Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Die SlideShare-Präsentation wird heruntergeladen. ×

Báo Cáo Thực Tập Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bản Tại Công Ty Xây Dựng.docx

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.1...
Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.1...
Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.1...
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige

Hier ansehen

1 von 65 Anzeige

Báo Cáo Thực Tập Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bản Tại Công Ty Xây Dựng.docx

Báo Cáo Thực Tập Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bản Tại Công Ty Xây Dựng. Xây dựng hoạt động công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản phát triển toàn diện, chuyên môn hóa cao, hiện đại là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo, nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả.

Báo Cáo Thực Tập Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bản Tại Công Ty Xây Dựng. Xây dựng hoạt động công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản phát triển toàn diện, chuyên môn hóa cao, hiện đại là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo, nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả.

Anzeige
Anzeige

Weitere Verwandte Inhalte

Ähnlich wie Báo Cáo Thực Tập Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bản Tại Công Ty Xây Dựng.docx (20)

Weitere von Nhận Viết Đề Tài Trọn Gói ZALO 0932091562 (20)

Anzeige

Aktuellste (20)

Báo Cáo Thực Tập Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bản Tại Công Ty Xây Dựng.docx

  1. 1. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864 TRƯỜNG ĐẠI HỌC …………………… KHOA ………………….. ------------------ BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM Nâng Cao Hiệu Quả Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bản Tại Công Ty CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN:……………….. HVTH: ………………………………………… MSSV: ………………………………………… LÔÙP: …………………………………………
  2. 2. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trường Đại Học ………………. đã truyền đạt cho em nhiều kiến thức quý báu trong suốt thời gian em theo học tại trường. Đặc biệt em rất chân thành cảm ơn …………………. đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành và trình bày thành công báo cáo tốt nghiệp này. Đồng thời cũng xin gửi lời cảm ơn đến các bạn bè đồng nghiệp và gia đình và toàn thể anh chị trong Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam đã ủng hộ, giúp đỡ em trong quá trình học tập, tạo mọi điều kiện cho em hoàn thành tốt bài báo cáo này Do hạn chế về kinh nghiệm, thời gian nên những kiến thức mà em đưa ra chắc chắn không tránh khỏi sai sót. Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các anh chị và các Thầy Cô
  3. 3. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................
  4. 4. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ...................................................................................................................................
  5. 5. Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864 BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ Ghi chú VB Văn bản SXKD Sản xuất kinh doanh VT Văn thư VP Văn phòng QPPL Quy phạm pháp luật QLNN Quản lý nhà nước CSDL Cơ sở dữ liệu NN Nhà nước HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VP Văn phòng
  6. 6. 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinhtế. Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơhội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn thếnữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay cácdoanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chấtlượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đahóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanhnghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một trong những công cụquan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là côngtác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòngvừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống vănbản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp,hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị tríhoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộphận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lý của nhà quản trị. Trong bất cứ một doanh nghiệp nào văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy ta có thể khẳng định công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng có vị trí vô cùng quan trọng không thể thiếu được trong cơ quan Đảng, nhà nước và doanh nghiệp. Tầm quan trọng được thể hiện ở chỗ, công tácban hành và quản lý văn bản có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương của Đảng, luật pháp của nhà nước với việc hoạch định, chương trình kế hoạch, công tác, lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan tổ chức. Do vậy công tác vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật vừa là một công tác có tính chính trị cao cần được Đảng, nhà nước các tổ chức và doanh nghiệp coi trọng đúng mực. Ngày nay Hiện đại hóa doanh nghiệp là một bước ngoặc quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam nói
  7. 7. 2 riêng. Trong quá trình hiện đại hóa một mặt khẳng định được năng lực quản lý, một mặt là khắc phục giải quyết những khó khăn tồn tại và tạo tiền đề để phát triển. Để làm được điều này công ty đã không ngừng áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật hiện nay, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt khẳng định vai trò của công tác văn phòng, công tác văn thư đặc biệt là ban hành và quản lý văn bản trở thành trở thủ đắc lực cho lãnh đạo và chỉ đạo nói chúng. Qua quá trình tìm hiệu công ty em nhận thấy công tác văn thư đặc biệt là công soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam bên cạnh những kết quả đã đạt được thì vẫncòn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả của công tácvăn thưvà công soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản chưa cao. Chính vì vậyđược sự hướng dẫn tận tâm của cô giáo hướng dẫn và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty, bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty công ty em đã quyết định chọn đề tài “Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Công Tác Soạn Thảo, Ban Hành Và Quản Lý Văn Bảntại Công Ty Cổ Phần Anlu Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam. 2. Mục đích nghiên cứu đề tài - Xây dựng hoạt động công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản phát triển toàn diện, chuyên môn hóa cao, hiện đại là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo, nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả. - Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư, đặc điểm nội dung công tác văn thư; của công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Biết cách tổ chức thực hiện các thao tác nghiệp vụ. - Rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân sau này. 3. Nhiệm vụ của đề tài - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam
  8. 8. 3 - Khảo sát đánh giá thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam, rút ra những ưu điểm và hạn chế đồng thời chỉ ra các nguyên nhân của những hạn chế đó. - Trên cơ sở thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư. 4. Đối tượng nghiên cứu - Nghiên cứu các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Đảng, nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra còn có các bài viết, những nhận định của các nhà nghiên cứu khoa học về công tác văn thư; công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. - Thực tiễn các hoạt động công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản bao gồm: công tác soạn thảo và ban hành văn bản; công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến;… 5. Phương pháp nghiên cứu Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở những nguyên lý cơ bản của chủ nghĩa Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh những quy định của nhà nước về công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản nói riêng và thực tiễn công cuộc đẩy mạnh cải cách hành chính của nước ta hiện nay. Bên cạnh đó để hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này em đã sử dụng một số phương pháp như sau: - Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: dùng để nghiên cứu cơ sở thực tiễn hoạt động công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty - Phương pháp thống kê: quan khảo sát điều tra thực tế trên cơ sở tài liệu thu thập được như quy chế, quy định, kế hoạch, báo cáo… em tiến hành thống kê kết quả các mặt hoạt động về công tác văn thư nói chung và công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bảnnói riêng để từ đó nắm bắt được các hoạt động thực tiễn công ty - Phương pháp phân tích tổng hợp: qua điều tra, thống kê em tiến hành phân tích các thông tin, trên cơ sở đó đưa ra các nhận định và đánh giá thực trạng một cách chính xác và đưa ra giải pháp hiệu quả - Phương pháp so sánh đối chiếu: trên cơ sở số liệu và thông tin thu thập được em so sánh với những quy định của nhà nước và luật doanh nghiệp để tìm ra được những
  9. 9. 4 mặt hạn chế và nguyên nhân tồn tại về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Các phương pháp này được sử dụng một cách đan xen và linh hoạt. 6. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của đề tài gồm 3 chương Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hiện nay Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam
  10. 10. 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HIỆN NAY Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản là một khâu nghiệp vụ quan trọng, chiếm một phần lớn của nghiệp vụ công tác văn thư hiện nay. Bên cạnh đó thì Công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác văn phòng chính vì vậy để tìm hiểu rõ hơn về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng, công tác văn phòng và công tác văn thư nói chung. 1.1. Tổng quan về công tác văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. các cơ quan có thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như tổng giám đốc, nghị sĩ… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất – kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. Như vậy công việc văn phòng hiện diện ở khắp mọi nơi trong cơ quan, xí nghiệp, từ phòng hành chính đến phòng kế hoạch tài vụ, kinh doanh… tất cả khối hành chính sự nghiệp, từ cấp quản trị tới nhân viên cấp dưới đều phải làm công việc hành chính văn phòng như: săp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc, tính toán, ghi chép, lập các loại hồ sơ, công văn giấy tờ tùy theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
  11. 11. 6 Hiện nay không thể quan niệm văn phòng một cách đơn giản chỉ là nơi làm việc giấy tờ mà nó còn giúp việc cho cấp quản lý điều hành hoạt động nội bộ một cơ quan. Cùng với sự đổi mới toàn diện của nền kinh tế- xã hội, một thuật ngữ mới xuất hiện và nhanh chóng bao quát toàn bộ hoạt động của văn phòng đó là thuật ngữ “ Văn phòng hiện đại” – văn phòng hiện đại là 1.1.2. Chức năng của văn phòng Theo khái niệm về công tác văn phòng ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây. + Chức năng xử lý thông tin Chức năng đầu tiên mà VP thực hiện là xử lý các nguồn thông tin. VP là nơi tiếp nhận và truyền thông tin làm cho hoạt động của cơ quan đơn vị được tiến hành trôi chảy. Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay thì chức năng xử lý thông tin của VP càng được chú trọng. Các thông tin phải được nhanh chóng thu nhận, sáng lọc, xử lý và chuyển tới các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu của sự cạnh tranh. Muốn như vậy các VP cần tổ chức mạng lưới thông tin theo dạng ma trận có sự đan xen và bổ sung cho nhau bằng hệ thống vi tính mạng. các thông tin phản hồi cũng nhanh chóng đưa về các trung tâm xử lý dữ liệu để tránh sự chậm chễ, sai lệnh. Ngoài ra các cán bộ của văn phòng cũng phải hiễu rõ công việc của mình trong cả quá trình xử lý thông tin, có sự phối hợp với các cá nhân khác để đạt hiệu quả cao nhất. + Chức năng tham mưu, tổng hợp - Một yếu tố quan trọng ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của một cơ quan, đơn vị là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. sự thành bại của cơ quan phụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý do đó người quản trị cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp. VP phải nghiên cứu, tập hợp, chọn lọc, đề xuất những kết luận chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. - Các kết quả tham vấn phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng làm VP thu thập được, phân tích quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo. Trong quá trình thu thập, quản lý sử
  12. 12. 7 dụng thông tin, văn phòng tổng hợp thông tin theo những nguyên tắc, trình tự nhất định để có hiệu quả cho các cấp lãnh đạo. + Chức năng giúp việc điều hành Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản… + Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phươngchâm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau và đều nhằm đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan và nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. 1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Song nhìn chung trên cơ sở các chức năng chung thì văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ và báo cáo thực hiện chương trình công tác dài hạn, một nãm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của văn phòng. - Thu thập thông tin xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý, điều hành của thử trưởng cơ quan. - Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn bản, tờ trình đó;
  13. 13. 8 - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong tác thư từ, tiếp khách giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan,tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính dự toán kính phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn chế kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất – kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. - Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn cơ quan tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khách tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. - Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. 1.2. Những vấn đề chung về công tác văn thư và văn bản quản lý nhà nước 1.2.1. Khái niệm về công tác văn thư Văn thư vốn là từ gốc hán dùng để chỉ tên gọi chung các loại văn bản giấy tờ. “văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được dùng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời trung cổ, đặc biệt dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Ngày nay văn bản đã được các cơ quan đảng, nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản… những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. vậy có thể định nghĩa công tác văn thư sau:
  14. 14. 9 Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân. Theo khái niệm này thì đối tượng của công tác văn thư là văn bản giấy tờ và tất cả những công việc gì liên quan đến văn bản đều thuộc phạm vi công tác văn thư. 1.2.1.1. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ quan. Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắc xích trong hoạt động quản lý các cơ quan, đơn vị. như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước. 1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. do đó bất kỳ công việc gì liên quan đến văn bản giấy tờ đều phải đảm bảo tuyệt đối chính xác, nếu không đảm bảo chính xác thì sẽ gây ra hậu quả. Tổ chức tốt công tác văn thư sẽ góp giải quyết công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của đảng và nhà nước. đồng thời giữ gìn được bí mật; hạn chế được bệnh quan
  15. 15. 10 liêu giấy tờ , giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Tổ chức tốt công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực và hiệu quả. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các mặt nghiệp vụ của mình. 1.2.1.3. Yêu cầu của công tác văn thư Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ cho nên công tác văn thư cần phải thực hiện đúng quy định của nhà nước, để tổ chức tốt công tác văn thư cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Đảm bảo nhanh chóng kịp thời: đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp thời tất cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết nhanh chóng. Nếu giải quyết chậm chễ sẽ gây ra ách tắc công việc làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm trọng. - Đảm bảo chính xác: là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác văn thư, bởi vì vản bản là phương tiện thông tin chính xác. Thực hiện yêu cầu này cần phải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể thức và tiêu chuẩn nhà nước ban
  16. 16. 11 hành các khâu nghiệp vụ như trình bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế độ quy định của nhà nước về công tác văn thư. - Đảm bảo giữ gìn bí mật: văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứa đựng những thông tin bí mật. tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí mật quốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc bí mật của một cơ quan. Do đó cần phải giữ gìn bí mật. tất cả những người liên quan đến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phải thực hiện đúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật quốc gia của hội đồng nhà nước. - Hiện đại hóa công tác văn thư: việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy nếu yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư. 1.2.1.4. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy nội dung của cong tác văn thư gồm các công việc là: soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. việc thực hiện các công việc của công tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định. Công tác văn thư bao gồm 4 nội dung sau: Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản - Soạn thảo văn bản - Trình duyết và kí văn bản - Ban hành văn bản Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản, nội dung công việc này bao gồm: - Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đến
  17. 17. 12 - Tổ chức giải quyết và quản lí văn bản đi - Tổ chức quản lí văn bản mật Thứ ba: Tổ chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ Thứ tư: Tổ chức sử dụng con dấu 1.2.2. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính 1.2.2.1. Khái niệm văn bản Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế ... dùng để ghi chép và tuyền đạt thông tin phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. VB là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau. Dưới góc độ ngôn ngữ học văn bản được định nghĩa như sau “ Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó” Theo Lê A và Đinh Thanh Huệ (giáo trình tiếng việt thực hành, NXB. Giáo dục Hà Nội, 1977, Tr.139). Theo Nguyễn Quanh Ninh và Hồng Dân “ Văn bản làm một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hành của VB là dạng viết”. (giáo trình tiếng việt thực hành, NXB. Giáo dục Hà Nội, 1996, Tr.15). Dưới góc độ văn bản học văn bản được hiểu theo nghĩa rộng: “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” Dưới góc độ hành chính học văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp “văn bản dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Tóm lại,tại điều 1 của điều lệ quy định chế độ chung về công tác công văn, giấy tờ ở các cơ quan ban hành kèm theo Nghị định số 527-TTg ngày 02/11/1957 của Thủ Tướng Chính Phủ quy định “ Các công văn, giấy tờ gọi chung là văn bản; chúng hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp và tồn tại dưới dạng chữ viết”. (trích Những văn kiện chủ yếu của Đảng và nhà nước
  18. 18. 13 về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ, Cục lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, tr.23) Ngày nay thuật ngữ này được sử dụng thường xuyên và phổ biến trong cán bộ, viên chức của các cơ quan, tổ chức. Như soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản... 1.2.2.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan, tổ chức nhà nước ban hành trong đó có chứa đựng những nội dung thông tin quản lý nhà nước, được trình bày theo thể thức và được ban hành theo thủ tục, trình tự do nhà nước quy định. Như vậy có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước là công cụ dùng để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan, dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định 1.2.2.3. Khái niệm văn bản hành chính Văn bản hành chính là văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành để quản lý, điều hành, giải quyết chức năng, nhiệm vụ thuộc trách nhiệm do luật pháp quy định 1.2.3. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có chức năng riêng được ban hành nhằm đáp ứng một yêu cầu cụ thể của hoạt động quản lý; đồng thời là hình thức chủ yếu để cụ thể hóa pháp luật. Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước hàng năm nếu là cơ quan nhỏ có tới hàng trăm văn bản được hình thành; nếu là cơ quan lớn thì số lượng văn bản hình thành lên đến hàng nghìn với thể loại đa dạng và nội dung phong phú. Theo điều 4 của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư ta có phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước sau: 1.2.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong luật này hoặc trong luật ban hành VBQPPL của HĐND, UBND, trong đó có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được nhà nước bảođảm thực hiện để điều chỉnh các quan hệ xã hội. (trích Điều 1, Luật Ban hành VBQPPL, Hà Nội, 2008, tr.01)
  19. 19. 14 1.2.3.2. Văn bản hành chính thông thường Văn bản hành chính thông thường là loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi các VBQPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc... trong các cơ quan, tổ chức Đây là một hệ thống VB rất phức tạp và đa dạng bao gồm 02 loại: - Văn bản không có tên loại: công văn - Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, tờ trình, đề án, chương trình.. các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép...) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình...) 1.2.3.3. Văn bản chuyên môn – kỹ thuật Văn bản chuyên môn – kỹ thuật là loại văn bản do 01 cơ quan quản lý nhà nước trong 01 lĩnh vực nhất định được nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Loại VB này mang tính chất đặc thù và thuộc thẩm quyền ban hành riêng của từng cơ quan, nhà nước theo quy định của pháp luật.Như ngân hàng, xây dựng, y tế... 1.2.3.4. Văn bản cá biệt (văn bản hành chính cá biệt) Văn bản cá biệt là VB mang tính áp dụng quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định để đưa ra các quy tắc sử xự riêng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, được chỉ định rõ. Văn bản cá biệt thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật… 1.2.4. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước Xét trên phạm vị toàn thế giới, văn bản nói chung, văn bản QLNN nói riêng được loài người tạo ra từ thời cổ đạivà có một vai trò rất quan trọng trong đời sống của xã hội loài người xưa cũng như nay. qua đó ta có những chức năng sau: 1.2.4.1. Chức năng thông tin Là chức năng bao quát nhất của VB nói chung, VB QLNN nói riêng. VB được con người tạo ra trước hết nhằm ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin. Đó là thông tin về các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong đời sống xã hội và tự nhiên, thông tin về luật pháp, quy định, quyết định quản lý của bộ máy nhà nước…
  20. 20. 15 Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, khối lượng thông tin cần truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, từ cơ quan này sang cơ quan khác, từ hệ thống này sang hệ thống khác rất lớn. để thõa mãn nhu cầu này, các cơ quan đã áp dụng nhiều hình thức ghi chép (như: băng từ, phim ảnh, vi deo…) và truyền tải thông tin (điện thoại, Internet…). Tuy nhiên hình thức thông tin bằng văn bản vẫn là hình thức có vị trí quan trọng hàng đầu đối với hoạt động quản lý. Có thể khẳng định thông tin bằng VB là hình thức thông tin chủ yếu được các cơ quan nhà nước sử dụng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của mình. 1.2.4.2. Chức năng pháp lý Là chức năng mang tính riêng biệt của VBQLNN, được thể hiện ở mặt sau đây: Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các QPPL, xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan. Công tác quản lý nhà nước phải dựa trên cơ sở luật pháp thành văn. Đó chính là hiến pháp, các đạo luật, bộ luật… mà nhà nước đã sử dụng để đề ra các QPPL thuộc các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. VBQPPL là công cụ mà NN sử dụng để điều chỉnh các quan hệ xã hội. bằng hệ thống các QPPL được văn bản hóa, sẽ tạo thuận lợi chó việc truyền đạt và thực thi pháp luật trong các cơ quan NN và toàn xã hội được đầy đủ, đúng đắn, nghiệm chỉnh và thống nhất; đồng thời tạo dựng được một hành lang pháp lý cần thiết bảo đảm cho hoạt động QLNN đạt hiệu quả cao. VBQLNN của một cơ quan là tiếng nói chính thức của cơ quan đối với tư cách là một pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định bằng văn bản của cơ qua nhà nước có thẩm quyền thông qua chữ ký của người có thẩm quyền và dấu đóng trên văn bản. đó là những bằng chứng bảo đảm cho VB ban hành có giá trị pháp lý. Trong trường hợp cần thiết có thể dùng làm bằng chứng để truy cứu trách nhiệm. 1.2.4.3. Chức năng quản lý Nhìn từ góc độ quản lý, VBQLNN là phương tiện để nhà nước nói chung, mỗi cơ quan nói riêng sử dụng để thực hiện chức năng quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Trong công tác quản lý, VB được dùng vào nhiều mục đích: truyền đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, liên hệ, trao đổi với các cơ quan hoặc
  21. 21. 16 với cán bộ và công dân về những vấn đề có liên quan…mặt khác các quyết định quản lý được VB hóa cũng sẽ là căn cứ không thể thiếu để chủ thể ban hành tiến hành theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và xử lý những trường hợp không chấp hành nghiêm chỉnh. 1.3. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước Văn bản là cầu nối giữa đảng, nhà nước với quần chúng nhân dân, giữa cơ quan cấp trên với cấp dưới, giữa trung ương với địa phương và giữa các cơ quan ngang cấp, cơ quan không cùng hệ thống với nhau. Có thể nói chủ trương, đường lối đổi nội và đối ngoại của Đảng được thể chế hóa đầy đủ, đúng đắn và kịp thời hay không, quyết định quản lý của các cơ quan phải chăng được ban hành chính xác, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước cũng như của từng cơ quan đạt yêu cầu cao hay thấp, phụ thuộc rất lớn vào việc đảm bảo các yêu cầu khi khi ban hành văn bản quản lý nhà nước sau: 1.3.1. Yêu cầu về nội dung Văn bản quản lí nhà nước nói chung thể hiện ý chí của giai cấp cẩm quyền và mang tính quyền lực đơn phương. Có nghĩa là các chủ trương, chính sách, luật pháp… do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành xuất pháp từ lợi ích của giai cấp công nhân – giai cấp lãnh đạo cách mạng Việt Nam và lợi ích của toàn thể dân tộc. cho nên yêu cầu chung về bố cục nội dung văn bản là phải bảo đảm chặc chẽ, logic, thể hiện một cách rõ ràng nội dung VB, làm nổi bật được những vấn đề chủ yếu mà văn bản đề cập, giúp người đọc nắm hiểu VB được dễ dàng. 1.3.2. Yêu cầu về thể thức văn bản Văn bản quản lí nhà nước có thể thức thống nhất do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Để cho VBQLNN có hiệu lực thi hành và bảo đảm tính kỷ cương trong việc ban hành, mọi VBQLNN đều phải tuân thủ theo một thể thức thống nhất. theo quy định hiện hành, VBQLNN phải thể hiện đầy đủ và đúng đắn các yếu tố thông tin sau: Quốc hiệu, cơ quan chủ quản và ban hành văn bản; số ký hiệu VB; địa danh ngày tháng năm VB; tên loại và trích yếu nội dung VB; nội dung văn bản; chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan ban hành; nơi nhận VB.
  22. 22. 17 1.3.3. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ Văn bản quản lí nhà nước Được ban hành dưới danh nghĩa cơ quan hoặc người đứng đầu cơ quan, đó là tiếng nói chính thức của một cơ quan nhà nước – cơ quan công quyền, chứ không mang tính chất cá nhân như những loại văn bản khác. 1.3.4. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Văn bản quản lí nhà nướcđược trình bày theo thể loại văn xuôi. là công cụ được dùng để truyền đạt chủ trương, chính sách, luật pháp và các thông tin cần thiết của đảng, nhà nước ... do vậy ngôn ngữ dùng để viết loại VB này được gọi là ngôn ngữ hành chính (hoặc hành chính – công vụ) thuộc ngôn ngữ viết được thể hiện theo những chuẩn mực của văn viết (quan hệ giữa nói và nghe tạo thành ngôn ngữ nói, quan hệ giữa nói và đọc tạo thành ngôn ngữ viết). Ngôn ngữ văn bản hành chính gồm các đặc điểm: chính xác, mạch lạc; khách quan, nghiêm túc; tính khuôn mẫu; trang trọng; lễ độ, lịch sự. 1.4. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý văn bản 1.4.1. Những quy định của nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Quyết định số 206/2005/QĐ-BQP ngày 20/12/2005 quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; - Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội; - Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành An 96 ban hành,
  23. 23. 18 1.4.2. Những quy định của Nhà nước về công tác tổ chức quản lý văn bản - Luật lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 cuả Chính phủ v/v sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004; -Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm 2005 về việc ban hành quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính; - Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội; - Thông tư số: 217/2014/TT-BQP ngày 16/12/2014 quy định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu; - Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; - Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của công ty CPXL Thành An 96 ban hành,
  24. 24. 19 Chương 2. THỰC TIỄN CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM 2.1 Tổng quan về công ty cổ phần ANLU Việt Nam 2.1.1. Quá trình hình thành và quá trình phát triển 2.1.1.1. Quá trình hình thành Năm 2009, xuất phát từ ý tưởng đem lại cho người tiêu dùng thuộc mọi tầng lớp trong xã hội ngôi nhà với những thiết kế đẹp, sang trọng, phù hợp không gian và đẳng cấp, Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam được thành lập nhằm thực hiện sứ mệnh đó. Lúc đầu chỉ vỏn vẹn 6 – 7 nhân viên đầy tâm huyết, công ty đã bước những bước đầu tiên trên con đường kinh doanh đầy khó khăn thử thách. Nhờ uy tín trong kinh doanh và sự nỗ lực hết mình của đội ngũ nhân viên đã giúp đưa sản phẩm ngày càng được hiện diện có mặt tại khắp các gia đình không chỉ ở thành phố Hà Nội, Thái Nguyên mà còn tại các tỉnh lân cận khác, mang lại niềm tin yêu của người tiêu dùng với sản phẩm của công ty. 2.1.1.2.Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0107364137 với tổng số vốn điều lệ là 3 tỷ VNĐ. Địa chỉ: Số 20, ngõ 337 Phạm Văn Đồng, Phường Xuân Đỉnh, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội Mã số thuế: 0107364137 Người ĐDPL: Nguyễn Thị Như Lụa Ngày hoạt động: 20-03-2009 Giấy phép kinh doanh: 0107364137  Hoạt động chính: Xây dựng, bán buôn vật liệu xây dựng  Vốn điều lệ: 3.000.000.000 đồng Trải qua hơn 6 năm hình thành và phát triển, với định hướng “Anlu Việt Nam – Vì chất lượng cuộc sống”, cán bộ công nhân viên công ty luôn luôn cố gắng nỗ lực hơn nữa đem đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất và một dịch vụ hoàn hảo nhất để có thể làm hài lòng tất cả các khách hàng khó tính nhất.
  25. 25. 20 Kết quả là hiện nay công ty đã có uy tín tại thị trường các tỉnh miền Bắc và thành phố Hà Nội nói riêng và các khu vực khác nói chung. Hiện nay, Anlu Việt Nam đã có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp lên tới hơn 70 người. Website: http://www.anluvietnam.com/ Email: anhmt2003@yahoo.com Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập , có đầy đủ tư cách pháp nhân, có quan hệ đối nội đối ngoại tốt và có con dấu riêng . Công ty luôn bình đẳng trong kinh doanh với các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế khác. Công ty được phép mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng theo quy định của pháp luật. Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam được thành lập vào ngày 20 tháng 09 năm 2009 với mục đích phục vụ khách hàng đến mức cao nhất, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao và phù hợp với yêu cầu của khách hàng và giải quyết các thủ tục về hợp đồng kinh doanh. Trong vận hội lớn của đất nước hội nhập cùng thế giới, đây là cơ hội cũng là thách thức lớn đối với Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Trước tình hình đó, với chủ trương của Chính phủ là mở rộng đầu tư các ngành kinh tế, đặc biệt là tài chính và bất động sản. Theo các chuyên gia trong và ngoài nước, thị trường xây lắp Việt Nam có tiềm năng rất lớn. 1.1.2.Quá trình phát triển o Năm 2009 đến năm 2011 Trong những năm đầu thành lập, Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam đã tạo được chỗ đứng trong thị trường xây dựng là một trong những doanh nghiệp, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh, xây dựng. Hoạt động chủ yếu là mua bán đất nền, tư vấn cho khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty. o Năm 2011 đến năm 2012 Vào những năm tiếp theo để đáp ứng nhu cầu thị trường, Anlu Việt Nam đã mở rộng địa điểm kinh doanh mua bán đất ở khu vực Thái Nguyên, Bình Dương..... Anlu Việt Nam luôn hướng đến lợi ích của khách hàng, nhà đầu tư và cộng đồng với tiêu chí: Sản phẩm tốt nhất – Dịch vụ tốt nhất – Giá cả phù hợp.
  26. 26. 21 Anlu Việt Nam là nơi tập hợp của những con người tâm huyết, hoài bão, năng động, sáng tạo và không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, kiến thức từ thực tiễn và các khóa huấn luyện đào tạo chuyên nghiệp với phương châm: TẬN TỤY - UY TÍN - VÌ LỢI ÍCH KHÁCH HÀNG. o Năm 2013 đến nay Qua nhiều năm kinh doanh dịch vụ xây dựng ở thị trường TP.HCM và các dự án ở các tỉnh ven thành phố, Anlu Việt Nam từng bước khẳng định uy tín trong việc tiếp thị và phân phối các dự án xây dựng bất động sản. Bên cạnh đó, Công ty tích cực tìm kiếm khách hàng tiềm năng ngoài thị trường và duy trì hợp tác với những khách hàng hiện có của công ty, gắn bó và chăm sóc khách hàng. 2.1.2.Nhiệm vụ và quyền hạn 2.1.2.1.Nhiệm vụ Hiện tại, Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam đã nhận được sự ủy thác của các chủ đầu tư trong việc tiếp thị và phân phối của nhiều dự án. Lãnh đạo công ty luôn có sự nhìn nhận lâu dài về xây dựng và chúng tôi luôn nỗ lực đầu tư vào những mối quan hệ hợp tác chiến lược và được biết đến như một nhà cung cấp các dịch vụ có chất lượng tốt nhất. Anlu Việt Nam quyết tâm trở thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực Xây dựng. Công ty luôn cố gắng không ngừng để tạo nên những giá trị riêng biệt cho khách hàng, cho nhân viên, và cho cộng đồng. Chuyên cho thuê nhà, mặt bằng kinh doanh, ở kho, xưởng, bán đất nền. Chuyên phân phối các dự án, khu dân cư, căn hộ, chung cư... Sang nhượng, chuyển nhượng quyền kinh doanh. Tiếp thị, tư vấn hỗ trợ đầu tư, phát triển dự án. Tạo môi trường làm việc thân thiện và hòa đồng trong tổ chức, gắn kết, giúp nhau cùng phát triển. Công ty thực hiện chính sách ưu đãi, lương bổng cho nhân viên khi làm việc. 2.1.2.2. Quyền hạn Là một đơn vị kinh doanh xây lắp, Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh theo chế độ kế toán hiện hành.
  27. 27. 22 Công ty có tư cách pháp nhân đầy đủ, có con dấu riêng để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện và tranh chấp về hợp đồng với các bên có liên quan. Công ty mở tài khoản bằng tiền Việt Nam tại ngân hàng Techcombank. 2.1.3.Cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.3.1.Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. Bộ máy cơ cấu tổ chức của đơn vị công ty: Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ( Nguồn: Phòng Hành Chính – Nhân sự ) 1.3.2.Chức năng của các phòng ban o Ban Giám Đốc - Xây dựng, triển khai, đánh giá việc thực hiện kế hoạch theo định hướng và mục tiêu kinh doanh của Công ty. - Xây dựng các chiến lược Marketing, quản lý khai thác thị trường và đẩy mạnh phát triển doanh số bán hàng. - Ban hành và phê duyệt các nội quy mới, ra quyết định trong việc quản trị nguồn nhân lực nhân viên mới. o Phòng Kinh Doanh: (1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 15 nhân viên) TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒN G KINH DOANH PHÒN G MARK PHÒNG HC – NS PHÒN G KẾ TOÁN
  28. 28. 23 - Hoạch định và triển khai các phương án kinh doanh nhằm phát triển quy mô hoạt động của công ty. Tổng hợp tình hình kinh doanh theo từng tháng, quý và đề ra các giải pháp trong thời gian tiếp theo. - Mở rộng thị phần, tìm thị trường mới. - Tạo được ấn tượng và hình ảnh chất lượng kinh doanh của công ty, không để khách hàng phàn nàn về cung cách phục vụ của nhân viên công ty. - Tìm hiểu nhu cầu sử dụng sản phẩm/dịch vụ của khách hàng để tư vấn và giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của công ty đến khách hàng. - Thực hiện việc báo giá và soạn thảo hợp đồng theo yêu cầu. - Ghi nhận các thông tin phản hồi của khách hàng và chuyển đến các bộ phận liên quan để xử lý kịp thời. - Phân loại khách hàng để có chế độ hậu mãi thích hợp. o Phòng Marketing: (1 trưởng phòng và 4 nhân viên) - Phòng Marketing có nhiệm vụ theo dõi và thu thập thông tin trên thị trường để có những thông tin hỗ trợ cho việc lên kế hoạch triển khai các chiến lược kinh doanh. - Theo dõi, chăm sóc và cải tiến website, khách hàng của công ty. - Nghiên cứu và đưa ra các biện pháp hữu hiệu, tích cực nhằm quảng bá hình ảnh thương hiệu công ty ra bên ngoài. - Chịu trách nhiệm thiết kế, tố chức các cuộc họp, các buổi tọa đàm trong lẫn ngoài công ty. - Soạn thảo nội dung và thiết kế các mẫu quảng cáo, catalog, danh thiếp..... - Hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc tiếp cận khách hàng ( tìm kiếm thông tin khách hàng, gửi catalog,...... ). o Phòng Hành Chính – Nhân Sự: (1 trưởng phòng và 3 nhân viên) - Phòng Hành Chính – Nhân Sự là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng mô tả công việc các chức danh. - Lập và triển khai các kế hoạch tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu nhân lực của các bộ phận về yêu cầu tuyển dụng nhân viên cũng như các hoạt động công chúng nhằm nâng cao hình ảnh của công ty. - Xây dựng và thực hiện quy trình tuyển dụng như quảng cáo, thu nhận hồ sơ, thi và phỏng vấn, khám sức khỏe và thương lượng với ứng viên.
  29. 29. 24 - Tìm cách tốt nhất để nâng cao các hoạt động tuyển dụng như giới thiệu tại trường Đại học, Cao đẳng hoặc tham gia hội chợ việc làm và đăng quảng cáo trên báo, trên internet..... Hướng dẫn đào tạo cấp dưới về hệ thống nhân sự và đề xuất với cấp trên trực tiếp về mọi ý tưởng sáng tạo nhằm nâng cao chất lượng công việc của bộ phận. - Tổ chức tuyển dụng theo sự phê duyệt của Ban Giám Đốc, đào tạo cán bộ nhân viên đáp ứng theo yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. - Quản lý và theo dõi các hồ sơ nhân viên, theo dõi và thực hiện việc ký hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng. - Thực hiện các thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,..... cho các nhân viên trong công ty. Tổ chức lịch thử việc và hướng dẫn các nhân viên mới tiếp cận với công việc của công ty. - Thực hiện công tác chấm công, ngày đi làm và phổ biến các nội quy công ty cho nhân viên mới. - Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quan hệ nhân sự, theo dõi việc chấm công và nhắc nhở nhân viên thực hiện các nội quy trong công ty. - Quản lý và phân phát văn phòng phẩm, theo dõi việc sử dụng, bảo dưỡng các thiết bị văn phòng và quản lý hệ thống máy tính và dữ liệu của công ty. o Phòng Kế Toán: (1 kế toán trưởng và 3 nhân viên kế toán) - Phòng Kế Toán có chức năng thiết lập tình hình tài chính bằng cách triển khai và áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh và báo cáo thông tin tài chính. - Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán thống kê, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty. - Cân đối sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế theo quy định của nhà nước. - Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính. Theo dõi lợi nhuận, chi phí và lương thưởng của nhân viên. - Đáp ứng các mục tiêu cho tài chính kế toán bằng cách dự báo những yêu cầu. - Tránh vi phạm pháp luật bằng cách tìm hiểu các luật hiện tại và đề xuất, thực hiện luật kế toán, đề nghị các thủ tục mới. - Điều phối việc tập hợp, cũng cố đánh giá dữ liệu tài chính. Duy trì và kiểm soát các thủ tục chính sách kế toán.
  30. 30. 25 - Lưu trữ, theo dõi và thanh lý các hợp đồng, kiểm tra, rà soát, ghi chép chứng từ kế toán đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. - Chuẩn bị ngân sách hàng năm, phân tích những sai biệt và thực hiện động tác sửa chữa. Lên dách sách các khoản thu, chi phù hợp cho các hoạt động của công ty. - Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ.. trong Công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc. - Cuối năm kế toán phải làm báo cáo tài chính và báo cáo lên giám đốc phê duyệt và có định hướng cho năm kế tiếp. Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành hoặc đề xuất với Lãnh đạo Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. 2.1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong 3 năm (2014 – 2016) Bảng 2.2. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm (2014 – 2016) Đơn vị: Triệu đồng Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 2015/2014 2016/2015 +/- % +/- % Tổng doanh thu 14.284 13.552 15.363 -732 -5,1 1.811 13,4 Tổng chi phí 13.836 13.331 14.846 -505 -3,6 1.515 11,4 Lợi nhuận trước thuế 448 221 517 -227 -50,7 296 133,9 Lợi nhuận sau thuế 370 166 403 -204 -55,1 237 142,8 (Nguồn: Tổng hợp từ Kết quả hoạt động kinh doanh) Tình hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ Phần Anlu Việt Nam trong 03 năm gần đây ta nhận thấy rằng:  Về doanh thu: doanh thu của công ty không đều qua 3 năm. Năm 2014 doanh thu đạt 14.284 triệu đồng, năm 2015 là 13.552 triệu đồnggiảm 732 triệu đồng tương ứng giảm 5,12% ; năm 2016 doanh thu là 15.363 triệu đồng tăng 1.811 triệu đồng tương ứng tăng 13,36% so với năm 2015.
  31. 31. 26  Về tổng chi phí: năm 2014 chi phí đạt 13.836giảm 505 triệu đồng tương ứng với ứng giảm 3,65% ; năm 2016 chi phí là 14.846 triệu đồng tăng 1.515 triệu đồng tương ứng tăng 11,38% so với năm 2015.  Lợi nhuận trước thuế: Năm 2014 đạt 448 triệu sang năm 2015 giảm 227 triệu đồng so với năm 2015; năm 2016 tăng 296 triệu đồng so với năm 2015  Lợi nhuận sau thuế: năm 2014 lợi nhuận đạt 370 triệu đồng, năm 2015 là 166 triệu đồng, đến năm 2016 lợi nhuận 403 triệu đồng tương ứng tăng 237 triệu đồng so với năm 2015. Lợi nhuận tăng lên thì thu nhập của người lao động tăng lên tương ứng và khuyến khích người lao động thực viện công việc tốt hơn thêm gắng bó và cố gắng vì công ty hơn, thu nhập tăng làm người lao động có được an tâm và tạo động lực cho họ phát triển bản thân. Như vậy, qua phân tích trên ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty mặc dù có hiệu quả nhưng chưa đều, còn thất thường giữa các năm, chưa thực hiện được mục tiêu năm sau cao hơn năm trước. Tuy nhiên áp lực của việc tăng doanh thu hàng năm với công ty sẽ dẫn đến yêu cầu của người lao động trong công ty là cao hơn để có thể đạt được mục tiêu đề ra và như vậy yêu cầu công tác tuyển dụng là làm sao để tuyển được nguồn lao động đáp ứng những mục tiêu này của công ty.
  32. 32. 27 2.2. Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tạtại công ty cổ phần Anlu Việt Nam 2.2.1.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản Công ty cổ phần Anlu Việt Nam tất các văn bản ban hành đều phải thực hiện theo các văn bản quy định của nhà nước. Vì vậy khi soạn thảo văn bản công ty đều dựa trên các căn cứ pháp lý để soạn thảo ban hành văn bản sau: - Hiến pháp nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam năm 2014. - Luật doanh nghiệp số 68/2015/QH13; - Điều lệ hoạt động của công ty (trong đó quyết định hình thức hoạt động của công ty). - Quy chế hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư - Quyết định số: 206/ 2005/ QĐ-BQP ngày 20 tháng 12 năm về việc ban hành quy định ban hành và quản lý văn bản hành chính. - Thông tư số: 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành quy chế về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong quân đội; - Thông tư số: 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong quân đội; * Với lĩnh vực hoạt động là đầu tư và xây dựng cho nên tài liệu công ty hình thành mang tính chất chuyên môn đặc thù cao. Cho nên phần lớn tài liệu của các phòng ban sản sinh ra đều do cán bộ chuyên môn của từng phòng ban đó soạn thảo, đánh máy hoặc kết hợp với nhau trong quá trình giải quyết công việc dựa trên quy chế của từng phòng ban. Một số văn bản hành chính đơn giản như công văn, giấy mời, biên bản… có quy trình xây dựng và ban hành rất đơn giản, nhiều trường hợp có thể bỏ qua các bước để tiến hành soạn thảo. Tuy nhiên đối với nhiều văn bản có giá trị pháp lý cao, phạm vi rộng và lâu dài thì để ban hành đều phải trải qua quá trình xây dựng và ban hành văn bản theo các công việc sau:
  33. 33. 28 Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến của các văn bản cần soạn thảo: Khi công việc phát sinh cần soạn thảo văn bản để giải quyết mà việc đầu tiên của công tác soạn thảo một văn bản là xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản cần ban hành. Tại Công ty cổ phần Anlu Việt Nam thì công việc này đã được Giám đốc hoặc phó giám đốc làm, bởi vì khi giao việc soạn thảo cho Ban hoặc cán bộ chuyên trách thì lãnh đạo luôn chỉ đạo việc soạn thảo văn bản có tên gì và nội dung chính của văn bản ra sao? Dựa trên ý kiến của lãnh đạo cán bộ chuyên trách tiến hành soạn thảo. Còn việc xác định độ mật khẩn của văn bản đều do lãnh đạo quyết định. Nhưng trong thực tế hầu hết các văn hành do công ty ban hành đều mang nội dung thông thường không cần đến độ mật, khẩn. Bước 2: Thu thập xử lý các thông tin liên quan đến vấn đề cần soạn thảo Việc thu thập và sử lý thông tin chỉ được áp dụng vào việc soạn thảo những văn bản quan trọng có liên quan đến nhiều vấn đề như báo cáo tình hình hoạt động năm, 6 tháng đầu năm… thì lúc này cán bộ soạn thảo liên hệ với các ban, đội để lấy số liệu. Từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết và đưa vào văn bản, còn những nội dung mang tính chất thông thường thì việc thu thập và xử lý thông tin sẽ không áp dụng. Bước 3: Tổ chức soạn thảo văn bản Sau khi hai công việc đầu đã hoàn tất, cán bộ soạn thảo được giao soạn thảo tiến hành soạn thảo văn bản. Đưa vào tên loại gì và nội dung của văn bản, tiến hành chọn lọc những thông tin từ những tài liệu đã thu thập để hoàn thiện phần nội dung của văn bản. (Các thể thức văn bản và cách trình bày văn bản được sử dụng theo đúng hướng dẫn số: 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012) Bước 4: Tổ chức lấy ý kiến tham gia của các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan (nếu cần) để hoàn chỉnh bản thảo. Có thể đề xuất với lãnh đạo công ty tổ chức việc tham khảo ý kiến của cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để tiếp tục nghiên cứu tiếp thu ý kiến, hoàn thiện văn bản. Bước này chỉ áp dụng trong những trường hợp cần thiết. Trong thực tế tại Công ty trong quá trình soạn thảo ít khi dùng đến vìnhững văn bản có nội dung đơn giản đã được lãnh đạo định hướng ngay từ đầu. Bước 5: Trình duyệt bản thảo.
  34. 34. 29 Bản thảo sau khi soạn xong thì được trình cho người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trước tiên là trình cho Trưởng Ban hoặc Trưởng các đơn vị xem xét, sữa chữa bản thảo hoàn chỉnh. Sau đó sẽ được trình cho lãnh đạo quyết định. Lãnh đạo xem xét kĩ về nội dung, quyết định độ mật, khẩn (nếu có), phạm vi phổ biến của văn bản. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định. Bước 6: Đánh máy, nhân văn bản. Sau khi bản thảo đã được duyệt thì cán bộ soạn thảo sẽ đánh máy văn bản đảm bảo đúng nội dung bản thảo và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Khi đánh máy và nhân bản văn bản đảm bảo kịp thời gian, đúng số lượng quy định, quản lý chặt chẻ và tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Bước 7: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký Văn bản khi được đánh máy và nhân bản xong thì Lãnh đạo, trưởng các ban, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác nội dung văn bản và ký bảo đảm vào sau dấu chấm hết (./.) của văn bản. Sau đó văn bản được chuyển cho Cán bộ văn thư kiểm tra và xem xét lại lần cuối và ký tên đảm bảo chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản sau dấu chấm của chữ viết tắt tên người đánh máy và số lượng bản phát hành (ở nơi nhận) văn bản. Bước 8: Ký văn bản. Công ty cổ phần Anlu Việt Nam làm việc theo chế độ thủ trưởng nên thẩm quyền ký văn bản được thực hiện cụ thể: Giám đốc trực tiếp ký các văn bản do công ty ban hành. Các phó giám đốc ký thay (KT.) Tổng giám đốc những văn bản thuộc phần việc được phân công phụ trách. Trưởng các ban được ký thừa lệnh (TL.) vào một số loại văn bản đôn đốc, nhắc nhở công việc hành chính thông thường, những văn bản không phải để chỉ đạo hoặc các văn bản sao và được sự đồng ý của giám đốc công ty. Người ký văn bản đảm bảo đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm hoàn toàn. Chữ ký đảm bảo đúng mẫu chữ ký đã đăng ký và đúng quy định.
  35. 35. 30 Sau khi văn bản đã hoàn thiện đầy đủ về mặt thể thức và nội dung, có đầy đủ chữ ký thì chuyển đến cán bộ văn thư để phát hành văn bản. 2.2.2. Về thể thức hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Tại công ty cổ phần Anlu Việt Nam việc soạn thảo văn bản được thực hiện theo Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN ngày 07/11/2012 của công ty cổ phần Anlu Việt Nam hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được công ty thể chế hóa từ văn bản số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 Đây là 2 yếu tố cơ bản nhằm nâng cao hiệu lực pháp lý thi hành văn bản, là cơ sở để nâng cao hiệu suất, chất lượng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành nhằm tạo thuận lợi cho việc xử lý văn bản. Thể thức văn bản hành chính của Công ty cổ phần Anlu Việt Nam (Ví dụ mỗi thành phần được trình bày giống như văn bản thực tế) 1. Quốc hiệu, tiêu ngữ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 2. Tên cơ quan, đơn vị ban hành văn bản - Đối với văn bản do Ban giám đốc công ty ban hành thì lấy tên chung. CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM - Đối với văn bản do các ban, đơn vị trực thuộc công ty ban hành thì phía trên ghi tên công ty và ở phía dưới là tên của phòng, ban, đơn vị ban hành văn bản đó. CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM BAN KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT 3. Số, ký hiệu văn bản. Số văn bản viết bằng chữa số Ả Rập, ký hiệu văn bản đặt sau số văn bản là chữ viết tắt của tên loại và cơ quan ban hành văn bản, được thể hiện theo thứ tự sau: Số: STT/ Tên loại - tên công ty Số: 25/BC-CNĐN 4. Địa danh, ngày tháng ban hành văn bản. - Địa danh: trụ sở chính nơi ban hành văn bản. - Ngày tháng năm của văn bản là ngày chính thức văn bản được ký ban hành. Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2016
  36. 36. 31 5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung. - Văn bản có tên loại: là tên văn bản được ban hành QUYẾT ĐỊNH Giao nhiệm vụ thi công công trình: Nhà ở doanh trại kho K718 vùng 3 Hải Quân Hạng mục: Nhà nghỉ giải lao giữa ca - Văn bản không có tên loại văn bản: trình bày dưới số và ký hiệu của văn bản V/v mượn phòng để sử dụng thi công công trình 6. Nội dung văn bản. - Được trình bày đầy đủ, chính xác về thông tin, đúng quy định và thẩm quyền của nhà nước và quy chế quy định của công ty chủ quản cấp trên. Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản,dễ hiểu, phù hợp với hình thức văn bản sử dụng. 7. Thể thức đề ký văn bản. - Cấp trưởng ký trực tiếp: GIÁM ĐỐC Bùi Đăng Đáng - Cấp phó ký thay: PHÓ GIÁM ĐỐC Phạm Minh Hán - Cấp dưới một cấp ký thừa lệnh: TRƯỞNG BAN TÀI CHÍNH Trần Văn Thái - Hiện tại công ty công ty chỉ áp dụng 3 hình thức đề ký văn bản trên không có áp dụng đề ký thừa ủy quyền (TUQ.) 8. Đóng dấu trên văn bản. Công ty công ty đang sử dụng các loại dấu sau: dấu công ty, dấu tên. Tùy vào thực tế văn bản ban hành mà đóng dấu cho đảm bảo tính hợp pháp, quy chế quy định.
  37. 37. 32 9. Nơi nhận văn bản. - Đối với văn bản có tên loại nơi nhận được trình bày dưới nội dung văn bản và ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái. Được dùng để xác định mục đích và trách nhiệm như: để báo cáo, để giải quyết, để biết, để lưu… Ví dụ: Nơi nhận: - Công ty 96 (để b/c); - Cơ quan, đơn vị; - Lưu: VT. - Đối với văn bản không có tên loại thì nơi nhận ngoài ở trên còn có dưới trích yếu nội dung văn bản của công văn sau từ “kính gửi”. Ví dụ: Kính gửi: Công Ty An Lu Việt Nam 10. Các thành phần thể thức khác của văn bản. - Dấu chỉ mức độ mật, khẩn: do lãnh đạo công ty công ty quyết định được trình bày dưới địa danh và thời gian ban hành văn bản. - Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, chỉ dẫn về dự thảo. - Phê duyệt trực tiếp trên văn bản: trình bày dưới số kí hiệu hoặc độ mật, độ khẩn (nếu có) và ghi trực tiếp chức danh người phê duyệt.
  38. 38. 33 Những điểm khác nhau trong kỹ thuật trình bày thể thức văn bản bắt buộc của văn bản Công ty cổ phần Anlu Việt Nam với Văn bản quản lý hành chính nhà nước STT THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV) THỂ THỨC VẢN BẢN CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM (Theo Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN) 1 Phông chữ trình bày Phông chữ sử dụng trình bày VB trên máy tính là phông chữ tiếng việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam VN TCVN 6909:2001 Phông chữ trình bày Phông chữ sử dụng trình bày VB trên máy tính là phông chữ tiếng việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam VN TCVN 6909:2001 Công ty thống nhất chữ dùng cho trình bày văn bản là phông chữ Times New Roman, phông chữ dùng cho trình bày bảng biểu là phông chữ Arial 2 Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: Cách mép trên từ 20-25mm Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25mm Lề trái: cách mép trái từ 30-35mm Lề phải: cách mép phải từ 15-20mm Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4) Lề trên: Cách mép trên 20mm Lề dưới: cách mép dưới 20mm Lề trái: cách mép trái 30mm Lề phải: cách mép phải 18mm 3 Quốc hiệu Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT Quốc hiệu Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
  39. 39. 34 STT THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV) THỂ THỨC VẢN BẢN CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM (Theo Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN) NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Dòng thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm Dòng thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm 4 Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB Kỹ thuật trình bày. Được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB Kỹ thuật trình bày. Được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ nghiêng 5 Tên loại và trích yếu nội dung của VB Kỹ thuật trình bày. Bên dưới tên loại và trích yếu nội dung của các loại VB có ghi tên loại có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ Trình bày trích yếu nội dung công văn bằng chữ in thường cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Tên loại và trích yếu nội dung của VB Kỹ thuật trình bày. Bên dưới tên loại và trích yếu nội dung của các loại VB có ghi tên loại có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài 1/2 độ dài của dòng chữ Trình bày trích yếu nội dung công văn bằng chữ in thường
  40. 40. 35 STT THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV) THỂ THỨC VẢN BẢN CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM (Theo Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN) cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. 6 Trình bày nội dung văn bản Khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines) + Phần, chương: được trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương được trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng đậm + Mục: được trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương được trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14 kiểu chữ đứng đậm Trình bày nội dung văn bản Khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,3 dòng (1,3 Multiple line spacing) - Đối với trình bày nội dung VB + Phần, chương: được trình bày cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương được trình bày cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng đậm + Mục: được trình bày cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm. Số thứ tự của phần, chương được trình bày cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng đậm - Đối với trình bày bảng biểu Phần nội dung bảng biểu được trình bày bằng chữ in thường (tùy theo nội dung hàng và cột có thể căn giữa, lề trái hay lề phải…), kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 8 đến 12 (nhưng trong một VB dùng cùng một cỡ chữ). Nếu nội dung văn bản trong một ô dài không đủ một hàng ngang
  41. 41. 36 STT THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC (Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV) THỂ THỨC VẢN BẢN CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM (Theo Hướng dẫn số 42/HD-CNĐN) thì có thể trình bày tràn dòng (kích chọn Wrap text) hoặc thu nhỏ (kích chọn shrink to fit). 7 Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền Kỹ thuật trình bày. Được trình bày in hoa cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm Họ tên của người ký văn bản được trình bày cỡ chữ từ 13 đến 14 Quyền hạn, chức vụ của người có thẩm quyền Kỹ thuật trình bày. Được trình bày in hoa cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm Họ tên của người ký văn bản được trình bày cỡ chữ từ 13. 8 Nơi nhận văn bản Kỹ thuật trình bày. Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận VB được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng Nơi nhận văn bản Kỹ thuật trình bày. Từ “kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận VB được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng
  42. 42. 37 2.2.3.Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi Để thúc đẩy hoạt động SXKD của công ty cổ phần Anlu Việt Nam phát triển thì trong quá trình giải quyết công việc công ty đã ban hành các văn bản đi rất phong phú và đa dạng như: Quyết định (cá biệt), hợp đồng, quy chế, thông báo, báo cáo, công văn… chính vì vậy để việc quản lý và giải quyết văn bản đi kịp thời, chính xác cán bộ văn thư công ty đã áp dụng và thực hiện các bước quản lý và giải quyết văn bản đi theo thông tư số 91/2012/TT-BQP về Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ; Thông tư số: 217/2014/TT-BQP ngày 16/12/2014 quy định về việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu. Quy định số 34/QyĐ-CNĐN ngày15 tháng 5 năm 2012 công ty công ty và Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. 2.2.3.1.Khái niệm văn bản đi: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ, văn bản mật) do công ty ban hành được gọi chung là văn bản đi” 2.2.3.2.Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản đi: - Tất cả các văn bản do công ty ban hành thì trừ trường hợp có quy định khác như: hóa đơn, chứng từ kế toán, các loại hợp đồng…thì đều phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư công ty theo nguyến tắc tập trung một đầu mối. - Văn bản đi ngày nào thì phải đăng ký phát hành trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. - Đảm bảo chính xác, kịp thời tiết kiệm và đúng quy định của nhà nước.Công tác quản lý giải quyết văn bản đi của công ty gồm các công việc sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản và ghi số, ngày tháng năm văn bản, đăng ký và đóng dấu văn bản * Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng năm văn bản + Kiểm tra thể thức hình thức kỹ thuật trình bày văn bản Văn bản sau khi đã được lãnh đạo công ty ký thì đưa cho bộ phận văn thư hoàn tất thủ tục phát hành. Tại đây văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện thấy văn bản sai thể thức, không đúng quy định thì yêu cầu cán bộ chuyên môn sữa chữa lại trước khi ban hành.
  43. 43. 38 + Ghi sổ, ngày tháng văn bản Tất cả văn bản do công ty phát hành thì mỗi một văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định do cán bộ văn thư ghi. - Số của văn bản là số thứ tự đăng ký các loại văn bản do công ty ban hành trong một năm: do công ty mới thành lập, quy mô nhỏ nên trong nămcông tychỉ ban hành văn bản với số lượng ít trung bình 100 văn bản một năm cho nên cán bộ văn thư sử dụng phương pháp đánh số tổng hợp đó là đánh số chung cho tất cả các loại văn bản đi (trừ các hợp đồng chứng từ kế toán thì sẽ do cán bộ phòng ban soạn thảo tự đánh số và đăng ký quản lý tại phòng ban mình rồi chuyển xuống cho văn thư đóng dấu). - Tất cả các văn bản đi của công ty đều tập trung tại bộ phận văn thư để lấy số theo hệ thống số chung, số được đánh liên tục từ số 01 vào ngày đầu năm cho đến số cuối cùng kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Việc đánh số cho văn bản hành chính được công ty trình bày và sắp xếp như sau: số thứ tự của văn bản/viết tắt tên loại - viết tắt tên công ty, đơn vị ban hành. - Ghi ngày tháng cho văn bản: ngày tháng ghi trên văn bản là ngày văn bản được ban hành và có hiệu lực pháp lý được đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi tại văn thư do nhu cầu giải quyết công việc và điều kiện thực tế của công tythì hầu hết các văn bản khi ban hành đều được cán bộ soạn thảo và đánh máy sẵn luôn ngày tháng cho văn bản. * Đăng ký văn bản đi. Với số lượng văn bản phát hành trong năm ít nên công ty cổ phần Anlu Việt Nam sử dụng phương pháp đăng ký truyền thống là đăng ký văn bản đi bằng cách lập sổ đăng ký. Căn cứ vào tình hình thực tế và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, giải quyết công việc thì cán bộ văn thư lập các loại sổ sau: Sổ đăng ký công văn đi: Dùng để đăng ký cho tất cả các loại văn bản do công ty phát hành (kể cả văn bản mật đi) và được dùng làm sổ chuyển giao văn bản đi luôn. Số đăng ký cấp giấy giới thiệu. Mẫu số đăng ký công văn đi được mà công ty đang áp dụng thực hiện là theo mẫu thống nhất HTQLCL ISO 9001:2008 để việc đăng ký văn bản đi đạt hiệu quả. Mẫu số đăng ký công văn đi Bìa sổ:
  44. 44. 39 - Phần đăng ký bên trong sổ: Áp dụng theo Thông tư số: 91/2012/TT-BQP Sau khi đăng ký văn bản đi xong thì văn thư tiến hành nhân bản bằng cách photo ra nhiều bản theo đúng số lượng và thời gian đã xác định ở phần nơi nhận của văn bản đi. * Đóng dấu văn bản. Công ty bao gồm các loại dấu là: dấu công ty, dấu tên. Đóng dấu lên văn bản được văn thư thực hiện khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của lãnh đạo công ty. Dấu được đóng ngay ngắn, rõ rãng, đúng mẫu mực, trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái của văn bản. ST T Số, ký hiệu văn bản đi Ngày ban hành Tên loại và Trích yếu nội dung Số lượng bản Số lượng tờ Độ mật Lưu Nơi nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CÔNG TY CỔ PHẦN ANLU VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Ngày bắt đầu: …../……./…… Ngày kết thúc:…../……/….... Quyển số: … Năm: ……
  45. 45. 40 Dấu treo được văn thư đóng lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu treo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên công ty hoặc tên phụ lục ( Ví dụ: chứng từ kế toán… ). Dấu giáp lại được văn thư đóng lên các văn bản, tài liệu chuyên nghành. Được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy (Ví dụ: Hợp đồng kinh tế… ). Bước 2: Chuyển và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. + Chuyển phát văn bản đi. Căn cứ vào địa chỉ nơi nhận văn bản thì văn thư có thể chuyển trong hoặc ngoài cơ quan công ty. - Đối với những văn bản chuyển giao trong nội bộ công ty như cho các ban, đội thì do số lượng ít nên văn thư dùng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển giao văn bản luôn. Khi chuyển văn bản đến cá nhân thì cán bộ văn thư yêu cầu ký nhận vào sổ để đảm bảo quản lý chặt chẽ văn bản đi và là cơ sở pháp lý chính xác khi cần thiết. - Đối với những văn bản chuyển ra ngoài công ty như là gửi cho cơ quan cấp trên, các chủ đầu tư….thì trước hết cán bộ văn thư gửi qua fax hoặc bằng máy quét (scan) rồi chuyển qua mạng đến nơi nhận sau đó bao gói văn bản chính chuyển qua đường bưu điện. Văn thư lựa chọn bì phù hợp với đặc điểm văn bản sau đó cho văn bản vào bì và điền đầy đủ thông tin địa chỉ nơi nhận văn bản lên bì văn bản. - Đối với việc chuyển phát văn bản có nội dung “mật”; “tối mật”; “tuyệt mật” và nội dung quan trọng thì làm các bước tương tự như văn bản thường nhưng đảm bảo bí mật, thời gian và kèm theo phiếu gửi khi gửi văn bản đi. + Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Các văn bản sau khi hoàn tất thủ tục sẽ được chuyển giao bằng nhiều hình thức khác nhau: Dù bất kỳ hình thức nào thì văn thư vẫn phải theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bằng cách gọi điện thoại đến xác nhận xem nơi nhận đã nhận văn bản chưa cụ thể: Nếu văn bản gửi qua máy Fax mà nơi nhận chưa nhận được thì văn thư có trách nhiệm Fax lại,… Nếu phát hiện thấy văn bản gửi qua đường bưu điện bị thất lạc thì văn thư báo cáo cho Trưởng ban để xem xét giải quyết dồng thời tìm cách nhanh nhất để giải quyết văn bản khác thay thế văn bản đã bị thất lạc. Bước 3: Lưu và lưu đính chính văn bản đi

×