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Conférence "Audit de conformité de la paie : Enjeux, bonnes pratiques et bénéfices"

La paie est une fonction complexe, car soumise à une législation en constante évolution. En effet, il ne se passe pas un mois sans un changement de taux, de barème, de plafond… C’est également une fonction critique, au regard des risques encourus par les entreprises en cas de non-conformité.

Des risques d’autant plus élevés que les responsables paie sont de plus en plus « dépossédés » du contrôle de leurs données, notamment dans le cadre de la digitalisation des processus RH, et notamment de la DSN. Désormais, les services paie transmettent leurs données brutes, et ce sont les organismes destinataires qui les interprètent.

Les enjeux ? Le risque de pénalités légales liées aux erreurs sur les données individuelles (de 10 à 48 € en fonction du type d’erreur), le risque de redressements URSSAF et de pénalités associées (sur 3 ans d'historique DSN). Enfin, le risque de contentieux avec les salariés, qui pourraient se retourner vers l'entreprise en cas de non-remboursement d'arrêt maladie, de calculs de droits à la retraite ou de chômage erronés…

Pour faire face à ces risques, les audits de paie sont la solution ! Audit organisationnel et/ou audit de conformité, ces prestations menées par des experts permettent d’optimiser ses process et de sécuriser ses pratiques de paie en s’assurant notamment du respect de la réglementation sociale, de la convention collective et des accords d’entreprise dans la réalisation de sa paie, en bénéficiant d’un diagnostic des anomalies, et en bénéficiant de préconisations sur les correctifs à apporter.

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Conférence "Audit de conformité de la paie : Enjeux, bonnes pratiques et bénéfices"

  1. 1. Nos expertises auprès des secteurs privé & public Pratiques RH, recrutement, compétences et carrière - Mobilité internationale - Formation professionnelle - Droit du travail et relations sociales - Santé, sécurité et qualité de vie au travail - Retraite et protection sociale - Rémunérations et performance RH - Paie et administration du personnel - Comptabilité, fiscalité et gestion financière - Droit des affaires - Management de projet, stratégie et organisation - Management et leadership - Efficacité professionnelle et développement personnel Bienvenue !
  2. 2. Audit de conformité de la paie Enjeux, bonnes pratiques et bénéfices Conférence du jeudi 26 octobre 2017 Intervenant : Alain Fauvaud
  3. 3. © GERESO 2017 Par la mise en place de la DSN • Phases 2 puis 3 • Accroissement des données transmises • Difficultés des entreprises et des organismes sociaux Par les évolutions technologiques • Nouveaux outils, nouveaux besoins : SIRH • Dématérialisation Par les évolutions législatives • Lois travail. • Prélèvement à la source • Changements législatifs nombreux et fréquents. La paie : une fonction très impactée
  4. 4. © GERESO 2017 Une fonction qui est en train de passer d’une logique d’enregistrement à une logique de restitution • La paie est une activité de routine sans valeur ajoutée pour l’entreprise et souvent isolée au sein de l’entreprise • Elle peut devenir un fournisseur d’informations RH • Un outil de pilotage de la masse salariale C’est une fonction à risques : la non-qualité se traduit par • Redressement URSSAF • Litige prud'homal • Climat social • Surcoûts de salaires ou de charges • Manque à gagner sur les IJSS • Coûts cachés La paie : une fonction négligée et risquée
  5. 5. © GERESO 2017 • Il s’interroge sur la fiabilité de la paie car il a des réclamations • Ses services sont débordés • Il ne sait pas si ses collaborateurs sont compétents • Il n’est pas sûr d’avoir les bons outils • Il ne sait pas si son planning est le bon • Il doit faire face à un turn-over des équipes paie • La paie ne fait aucune analyse des données post-paie • Les données transmises ne sont pas fiables : effectif, bilan social … • Le service financier ne s’y retrouve pas et n’est pas sur que toutes les sommes à percevoir sont récupérées • Il n’est pas sûr d’avoir la bonne organisation Et en désespoir de cause il se demande s’il doit externaliser cette fonction… Les questions habituelles du (ou de la) DRH
  6. 6. © GERESO 2017 Elle est déclinée en 2 prestations complémentaires : Notre offre d’audit Audit d’organisation du service de paie • S’assurer que les processus sont adaptés à l’entreprise • Identifier les zones de risques • Rechercher des pistes d’optimisation, de simplification en observant les tâches accomplies et les outils utilisés Audit de conformité de la paie • S’assurer que les règles légales, conventionnelles et les accords d’entreprise sont respectés • S’assurer que les cotisations sociales sont exactes
  7. 7. © GERESO 2017 Il s’agit de vérifier la conformité de l’activité du service paie au regard de l’application : ▪ De la réglementation légale ▪ Des stipulations conventionnelles (minima, primes, maintien de salaire, indemnité de départ,..) ▪ Des accords d’entreprises ▪ … Pour cela, l’audit permettra : ▪ De réaliser un diagnostic des éventuelles anomalies ▪ D’établir des préconisations sur les correctifs à apporter L’audit de conformité : principe
  8. 8. © GERESO 2017 Une méthodologie en 3 étapes : Phase 1 : Lancement et organisation de la mission Echanges avec le équipe RH/Paie sur le contenu des rubriques de paie analysées (et de l’échantillon sélectionné si échantillonnage choisi) Phase 2 : Analyse documentaire et analyse des pratiques Bulletins de paie, livre de paie, analyse de l’échantillon livré…. Contrôle via des requêtes spécifiques le versement des différents éléments de salaire Phase 3 : Rédaction du rapport de mission Présentation du rapport et des préconisations sur site L’audit de conformité : déroulé
  9. 9. © GERESO 2017 Phase 1 : Lancement et organisation de la mission (sur site ou à distance) Il s’agit de la phase de cadrage de la mission: • Echanges entre l’équipe RH et Paie de l’entreprise et le consultant GERESO sur : ➢ le contenu des rubriques de paie analysées ➢ le choix entre audit sur la totalité de la population ou un échantillonnage ➢ les périodes contrôlées • Recueil des documents et règles de gestion existantes: convention collective, accords d’entreprise, usages, bulletin de paie… Il faut prévoir en interne un travail de recueil des pratiques. Ce recueil sera notamment effectué au travers d’un questionnaire élaboré par les consultants GERESO. L’audit de conformité : déroulé
  10. 10. © GERESO 2017 Phase 2 : Analyse documentaire Il s’agit de réaliser l’analyse des rubriques de paie sélectionnées lors des échanges de début de mission entre l’ équipe paie/RH et le consultant GERESO. Le contrôle s’effectue au regard de la convention collective, des accords d’entreprise et des usages déjà connus. Chaque éventuelle anomalie révélée est analysée de la manière suivante: ➢ Description des pratiques par écrit ➢ Analyse au regard de la règle légale et conventionnelle ou l’usage ➢ Préconisations L’audit de conformité : déroulé
  11. 11. © GERESO 2017 Vision globale : • Analyse de la validité des accords d’entreprise au regard de la législation en vigueur: Accord Participation, CET, ARTT, Mutuelle, Prévoyance,… • Vérification de la présentation des bulletins de paie : conformité à la législation en vigueur, études des rubriques • Net à payer, net imposable Les éléments constitutifs du salaire : •Vérification des salaires face aux grilles conventionnelles •Vérification des avantages en nature •Vérification du paiement et des taux heures supplémentaires/heures complémentaires •Primes, Majorations •Durée du travail •Contrôle du passage en paie des différentes primes et indemnités (conformément aux accords d'entreprise, à la loi et aux conventions collectives) Exemples d’éléments contrôlés
  12. 12. © GERESO 2017 Le salaire brut : • Vérification de la conformité des éléments soumis et exonérés de cotisations • Détection et valorisation des avantages en nature • Contrôle de la pratique des frais professionnels Les cotisations sociales : Contrôle de conformité des taux et de la répartition des charges conformément à la loi et à la convention collective • Vérification des bases de cotisations et de leurs éventuelles régularisations • Vérifications des réintégrations sociales et fiscales • Contrôle du paramétrage de la réduction générale de cotisation • Contrôle du calcul des tranches de cotisation • Contrôle de la régularisation de la GMP Exemples d’éléments contrôlés
  13. 13. © GERESO 2017 La suspension du contrat de travail : • Maladie • Accident du travail • Congés payés • Indemnisation congés payés • Prévoyance • Maintien employeur en cas d'accident du travail, de maladie, d'accident de trajet, de paternité ou de maternité • Conformité du remplissage des attestations de salaire employeur La rupture du contrat de travail : • Fin de CDD, Rupture conventionnelle, Licenciement, Démission • Mise et départ à la retraite • Transaction • Contrôle de conformité légale et conventionnelle lors de l'établissement du solde de tout compte: calcul des indemnités de rupture, du préavis, des indemnités compensatrices de congés payés, des soldes de compteurs, du paiement CET, des indemnités, des sommes isolées ... • Contrôle du régime social et fiscal des indemnités de rupture du contrat Exemples d’éléments contrôlés
  14. 14. © GERESO 2017 Les retenues sur salaire : • Acompte • Avance • Saisie-arrêt • Titre restaurant • … Exemples d’éléments contrôlés
  15. 15. © GERESO 2017 Phase 3 : Rapport de mission Le consultant GERESO s’engage à écrire un rapport d’audit détaillé. Ce rapport met en exergue pour chaque anomalie : ▪ la théorie (un rappel de la règle) ▪ la pratique (pratique constatée dans l’entreprise) ▪ les préconisations complété d’un tableau synthétique. Le rapport est adressé par mail en format PDF. Ces conclusions sont ensuite présentées par le consultant GERESO sur site. L’audit de conformité : déroulé
  16. 16. © GERESO 2017 • Évaluer les risques de non-conformité à la législation sociale, à la convention collective ainsi qu’aux différents accords d’entreprise. • Au travers de l’audit, bénéficier d’une meilleure appréhension des règles légales et conventionnelles • Valoriser et optimiser la gestion des ressources humaines notamment en matière de paie • Éviter le risque de contentieux avec les salariés, les Institutions Représentatives du Personnel et l’administration (URSSAF). • Grâce à l’étude et aux préconisations, sécuriser et fiabiliser le fonctionnement du service paie L’audit de conformité : bénéfices
  17. 17. © GERESO 2011 formation@gereso.fr MERCI À VOUS ! Gardons le contact ! Pour toute information complémentaire, question technique ou commerciale, demande de prestation intra ou mission de conseil… Contactez-nous à l’adresse mail :

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