1. SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
MARY LUZ HERRERA JIMÉNEZ
DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALES
PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
ARMENIA QUINDÍO
2015

2. INTRODUCCION
El presente trabajo trata sobre la implementación un SGD donde se
estudian los criterios y las características que se deben tener en
cuenta para su implementación en una entidad basándose en la
calidad como el elemento principal para el logro de una ventaja
competitiva documental, de acuerdo al Decreto 1080 de 2015, con
los lineamientos procesos y consideraciones que deben tenerse en
cuenta. Por último, se detalla el sistema de gestión documental,
elaborado en una empresa, en este cas de la Alcaldia El TamboN.

3. CONCEPTO DE UN SGD
Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el
flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitiendo la
recuperación de información desde ellos, determinando el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminarse los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más
valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

4. REQUISITOS PARA LA
IMPLEMENTACION DE UN SGD
Requisitos administrativos:
 Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestión
documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad,
así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás
herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a
las siguientes consideraciones:
 Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico
de la entidad, con el apoyo de la alta dirección.
 Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad
(centralizado, o descentralizado).
 Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en
especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con
control interno, compras y suministros, sistemas, el desarrollo
organizacional y el presupuesto.
 El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a
funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.

5.  En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o
municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el
Programa de Gestión Documental
 La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de
la gestión documental y la organización de los archivos, además formación
en el área de la auditoria de información y manejo de procesos.
 Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para
el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del
Archivo General de la Nación, en relación con las características
arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de
acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las
dependencias, mobiliario y equipo.
 La implementación de las tablas de retención documental como un
instrumento archivístico esencial ya que permite la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades,
éstas, deberán elaborarlas de acuerdo alas normas.

6. DECRETO 1080 DE 21015
PARTE VIII. TÍTUTO II, CAPÍTULO VI.
GENERALIDADES DE UN SGD
Toda entidad publica debe contar con un sistema de gestión que le permita:
 Organizar los documentos físicos y electrónicos incluyendo sus metadatos a
través de cuadros de clasificación documental.
 Establecer plazos de conservación y para la información y los documentos
electrónicos de archivo en tablas de retención documental y valoración
documental.
 Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de acuerdo a los tiempos
establecidos en las TRD Y TVD
 Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo y la información codexa
a lo largo del ciclo vital de los documentos
 Mantener la integridad de los documentos mediante agrupaciones documentales
en series y Subseries
 Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por
parte de la ciudadanía y de la propia entidad cuando sean requeridos
 Preservar sus documentos y sus agrupaciones documentales en series y
Subseries a largo plazo independientemente de4 los procesos tecnológicos
utilizados para su creación.

7. CARACTERISTICAS
CONFORMIDAD Los sistemas de información, incluyendo los de gestión de
documentos electrónicos debe respaldar la gestión de la
información a partir de los procesos administrativos de la a
entidades
INTEROPERABILID
AD
Los sistemas de gestión deben permitir la
interoperabilidad con otros sistemas de información a lo
largo del tiempo basados en el principio de neutralidad
tecnológica, el uso de formatos abiertos y estándares
nacionales e internacionales adoptados por autoridades o
instancias competentes
SEGURIDAD Deben mantener la información administrativa en un
entorno seguro
METADESCRIPCIO
N
Se debe procurar la generación de metadatos
normalizados sean manuales o automatizados desde los
mismos sistemas aplicativos

8. ADICION DE
CONTENIDOS
Permitir agregar nuevos contenidos a los documentos en
forma de metadatos sin alterar la integridad del
documento, valor evidencial y su autenticidad
DISEÑO Y
FUNCIONAMIENT
O
La creación y captura de documentos debe ser de fácil
manejo para los usuarios, haciéndola simple
GESTION
DISTRIBUIDA
Deben ofrecer capacidades para importar u exportar
masivamente los documentos
DISPONIBILIDAD Y
ACCESO
Un sistema de gestión de documentos electrónicos debe
asegurar autenticidad, integridad, accesibilidad e
interpretación, inalterabilidad y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto original así
como su capacidad de ser procesados y reutilizados en
cualquier momento.
NEUTRALIDAD
TECNOLOGICA
El estado garantizara el libre adopción de las tecnologías
teniendo en cuenta recomendaciones, conceptos y
normatividad de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia que permitan
fomentar la eficiente prestación de servicios contenidos y
aplicaciones que usen la tecnología, garantizando la libre
y leal competencia y que su adopción sea armónica con

9. Fase I - Investigación preliminar sobre la institución y fuentes
documentales
• Normas, disposiciones legales, estructura organizacional.
• Actos administrativos y otras normas relacionadas.
• Estructura vigente de la entidad , manuales de funciones y
procedimientos
• Inventario archivos de gestión.
• Entrevistas (Productores y tipos documentales).
• Diagramas de flujo.
• Valoración primaria.
• Organigrama actual de la entidad
CRITERIOS PARA LA IMPLEMENTACION
DE UN SGD ALCALDIA EL TAMBO
NARIÑO

10. Fase II - Análisis e interpretación de la información
• Conformación de series, subseries + tipos documentales
• Valoración y selección documental
• Elaboración de propuesta Normalización de procesos
archivísticos
• Validación de información

11. Fase III - Elaboración y presentación
• Presentación de Archivo de la Institución.
- Revisión, estudio
- Ajustes
- Aprobación

12. Fase IV - Difusión y Aplicación
• Establecer calendario de aplicación inicial.
• Organizar archivos de gestión.
• Programar transferencias documentales.
• Eliminar documentos carentes de valor.
• Microfilmar / Digitalizar documentos vitales.

13. INTEGRACION DE LA INFORMACION AL SISTEMA
la información la integran de acuerdo a las tablas de retención
documental en donde cada oficina productora procesa la
información de acuerdo a las normas archivísticas vigentes pasando
por los diferentes ciclos y archivos hasta llegar al central donde se
guarda con el debido proceso tanto con rótulos en carpetas y en
cajas y se organizan de acuerdo al periodo del alcalde.

14. CONCLUSIONES
Para la adopción de un SGP en una entidad se hace necesario
conocer la organización de la empresa sea grande, mediana o
pequeña ya que esto permite organizar la información que se
produce y realizar actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y de la documentación.
El Sistema de Gestión Documental (SGD) implementado en las
empresas contribuye eficientemente en el control y administración
de documentos que recibe y emite la organización; esto es posible
con el apoyo y participación de todas las autoridades y personal de
la empresa, quienes influyen directamente en la eficiente y efectiva
implementación de este sistema.

15. BIBLIOGRAFÍA
BENAVIDES, Miguel Antonio y ARCINIEGAS, Silvia: Documento de la
creación e implementación de las Tablas de Retención Documental de la
Administración central del Municipio de el Tambo, Departamento de Nariño
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO 1080 DE 2015. "Por
medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Cultura”. Bogotá D.C., 26 de mayo de 2015 [En línea]. [Citado Septiembre
9 de 2015]. Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparenci
a/DECR ETO_10802015.pdf
El sistema de gestión documental [En línea]. [Citado Septiembre 9 de
2015]. Disponible en :
http://es.slideshare.net/josealbalat/gestion-documental-
14736045?related=1