloppen én de student voldoende printtegoed heeft.
Het actuele saldo zien ze na inloggen via een saldo-icoontje op de
PC. Studenten krijgen elk studiejaar een tegoed van 15 euro, dat ze
zelf kunnen ophogen via onze website. Betaling verloopt via iDEAL.
Als er een printjob wordt aangemaakt, checkt PCounter automatisch
het saldo. Bij onvoldoende saldo wordt de opdracht niet uitgevoerd.
Medewerkers voeren ook een code in, maar hoeven geen saldocheck
af te wachten en krijgen de afdrukkosten achteraf op afdelings- of
faculteitsniveau doorberekend.”
Automatisch systeem verlaagt administratieve werkdruk.
“PCounter houdt het een logbestand bij van alle printactiviteiten
op de MFP’s. Daarin staan gebruiker, documentnaam, MFP-locatie,
datum, en bestandsgrootte. Hiermee kunnen we het printen en
kopiëren door TU-medewerkers eenvoudig berekenen. Uiteenlopende
kosten voor bijvoorbeeld afdrukken in kleur of op A3 worden
gespecificeerd. Zo hebben we overmatig gebruik van de MFP’s
of de kleurenunit snel in beeld. De medewerkers zijn zich ervan
bewust dat alle gebruik inzichtelijk is bij de financieel verantwoordelijke waardoor ze minder overbodige kopieën en prints maken.
Hierdoor besparen we ook op supplies als papier en inkt.
Al met al nemen zowel de kosten als ook de administratieve handling
op het gebied van betalingsafhandeling en doorberekening enorm af!”
Resultaat
• Totaaloverzicht gemaakte
afdrukken;
• Beveiligde netwerktoegang;
• Centraal beheer;
• Vermindering afdrukverspilling ;
• Verlaging administratieve
werkdruk.
“Studenten krijgen elk studiejaar een afdruktegoed van
€ 15. Dit bedrag kunnen ze dankzij PCounter online via
iDEAL ophogen. Zo wordt ons servicepunt er niet mee
belast.”
Hans Nouwens, Shared Service Centre ICT, TU Delft
www.ricoh.nl