Este documento trata sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que un documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico que requiere una pantalla u otros dispositivos electrónicos para su visualización. También describe las diferentes etapas del ciclo de vida de un documento electrónico como la creación, uso y disposición. Además, discute temas como la estructuración de datos en bases de datos o documentos, y la adquisición de equipos y aplicaciones para la información electrónica.

1. DOCUMENTO ELECTRONICO Eje tematico No. 1IntegrantesDiana Milena AvilaMartha Lucia OrozcoNancy Nohemy Rivera t.Luis Guillermo VenegasGESTION DE DOCUMENTOS ELECTRONICOSProfesor Jorge Mario Zuluaga Campuzano UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA ARMENIA 2010

2. INTRODUCCION Desde sus orígenes el hombre se ha comunicado, utilizando diversos tipos de elementos, piedra, madera y papel, como también diferentes tipos de signos, símbolos, etc.. El desarrollo de la tecnología le ha permitido usar herramientas más complejas para comunicarse cambiando el lápiz por el teclado y el mouse, y el papel por el CD ROM y las memorias. Los signos siguen siendo letras, pero en la computadora se transforman en bits que luego serán grabados o impresos. Estos tipos de documentos son los que llevan a desarrollar un enfoque diferente a la forma de expresarse del hombre actual. El documento electrónico se ajusta conceptualmente a la definición de documento moderno. Es necesario tratar el tema del documento electrónico como soporte en sí mismo y del carácter del documento como original, debido a que sus características esenciales le dan un valor fundamental para identificarlo como tal.

3. DOCUMENTO ELECTRÓNICO Se consideran documentos electrónicos, entre otros, los archivos de texto creados en un computador; las fotografías digitales; los videos digitales; los correos electrónicos; la música digital; las páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS); los faxes; las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel; y, en general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.

4. El término electrónico empezó a cobrar importancia en documentación cuando proliferaron los medios audiovisuales y los bibliotecarios y documentalistas se dieron de bruces con el problema de catalogar una serie de documentos especiales, sin saber en un principio si atender a la clase de soporte (librario o no librario) o a la clase de signo en que se expresaba el contenido (textual o no textual). Una casete, por ejemplo, podía contener únicamente música, pero también podía ser un libro-audio, e incluso, muchas veces llegaba la casete empaquetada junto al libro impreso formando una unidad. La proliferación de los medios audiovisuales junto a los tradicionales medios impresos, hizo que se estableciera una oposición clara entre documentos electrónicos y documentos no electrónicos, puesto que era importante conocer si los documentos necesitaban la mediación de algún aparato electrónico auxiliar o, si por el contrario, eran legibles de manera directa sin la mediación de éste.

5. Un documento electrónico difiere de un documento impreso en el material que lo conforma. Tablas de cera o arcilla, papiro, pergamino y papel han abierto paso a los discos y cintas magnéticas (casete, cinta de vídeo, disquete, disco duro de un ordenador, tarjetas de memoria, etc.) y a los discos ópticos (CD-ROM, DVD, etc.) que se imprimen y leen mediante láser sin que exista un contacto directo con el soporte. Ambos, documento impreso y documento electrónico, pueden contener el mismo texto, lo que cambia es el soporte. Un documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico que, para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de audio, vídeo, etc.; según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se trata de información analógica).

6. La presión normativa actual para garantizar la protección y privacidad de los datos exige a las empresas disponer de un archivo digital fiable en el que puedan almacenar de forma segura sus documentos electrónicos –especialmente las facturas electrónicas y cualquier otro tipo de información con valor legal- y localizarlo con facilidad y rapidez cuando lo necesiten, incluso aunque hayan pasado años desde su última revisión. Para este fin, los programas de gestión documental incluyen funcionalidades esenciales como el escaneado, la generación de imágenes digitales asociadas a cada texto, el archivo y la recuperación de información y las capacidades para la gestión y distribución de archivos electrónicos. Además de garantizar el cumplimiento normativo, este tipo de software ayuda a las organizaciones a mejorar su productividad y eficiencia operativa y a reducir costes, incluyendo planes eficaces para la recuperación de los datos tras un desastre o caída del sistema.

7. EJEMPLO DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO El Servicio de Gestión del Repositorio de Documentos Electrónicos ofrece a los usuarios la capacidad de custodiar documentos en formato digital. Las funcionalidades de este servicio serán las siguientes: Almacenar el contenido de un documento en un repositorio concreto, así como una determinada metainformación relativa a este documento. Recuperar el contenido y la metainformación asociada un documento, dado un identificador único de documento. Recuperar la metainformación asociada a un documento, dado un identificador único de documento. Realizar una búsqueda en el repositorio en base a la metainformación de los documentos y obtener un listado de identificadores únicos de documentos que concuerdan con el criterio de búsqueda.

8. PLATINO: proporciona respuesta a la gestión del ciclo de vida de un documento administrativo. Las estados del ciclo de vida de un documento son: Planificación: estado previo en el que se establece y cataloga que un documento es necesario para la realización de un trámite administrativo. Creación: en el que de manera efectiva se añaden documentos al repositorio de documentos electrónicos, teniendo en cuenta su procedencia. Utilización: correspondiente al periodo durante el cual se va a utilizar el documento, que se corresponde con el de la vida activa del expediente administrativo asociado y es cuando el documento tiene valor de gestión. Disposición: una vez finalizada la tramitación del expediente asociado, conviene determinar qué se hará con los diferentes documentos del expediente en función de su valoración documental. Habrá algunos que se tengan que eliminar y otros que haya que conservar. EJEMPLO DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

9. EL CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN SUS 3 FASESExisten tres fases principales en la vida de la información electrónica CREACION EFECTIVA DISEÑO Implica un numero limitado de personas Se define una estrategia global MANTENIMIENTO Incluye la utilización y conservación de los datos

10. DEL DATO INDIVIDUAL A LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA ESTRUCTURADA Qué es información Qué es un dato Los datos son símbolos que describen condiciones, hechos, situaciones o valores. Los datos se caracterizan por no contener ninguna información. Un dato puede significar un número, una letra, un signo ortográfico o cualquier símbolo que represente una cantidad, una medida, una palabra o una descripción. La importancia de los datos está en su capacidad de asociarse dentro de un contexto para convertirse en información. En una definición algo general, alude a un conjunto de datos organizados. También se define como un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho o fenómeno, que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propósito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo.

12. ¿Por qué es diferente la información electrónica? Para consultar la información electrónica debemos siempre contar con una herramienta tecnológica que nos permita su visualización. La información electrónica permite realizar ajustes y ediciones sobre la información. El espacio que ocupa la información electrónica frente a la información en papel es sumamente considerable. Se puede visualizar mas a fondo datos e informacion relevante en caso de ser modificada o actualizada. Las nuevas tecnologias de informacion permiten la digitalizacion de documentos, como recurso opcional para dar de baja al papel en un futuro.

13. Complemento adicional Cuando los datos se conservan en un soporte electrónico, ya no es posible leerlos sin la ayuda de una herramienta específica, una “máquina” (generalmente, un ordenador). Su diferencia con respecto a la información física consiste en que esta debe ser decodificada por un dispositivo electrónico (ordenador) para poder hacer uso de ella. En efecto, a diferencia de lo que ocurría con los documentos en papel, “el soporte no es el mensaje”. Se entiende por “información electrónica” todo dato conservado en un formato que permite su tratamiento automático, tratándose por regla general de soportes electrónicos. Cabe mencionar que el proceso de digitalizacion hace mas eficaz los procesos de gestion electronica de documentos, para desarrollar nuevas tecnologias de informacion y comunicación ; satisfaciendo las necesidades de los usuarios, ampliando la calidad de datos, imágenes, tamaño, entre otros elementos.

14. almacenar datos en un soporte legible por máquina Ventajas El tratamiento de los datos es mucho más fácil. Ya no es necesario rehacerlos en su integridad en el caso de tener que hacer algunas modificaciones parciales. Los soportes electrónicos permiten en general almacenar más datos en un volumen menor. Es más fácil copiar un documento completo. Es más fácil y rápido transferir información de un sitio a otro. Un soporte como éste permite una utilización más elaborada al recurrir a una estructura de tratamiento electrónica. Inconvenientes Es necesario utilizar un instrumento para que un operador pueda leer los datos. Los soportes digitales tienen, generalmente, una vida más corta que el papel o los microfilms. Es más fácil duplicar o modificar un original (esto plantea problemas de estabilidad y de perdurabilidad en los formatos).

15. CREACIÓN DE DATOS ELECTRÓNICOS Los datos son conservados en un soporte. En el caso de la información electrónica, aquellos pueden ser tratados, comunicados e interpretados por ordenador. Su proceso inicia con la recopilación de varios datos que son unificados para formar un documento, este se elabora mediante un software que lo codifica. Los datos almacenados en un documento electrónico deben constituir un conjunto coherente y consistente de información. Diseñar un sistema de clasificación es una de las tareas más importantes a la hora de delimitar documentos. Suele haber varias posibilidades de agrupar datos en un documento, según el nivel de detalle deseado: por ejemplo, en el caso de una base de datos, la totalidad de la base o un subconjunto coherente pueden formar un único documento.

16. MODOS DE ESTRUCTURAR LOS DATOS Para tener la posibilidad de recuperar una información específica, es necesario estructurarla. Según la finalidad de la información, existen principalmente dos medios de estructurar los datos: Bases de datos En esta estructura, los datos son almacenados en un “pool” o reserva de información, de donde pueden extraerse o ponerse al día. Documentos Estructura utilizada cuando los datos han sido agrupados para dar cuenta de un razonamiento o una actividad. El documento puede a menudo servir de prueba de una actividad particular (acto jurídico...), debiendo registrarse en este caso.

17. algo mas sobre … documentos… El Comité CIA sobre archivos electrónicos define al documento (record) como un fragmento particular de información registrada generada, acumulada o recibida en el inicio, desarrollo o finalización de una actividad institucional o personal, y que comprende un contenido, un contexto y una estructura suficientes para constituir una prueba o evidencia de esta actividad. El término “documento” se toma en esta guía en su sentido administrativo y archivístico, y no en el utilizado habitualmente en informática. El hecho que un documento electrónico sea distinto de su soporte, tiene numerosas consecuencias. Por ejemplo, es fácil copiar un documento electrónico de un soporte a otro. Esto quiere decir que es más fácil copiar y difundir la información, pero también se hace más difícil la crucial delimitación del propio concepto de “original Los datos almacenados en un documento electrónico deben constituir un conjunto coherente y consistente de información. Diseñar un sistema de clasificación es una de las tareas más importantes a la hora de delimitar documentos.

18. BASES DE DATOS…. Es un conjunto de datos o fichero que pertenecen a un mismo contexto y que se deben almacenar sistemáticamente para ser utilizados posteriormente. Ésta tiene unos campos establecidos de acuerdo a las necesidades del usuario para la cual se realiza. Actualmente las bases de datos se encuentran en formato digital lo que facilita el almacenar grades cantidades de información. Las bases de datos plantean problemas a la hora de acceder a los datos (p.e., por razones legales o por investigaciones), después de utilizadas aquellas. En la actualidad existen muy pocos formatos estandarizados de bases de datos, por lo que a menudo no existen más que dos opciones: · copiar la base de datos en un formato de más bajo nivel (en texto plano o en formato ISAM -método de acceso secuencial indizado-).·conservar la aplicación que generó la base de datos, incluida su documentación (sistema de gestión de la base de datos, aplicación contable, etc.). .

19. …MAS SOBRE BASES DE DATOS La primera solución puede significar perder los elementos estructurales de la base. La segunda, implica a menudo la necesidad de conservar, además de la aplicación y la plataforma informática capaz de hacerla funcionar, los conocimientos necesarios para administrar aquellos (lo que no es fácil después de un tiempo). En muchos casos, la base de datos está totalmente integrada en una aplicación propietaria, como ocurre a menudo en los programas de gestión

20. ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y APLICACIONES PARA LA INFORMACIÓN ELECTRÓNICA La adquisición de equipos, aplicaciones y servicios, es un aspecto importante del uso y archivo de datos electrónicos. Hoy en día, no sólo existen muchos tipos de equipos, aplicaciones y servicios basados en diferentes tecnologías, sino también numerosos estándares, normas y especificaciones técnicas. Sin embargo, la rápida evolución de las tecnologías de la información y de las comunicaciones, hace temer que la supervivencia a largo plazo de los datos electrónicos dependa indebidamente de su formato de almacenamiento, que bien podría no ser aceptado por futuras tecnologías. El sistema implantado en un archivo de documentos electrónicos deberá tener en cuenta los avances de la tecnología y permitir volcar su información de una forma fácil y fiable a otros soportes más modernos y acordes con la tecnología que usan los creadores y las necesidades de la organización

21. CONTINUACION ADQUISICION EQUIPOS Y APLICACIONES… Día a día la tecnología va cambiando rápidamente y la información electrónica depende del formato en la que se almacene, sin embargo no se nos garantiza que los formato que utilizados serán leídos por las nuevas herramientas. Para la compra de equipos y aplicaciones podemos apoyarnos en; EPHOS que es un programa europeo dirigido a ayudar al sector público a aplicar en sus compras la decisión del Consejo 87/95 CEE, suministrando para ello una serie de manuales que contienen consejos estratégicos sobre tecnología de sistemas abiertos. Principalmente al momento de adquirir cualquier producto lo primero que debemos pensar es en la obsolescencia de las herramientas que nos permitirán visualizar a largo plazo la información.

22. Conclusiones El documento electrónico existe entre nosotros y no podemos ignorarlo, de hecho las empresas e instituciones lo utilizan constantemente. La inquietud debe ser como se genera, que valor legal tiene el mismo y como hacer para conservarlo en las mejores condiciones ambientales y técnicas para que las generaciones posteriores lo puedan conocer, leer y si es el caso imprimir. Se debe tener conciencia de los cambios sociales, las conductas, los avances tecnológicos y los adelantos en las comunicaciones; porque en caso contrario no se estaría cumpliendo con la misión de guardar el patrimonio documental de la sociedad del presente siglo y venideros. Esta actividad se realizo bajo la instrucción dada por nuestro docente, teniendo en cuenta el micro currículo de la asignatura como base fundamental para la realización de esta actividad. Compartiremos y aplicaremos este aprendizaje con nuestros colegas de trabajo y estudio, fomentando el crecimiento en la gestion del conocimiento, ligado a otras áreas.

23. Bibliografía GALENDE DÍAZ, Juan Carlos. GARCÍA RUIPÉREZ, Mariano. "El concepto de documento desde una perspectiva multidisciplinar". Revista General de Información y Documentación, 2003, 13 núm. 2. http://revistas.sim.ucm.es:2004/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF MARTÍNEZ COMECHE, Juan Antonio. "El documento y las nuevas tecnologías: hacia una definición integradora". Investigación Bibliotecológica, 12, núm. 25, 1998 RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. El documento: entre la tradición y la renovación. Gijón, Ediciones Trea, 2002. Guía de la información Electrónica. Disponible En: http://www.cornu.eu.org/files/guidelines_ES.pdf. En Línea. Agosto de 2.010