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Desarrollo del programa de organización para el día de la comunicación de la empresa ficticia Caliram. Trabajo en grupo para el Master en Organización de Eventos, Protocolo y Turismo de Negocio de Ostelea EAE Business School
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JORNADA BENÉFICA
CALIRAM COMUNICACIÓN
Actividad 3 w Grupo 9 w 29/07/2018
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
BRIEFING
1. ESTUDIO DEL ENTORNO …………………………………………..… 4
2. OBJETIVOS ……………………………………………………………….… 5
3. MENSAJE ……………………………………………………………………. 6
4. ESTRATEGIA ………………………………………………………………. 7
5. PROGRAMACIÓN DE LA GALA ……………………………………... 8
6. ORGANIZACIÓN Y NECESIDADES TÉCNICAS ………………... 9
7. PLAN DE MEDIOS ……………………………………………………… 10
8. BIBLIOGRAFÍA ………………………………………………………….. 11
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Actividad 3 w Grupo 9 w 29/07/2018
INTRODUCCIÓN
Para afrontar el desafío de organizar un evento de estas características, tuvimos
claro desde el principio que tenía que tener un desarrollo conjunto de todas
nosotras. Creamos un grupo de Whatsapp para poder comunicarnos de forma
rápida y eficiente, y estar así al tanto de todos los avances en el proyecto. También
creamos un archivo editable en Google Drive a través del cual trabajar en conjunto,
y en el que ir añadiendo todas las ideas y textos del briefing.
Una vez organizado el grupo, hicimos una lectura a fondo de los datos que nos
daban y cada una aportó sus percepciones e impresiones del evento global. Una vez
tuvimos un poco más claro qué hacer, ya empezaban a surgir las primeras ideas.
Realizamos un brainstorming “sin prejuicios” con todo lo que se nos podía ocurrir,
ya fueran ideas extravagantes e irrealizables o acciones válidas para el proyecto en
cuestión.
El primer reto que se nos planteaba era como repartirnos las tareas y conseguir
terminar el trabajo a tiempo. Para ello, nos dividimos en dos grupos y repartimos el
trabajo entre las cinco. Además, configuramos un calendario de “deadlines” para ver
que íbamos consiguiendo los objetivos marcados y que llegábamos a tiempo a la
fecha límite de entrega con un trabajo de características profesionales.
Lunes Martes Mx Jueves Viernes Sábado Domingo
16 17 18 19 20 21 22
Repartir el trabajo en dos
grupos*: cada grupo
luego que se organice y
divida el trabajo como
quiera
Primer borrador: ideas
principales para poner en
común y seguir
desarrollando el trabajo
con todas de acuerdo
23 24 25 26 27 28 29
Segundo Borrador:
Puesta en común de
todo lo realizado hasta
la fecha. Nuevas
ideas/enfoques del
resto. Cosas que faltan,
sobran.
Propuesta final: Repaso
de todos los puntos
imprescindibles que nos
piden, coherencia en la
redacción y exposición de
ideas.
Últimos retoques y
MAQUETACIÓN PDF
DIA DE ENTREGA
Repasar el trabajo, faltas
de ortografía,
maquetación,
bibliografía, que quede
perfecto. PROFESIONAL.
Sinceramente, consideramos haber logrado el objetivo porque hemos trabajado duro
y con rigor a pesar de las complicaciones. El principal inconveniente para llevar a
cabo el proyecto en grupo, ha sido la coordinación de horarios entre todas debido a
los turnos de trabajo y asuntos personales de cada una. Pero, en general, ha sido una
experiencia muy positiva y hemos conectado muy bien entre todas.
Esperemos estar a la altura con creces y poder volver a trabajar juntas en otros
proyectos que se vayan desarrollando en el resto de módulos del máster.
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BRIEFING
El Grupo Caliram Comunicación es una empresa privada española con 25 años de
historia. Está compuesta por dos canales de televisión, diferentes emisoras de radio
con todo tipo de formatos, y prensa escrita. Son líderes de audiencia y obtienen una
gran fuente de ingresos de la inversión publicitaria en todas sus plataformas.
Quieren acercarse al público joven de 20-45 años de edad y renovar su imagen, que se
ha quedado obsoleta con el paso de los años. Están decididos a apostar por
profesionales y personalidades que conecten con este nuevo público y convertirse en
líderes de opinión de éste sector de audiencia.
Están pensando en un evento que se celebre anualmente y que se convierta en un
referente en el sector. Buscan hacer algo completamente nuevo, que no se haya visto
nunca y que marque un antes y un después en la compañía. El evento debe
convertirse en el must de la comunicación y el periodismo de cada año.
Su idea principal es organizar una jornada diurna con diferentes actividades que se
ejecuten en diferentes localizaciones, y finalizar el día con una gala benéfica cuyos
beneficios irán a parar a una ONG o asociación diferente cada año. Por ello, proponen
realizar una subasta para recaudar fondos que se puede celebrar durante la cena de
gala.
Además, les gustaría ofrecer unos premios a profesionales que hayan conseguido un
logro comunicativo, por su labor periodística o a una trayectoria profesional
excelente.
Por supuesto quieren contar con personalidades de las empresas y asociaciones más
representativas, los mejores profesionales del sector, artistas y personalidades de la
comunicación y también con altos cargos políticos.
ESTUDIO DEL ENTORNO
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OBJETIVOS
El primer paso para la planificación y organización de cualquier evento es la
determinación de objetivos así que es necesario señalar la meta que queremos
conseguir para poder proyectar un evento a medida basado en la consecución de los
mismos. Entre los principales objetivos que hemos definido para el evento
encontramos los siguientes:
Objetivos Aspiracionales
• Expansión territorial: mantener la posición de liderazgo en el mercado nacional
y dar el salto a mercados internacionales.
• Ampliar el ámbito de actuación: captar al público potencial entre 20 y 45 años.
Objetivos Corporativos
• Incrementar la cuota de mercado: conquistar un nuevo nicho de mercado,
logrando incrementos en ventas y facturación, así como aumentar el número de
patrocinios e inversores. Buscamos un margen del 5% de beneficio, respecto al
ejercicio anterior.
• Fortalecer las estrategias de RSC: contribuir al fortalecimiento de la imagen de
la empresa mediante la participación activa de la misma en causas solidarias a
través de un programa de Responsabilidad Social Corporativa.
Objetivos de Marketing
• Aumentar el engagement de nuestro público objetivo en redes sociales: por ser
una de las vías más utilizadas por nuestro target, buscamos el aumento de
interacciones, “clics” y “me gusta”. Así como crear un feedback para nuestros
usuarios.
• Convertir al target en prescriptores: focalizados en crear una comunidad de
seguidores que nos recomienden y que avalen nuestra empresa. Ganarnos su
confianza.
• Mejorar el posicionamiento: focalizarnos en acciones de SEO y SEM y lograr
mayor alcance de nuestras publicaciones en Internet con la ayuda de diferentes
acciones de marketing digital.
Objetivos de Comunicación
• Crear notoriedad de marca: conseguir que nuestro público objetivo reconozca
todo aquello que define nuestra marca y empresa, sus características y
atributos, así como el producto de la empresa.
• Hacer al público participe: crear una conexión y empatizar emocionalmente
con el target involucrándoles en distintas acciones de marketing para hacerles
sentir parte de lo que la empresa representa, sus valores, misión y visión.
• Ser el Top Of Mind Awareness: buscamos ser la primera marca en la que piensan
cuando se habla de comunicación, periodismo o líderes de opinión.
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MENSAJE
El Día de la Comunicación va a ser un evento de gran envergadura, por lo que
estimamos que vamos a necesitar 8 meses, comenzando en septiembre de 2018, para
planificar y organizar todas las acciones previstas.
Hemos elegido el día 10 de mayo de 2019 para realizar el evento, por ser un mes en el
que se pueden llevar a cabo acciones al aire libre. Además hemos procurado que no
hubiera ningún otro acto de trascendencia y que no coincidiera con periodos
vacacionales para obtener el máximo impacto y participación de los ciudadanos.
Nos decantamos por desarrollar la jornada en Madrid, ya que es la capital y sede
principal de la empresa. Contaremos con diferentes localizaciones para las entrevistas y
las acciones que vamos a efectuar, con el ánimo de que toda la población pueda
involucrarse y ser partícipe del gran día de la comunicación de Caliram.
La cena de gala será un acto exclusivo para los trabajadores de Caliram, una selección de
invitados y los protagonistas de la jornada, que estimamos ronde los 1000 asistentes,
por lo que el acto se celebrará en el Museo del Traje de Madrid, ya que tiene un aforo
máximo de 1500 personas.
Planteamos una jornada muy completa de la mañana a la noche. En primer lugar
abriremos el Día de la Comunicación con un “petit déjeuner” a las 10:00 al que le
seguirán diferentes actividades. A las 13:00 se celebra el “brunch”, y tras las
actividades de la tarde comenzará la cena de gala con la recepción de invitados en la
alfombra roja a las 19:30, cerrando el acto hacia la media noche.
Todas las actividades serán retransmitidas en directo a través de uno de nuestros
canales de televisión, el programa de radio fórmula y nuestras plataformas digitales.
Además, dispondremos de una página web específica desde meses antes, en la que
encontrar toda la información sobre el evento y como participar en las actividades.
Nuestros esfuerzos se focalizarán en hacer partícipe a nuestro público objetivo, que son
todos aquellos que aún no tienen como referente nuestra marca como medio de
comunicación. Nos referimos a las Generaciones X, Y y Z (entre 20 y 45 años) con un
nivel socioeconómico medio, medio-alto y alto. Son nativos tecnológicos, preocupados
por el medio ambiente, más liberales, emprendedores y luchadores por las causas como
la igualdad o los derechos humanos.
Por todo ello, y conscientes de que la igualdad es un elemento para el desarrollo de la
calidad social y democrática, y que pretende la construcción de una sociedad más
equilibrada y justa para mujeres y hombres, el Día de la Comunicación tendrá un fuerte
carácter social y benéfico. En esta primera edición, las actividades, entrevistas y
acciones que llevemos acabo se guiarán por el lema “La Comunicación de Las Mujeres”.
Además, nos hemos comprometido con la Fundación Mujeres para recaudar fondos a
través de una subasta que se celebrará al finalizar la cena. Se trata de una ONG desde la
que se trabaja en la puesta en marcha de proyectos en los diferentes ámbitos de la
participación social, política, económica y cultural, para lograr una igualdad real.
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La jornada diurna estará marcada por una fuerte participación del público que podrá
realizar talleres, atender a charlas y participar en pequeñas actividades que se
desarrollarán por todo Madrid.
En todas las actividades propuestas habrá además, una actuación musical. Para ello,
vamos a lanzar un concurso en la web, en la que pueden apuntarse los diferentes
grupos locales y nacionales para actuar durante el Día de la Comunicación en las
múltiples acciones que llevemos a cabo.
La apertura del acto se hará en la Puerta de La Independencia del Retiro a las 9:30,
donde se entregará diferente merchandising a los 150 primeros, para continuar con
una caminata hasta el Palacio de Cristal. El recorrido lo encabezará la tenista
Garbiñe Muguruza, quien, durante
el “petit déjeuner”, con los invitados
acreditados, hará una entrevista y
contestará las preguntas de los
asistentes. El recorrido por el retiro
será abierto a todo el público,
mientras que para asistir al
desayuno será necesario haber
conseguido una de las invitaciones
que se sortearán a través de la web
del Día de la Comunicación.
Durante la mañana se podrá participar de forma abierta en las siguientes actividades:
- Taller “Publica tu primer video blog” con la participación de la influencer
Dulceida en los Jardines de la Universidad Complutense de Madrid.
- Gymkana para toda la familia “Labores de casa en equipo” con la participación
de Esther, ganadora de Master chef Junior que se realizará en la Plaza del 2
de Mayo.
- Charla sobre “Comunicación positiva en la familia” con el psicólogo Alberto
Soler, en La Tabacalera de Lavapiés.
- Taller de fotografía, “Urbanismo Salvaje” de la mano de Marina Cano en el
Jardín Botánico de Atocha.
A las 13:00 horas tendrá lugar un brunch en el Templo de Debod, amenizado por la
DJ Residente del Hard Rock Hotel Ibiza @martaloe
donde se realizará el showcooking “El arte de Comunicar
en la cocina” de la mano de las Chefs Lucía Freitas y
Macarena de Castro. El acto tendrá una zona
acordonada para los invitados VIP. Para asistir, se
podrán conseguir las invitaciones a través de la web del
Día de la Comunicación.
Además, contaremos con la presencia de los ganadores
de Master Chef, y de todos los protagonistas de los
talleres de la mañana y la tarde. Dos grandes pantallas
se colocarán a ambos lados del escenario, para que todo el que se quiera acercar
pueda disfrutar del arte de la cocina y de la música en directo.
ESTRATEGIA
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Durante la tarde se podrá disfrutar de alguna de estas actividades:
- Mini talleres “Comunícate mejor” de la mano de la cantante Rozalén, en la
Plaza de Santa Ana.
o Risoterapia
o Hablar en idioma inventado
o Lenguaje de signos
- Sesión de bádminton con Carolina Marín “El deporte minoritario y la mujer” en
las instalaciones deportivas del Canal de Isabel II.
- “Taller de pintura culinaria” en el Mercado de San Miguel con la presencia de
la artista conceptual Irene Grau.
- Charla sobre la privacidad y seguridad en las comunicaciones “Evita intrusos en
tu móvil” de la mano de Luis Iván Cuende, hacker profesional, en la Plaza del
Humilladero de Lavapiés.
Si el tiempo no acompaña, las actividades que son al aire libre se cubrirán con carpas,
que darán cabida a un número limitado de personas. Esta decisión se tomará el
miércoles previo al Día de la Comunicación, según previsión de la meteorología.
• 19:30 – Apertura de puertas.
o Llegada de los invitados a la alfombra roja y photocall. A la entrada al Museo del
Traje habrá un pequeño cóctel de bienvenida para los invitados y varias
personas recogiendo los abrigos. En un tablón podrán ver la ubicación de su
mesa y los comensales con los que tomarán la cena. Habrá azafatos para
ayudarles en todo momento. Suena música de ambiente suave.
• 20:00 – Ubicación de comensales.
o La Presidencia, la Junta Directiva, y el Consejo de Administración, junto con las
autoridades políticas, se sitúan en primera fila. Tras ellos, los representantes de
las asociaciones, los responsables de la ONG, los artistas protagonistas de los
talleres y los empresarios invitados junto a los premiados. Y por último, el resto
de trabajadores de Caliram.
• 20:30 – Comienzo de la Gala.
o Jordi Évole y Sara Carbonero abren el acto con el vídeo “25 años de Caliram”.
o Suben al escenario el Presidente y la Directora del área de Comunicación de
Caliram y pronuncian sendos discursos.
o La alcaldesa de Madrid, Manuela Carmena pronuncia su discurso.
• 21:00 – Entrega de Premios de la mano del periodista Ignacio Escolar y
patrocinados por Movistar :
o Premio periodístico de Derechos Humanos - Jaime Atekos, corresponsal en la
crisis de Grecia. Entrega el Director de Corresponsales de Caliram.
o Premio Jóvenes Emprendedores – Miriam Reyes, escritora de cuentos
digitalizados para el autismo. Entrega la Directora de Medios Digitales de
Caliram.
o Premio al Carácter Deportivo – Teresa Perales, nadadora paralímpica. Entrega
Director Área de Deportes de Caliram.
o Premio Arte y Mecenazgo – Asier Mendizabal, artista contemporáneo. Entrega
Directora de Cultura de Caliram.
o Premio Honorífico “Toda una vida de comunicación” – Rosa María Calaf,
corresponsal en Asia-Pacífico. Entrega el Presidente de Caliram.
PROGRAMACIÓN DE LA GALA
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• 21:45 – Comienzo de la cena.
o Se sirven entrante, primero, segundo y postre.
• 22:45 – Subasta Benéfica de la mano del humorista David Broncano.
o Para esta acción se ha desarrollado un concurso abierto al público a través de
Instagram, en el que se pide una fotografía que represente “La Comunicación
de las Mujeres”. Los 10 más votados tendrán como premio un curso de
fotografía y la oportunidad de presentar su obra ante los invitados durante la
subasta.
o Entrega del cheque con los beneficios de la subasta a la Fundación Mujeres y
agradecimientos de los responsables. Discurso fundadora.
• 23:45 – Fin de la Gala.
o Clausura de la gala por parte de los maestros de ceremonia Jordi Évole y
Sara Carbonero.
o Actuación sorpresa de Amaia Romero, ganadora de OT.
Durante toda la celebración, la economista y comunicadora Marta Flich se encargará
de amenizar la gala en tono humorístico a pie de mesa, dando paso a presentadores e
invitados y realizando pequeñas entrevistas a los asistentes a la gala. Durante la cena
de gala se dejarán unas tabletas en cada mesa para que puedan reflejar el grado de
satisfacción sobre el evento a través de un programa de encuestas rápidas.
Autoridades Invitadas
Alcaldesa de Madrid, Manuela Carmena
Ministra de Igualdad, Carmen Calvo
Ministro de Cultura y Deporte, José Guirao
Ministra de Economía y Empresa, Nadia Calviño
Empresas del Sector Invitadas
DIRCOM, Asociación de Directivos de Comunicación
ADECEC, Asociación de Empresas Consultoras en Relaciones Públicas y Comunicación
AEIC, Asociación Española de Investigación en la Comunicación
APC, Asociación para el Progreso de la Comunicación
APM, Asociación de la Prensa de Madrid
FAPE, Federación de Asociaciones de Periodistas de España
El salón-comedor se distribuye en grandes mesas redondas para facilitar la
visualización. Todas irán numeradas y dispondrán de una Tablet para hacer una
valoración del evento. Una pantalla gigante abarcará todo el escenario, y se colocará
un atril para los maestros de ceremonias. Las escaleras se situarán a ambos lados para
mayor comodidad. La iluminación se caracterizará por ser tenue y discreta dando
protagonismo a los actos de la escena. Una moderna decoración floral decorará la sala
y los centros de mesa.
El logo corporativo estará presente en todo momento, tanto en las pantallas como en
los diferentes dispositivos tecnológicos que se utilicen a lo largo de toda la jornada.
Un equipo de técnicos de sonido, iluminación y comunicación serán los encargados de
que todos los dispositivos funcionen correctamente y de solucionar cualquier
problema técnico que surja durante la gala.
ORGANIZACIÓN Y NECESIDADES TÉCNICAS
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PLAN DE MEDIOS
La prensa y los medios serán los protagonistas en el Día de la
Comunicación de Caliram. Todos los eventos serán
retransmitidos en directo por una de las cadenas de televisión, en
un programa especial presentado por Nuria Roca y Frank
Blanco que durará hasta el comienzo de la cena de gala.
El mensaje principal recae en lo innovador y diferente de este día,
ya que no se ha realizado nada igual hasta el momento. Marcará
un antes y un después en el ámbito de la comunicación y el
periodismo. Será el primer grupo de comunicación que organiza
una acción de estas características y envergadura involucrando a
todos sus públicos y haciéndoles partícipe de su marca y esencia
comunicativa.
Previo al Evento
Vamos a diseñar y desarrollar una página web donde informar de todo lo relacionado
con El Día de la Comunicación www.eldiadelacomunicacion.com . A través de esta web
se podrá acceder a invitaciones para las zonas VIP, participar en los diferentes
concursos e incluso asistir a la cena de gala. Estará
disponible 5 meses antes de la celebración del evento.
Además, lanzaremos una campaña de publicidad online y en
medios tradicionales anunciando el evento y algunos de los
colaboradores a modo de teaser.
Durante el Evento
Se desplegarán todos los medios necesarios para cubrir las
múltiples acciones que se llevarán a cabo en el Día de la
Comunicación. Reporteros, cámaras, locutores y demás
colaboradores estarán en contacto con el programa especial
de Nuria Roca y Frank Blanco y con los locutores de radio
fórmula, para retrasmitir en directo todo lo que ocurra a lo largo de la jornada y hasta
la finalización de la cena de gala.
Después del Evento
Todas nuestras plataformas se harán eco del evento y se emitirán los mejores
momentos del Día de la Comunicación, entrevistas que no pudieron ser retransmitidas
en directo, anécdotas, impresiones de los participantes en las múltiples actividades de
la jornada, de los protagonistas de los Premios y de las obras de la subasta.
Necesidades Técnicas
Pantallas escenario Museo del Traje y Templo de Debod
Sistemas de sonido (altavoces, micrófonos, mesa de mezclas)
Cámaras y focos (para los eventos de día y la noche)
Alfombra roja y photocall.
Merchandising para las diferentes acciones del día.
Videos corporativos y 25 años.
Música corporativa.
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Revista especializada en el mundo de negocios y las finanzas “Forbes”. Fecha última visita: 24/07/18
• http://forbes.es/emprendedores/8341/11-espanoles-entre-los-mas-jovenes-mas-influyentes-de-europa/
• http://forbes.es/listas/4930/las-10-ong-mas-importantes-del-mundo/
Periódico 20 Minutos Fecha última visita: 23/07/18
• https://www.20minutos.es/noticia/3297603/0/cinco-periodistas-espanoles-galardonados-picture-of-the-
year-cobertura-crisis-migratoria/
Blog “Making Love Marks” basado en estrategias para marcas Fecha última visita: 23/07/18
• http://www.makinglovemarks.es/blog/objetivos-estrategia-comunicacion/
Blog “Marketing Audiovisual”, tendencias audiovisuales de mercado y noticias Fecha última visita: 25/07/18
• http://marketingaudiovisual.com/2017/05/objetivos/
Blog “Territorio Marketing” Fecha última visita: 25/07/18
• http://territoriomarketing.es/objetivos-de-imagen-y-comunicacion/
Gobierno de Navarra, ¿Cómo planificar la comunicación desde una institución pública?
Fecha última visita: 23/07/18
• http://www.navarra.es/nr/rdonlyres/5fbd54a1-d7cf-4eaf-9ec3-
43ad2fcd3a9e/0/guiaparaelaborarunplandecomunicacion2012x.pdf
Portal de las ONGs de España Fecha última visita: 22/07/18
• https://www.guiaongs.org/directorio/
Consumidores y Asociaciones de Consumidores de todo el territorio Español Fecha última visita: 25/07/18
• https://www.facua.org/es/noticia.php?Id=9274
Agencia de Marketing de Contenidos Fecha última visita: 23/07/18
• https://www.materiagris.es/10-ongs-mas-conocidas-por-espanoles/
Fundación de mujeres Fecha última visita: 22/07/18
• http://www.fundacionmujeres.es/infoEntidads/view/1
Organización no gubernamental de interés social “La Confederación Nacional de Mujeres en Igualdad”
Fecha última visita: 21/07/18
• http://www.mujeresenigualdad.com/Historia_es_29_0_0_31.html
Portal feminista de información Fecha última visita: 20/07/18
• https://e-mujeres.net/quienes-somos/
Organización no gubernamental de ámbito estatal “Federación de Mujeres Progresistas)
Fecha última visita: 21/07/18
• https://fmujeresprogresistas.org/somos/mision-vision-valores/
Universidad de Zaragoza Fecha última visita: 26/07/18
• http://www.unizar.es/mutem/inicio.html
Asociación Por Ti Mujer contra la violencia de género y el empoderamiento de las mujeres
Fecha última visita. 24/07/18
• http://asociacionportimujer.org/quienes-somos/
Fundación sin ánimo de lucro de ayuda a las mujeres que sufren violencia de género
Fecha última visita: 23/07/18
• https://www.fundacionanabella.org/quienes-somos/
Fundación Mujeres Felices a favor del desarrollo y crecimiento de la mujer Fecha última visita: 20/07/18
• https://www.mujeresfelices.org/nosotrs
BIBLIOGRAFÍA
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Actividad 3 w Grupo 9 w 29/07/2018
Fundación Mujeres Felices a favor del desarrollo y crecimiento de la mujer Fecha última visita: 20/07/18
• https://www.mujeresfelices.org/nosotrs
Blog de la Agencia de Eventos “Macguffin” Fecha última visita: 21/07/18
• https://www.macguffin.es/blog/cómo-hacer-el-briefing-de-un-evento
Optimización de contenidos Oktu Fecha última visita: 23/07/18
• https://www.oktu.biz/redaccion-de-contenidos/contenidoscomerciales/guiones-para-eventos/
Búsqueda de Espacios Fecha última visita: 22/07/18
• https://www.espaciosmascreativos.com/buscador-mapa/?nombre=&provincia=Madrid&tipo=-1&uso=-
1&capacidad=100
Red Fundación Descubre Fecha última visita: 24/07/18
• https://cafeconciencia.fundaciondescubre.es/investigadores/jose-angel-siles-lopez/
Parque Científico de Madrid Fecha última visita: 26/07/18
• https://fpcm.es/