Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
1
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Theo tiến trình đổi mới, hội nhập và trở thành một đất nước công nghiệp hóa hiện
đại hóa tầm nhìn đến năm 2022. Mọi mặt từ văn hóa – xã hội cho đến kinh tế đều được
đẩy mạnh để kịp tốc độ với sự chuyển mình của đất nước. Trong tiến trình hội nhập,
mở cửa nền kinh tế, một trong những biểu hiện của sự giao thoa, hợp tác, mở rộng
quan hệ thương mại song phương và đa phương, hội nhập nền kinh tế là sự phát triển
vượt bật của các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh quốc tế, hoạt động
giao nhận quốc tế….
Hơn bao giờ hết, đứng trước nền kinh tế đang chuyển mình mạnh mẽ và trong thời
kỳ mở cửa, phát triển sâu rộng. Bên cạnh những cơ hội có được, bản thân những doanh
nghiệp làm dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu như Công ty TNHH Giao nhận
Gấu Trúc Toàn Cầu phải đối mặt với không ít thách thức để phát triển được và có chỗ
đứng trên thị trường giao nhận quốc tế. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vưc
dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, hoạt động kinh doanh của
công ty có thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố trong đó có mảng quy
trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển – một trong những mảng dịch vụ
chính của doanh nghiệp hiện tại.
Trong quá trình được học hỏi và quan sát thực tế tại công ty, được tìm hiểu, cọ xát
với những công việc thực tế về việc thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập
khẩu tại công ty, em nhận thấy hoạt động giao nhận mà cụ thể là việc thực hiện quy
trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại đơn vị còn gặp khó khăn và
có một vài điểm còn hạn chế, tồn tại, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện quy trình
giao nhận hàng nhập khẩu tại công ty. Nếu khắc phục và cải tiến được những thiếu sót
đó thì việc tổ chức thực hiện quy trình giao nhận sẽ được hoàn thiện hơn.
Với mong muốn bằng những ý kiến nhỏ của mình có thể có ích, có đóng góp tích
cực cho việc hoàn thiện và phát triển được quy trình giao nhận hàng nhập tại doanh
nghiệp nên em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập
khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu”, và
cũng là một cơ hội để em được cọ xát thực tế, sự tiếp xúc thực tế với công việc xuất
nhập khẩu, có được những hình dung cụ thể về những kiến thức nhận được trên giảng
đường, cách vận dụng chúng như thế nào vào thực tế cũng như tích lũy được những
kinh nghiệm quý báu phục vụ cho công việc sau này của sinh viên.
2. Mục tiêu ngiên cứu

2
Phân tích, đánh giá thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu nhằm làm bật lên những
thành công mà công ty đạt được cũng như những hạn chế, thiếu sót còn tồn tại trong
việc thực hiện quy trình giao nhận hàng nhập bằng đường biển tại doanh nghiệp.
Đề xuất những giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng
đường biển tại công ty.
1. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
biển.
- Phạm vi nghiên cứu: Tại Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu và
công ty Tân Cảng Cát Lái.
- Phạm vi về thời gian nghiện cứu: Số liệu kinh doanh tại doanh nghiệp trong giai
đoạn từ năm 2016 – 2018.
2. Phương pháp nghiên cứu
- Phân tích và đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển, để tìm ra
những thuận lợi khó khăn có thể có, những ưu điểm, tồn tại trong quy trình, từ đó có
những tổng hợp chung nhất, đánh giá và đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm hoàn
thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại doanh
nghiệp.
- Tổng hợp và phân tích: Số liệu từ báo cáo kinh doanh, những cơ sở lý luận,
tổng hợp những điểm chung nhất, quan trọng cho từng mục. Tổng hợp những kiến
thức chung về hoạt động giao nhận. So sánh số liệu, các chỉ tiêu kinh tế trong hoạt
động kinh doanh tình hình nhập khẩu thời kỳ này so với thời kỳ trước.
- Phân tích đánh giá tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh.
3. Kết cấu đề tài
Chương 1:Cơ sở lý luận của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
bằng đường biển.
Chương 2: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường
biển tại Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường
biển tai Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.

3
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO
NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN GẤU TRÚC TOÀN CẦU
(PANDA GLOBAL LOGISTICS COMPANY LIMITED)
Địa chỉ: Lầu 4, Tòa nhà HDTC, 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1,
TP Hồ Chí Minh
Mã số thuế: 0305538963
Người ĐDPL: Thân Ngọc Hiếu
Ngày hoạt động: 01/03/2008
Giấy phép kinh doanh: 0305538963
Ngành nghề kinh doanh: Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường
biển.
Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu đã thành lập và đi vào hoạt động
gần 11 năm và đã tạo lập được uy tín cũng như chỗ đứng nhất định trên thị trường giao
nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, thiết lập được mối quan hệ bền vững với không ít
khách hàng, với bề dày 10 năm kinh nghiệm, Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc
Toàn Cầu đã trở thành một sự lựa chọn đáng tin cậy cho nhiều khách hàng trong và
ngoài nước.
2.1.2. Chức năng, phạm vi hoạt động
2.1.2.1. Dịch vụ giao nhận bằng đường biển
-Tư vấn làm chứng từ xuất nhập khẩu.
- Đóng gói, dán nhãn mác.
- Làm hàng đặc biệt, quá khổ….
2.1.2.2. Làm thủ tục hải quan, chứng từ bảo hiểm
- Mua bảo hiểm hàng hóa
- Khai báo hải quan điện tử.
- Thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.
2.1.2.3. Gom hàng lẻ và phân phối
- Dịch vụ phân phối hàng.

4
BỘ PHẬN GIAO NHẬN
PHÒNG KINH DOANH
XUẤT NHẬP KHẨU
BỘ PHẬN CHỨNG TỪ
BỘ PHẬN SALES
PHÒNG NHÂN SỰ
PHÒNG KẾ TOÁN
GIÁM ĐỐC
- Gom hàng đi các nước
2.1.2.4. Dịch vụ vận tải
- Vận chuyển hàng xuất khẩu tới nơi xếp hàng.
- Vận chuyển hàng nhập về kho hoặc giao cho đơn vị nhập khẩu
2.1.3. Hệ thống tổ chức của công ty
2.1.3.1. Sơ đồ cơ cấu của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Phòng nhân sự)
2.1.3.2. Nhiệm vụ chức năng của các phòng
 Giám đốc: Đại diện cho công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quna đến hoạt
động hằng ngày của công ty, tổ chức và điều hành mọi hoạt động kinh doanh, quyết
định bổ nhiệm hay miễn nhiệm các chức năng quản lý trong công ty, chỉ đạo phát triển
nguồn nhân lực trong công ty.
 Bộ phận sales – phòng kinh doanh: Theo dõi tiến trình nghiệp vụ của các phòng
ban trong công ty, thực hiện chào giá, tìm kiếm, liên hệ khách hàng, hỗ trợ phòng
chứng từ; tham mưu cho lãnh đạo về kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn, nghiên
cứu thị trường, tìm kiếm các phương án cơ hội kinh doanh; thực hiện các hoạt động
tiếp thị; chịu trách nhiệm giao dịch, ký kết hợp đồng ngoại thương xuất nhập khẩu của
công ty.
 Bộ phận chứng từ và giao nhận : Soạn hồ sơ, làm thủ tục hải quan, chịu trách
nhiệm thực hiện tốt nghiệp vụ thủ tục xuất nhập khẩu đúng quy định cũng như theo dõi
tình hình thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng, thực hiện cung cấp chứng từ xuất

5
nhập khẩu hàng hóa, nghiên cứu, theo dõi những chủ trương, chính sách xuất nhập
khẩu, thuế của nhà nước ban hành, hải quan quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn
để tổ chức triển khai và thực hiện đúng quy định.
 Bộ phận kế toán: Theo dõi chi phí phát sinh hằng ngày, làm ủy nhiệm chi để
thanh toán tiền hàng cho các công ty trong nước và lệnh chuyển tiền cho công ty nước
ngoài, xác định các khoản thuế nộp cho nhà nước, lập báo cáo kinh doanh, tham mưu
cho lãnh đạo thực hiện đúng các quy định, thông tư, chuẩn mực kế toán.
 Bộ phận hành chính nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân viên, hệ thống, giải quyết thủ
tục liên quan đến vấn đề nhân sự, tiền lương (tuyển dụng, hợp đồng lao động, bổ
nhiệm,bãi nhiệm, khen thưởng, điều động, kỷ luật…); quản lý công văn, sổ sách hành
chính, con dấu và quản lý tài sản, thực hiện công tác lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu.
2.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, những thuận lợi, khó khăn
và định hướng phát triển
Đã thành lập và đi vào hoạt động gần 10 năm, là một quãng thời gian đủ dài để
doanh nghiệp có thể tạo chỗ đứng trên thị trường giao nhận và có những khách hàng
lớn cũng như bạn hàng kinh doanh, với phương châm hoạt động uy tín, chất lượng, giá
cả cạnh tranh, bên cạnh việc duy trì và phát triển mối quan hệ với những khách hàng
lâu năm,doanh nghiệp cũng đã giao dịch với nhiều khách hàng mới, bằng chứng là
dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu những năm gần đây luôn tăng, góp phần
làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp..
2.1.4.1. Tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu
trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2016 – 2018
Đơn vị tính: 1000 Đồng
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Tổng doanh thu 3,489,643 3,600,157 3,822,130
Tổng chi phí 2,356,363 2,493,574 2,543,076
Thuế TNDN 1,142,283 1,106,583 1,279,054
Lợi nhuận trước thuế 285,570.75 276,645.75 319,763.5
Lợi nhuận sau thuế 856,712.25 829,937.25 959,290.5
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh – Phòng Kế toán)

6
Từ những số liệu của bảng trên, ta có thể thấy được tình hình biến động của các
chỉ tiêu kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2016 – 2018 qua biểu đổ bên
dưới về ba chỉ tiêu chính, đó là doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
Tuy sự biến động về các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua các năm
không đáng kể nhưng đều có sự tăng đều qua các năm từ 2016 đến năm 2018.
Từ bảng kết quả hoạt động kinh doanh, ta có bảng chênh lệch các chỉ tiêu kinh
doanh, bảng như bên dưới.
Bảng 2.2: Bảng chênh lệch các chỉ tiêu trong kết quả kinh doanh
Chỉ tiêu
Chênh lệch 2017/2016 Chênh lệch 2018/2017
Tuyệt đối Tương đối
(%)
Tuyệt đối Tương đối
(%)
Tổng doanh thu 101,514 2.9 254,973 7.08
Tổng chi phí 137,211 5.82 49,502 1.99
Lợi nhuận trước thuế (35,700) (3.13) 172,471 15.6
Lợi nhuận sau thuế (26,775) (3.13) 129,353.25 15.6
(Nguồn: Tổng hợp từ bảng kết quả kinh doanh).
Nhận xét:
Qua bảng trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty có biến động
từ giai đoạn 2016 – 2018, cụ thể là doanh thu đạt 3,489,643 nghìn đồng trong năm
2016, sau đó tăng lên 3,600,157 nghìn đồng trong năm 2017, sau đó tiếp tục tăng lên
3,822,130 nghìn đồng trong năm 2018. So với năm 2016 thì doanh thu của năm 2017
tăng nhẹ, tăng 101,514 ngìn đồng tương ứng với 2.9 %. Nhưng sau đó, tình hình kinh
doanh có vẻ chuyển biến tích cực khi doanh thu tăng lên 3,822,130 nghìn đồng so với
năm 2017 tương ứng tăng 7.08% một tỷ lệ tăng tương đối so với thời kì năm 2017 so
với năm 2016.Từ năm 2017, doanh thu chỉ tăng rất ít, mức tăng chỉ đạt 2.9 %, trong
giai đoạn nền kinh tế thế giới phải trải qua sự khủng hoảng, việc đạt được một tỉ lệ
tăng dù nhỏ, nhưng cũng là sự thành công đáng ghi nhận. Song đến năm 2018, tinh
hình kinh tế thế giới có chút khởi sắc, thêm vào đó là những nỗ lực của toàn thể doanh
nghiệp giúp công ty không những duy trì được hoạt động kinh doanh mà còn gia tăng
doanh thu đáng kể.
Chi phí hoạt động của công ty trong ba năm 2016, 2017, 2018 cũng có sự biến

7
động tương tự như doanh thu, chi phí hoạt động tăng từ năm 2017 so với 2016, cụ thể
tăng 137,211 nghìn đồng tương ứng tăng 5.82 % ở năm tiếp theo 2018, chi phí hoạt
động tăng 49,502 nghìn đồng so với năm 2017, tương ứng tăng 1.99 %
Về chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp, trong năm 2016, lợi nhuận sau
thuế đạt 856,712.25 nghìn đồng và giảm còn 829,937.25 nghìn đồng, tương ứng với
giảm 3.13 % trong năm 2017, tăng lên 959,290.5 nghìn đồng vào năm 2018, tương
ứng tăng 15.6 % so với năm 2017. Sau thời kỳ tăng chậm doanh thu trong giai đoạn
2016 – 2017 và trong bối cảnh nền kinh tế trì trệ, đối mặt với những khó khăn và tận
dụng được những thế mạnh của mình, lợi nhuận sau thuế của công ty đã có sự chuyển
biến tích cực, sự tăng lên đáng kể cho thấy những nỗ lực thực sự của tập thể nhân viên
trong công ty và ban lãnh đạo trong thời kỳ khó khăn để có những sự vươn lên đáng
ghi nhận.
2.1.4.2. Định hướng phát triển
Với thách thức từ việc nền kinh tế thế giới vẫn còn đang trong giai đoạn suy thoái
và những cơ hội khi nền kinh tế nước nhà đang trong thời kỳ hội nhập sâu rộng, đẩy
mạnh phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu, để tận dụng được những cơ hội đó và vượt
qua khó khăn, doanh nghiệp đặt ra cho mình những mục tiêu dài hạn, tầm nhìn xa hơn
từ những hoạt động, định hướng cụ thể tại doanh nghiệp: Nắm bắt xu hướng phát triển
của dịch vụ giao nhận hàng hóa, đầu tư cơ sở hạ tầng để đẩy mạnh hoạt động giao
nhận, đa dạng hóa các loại hình dịch vụ phục vụ khách hàng. Với tầm nhìn trong tương
lai, phấn đấu trở thành một doanh nghiệp có thương hiệu trong lĩnh vực giao nhận tại
Việt Nam. Bên cạnh đó, bồi dưỡng nghiệp vụ, ngoại ngữ để tạo điều kiện thực hiện
quy trình giao nhận hiệu quả, đem lại sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao uy tín
doanh nghiệp.
2.2. Phân tích thực trạng giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại
Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu..
2.2.1. Tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty
TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.
Bảng 2.3: Bảng kim ngạch xuất nhập khẩu trong giai đoạn từ năm 2016 – 2018
Đơn vị tính: USD

8
Nhập khẩu 395,610 410,570 503,160
Xuất khẩu 173,240 189,523 203,916
Tổng 568,850 600,093 707,076
(Nguồn: Phòng Kế toán)
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp cơ cấu dịch vụ giao nhận xuất nhập khẩu từ 2016 - 2018
Đơn vị tính: %
Giao nhận hàng nhập 69.55 68.42 71.16
Giao nhận hàng xuất 30.45 31.58 28.84
Tổng 100 100 100
Nhận xét
Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ dịch vụ giao nhận hàng nhập có sự biến động nhẹ trong
thời kỳ từ năm 2016 – 2018, tỷ lệ giao nhận hàng nhập giảm nhẹ trong năm 2017 so
với năm 2016, cụ thể từ 69.55 % xuống 68.42 %, tức giảm 1.13 %, đến năm 2018, tỷ
lệ giao nhận hàng nhập khẩu cũng tăng nhưng không đáng kể so với thời kỳ
2017/2016, tăng từ 68.42 % năm 2017 lên 71.16 % năm 2018, tương ứng tăng 2.74 %.
So với tỷ trọng giao nhận hàng xuất khẩu, thì tỷ trọng giao nhận hàng nhập khẩu tại
doanh nghiệp có tỷ trọng lớn hơn nhiều, gần như là gấp đôi. Thông thường trình tự
giao nhận hàng nhập sẽ trải qua nhiều công đoạn hơn so với dịch vụ giao nhận hàng
xuất nên phí giao nhận hàng nhập nhận được sẽ cao hơn phí giao nhận hàng xuất.
Bảng 2.5: Bảng Tổng doanh thu về dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Tỷ lệ % chênh lệch
2017/2016 2018/2017
Tổng DT 2,457,120 2,613,978 3,052,693 6.4 16.8
Hàng FCL 1,788,354 1,963,780 2,376,510 9.8 10.8
Hàng LCL 668,766 650,198 676,183 (2.78) 4.0
Nhận xét:
Ta thấy tổng doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu qua các năm đều

9
tăng, tăng cụ thể là 156,867 nghìn đồng từ năm 2016 đến năm 2017, tức tăng 6.4 %, và
từ năm 2017 đến năm 2018 tổng doanh thu tăng 438,706 nghìn đồng, tức 16.8 %, so
với giai đoạn 2017/2016 thì giai đoạn 2018/2017 có mức tăng đãng kể hơn về mặt
doanh thu, gấp hơn 2.5 lần. Trong nguồn doanh thu này thì nguồn doanh thu từ dịch vụ
giao nhận hàng nhập FCL chiếm tỷ trọng lớn hơn hàng LCL, và là nguồn doanh thu
chính từ dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu của doanh nghiệp, bởi vì phí dịch vụ hàng
FCL cao và thủ tục nhanh hơn, tỷ lệ doanh thu từ dịch vụ giao nhận hàng nhập FCL
cũng có xu hướng tăng từ năm 2016 – 2018, cụ thể tăng 175,426 nghìn đồng từ năm
2016 đến năm 2017 và mức tăng cao hơn từ năm 2017 đến năm 2018, tăng 412,730
nghìn đồng, tăng từ 9.8 % giai đoạn 2017/2016 lên 10.8% giai đoạn 2018/2017. Một lý
do lý giải việc tỷ lệ giao nhận hàng nhập FCL tăng là do lượng hàng nhập của khách
hàng ngày càng lớn. Qua bảng trên, cho thấy những tín hiệu khả quan cho dịch vụ giao
nhận hàng nhập FCL là một mảng triển vọng, đóng góp vào doanh thu chính cho dịch
vụ giao nhận hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu. Còn
đối với hàng LCL thì có mức biến động ngược lại trong thời kỳ 2102 – 2017, sản
lượng giao nhận hàng LCL có mức giảm 18,568 nghìn đồng, tương ứng giảm 2.78 %,
nhưng sau đó, sản lượng giao nhận hàng LCL đã có mức tăng nhẹ, tăng 25,985 nghìn
đồng trong thời kỳ 2017 – 2018, tương ứng tăng 4 %.
2.2.2. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Hình 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
ĐÀM PHÁN VÀ KÝ
HĐGN
NHẬN VÀ KIỂM TRA
BCT
KHAI HẢI QUAN CHO
LÔ HÀNG NHẬP KHẨU
LẤY D/O ĐĂNG KÝ MỞ TỜ
KHAI HẢI QUAN
QUYẾT TOÁN VÀ
TRẢ HỒ SƠ
TÍNH THUẾ VÀ NỘP
THUẾ
GIAO HÀNG CHO
KHÁCH HÀNG
THANH LÝ HẢI
QUAN
NHẬN VÀ KIÊM TRA
HÀNG

10
Các bước trong quy trình giao nhận:
Bước 1 Đàm phán và ký kết hợp đồng giao nhận Chuẩn bị
Tìm kiếm khách hàng, tiến hành trao đổi những thông tin cần thiết để biết khách
hàng có những yêu cầu gì, đưa ra cách thức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận
hàng hóa nhập khẩu và thương lượng các điều khoản về giá cả, thời gian hoàn thành
thủ tục nhận hàng và giao hàng cho khác hàng. Hai bên trao đổi những thông tin về lô
hàng sắp nhập khẩu; tên hàng, xuất xứ, đặc điểm, ký mã hiệu, là hàng bách hóa hay
hàng nguy hiểm, thời gian dự kiến hàng đến, những yêu cầu đối với hàng hóa như giấy
kiểm tra chất lượng, giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, thực vật…..Cách thức và
phương thức liên lạc và trao đổi thông tin, chuyển giao bộ chứng từ sau này giữa hai
bên.
Nhận xét
Ưu điểm: Có lượng khách hàng ổn định, quen thuộc và làm việc lâu năm nên quá
trình thỏa thuận, ký kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng, rút ngắn thời gian.
Hạn chế: Đối với nhũng khách hàng mới nhận làm dịch vụ giao nhận lần đầu, phía
người nhập khẩu chuẩn bị nhũng thông tin không đầy đủ, mất thời gian cho việc bổ
sung, chuẩn bị thông tin đầy đủ, chi tiết để việc ký kết hợp đồng diễn ra suôn sẻ, nhanh
chóng.
Bước 2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi hai bên ký kết hợp đồng, tiến hành quy trình giao nhận, bước đầu
tiên trong khâu chuẩn bị để nhận hàng là nhận bộ chứng từ có thể được gửi từ dịch
vụ chuyển fax nhanh trực tiếp cho doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp phải ra ngân hàng
để nhận được bộ chứng từ tùy vào hình thức thanh toán hợp đồng nhập khẩu. Bộ
chứng từ bao gồm:
- Hóa đơn thương mại.
- Phiếu đóng gói hàng hóa.
- Bảng kê chi tiết.
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Bảo hiểm đơn. Giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Giấy chứng nhận số lượng.
- Giấy chứng nhận chất lượng.
- Giấy chứng nhận trọng lượng.

11
- Giấy chứng nhận phẩm chất.
- Giấy chứng nhận vệ sinh.
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, thực vật.
Tùy từng loạt mặt hàng, mua bán theo điều kiện thương mại nào và yêu cầu của
nhà xuất nhập khẩu mà có đầy đủ tất cả các chứng từ trên hoặc không.
Việc kiểm tra bộ chứng từ nếu thanh toán theo L/C thì đối chiếu chứng từ với các
chi tiết trong L/C, xem có phù hợp không, còn khi thanh toán bằng các hình thức thanh
toán khác như TTR.TR, D/P… thì đối chiếu các thông tin với hợp đồng và với các
chứng từ với nhau.
1. Kiểm tra vận đơn đường biển
 Kiểm tra số bản gốc, tên người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông
báo, thông tin cảng bốc, cảng dỡ, thông tin mô tả hàng hóa, số lượng container, điều
khoản cước phí, ngày giao hàng, ngày lập B/L, người ký phát vận đơn, các điều kiện
đặc biệt khác, kiểm tra vận đơn có hoàn hảo không. Đối chiếu các thông tin trên B/L
có phù hợp, có thống nhất với hợp đồng và những chứng tờ khác trong bộ chứng từ.
2. Kiểm tra hóa đơn thương mại
 Kiểm tra người lập hóa đơn: ai là người lập hóa đơn, người lập có thể là người
thụ hưởng hay người đại diện cho bên bán.
 Kiểm tra tên và địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, trọng lượng, số
lượng, điều kiện giao hàng và những số liệu khác.
3. Kiểm tra chứng từ bảo hiểm
 Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng hay không.
 Kiểm tra tên và địa chỉ người được bảo hiểm.
 Kiểm tra trị giá bảo hiểm.
 Kiểm tra chứng từ bảo hiểm được ghi là bản gốc hay bản phụ.
4. Kiểm tra phiếu đóng gói
 Kiểm tra tên và địa chỉ người mua, mô tả hàng hóa, đơn giá, số lượng, trọng
lượng hàng, điều kiện giao hàng, hình thức đóng gói, số tiền trên hóa đơn và những dữ
liệu khác.
5. Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ
 Kiểm tra loại C/O , form gì, người lập C/O, thông tin người gửi hàng, người
nhận hàng.

12
 Kiểm tra thông tin liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa như: cảng bốc hàng,
cảng dỡ hàng, tên tàu, số B/L, phải giống như chúng được thể hiện trên B/L.
 Kiểm tra việc mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, ngày cấp C/O có hợp lệ
không.
6. Kiểm tra giấy chứng nhận kiểm định
 Kiểm tra người lập chứng từ, ngày lập, thông tin liên quan đến người mua,
người bán.
 Kiểm tra các nội dung về hàng hóa như tên hàng, số lượng, tổng trị giá phải
đồng nhất với các chứng từ khác, kiểm tra số bản xuất trình.
 Kiểm tra xác nhận của người lập về số lượng, chất lượng hàng sau khi kiểm tra.
7. Kiểm tra những chứng từ xác minh bản chất hàng hóa.
 Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa, chứng nhận số lượng, chứng nhận trọng
lượng, chứng nhận khử trùng, chứng nhận kiểm dịch động vật, thực vật.
 Kiểm tra tiêu đề và người lập chứng từ.
 Kiểm tra các chi tiết về người nhận hàng, người gửi hàng, các thông tin về việc
vận chuyển hàng hóa được thể hiện trên chứng từ có đồng nhất với chứng từ khác hay
không.
- Kiểm tra tên hàng, số lượng, trọng lượng, ký mã hiệu hàng hóa.
- Kiểm tra kết quả giám định.
- Ngày kiểm tra phẩm chất hàng hóa.
- Chứng từ phải được chứng thực bởi cơ quan giám định phẩm chất hàng hóa.
Nhận xét
Ưu điểm: Cách thức, hệ thống liên lạc, trao đổi thông tin giữa hai bên đa dạng,
thuận lợi cho việc trao đổi, chỉnh sửa thông tin, hoàn thiện bộ chứng từ như qua mail,
fax, điện thoại, internet….
Hạn chế: Nhận không đầy đủ bộ chứng từ, trong một số trường hợp thiếu những
chứng từ quan trọng như Invoice hay Bill of Lading nên chưa thể tiến hành khai báo
hải quan ngay.
Ví dụ: Trong một lần nhận làm dịch vụ giao nhận cho lô hàng nhập khẩu nội tạng
động vật, phải chờ giấy xác nhận an toàn thực phẩm từ phía nước xuất khẩu, vì muốn
nhập mặt hàng này về Việt Nam phải có giấy phép, có giấy xác nhận từ phía xuất
khẩu, quá trình xin giấy phép đối với mặt hàng này khá lâu, phải qua nhiều cơ quan

13
chứng nhận, mất rất nhiều thời gian để bổ sung đầy đủ giấy tờ để có thể làm thủ tục
nhận hàng.
Kiểm tra không đầy đủ, không kỹ càng yêu cầu của lô hàng, có trường hợp lô hàng
yêu cầu phải có giấy kiểm dịch chất lượng, nhưng do ko kiểm tra đầy đủ thông tin để
tiến hành những thủ tục cần thiết cho việc thông quan nhận hàng tại cảng, gây gián
đoạn quá trình giao nhận và mất thêm thời gian.
Bước 3 Lấy D/O
Sau khi nhận bộ chứng từ và kiểm tra bộ chứng từ là phù hợp, khi có thông báo
hàng đến (Arrival Note) người giao nhận sẽ lấy B/L kèm giấy giói thiệu của công ty để
lên hãng tàu lấy D/O, kèm theo đó là nộp phí D/O.
Nhận xét
Ưu điểm: Có quan hệ tốt với hãng tàu, là khách hàng thường xuyên nên việc lấy
D/O nhanh chóng.
Hạn chế: Arrival note đến chậm, gây chậm trễ cho việc lấy D/O.
Thời gian nhận D/O kéo dài gây phát sinh tiền lưu container, lưu kho bãi khi hết
hạn được lưu container, lưu bãi miễn phí.
Khi đóng phí D/O, người giao nhận quên không lấy hóa đơn. Khi đến khâu đăng
ký mở tờ khai hải quan, dẫn tới thiếu chứng từ để đối chiếu.
Bước 4 Khai hải quan cho lô hàng nhập
Sau khi có được D/O, người giao nhân tiến hành khai hải quan.
Bộ chứng từ tờ khai hải quan hàng nhập bao gồm:
 Tờ khai hải quan hàng nhập (2 bản chính).
 Hợp đồng ngoại thương (1 bản sao).
 Hóa đơn thương mại (1 bản chính, 1 bản sao).
 Phiếu đóng gói (1 bản chính, 1 bản sao).
 Vận đơn đường biển (1 bản sao).
 Giấy giới thiệu (bản chính).
Ngoài ra tùy từng mặt hàng nhập khẩu mà có thêm một số chứng từ khác như giấy
chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch, phụ lục tờ khai….
Sau khi có bộ chứng từ đầy đủ từ phía khách hàng, kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ,
việc nhận D/O, bên giao nhận sẽ tiến hành khai báo hải quan.
 Hiện nay việc khai báo hải quan đã tiện lợi và nhanh chóng hơn rất nhiều nhờ

14
sử dụng nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử. Để sử dụng được phần mềm khai báo hải
quan điện tử.
Bước 1, Đăng ký và sử dụng chương trình.
Lần đầu chạy chương trình sẽ yêu cầu đăng ký thông tin doanh nghiệp, sau khi
điền đầy đủ, nhấn “đồng ý” để hoàn tất.
Bước 2, Thiết lập hệ thống trước khi khai báo.
Trước khi tiến hành khai báo, thì thiết lập các thông số cần thiết để kết nối tới hệ
thống hải quan. Truy cập chức năng từ menu “thiết lập thông số khai báo VINACCS”.
Nhập đầy đủ các thông số về tài khoản khai báo như hình dưới đây.
Địa chỉ khai báo VINACCS là địa chỉ kết nối để truyền dữ liệu lên cơ quan hải
quan. Nếu thực hiện khai báo thử, doanh nghiệp đánh dấu chọn vào mục “khai giả
lập”, đây là chức năng của phần mềm gải lập hệ thống hải quan để trả về khi doanh
nghiệp khai báo thử dựa trên quy trình nghiệp vụ thực tế của hệ thống VINACCS, giúp
người khai hình dung được quy trình thực tế.

15
Bước 3, Đăng ký tờ khai hàng nhập khẩu mới (IDA).
Từ giao diện chính của chương trình, vào menu “Tờ khai xuất nhậpkhẩu/đăng ký
mở tờ khai nhập khẩu (IDA).
Khi đó màn hình nhập khẩu hiện ra như sau:
Phần 1 là danh sách các nút nghiệp vụ (các nút này sẽ mờ đi hoặc sáng lên theo
từng trạng thái của tờ khai).
Phần 2 là hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu trên tờ khai và thông điệp trả về
của hệ thống hải quan.
Phần 3 là thông tin tờ khai hải quan gồn thông tin chung, danh sách hàng, chỉ thị
của hải quan và kết quả xử lý tờ khai.
Nhập thông tin chung của tờ khai tại tab “thông tin chung”.
Nhập dữ liệu vào loại hình khai báo, mã hải quan khai báo…các chỉ tiêu có dấu (*)
màu đỏ là bắt buộc nhập, các ô màu xám là chỉ tiêu thông tin do hệ thống trả về hoặc

16
chương trình tự tính, doanh nghiệp không cần nhập những chỉ tiêu này.
(1) Nhập thông tin cơ bản của tờ khai:
Mã loại hình: người nhập khẩu theo hồ sơ, mục đích nhập khẩu của lô hàng để
khai báo mã loại hình:
A11: nhập tiêu dùng.
A12: nhập nguyên liệu sản xuất.
A21: chuyển tiêu thụ nội địa từ nguồn tạm nhập. A31: nhập hàng xuất khẩu bị trả
lại..
(1)Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu:
Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải
quan, hoặc người ủy thác:
 Mã người nhập khẩu:
 Nhập mã số thuế người nhập khẩu.
 Nếu người nhập khẩu đã đăng ký sử dụng VINACCS hoặc đã nhập mã người
nhập khẩu thì hệ thống sẽ tựu động xuất ra tên người nhập khẩu.
 Tên người nhập khẩu: thông tin đơn vị nhập khẩu.
 Mã bưu chính.
 Địa chỉ người nhập khẩu.
 Số điện thoại người nhập khẩu
 Tên người xuất khẩu.
 Địa chỉ người xuất khẩu.
 Mã nước xuất khẩu.
(1)Thông tin vận đơn
Nhập các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận
chuyển, cảng địa điểm xếp / dỡ hàng.

17
Thông tin vận đơn: số vận đơn được nhập theo định dạng: mã SCAC CODE + số
vận đơn, mã SCAC là mã của nhà vận chuyển (mã hãng vận chuyển có thế tham khảo
trên www.customs.gov.vn)
Đối với B/L và AWB có thể nhập đến 5 số vận đơn.
Chỉ tiêu thứ 2: Không bắt buộc với các phương thức vận chuyển khác
 Số lượng:
Ô 1: Nhập tổng số lượng kiện hàng hóa (căn cứ vào hóa đơn thương mại, phiếu
đóng gói, vận đơn,…)
Không nhập phần thập phân
Nhập là “1” đối với hàng hóa không thể thể hiện bằng đơn vị tính (kiện, thùng,…)
Ô 2: Nhập mã đơn vị tính
Ví dụ: CS: thùng, BX: hộp,….
(Tham khảo mã đơn vị tính trên website Hải quan: www.customs.gov.vn)
 Tổng trọng lượng hàng (Gross)
Ô 1: Nhập tổng trọng lượng hàng (căn cứ vào phiếu đóng gói, hóa đơn thương
mại)
Có thể nhập 06 ký tự cho phần nguyên và 03 ký tự cho phần thập phân.
Trường hợp mã của tổng trọng lượng hàng là “LBR” (pound), hệ thống sẽ tự động
chuyển đổi sang KGM (kilogram).
Không phải nhập trong trường hợp tại chỉ tiêu thông tin “Mã phương thức vận
chuyển” người khai chọn mã “9”.
Ô 2: Nhập mã đơn vị tính của tổng trọng lượng hàng theo chuẩn UN/ECE Trường
hợp nhập mã đơn vị tính khác LBR, xuất ra mã trọng lượng đơn vị tính. Trường hợp
nhập là “LBR” (pound), xuất ra KGM.

18
 Phương tiện vận chuyển:
Ô 1: Nhập hô hiệu (call sign) trong trường hợp vận chuyển bằng đường biển/sông.
Nếu thông tin cơ bản của tàu chưa được đăng kí vào hệ thống thì nhập “9999”.
Ô 2: Nhập tên phương tiện vận chuyển (căn cứ vào chứng từ vận tải: B/L,
AWB,…)
(1) Nhập tên tàu trong trường hợp vận chuyển bằng đường biển/sông.
(2) Nếu không nhập liệu, hệ thống sẽ tự động xuất ra tên tàu đã đăng kí trên hệ
thống dựa trên hô hiệu đã nhập ở ô 1.
(3) Trường hợp vận chuyển hàng không: Nhập mã hãng hàng không (02 kí tự), số
chuyến bay (04 kí tự), gạch chéo (01 kí tự), ngày/tháng (ngày: 02 kí tự, tháng 03 kí tự
viết tắt của các tháng bằng tiếng Anh).
 Ngày hàng đến:
Nhập ngày hàng hóa đến cửa khẩu theo chứng từ vận tải hoặc Thông báo hàng đến
(Arrival notice) của người vận chuyển gửi cho người nhận hàng.
 Địa điểm lưu kho
Nhập ngày hàng hóa đến cửa khẩu theo chứng từ vận tải hoặc Thông báo hàng đến
(Arrival notice) của người vận chuyển gửi cho người nhận hàng. Mã địa điểm lưu kho
hàng chờ thông quan dự kiến: Nhập vào mã địa điểm lưu kho dự kiến cho hàng hóa
chờ thông quan, mã địa điểm lưu kho có thể là địa điểm chịu sự giám sát của hải quan,
các kho hàng, các công ty dịch vụ kho bãi hoặc kho công ty đã được đăng ký vào hệ
thống
Địa điểm dỡ hàng:
Ô 1: Nhập mã địa điểm dỡ hàng:
(1) Nhập mã cảng dỡ hàng (đường không, đường biển);
(2) Nhập mã ga (đường sắt);
(3) Nhập mã cửa khẩu (đường bộ, đường sông);
(4) Bắt buộc nhập liệu trừ trường hợp tại chỉ tiêu “Mã hiệu phương thức vận
chuyển”, người khai chọn mã “9”.
Ô 2: Nhập tên địa điểm dỡ hàng: hệ thống hỗ trợ xuất ra tên địa điểm dỡ hàng dựa
trên mã địa điểm. Trường hợp mã địa điểm không có trên website Hải quan thì phải
nhập tên địa điểm dỡ hàng.

19
Địa điểm xếp hàng:
Ô 1: Nhập mã địa điểm xếp hàng theo UN LOCODE. Trường hợp không có mã
UN LOCODE thì nhập “Mã nước (02 kí tự) + “ZZZ”
Ô 2: Nhập tên địa điểm xếp hàng lên phương tiện vận tải:
(1) Không bắt buộc trong trường hợp hệ thống hỗ trợ tự động;
(2) Trường hợp vận chuyển đường sắt, nhập tên ga.
4) Thông tin về hóa đơn thương mại.
Phân loại hình thức hóa đơn: Chọn phân loại hình thức hóa đơn, nếu chọn D - hóa
đơn điện tử được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA. Bạn nhấn vào “Chọn hóa
đơn” ở bên cạnh để chọn các hóa đơn điện tử đã được khai báo.
Tổng trị giá hóa đơn: Nhập vào tổng trị giá trên hóa đơn, yêu cầu việc nhập liệu ô
này phải chính xác vì dữ liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tiền thuế của tờ khai. Có thể
nhập được vào 04 số sau dấu phẩy thập phân nếu mã đồng tiền thanh toán trên hóa đơn
không phải là VNĐ, trường hợp là VNĐ thì bạn không thể nhập vào cho phần lẻ thập
phân.
Ô 1: Nhập mã phân loại giá hóa đơn/ chứng từ thay thế hóa đơn: “A”: Giá hóa đơn
cho hàng hóa phải trả tiền
“B”: Giá hóa đơn cho hàng hóa không phải trả tiền (F.O.C)
“C”: Giá hóa đơn cho hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền “D”:
Các trường hợp khác
Ô 2: Nhập một trong các điều kiện giao hàng theo Incoterms
Ô 3: Nhập mã đơn vị tiền tệ của hóa đơn theo chuẩn UN/LOCODE Ô 4: Nhập
tổng trị giá trên hóa đơn:
(1) Có thể nhập đến 04 chữ số sau dấu phẩy nếu mã đồng tiền không phải là
[VND].
(2) Nếu mã đồng tiền là [VND] thì không thể nhập các số sau dấu phẩy thập phân.

20
(5) Tờ khai trị giá.
Mã phân loại khai trị giá : Người khai chọn mã phân loại cho tờ khai trị giá, tại
thời điểm này doanh nghiệp chọn mã phân loại “6. Áp dụng phương pháp giá giao
dịch” Ô 1: Nhập một trong các mã phân loại bảo hiểm sau:
“A”: Bảo hiểm riêng
“B”: Bảo hiểm tổng hợp “D”: Không bảo hiểm
Mã phân loại khai trị giá : Người khai chọn mã phân loại cho tờ khai trị giá, tại
thời điểm này doanh nghiệp chọn mã phân loại “6.Áp dụng phương pháp giá giao
dịch”
(6) Nhập mã HS và tên hàng hóa.
Tra cứu mã HS tại website www.customs.gov.vn
Bước 4, Khai trước thông tin hải quan
Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, bạn ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2.
Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin.
Bước 5, Đăng ký tờ khai với cơ quan hải quan (IDC)
Sau khi đăng ký thành công bản khai trước thông tin tờ khai và kiểm tra đúng
thông tin hệ thống trả về, người khai tiến hành đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan
Hải quan, chọn mã nghiệp vụ “3. Khai chính thức tờ khai (IDC)”
Khai báo thành công tờ khai này sẽ được đưa vào tiến hành các thủ tục thông quan
hàng hóa. Doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào “ 4. Lấy kết quả phân luồng, thông quan”
chức năng này tương tự như “Lấy phản hồi từ HQ” trên phiên bản ECUS 4 để nhận
được kết quả phân luồng, lệ phí hải quan, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan
của tờ khai.
Sau khi việc khai báo hải quan điện tử hoàn tất, người khai báo sẽ nhận được kết
quả phân luồng và trả số tờ khai.
Bước 6, In tờ khai và các chứng từ khác.
Sau khi nhận được các kết quả về phân luồng, thông báo lệ phí hoặc chấp nhận
thông quan người khai có thể xem lại và in các bản in
Nhận xét
Ưu điểm: Đối với những mặt hàng thường xuyên nhận làm dịch vụ giao nhận như
ngũ cốc, nguyên liệu thực phẩm, hàng gia công, nhân viên chứng từ nắm rõ cách

21
thức khai báo các chỉ tiêu trên tờ khai, đã được sửa chữa và rút kinh nghiệm qua
những lần khai trước, nên việc khai báo nhanh chóng và chính xác.
Hạn chế: Khai chứng từ còn chậm, ảnh hưởng đến quá trình giao nhận.
Có những lô hàng phải khai lại hoặc thậm chỉ phải hủy tờ khai do khai thông tin
không chính xác hoặc khai thiếu so với thông tin thực tế của lô hàng.
Ví dụ 1: Khai báo mã HS hàng hóa, với cùng một mặt hàng nhập khẩu cố định,
cùng một mã HS cho cùng một mặt hàng, nhưng đối với cửa khẩu này thì mã HS được
chấp nhận nhưng cửa khẩu khác lại không được chấp nhận, mất thời gian cho việc sửa
đổi và khai lại.
Ví dụ 2: Khai sai nhóm mặt hàng, sai mức thuế phải đóng, như đối với bản kẽm in
offset, doanh nghiệp áp vào nhóm 84.82 với thuế xuất 0%, nhưng hải quan lại áp vào
nhóm 37.01 thuế suất 5%, buộc doanh nghiệp phải khai lại, gây tốn kém thời gian, chi
phí, ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Ví dụ 3: Mở tờ khai nhầm hợp đồng do có quá nhiều lô hàng về cùng một lúc và
do sự sắp xếp ko rõ ràng của nhân viên chứng từ.
Ví dụ 4: Hệ thống VINACCS tự động ngắt lô hàng nhiều mục thành nhiều tờ khai
nhánh, dẫn đến 1 lô hàng bị chia ra nhiều tờ khai, gây mất thời gian, tốn kém chi phí
và hầu như lô nào cũng bị kiểm hóa.
Ví dụ 5: Đối với mặt hàng pin sạc dự phòng, dung lượng pin theo hợp đồng quy
định là 3,1W, nhưng nhân viên chứng từ khai nhầm là 31W, dẫn đến các thông tin trên
chứng từ không khớp nhau và phải khai lại tờ khai.
Bước 5 Đăng ký mở tờ khai tại chi cục hải quan
Sau khi khai báo hải quan điện tử thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được số tờ
khai và kết quả phân luồng.
Đối với hàng phải kiểm tra chất lượng, thì người giao nhận đến Trung tâm kỹ thuật
tiêu chuẩn đo lường chất lượng 3 (trung tâm 3) để đăng ký kiểm tra chất lượng lô hàng
nập khẩu. Hồ sơ đăng ký gồm: Giấy đăng ký kiểm tra về chất lượng hàng hóa nhập
khẩu;Bản sao hợp đồng, P/L; Một bản sao chứng chỉ chất lượng có chứng thực (do nhà
nhập khẩu cung cấp); Những chứng từ khác có liên quan như CI, tờ khai hàng nhập.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng tại Trung tâm 3, người
giao nhận sẽ nhận được giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa có dấu và chữ ký
xác nhận của giám đốc Trung tâm 3 để thành lập hồ sơ hải quan. Khi có bộ hồ sơ hải

22
quan đầy đủ như trên, người giao nhận sẽ lên cảng để đăng ký tờ khai hải quan, thông
thường sẽ nhập số tờ khai vào máy tính và chờ để xem tờ khai mình do ai tiếp nhận.
Nếu tờ khai luồng xanh thì hàng được thông quan. Luồng vàng và đỏ sẽ chuyển
sang cho cán bộ kiểm tra chứng từ để thông quan, riêng luồng đỏ, sau khi bộ hồ sơ
được kiểm tra sẽ chuyển qua cán bộ kiểm hóa. Cán bộ hải quan sẽ ghi kết quả kiểm tra
vào phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ.
Bộ phận luân chuyển hồ sơ sẽ ghi vào sổ theo dõi và ghi số tờ khai luồng đỏ và tên
cán bộ kiểm hóa lên bảng thông báo ở máy tính ở quầy thủ tục.
Nhân viên giao nhận sẽ chờ tên cán bộ kiểm hóa và liên hệ với họ để tiến hành thủ
tục kiểm hóa.
Hình 2.3: Quy trình làm thủ tục hải quan và thông quan tại cảng
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Sau khi hàng được kiểm hóa tùy theo mức độ được yêu cầu thì lấy kết quả kiểm
hóa để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi lên tờ khai thành công, hệ thống sẽ trả về số tờ
khai và kết quả phân luồng cho hàng hóa.
 Luồng xanh: Miễn kiểm tra chứng từ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Doanh nghiệp sau khi được chấp nhận thông tin khai báo hải quan và nhận được
kết quả phân luồng xanh, đem tờ khai in thành 2 bản đến bộ phận giám sát của cơ qua
hải quan để thông quan hàng hóa.
LUỒNG XANH
LUỒNG VÀNG KIỂM TRA BỘ CHỨNG
TỪ
LUỒNG ĐỎ KIỂM TRA THỰC TẾ
HÀNG HÓA
TIẾP NHẬN VÀ
XỬ LÝ TỜ
PHÂN LUỒNG XÁC NHẬN THÔNG
QUAN
TẠO LẬP TỜ
KHAI HQ ĐIỆN
TỬ

23
Bộ phận giám sát hải quan sẽ tiếp nhận tờ khai, kiểm tra, đối chiếu thông tin trên
tờ khai doanh nghiệp xuất trình với thông tin trên hệ thống, xác nhận đã thông quan
hàng nhập, đóng dấu “đã thông quan” trên tờ khai, tại đây người khai sẽ nhận lại 1
bản, 1 bản hải quan giữ.
 Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Doanh ngiệp nộp 2 tờ khai in và chứng từ thuộc hồ sơ hải quan đến chi cục hải
quan điện tử theo yêu cầu.
Hải quan kiểm tra chứng từ và in phiếu kết quả kiểm tra chứng từ, cùng ký xác
nhận, trả cho người khai một bản.
Nếu kiểm tra thấy chứng từ có vấn đề thì yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.
 Luồng đỏ:Kiểm tra chứng từ và kiểm tra thực tế hàng hóa (có thể kiểm tra xác
suất 5% hay 10% hay 100% lô hàng).
Doanh nghiệp nộp 2 tờ khai in và chứng từ thuộc hồ sơ hải quan được niêm phong
đến chi cục hải quan điện tử, cán bộ hải quan tiến hành kiểm tra và doanh nghiệp chờ
để nhận được tên cán bộ hải quan sẽ kiểm tra lô hàng của mình.
Sau đó xuống văn phòng kho, đưa lệnh giao hàng để in phiếu kiểm hóa, trên phiếu
kiểm hóa sẽ có vị trí kho, cửa để mời hải quan xuống kiểm hóa, tại kho, gặp nhân viên
kho ghi họ tên, số điện thoại người giao nhận để làm thủ tục hạ hàng xuống để kiểm
hóa.
Sau khi hàng được kiểm hóa tùy theo mức độ được yêu cầu thì lấy kết quả kiểm
hóa để làm thủ tục nhận hàng.
Nhận xét
Ưu điểm: Khâu khai báo hải quan điện tử tại phòng chứng từ được thực hiện
nhanh chóng, chính xác, tạo điều kiện cho đẩy nhanh khâu đăng ký mở tờ khai tại
cảng.
Kinh nghiệm thực hiện quy trình giao nhận thường xuyên nên nhân viên giao nhận
nắm rõ tường tận các bước trong quy trình kiểm tra thực tế hàng hóa đối với tờ khai
luồng đỏ.
Hạn chế: Thời gian chờ cán bộ kiểm hóa và trả kết quả kiểm hóa tương đối lâu.
Hàng nhập thủ tục qua nhiều khâu, quá trình kiểm hàng mất nhiều thời gian do
chuyển bãi kiểm hóa và chờ cán bộ kiểm hóa, thường mất 1.5 – 2 ngày mới kiểm hóa
được.

24
Kiểm hóa xong, phải đợi từ 2 – 3 tiêng đồng hồ để cán bộ kiểm hóa lên văn phòng
nhập máy và truyền mạng xuống giám sát mới thanh lý được, kéo dài quy trình giao
nhận, gây ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Bước 6 Nộp thuế nhập khẩu
Nhân viên giao nhận nắm rõ cách tính thuế nhập khấu, các trường hợp được miến,
giảm thuế để làm căn cứ bảo vệ quyền lợi khách hàng.
Đối với hàng nộp thuế ngay, sau khi cơ quan hải quan chấp nhận thông tin khai
điện tử và trả tờ khai hải quan, doanh nghiệp nộp thuế theo thông báo hướng dẫn, làm
thủ tục hải quan điện tử và xuất trình chứng từ nộp thuế cho hải quan trước khi thông
quan.
Đối với hàng được ân hạn thuế thì nộp thuế theo thông báo hướng dẫn làm thủ tục
hải quan điện tử trong thời gian ân hạn quy định.
 Nhân viên hải quan tiến hành tiếp nhận tờ khai.
Kiểm tra tư cách pháp lý của người khai hàng nhập khẩu về chức năng, lý lịch
công ty, quá trình nộp thuế, để có căn cứ xếp loại được gia hạn thuế hay đóng thuế
ngay.
Nhận xét
Ưu điểm: Chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật hải quan, không nợ thuế quá hạn cho
phép, đóng thuế đủ và đúng thời gian quy định.
Hạn chế: Khai nhầm mã HS, tính sai thuế cho lô hàng, dẫn tới việc thông quan
hàng hóa bị chậm trễ. Tiến hành sửa đổi trên tờ khai để nộp chính xác số tiền thuế phải
nộp, mới được thông quan.
Trị giá tính thuế hàng nhập nhỏ hơn giá mặt hàng nhập khẩu cùng loại của doanh
nghiệp khác, hải quan sẽ yêu cầu bên làm thủ tục giao nhận đi tham vấn giá đến khi
nào trình bày hợp lý cho mức giá và mức thuế thấp hơn đó.
Bước 7 Nhận và kiểm tra hàng
Sau khi hoàn tất thủ kiểm tra hàng đối với hàng phải kiểm hóa, người giao nhận sẽ
tiến hành nhận hàng.
ĐỐI VỚI HÀNG LƯU KHO BÃI
Tiến hành xuống kho nhận hàng theo số kho, số cửa được chỉ định trên phiếu xuất
kho. Để nhân viên kho xuất hàng ra khỏi kho cần phiếu xuất kho và giấy tải trọng. Khi
nhân viên giao nhận đã nhận được hàng, sẽ kiểm tra, nếu nhận thấy hàng hóa bị tổn

25
thất hay không đúng về mặt chất lượng hay số lượng quy định trên hợp đồng ngoại
thương, công ty sẽ tiến hành lập biên bản giám định hàng hóa, trong đó ghi rõ ngày
tháng kiểm hàng, thiếu hàng hay phẩm chất, chất lượng hàng không đúng, đóng gói,
bao bì không đạt chất lượng… và lưu lại hình ảnh kiểm tra để làm căn cứ khiếu nại các
bên có liên quan sau này. Nếu khâu kiểm hàng không gặp vấn đề gì thì người giao
nhận sẽ giao hàng cho người vận tải để xếp hàng lên xe và vận chuyển về kho hoặc
giao trực tiếp cho khách hàng.
Khi đã hoàn tất các thủ tục để nhận hàng, kiểm tra hàng và nhận hàng thực tế,nhân
viên giao nhận sẽ tiến hành làm thủ tục thanh lý cổng, để hoàn thành khâu này, cần có
tờ khai hải quan bản chính và tờ khai hải quan bản sao cùng phiếu xuất kho, tại đây có
nộp phí thanh lý cổng.
ĐỐI VỚI HÀNG KHÔNG LƯU KHO BÃI
Đối với hàng không lưu kho bãi thì tiến hành nhận hàng trực tiếp từ cảng sau khi
hoàn thành đầy đủ thủ tục.. trước khi nhận hàng, người giao nhận phải hoàn tất các thủ
tục hải quan và trao cho cảng B/L, D/O. Sau khi đối chiếu với Cargo Manifest, cảng
lập hóa đơn về cước phí bốc xếp và cấp lệnh giao hàng để người giao nhận có thể nhận
hàng.
Sau khi nhận hàng, người giao nhận và cảng cùng ký bản bảng tổng kết giao nhận
và xác nhận lượng hàng đã giao bằng phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho.
Đối với tàu thì lập Tally Sheet và ROROC như hàng lưu kho bãi.
Nhận xét
Ưu điểm: Nắm rõ quy trình giao nhận nên các bước tiến hành, chuẩn bị đầy đủ các
chứng từ cần thiết để nhận hàng.
Sau khi hoàn tất khâu thủ tục kiểm hóa đối với tờ khai luồng đỏ và kiểm tra bộ
chứng từ đối với tờ khai luồng vàng, việc bố trí công nhân bốc xếp hay phương tiện
vận tải để vận chuyển về kho của doanh nghiệp hoặc trực tiếp giao cho chủ hàng diễn
ra nhanh chóng, thuận lợi vì được bố trí phù hợp về thời gian, con người, phương tiện
vận tải.
Hạn chế: Có những trường hợp, do bất cẩn, kiểm tra hàng không kỹ càng dẫn tới
thiếu hàng lúc giao cho khách hàng mới phát hiện.
Việc kiểm hóa diễn ra chậm trễ, việc bốc xếp hàng lên phương tiện vận tải chở về
kho doanh nghiệp hay giao cho khách sẽ bị rơi vào khoảng thời gian không cho phép

26
phương tiện trọng tải lớn lưu thông trong khu vực thành phố. Bị động trong vấn đề sắp
xếp thời gian vận chuyển hợp lý.
Không kiểm tra hàng kỹ càng, khi hàng đã nhận về kho hay giao cho người nhập
khâu thì mới phát hiện có hư hỏng, đổ vỡ…gây thiệt hại cho doanh nghiệp cũng như
người nhập khẩu.
Khi phương tiện vận tải của mình đã vào cảng, nhưng khoảng cách từ vị trí xe đỗ
đến kho hàng tương đối xa, mất chi phí để kéo hàng tới phương tiện vận tải của mình.
Bước 8 Thanh lý hải quan
Sau khi hàng hóa được xác nhận thông quan, người giao nhận nhận hàng, tiếp theo
sẽ tiến hành làm thủ tục thanh lý hải quan, để thực hiện bước này cần tờ khai hải quan
bản chính, tờ khai hải quan photo và phiếu xuất kho, tại đây có đóng phí thanh lý hải
quan.
Nhận xét
Ưu điểm: Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết để việc thông quan diễn ra thuận
lợi, nhanh chóng.
Bước 9 Giao hàng cho khách hàng
Sau khi lấy được hàng, hàng có thể được chuyên chở trực tiếp về kho của công ty
chủ hàng hoặc bên giao nhận có thể làm cả dịch vụ vận tải tức là sẽ thuê xe hoặc
phương tiện vận tải của mình để chuyên chở hàng hóa đến nơi chủ hàng yêu cầu.
Nhận xét
Hạn chế: Giao hàng chậm, không đúng số lượng hay chất lượng hàng giao không
đảm bảo do quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng, nhận viên giao nhận không kiểm tra
kỹ càng.
Bị động trong việc bố trí phương tiện vận tải, không đủ xe cho việc chất hàng,
chậm giao hàng cho người nhập khẩu, không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng giữa
hai bên, làm mất uy tín của doanh nghiệp
Bước 10 Quyết toán và trả hồ sơ cho khách hàng
Khi hoàn thành thủ tục nhận và giao hàng xong, nhân viên giao nhận làm bảng
quyết toán kèm bộ chứng từ lô hàng gồm hồ sơ hải quan, các hóa đơn, biên lai, chi phí
trong việc làm hàng, chuyển giao cho bộ phận kế toán kiểm tra. Nếu thấy phù hợp, bộ
phận kế toán làm giấy đề nghị thanh toán và chuyển cho giám đốc duyệt để thanh toán
các chi phí với chủ hàng.

27
2.3. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại công
ty
2.3.1. Ưu điểm
 Công ty có mối quan hệ tốt với ngân hàng cũng như công ty bảo hiểm giúp
nghiệp vụ thanh toán và mua bảo hiểm diến ra nhanh chóng, an toàn, tránh chậm trễ
cho quá trình giao nhận hàng hóa.
 Quy trình giao nhận hàng hóa được thực hiện và kiểm soát một cách nghiêm
ngặt, luôn xây dựng những phương án dự trù để ứng phó kịp thời với những tình
huống phát sinh không mong muốn trong quá trình giao nhận làm phát sinh chi phí
không cần thiết.
 Nghiệp vụ giao nhận ngày càng được chuyên môn hóa và tích lũy nhiều kinh
nghiệm quý báu trong quy trình giao nhận.
2.3.2. Tồn tại
Tồn tại 1 Không có sự thống nhất thông tin giữa bộ phận chứng từ và bộ phận
giao nhận.
 Trong những trường hợp nhiều lô hàng về cùng một lúc, bộ phận phụ trách
chứng từ và giao nhận không phải do một người đảm nhiệm, dẫn tới sự chưa nắm rõ
những thông tin trên các chứng từ để tiến hành hoạt động giao nhận một cách nhanh
chóng nhất.
 Nhân viên giao nhận khi được nhận bộ hồ sơ từ nhân viên chứng từ, và ra cảng
làm thủ tục hải quan và nhận hàng, trong trường hợp tờ khai luồng đỏ, khâu kiểm tra
thực tế hàng hóa, cán bộ hải quan đối chiếu những thông tin trên chứng từ và thực tế
hàng hóa hiện tại, yêu cầu người giao nhận cung cấp những thông tin về lô hàng phục
vụ cho quá trình kiểm hóa, nhưng nhân viên giao nhận vì không trực tiếp làm khâu
chứng từ nên còn nhiều thông tin nắm bắt không kỹ, không đáp ứng nhu cầu thông tin
từ phía cán bộ hải quan như về đặc tính hàng, mục đích nhập khẩu….nên quy trình bị
gián đoạn ở khâu kiểm hóa.
Tồn tại 2 Ở phòng chứng từ xuất nhập khẩu, nhân viên vừa phụ trách cả mảng
nhâp khẩu và xuất khẩu, dễ dẫn tới nhầm lẫn trong các chứng từ giao nhận, làm mất
thời gian chỉnh sửa, đối chiếu và kỹ năng nghề nghiệp còn hạn chế đối với nhân viên
mới.

28
 Khai tờ khai nhầm hợp đồng, nhầm tên hàng.
 Khai các chi tiết trên tờ khai không chính xác như đặc tính hàng, mã HS
 Những nhân viên tập sự hay nhân viên mới chưa đủ kinh nghiệp để phụ trách
toàn bộ một khâu cụ thể nào, chưa đủ những kỹ năng về hoạt động giao nhận nói
chung, dẫn đến những sai sót trong những khâu cụ thể như việc khai báo tờ khai hải
quan, chuẩn bị và kiểm tra các chứng từ làm gián đoạn quá trình giao nhận.
Tồn tại 3 Bố trí phương tiện vận tải lúc nhận hàng còn bị động.
 Vào những ngày lễ hay lúc hàng hóa về nhiều, việc bố trí phương tiện vận tải để
chở hàng giao cho khách hàng sau khi nhận hàng từ cảng còn bị động.
 Không đủ phương tiện vận tải để chất hàng.
 Không lo liệu được phương tiện vận tải phù hợp cho việc chất hàng đem về kho
nên phải dời ngày giao hàng cho người nhập khẩu.

Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.docx

Similar to Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.docx (20)

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍👍 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864

More from Dịch vụ viết thuê đề tài trọn gói 👍👍👍 Liên hệ ZALO/TELE: 0917.193.864 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Giao nhận Gấu Trúc Toàn Cầu.docx