Vergaderen in theorie en praktijk

1. Vergadertechnieken
Lynn Claerhout
25 februari 2016

2. Inhoud
Deel 1
- Theorie
- Vragen
(5 min. pauze?)
Deel 2
- Praktijk
- Vragen

3. ?

4. Deel 1: Theorie

5. Minder vergaderen
Effectiever en efficiënter vergaderen
Oplossingen voor problemen
(Alternatieve) vergadertechnieken

6. Minder vergaderen
- Is de vergadering nodig?

7. Effectiever en efficiënter vergaderen
Voordien
Tijdens
Nadien

8. Voor een vergadering
- Wat is het doel?
- Informatieve vergadering
- Discussie
- Probleemoplossende vergadering
- Beslissingsvergadering
- Evaluatievergadering

9. Voor een vergadering
- Agenda
- Uitnodigingen

10. Tijdens een vergadering

11. Na een vergadering

12. Oplossingen voor problemen
“Onze vergaderingen zijn soms te lang. Zo raken we onze
aandacht kwijt.”

13. “We beginnen vaak te laat.”

14. “Ik zit er soms bij voor spek en bonen. Ik heb weinig baat bij
de vergadering. Dit is zeker het geval bij grote
vergaderingen.”

15. “Ik weet soms niet echt wat de bedoeling is van ons overleg.”

16. “We verliezen soms de tijd uit het oog en we dwalen af.”

17. “Ik vind het moeilijk om ‘to do’s’ op te volgen.”

18. “Mededelingen zijn soms saai.”

19. “We hebben niet genoeg expertise.”

20. “Collega’s werken soms door tijdens vergaderingen. Ik vind
dat niet zo netjes.”

21. “Sommige deelnemers blijven maar praten: ze komen niet ‘to
the point’ of wijken af naar een ander onderwerp.”

22. “Onze agenda zit propvol. Zo moeten we ons altijd haasten
en vergaderen we oppervlakkig.”

23. “Soms worden privézaken besproken of worden mensen
persoonlijk afgerekend.”

24. “Collega’s luisteren soms niet.”

25. “Collega’s lezen mijn documenten niet op voorhand.”

26. “Bij sommige punten blijven we te lang staan. Onze
vergaderingen gaan soms niet goed vooruit.”

27. “Het lukt niet goed om teksten samen te schrijven. We raken
er niet uit”

28. “Mijn ideeën zijn nooit goed genoeg.”

29. “Wat als er ruzie ontstaat?”

30. (Alternatieve) vergadertechnieken
- Sta recht
- Wandel
- Doe een terrasje
- Hulpmiddelen
- Verdelen in subgroepen
- Brainstorm (+ héél veel variaties)
- ...

31. Brainstorm
- Doel, voorwaarden en onderwerp
- Zes fases:
- Voorbereiding
- Vraag formuleren
- Divergentie
- Convergentie
- Uitwerking
- Evaluatie

32. Brainstormen: divergentietechnieken
- Mindmap
- Scamper
- Associaties maken
- Vooronderstellingen doorbreken
- Topinspiratie
- Chinese roulette
- SWOT-analyse
- Superheld
- ‘Good question’
- ...

33. Brainstormen: convergentietechnieken
- Stemmen
- Scorelijst
- Voor- en nadelen
- COCD-box
- ...
originele
dromen,
misschien voor
later
innovatieve
ideeën
gemakkelijk
uit te voeren
onmogelijke
ideeën

34. Vragen?

35. Deel 2: Praktijk

36. Opwarmer: Divergent denken
- Zoek zoveel mogelijk dingen die je kan doen met een
boek. Lezen telt niet mee.
- Voorbeelden:
- Als snijplankje gebruiken
- Boven je hoofd houden tegen de regen
- ...

37. Oefening: Klassiek brainstormen
- (Voorbereiding = opwarmer)
- Vraag formuleren
- Divergentie (klassiek)
- Convergentie (scorelijst)
- Uitwerking
- Evaluatie

38. Oefening: Brainstormen met associaties
- (Voorbereiding)
- Vraag formuleren
- Divergentie (associatiekaarten)
- Convergentie (top 3)
- Uitwerking
- Evaluatie

39. Oefening: Brainstormen met een mindmap
- (Voorbereiding)
- Vraag formuleren
- Divergentie (mindmap)
- Convergentie
- Uitwerking
- Evaluatie

41. Vragen?

42. Bedankt,
veel succes
en veel plezier!