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Einführung von Projektmanagement-Software: ein Großprojekt mit Nebenwirkungen

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Gerade für Unternehmen mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte ist eine professionelle Projektmanagement Software unabdingbar. Die Implementierung ist jedoch mit einer sorgfältigen Vorbereitung verbunden, die von Unternehmen in jeder Phase Engagement und Ressourcen erfordert

von Mey Mark Meyer, PM Firefighters

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Einführung von Projektmanagement-Software: ein Großprojekt mit Nebenwirkungen

  1. 1. Einführung von Projektmanagement-Software: ein Großprojekt mit NebenwirkungenGerade für Unternehmen mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte ist eineprofessionelle Projektmanagement Software unabdingbar. Die Implementierung istjedoch mit einer sorgfältigen Vorbereitung verbunden, die von Unternehmen in jederPhase Engagement und Ressourcen erfordertvon Mey Mark Meyer, PM FirefightersSpeziell für Unternehmen, die mit einer Vielzahl parallel laufender Projekte beschäftigt sind,ist eine professionelle Projektmanagement Software unabdingbar. Doch die weitreichendenKonsequenzen, die mit deren Auswahl, Vorbereitung und Einführung einhergehen, werdenvon vielen Unternehmen unterschätzt. Von der punktgenauen Auswahl der richtigen PMSoftware bis zum Übergang in den Regelbetrieb: Unternehmen sind gut beraten, eineImplementierung als eigenständiges und langfristig angelegtes Projekt zu verstehen, dasschon vor der Auswahl der eigentlichen Software beginnt. Denn nur durch das engeZusammenspiel zwischen Geschäftsführung, IT-Spezialisten und Projektmanagern sowieeiner gemeinsamen intensiven Auseinandersetzung mit der Frage, wofür und warum dasUnternehmen eine PM-Software braucht, können die Anforderungen, die mit der Softwareabgedeckt werden sollen, punktgenau definiert und die richtige Wahl getroffen werden.Es gibt eine Vielzahl von PM-Softwareprodukten, welche die verschiedensten Reifegradevon Projektmanagement unterstützen. Unter Reifegraden verstehen die PM Firefighters dieunterschiedlichen Levels, auf denen sich Unternehmen in Sachen Projektmanagementbewegen, d.h. wie sieht die Prozesslandschaft in Bezug auf das Projektmanagement aus,gibt es Vorgehensmodelle nach denen ein Projekt gehandhabt wird, werden Erfahrungensinnvoll ausgewertet und angewandt, etc. Dementsprechend unterschiedlich fällt auch derfinanzielle Rahmen aus, den das Unternehmen für eine PM-Software kalkulieren muss. Derwohl größte Fehler, den ein Unternehmen machen kann, besteht darin ohne weitereBeschäftigung mit Anforderungen und der genauen Problemstellung eine x-beliebigeSoftware anzuschaffen und diese unvorbereitet anwenden zu wollen. Auch die Erwartung,dass bereits nach Ende eines ersten Meetings mit einem PM-Software-Experten eine Listemit zwei bis drei konkreten Vorschlägen im Raum steht, ist in der Praxis unrealistisch. DieAuswahl der richtigen Software dauert, richtig aufgesetzt, im Regelfall mindestens sechs bisneun Monate. Denn bevor eine Auswahl getroffen werden kann, müssen Unternehmen ganzgenau wissen, was sie von einer Software langfristig erwarten. Zudem gilt es, die späterenNutzer frühzeitig einzubinden: Folgende Fragen muss sich jedes Unternehmen vor Auswahleiner PM Software stellen:1. Warum brauchen wir eine PM-Software? Welchen Nutzen bietet sie konkret?2. Gibt es ein Projektmanagement-Handbuch und Standard-Prozesse für das Projektmanagement?3. Wie sieht die aktuelle Projektelandschaft im Unternehmen wirklich aus(Projektportfolio, Prozesse, Methoden, Rollen…)?4. Wie soll die Projektelandschaft zukünftig aussehen?5. Wie sieht die Organisation im Unternehmen aus, wer übernimmt später die Verantwortung in Bezug auf die Software?6. Ziehen alle Personen an einem Strang, bzw. steht die Geschäftsführung wirklich hinter der Idee PM-Software?PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu
  2. 2. 7. Sind alle Stakeholder bekannt und an Bord? Wer gehört zur Zielgruppe der primären Nutzer?Allzu vielschichtige Tools überfordern Unternehmen, wenn sie im Hinblick auf dieProjektmanagement-Praxis zu anspruchsvoll dimensioniert sind. Andererseits kann eineSoftware, wenn sie zu klein angelegt ist, Unternehmensprojekte nicht genügend unterstützenund schnell zu unerwünschten Beschränkungen führen. Marktübersichten, wie die Studie derGPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. bieten Orientierung.Hat das Unternehmen eine passgenaue PM-Software gefunden, beginnt die Pilot-Phase.Nun muss die Software, bevor sie in den Regelbetrieb übergeht, im Rahmen einesausgewählten Projekts auf Herz und Nieren getestet werden. Dabei sollten alleaufkommenden Probleme, Fragen und Änderungs- oder Anpassungswünsche auf den Tischkommen. Für die Pilot-Phase bietet sich ein Projekt an, das einerseits nicht zu einfach ist,um dem Regelbetrieb möglichst nahe zu kommen, andererseits aber auch nicht zu komplex,so dass genug Raum für die Auseinandersetzung mit der Software bleibt, ohne dabei dieMitarbeiter zu überfordern und Ressourcen zu belasten. In dieser Phase müssen dieAnwender eng in den Prozess mit eingebunden werden, um sie mit der Software vertraut zumachen und von vorneherein deren Akzeptanz zu steigern.Wenn die PM-Software nach Abschluss der Pilot-Phase offiziell in den Regelbetriebübergeht, ist sie jedoch noch keinesfalls im vollen Umfang aktiviert. Denn zu diesemZeitpunkt nutzen die am Projekt beteiligten Personen oft erst einen Bruchteil der tatsächlichvorhandenen Software-Funktionen. Gleichzeitig sollte die PM-Software auf Zuwachsangelegt sein, um das künftig zu erwartende Wachstum im Unternehmen abbilden zukönnen. Bis der Voll-Betrieb erreicht ist, dauert es meist mehrere Jahre, in denen dieSoftware durch systematische Schulungen und regelmäßige Feedback-Schleifen laufend andie wachsenden Ansprüche des Unternehmens angepasst werden muss. Mindestens zuBeginn sollte jedes Unternehmen auch einen „Kümmerer“, also eine interne Person,klassischerweise aus dem Project Management Office (PMO), als Vollzeitkraft für dieSoftware einsetzen. Sie organisiert Trainings und Anwendertreffen, stimmt eventuelleAnpassungen mit dem Softwareanbieter ab und trägt die im Unternehmen gemachtenErfahrungen zusammen. Der Großteil der Kosten entsteht dementsprechend nicht durch dieLizenzbeschaffung, sondern durch die Bereitstellung entsprechender Ressourcen nach derImplementierung.Viele Unternehmen unterschätzen den Effekt, den die mittels der PM-Software gesteigerteTransparenz im Unternehmen bewirkt. Ein Nebeneffekt, der für jedes Unternehmengrundsätzlich positiv ist. Was sich einfach anhört, ist in der Praxis jedoch häufigproblematisch. Oftmals überfordert diese Transparenz der Vorgänge die Mitarbeiter. PM-Software setzt daher eine gesteigerte Kritikfähigkeit aller am Projekt beteiligten Personenvoraus. So erfordert die Software häufig auch eine Weiterentwicklung derProjektmanagement-Kultur insgesamt.FazitEine PM-Software erleichtert die effektive Steuerung, Planung und Koordination vonProjekten erheblich. Doch keine Produkt führt zu einer automatischen Verbesserung desProjektmanagements: PM-Software ist nie Motor von Projekten, sondern dient lediglichderen Unterstützung. Auswahl, Pilotierung und Implementierung einer PM-Softwareerfordern von jedem Unternehmen in jeder Phase eine hohe Bereitschaft anPM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu
  3. 3. Auseinandersetzung mit der eigenen Projektorganisation. Fehlt diese, riskiert dasUnternehmen eine fehlgeschlagene Software-Einführung, die auch das Projektmanagementdes Unternehmens insgesamt zurückwerfen kann.Hamburg, 17. Juni 2011Der Autor Dr. Mey Mark Meyer ist PM Associate bei der PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH (www.pm-firefighters.eu). Seit 1999 arbeitet er im Projektmanagement nach internationalen Standards wie PMI, IPMA und PRINCE2. Er ist Autor einer umfangreichen Marktstudie zu PM-Software der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (www.pm-software-report.de) und hat als Berater in zahlreichen Implementierungsprojekten neben den technischen Anforderungen auch die organisatorischen Veränderungen und den Aufbau von Project Management Offices begleitet.PM FIREFIGHTERS Project Management GmbH l Zirkusweg 1 l 20359 Hamburg l E-Mail: kontakt@pmff.eu

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