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Conférence "Audit d'organisation de la paie : Enjeux, bonnes pratiques et bénéfices"

La paie est une fonction complexe, car soumise à une législation en constante évolution. En effet, il ne se passe pas un mois sans un changement de taux, de barème, de plafond… C’est également une fonction critique, au regard des risques encourus par les entreprises en cas de non-conformité.

Des risques d’autant plus élevés que les responsables paie sont de plus en plus « dépossédés » du contrôle de leurs données, notamment dans le cadre de la digitalisation des processus RH, et notamment de la DSN. Désormais, les services paie transmettent leurs données brutes, et ce sont les organismes destinataires qui les interprètent.

Les enjeux ? Le risque de pénalités légales liées aux erreurs sur les données individuelles (de 10 à 48 € en fonction du type d’erreur), le risque de redressements URSSAF et de pénalités associées (sur 3 ans d'historique DSN). Enfin, le risque de contentieux avec les salariés, qui pourraient se retourner vers l'entreprise en cas de non-remboursement d'arrêt maladie, de calculs de droits à la retraite ou de chômage erronés…

Pour faire face à ces risques, les audits de paie sont la solution ! Audit organisationnel et/ou audit de conformité, ces prestations menées par des experts permettent d’optimiser ses process et de sécuriser ses pratiques de paie en s’assurant notamment du respect de la réglementation sociale, de la convention collective et des accords d’entreprise dans la réalisation de sa paie, en bénéficiant d’un diagnostic des anomalies, et en bénéficiant de préconisations sur les correctifs à apporter.

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Conférence "Audit d'organisation de la paie : Enjeux, bonnes pratiques et bénéfices"

  1. 1. Nos expertises auprès des secteurs privé & public Pratiques RH, recrutement, compétences et carrière - Mobilité internationale - Formation professionnelle - Droit du travail et relations sociales - Santé, sécurité et qualité de vie au travail - Retraite et protection sociale - Rémunérations et performance RH - Paie et administration du personnel - Comptabilité, fiscalité et gestion financière - Droit des affaires - Management de projet, stratégie et organisation - Management et leadership - Efficacité professionnelle et développement personnel Bienvenue !
  2. 2. Audit d’organisation de la paie Enjeux, bonnes pratiques et bénéfices Conférence du jeudi 26 octobre 2017 Intervenante : Sylvie Royet
  3. 3. © GERESO 2017 • Objectif : Evaluer le service – Processus – Hommes – Outils • Identifier les risques • Vérifier l’adéquation des moyens • Rechercher les pistes d’amélioration pour gagner en efficacité : optimisation des processus, meilleure utilisation des outils, automatisation de tâches…; • Vérifier que l’organisation en place est adaptée à la structure de l’entreprise  Pour au final apprécier la performance du service et de son organisation par rapport à notre expérience du terrain L’audit d’organisation : principe
  4. 4. © GERESO 2017 Déroulé et les étapes clés : • Immersion dans le service paie pour : • Réaliser un diagnostic des processus • Analyser les responsabilités entre services • Réaliser un diagnostic des outils utilisés (Paie, GTA, fichiers Excel, documents papiers) • Rédaction d’une matrice des risques • Identification des axes de progrès et lister des pistes d’amélioration • Rédaction du plan d’action • Rédaction du rapport d’audit Les acteurs de la mission : nos interlocuteurs sont : • Service paie • Le DRH, le RRH • Les opérationnels • Le DSI • Le prestataire externe L’audit d’organisation
  5. 5. © GERESO 2017 Exemple de diagnostic par processus Processus embauche et création d’un salarié dans la base GRH : un dossier de candidature validé •Est saisi dans la base GRH – Pour création du salarié – Génération de son contrat de travail – Intégration en paie Entre le recrutement et l’arrivée du salarié •Le gestionnaire de paie doit collecter toutes les informations nécessaires pour la paie •Suivre l’avancement du dossier, relancer La qualité de la paie est liée à cette phase de collecte Nos constats : • Ce processus est manuel, peu formalisé • Beaucoup de pertes de temps à la recherche de dossiers • Pas de suivi de l’avancement des dossiers, ni par gestionnaire, ni au niveau du management • Pas de formalisation de la supervision de la saisie d’un dossier, ni de validation de la création d’un salarié • Pas de validation du responsable de Pole de l’arrivée réelle du salarié • L’exhaustivité des informations n’est pas assurée Les risques : • Payer le salaire de base à un salarié qui n’intègre pas son poste • Ne pas payer un salarié qui a pris son poste car son dossier n’est pas finalisé
  6. 6. © GERESO 2017 Sous processus : arrêts de maladie Défaillance des étapes cause de défaillance Effet Evaluation du risque Actions FAIT/ A FAIRE Impact financier Probabil ité Traitement des arrêts maladie L'arrêt arrive par courrier ou est remis à la secrétaire Perte d'un arrêt Non indemnisation de l’agent 5 4 Enregistrement dans courrier arrivé et transmission à la gestionnaire des arrêts OK Vérification validité de l'arrêt Dates arrêt non valides ou prolongation non contiguë copie au médecin du travail le document pourrait être scanné et transmis par mail au médecin puis archivé dans un dossier par jour de réception . L'original pourrait être conservé dans un classement par ordre chronomogique plutôt que classé dans le dossier salarié Non indemnisation de l’agent 5 4 original dans dossier saisie médiane GRH qui alimente la GT qui écrase le code AJU Non prise en compte de l'arrêt dans la paie Revue des codes AJU OK si arrêt reçu tardivement on ne peut plus corriger la GT , elle doit vérifier la saisie dans Mediane planning ou informer le GT si le mois est cloturé Non prise en compte de l'arrêt dans la paie 5 5 analyse des AJU Information au GT et au gestionnaire pour prise en compte dans les variables de paie Exemple de matrice des risques
  7. 7. © GERESO 2017 Moyens, documents audités • Documents audités : • Fiches processus • Procédures • Outils analysés : • Paie • GTA • Portail Les délais pour réaliser une mission • De 5 à 10 jours sur une durée de 2 mois environ • La durée peut être comprise entre 20 et 30 jours dans un ETI L’audit d’organisation
  8. 8. © GERESO 2017 L’audit d’organisation Quelques exemples de préconisations : • Mise en place de suivis par exception • Modification et simplification des processus existants : maladie, gestion de la prévoyance, de la mutuelle, dématérialisation.. • Paramétrage de nouvelles rubriques de paie pour automatiser les calculs : primes • Ecritures de procédures ou de modes opératoires • Externalisation de la fonction paie • Mise en place ou évolution d’outils de gestion des temps • Mise en place de portails salariés, managers • Création de modèles de requêtes • Formation des équipes à l’outil de requête • Mise en place d’outils de reporting, d’analyse des anomalies … • Coaching du responsable paie
  9. 9. © GERESO 2017 Bénéfices à court et long terme • Un plan d’action concret • De nombreuses pistes d’amélioration • Une comparaison de vos pratiques avec celles des autres entreprises • Un œil extérieur • Une réduction des risques • Une meilleure productivité ou efficacité • Une clarification des rôles entre service paie/RH/Opérationnels • Une plus grande implication des équipes de paie et une meilleure qualité de travail • Une ouverture vers de nouvelles techniques et de nouveaux outils L’audit d’organisation
  10. 10. © GERESO 2017 La paie : une subtile combinaison • De process • D’hommes • D’outils • De prestataires En conclusion
  11. 11. © GERESO 2011 formation@gereso.fr MERCI À VOUS ! Gardons le contact ! Pour toute information complémentaire, question technique ou commerciale, demande de prestation intra ou mission de conseil… Contactez-nous à l’adresse mail :

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