Slide di Andrea Dallan per la Pillola di Formazione di Martedì 09 giugno 2009.

1. Domare l’email
Andrea Dallan
“Se io c’ho questo nuovo media, la possibilità cioè di veicolare un numero enorme di
informazioni, in un microsecondo, mettiamo caso a un abboriggeno dalla parte opposta
del pianeta... ma il problema è: abboriggeno, ma io e te... che c***o ce dovemo dì?”
(Corrado Guzzanti, da Millenovecentonovantadieci)

2. Presentiamoci
Domare l’email

3. Struttura dell’incontro
I mezzi di comunicazione e loro utilizzo

Comunicazioni Esterne all’azienda e

possibilità di controllo
◦ Netiquette
Comunicazioni Interne all’azienda e

possibilità di controllo
◦ Classificazione dei Media secondo matrice
Importanza – Urgenza
◦ Netiquette interna
Domare l’email

4. Alcuni mezzi di comunicazione
email
Post It
appunti
Incontro
circolari
Fax
IM
Riunione
Telefono
fisso
Informazioni Telefono
centralizzate portatile
lato Server
Domare l’email

5. Comunicare in azienda per:
Pianificare/Organizzare

Decidere/Risolvere/

Analizzare
Richiedere un’azione

Richiedere/

inviare un’informazione
Saluti, chat

…

Domare l’email

6. La matrice Importanza/Urgenza
di Covey
Una comunicazione/attività può essere:
+ importante
Importante e Importante ed
non urgente urgente
- urgente + urgente
Non importante Non importante
e non urgente ed urgente
- importante
Domare l’email

7. Collocare (idealmente) gli obiettivi
della comunicazione
+ importante Organizzare
Decidere
Risolvere
Analizzare
- urgente + urgente
Richiedere
azione
Richiedere
Info
Salutare
- importante
Domare l’email

8. Collocare (idealmente) i mezzi di
comunicazione
+ importante Riunione
Incontro
Telefono
- urgente + urgente
email
!
email
IM
- importante
Domare l’email

9. Le comunicazioni esterne
all’azienda
Bassa possibilità di controllo

Alcuni suggerimenti
◦ Spam: attivare filtro antispam
◦ Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli
automaticamente
◦ Aprire Outlook nella pagina calendario
(non alla posta in arrivo)
◦ Autodisciplina: dedicare momenti definiti
della giornata al controllo delle email.
Domare l’email

10. L’email che vorremmo
ricevere
5 aggettivi:
…

Domare l’email

11. La Netiquette (Wikipedia)
La Netiquette è un insieme di regole che

disciplinano il comportamento di un utente
di Internet
Il rispetto della netiquette non è imposto

da alcuna legge, ma si fonda su una
convenzione di generale condivisione.
http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette

Domare l’email

12. La Netiquette per le email/1
Non usare l’e-mail per alcun
1.
proposito illegale o non etico.
Non diffondere né spam né
2.
messaggi appartenenti a
catene di S. Antonio.
Includi sempre l’argomento del
3.
messaggio in modo
chiaro e specifico.
Alla fine del messaggio firma
4.
sempre col tuo nome.
Domare l’email

13. La Netiquette per le email/2
Mantieni la privacy degli eventuali
5.
mittenti/destinatari
Fai molta attenzione all’ortografia
6.
e alla grammatica del tuo messaggio
Non insultare e non fare uso
7.
indiscriminato di lettere maiuscole.
Domare l’email

14. La Netiquette per le email/3
Rifletti bene su come il destinatario
8.
possa reagire al tuo messaggio.
La dimensione del messaggio
9.
non deve essere troppo grande.
10. Cita il testo a cui rispondi il più
brevemente possibile
Domare l’email

15. Suggerimenti:
La regola d’oro dell’email: non inviare

ad altri ciò che non vorresti ricevere
Al lavoro, non inviare messaggi di

contenuto personale:
se necessario, meglio una telefonata
Se sei in dubbio se inviare o no

un messaggio, dormici sopra
erileggilo il giorno dopo.
Inviamo noi per primi

l’email che vorremmo ricevere
Diamo l’esempio.
Domare l’email

16. Le comunicazioni interne
all’azienda
Alta possibilità di controllo:
Condividere l’uso degli strumenti di

comunicazione
matrice di Covey
Condividere la Netiquette interna

Domare l’email

17. Collocare i mezzi di comunicazione
disponibili in azienda
+ importante Riunione
Incontro
Telefono
- urgente + urgente
email
!
email
IM
- importante
Domare l’email

18. Netiquette interna
condivisa - file word
Serve a condividere le regole interne

per l’utilizzo dell’email. Ad esempio:
◦ Utilizzare l’email per richiedere
azioni o informazioni
◦ Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta
l’azione/informazione
◦ Utilizzo del campo CC: solo per informazione –
non è richiesta azione o informazione
Domare l’email

19. Netiquette interna/2
Curare l’oggetto dell’email

◦ Aiuta il ricevente a comprendere
velocemente il significato dell’email
◦ Meglio un solo argomento per ciascuna email
◦ Se l’email riguarda un protocollo o una pratica,
inseriamo il numero identificativo in oggetto
Risposta entro 24/48 ore

Domare l’email

20. Netiquette interna/3
Come utilizzare il simbolo

priorità alta
◦ Trasforma il messaggio da importante – non
urgente a importante ed urgente = emergenza:
da utilizzare con consapevolezza
Se necessario, dare scadenze

per le azioni richieste
◦ Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il
proprio lavoro
Domare l’email

21. Le Pillole di Formazione
http://wikiformazione.blogspot.com
Il prossimo incontro:
Leadership motivazionale
Relatore: Luigi Mistruzzi
Il 30/06/2009 alle 17.00
Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi,
1 - Centro direzionale quot;La Querciaquot; - Z.I. Rubano