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Grundlagen der
Pressearbeit
REFERENT: TOBIAS WOLFANGER
Vorstellungsrunde
Ablauf
• Pressearbeit allgemein
• Die Pressemitteilung
• Instrumente der Pressearbeit
Pressearbeit allgemein
Pressearbeit allgemein
• „Tue gutes und berichte darüber“
• Pressearbeit sollte aus einer Feder stammen (eigenes Amt)
• Alle Veröffentlichungen mit PR-Verantwortlichem abstimmen
• Planung ist alles
• Pressearbeit dient als Lobby-Instrument
(Kritik an Politik, Unterstützung durch Gesellschaft)
Die Pressemitteilung
Schreibwerkstatt
Gemeinsame
Besprechung
Beispiele
Die optimale
Pressemitteilung
Die optimale Pressemitteilung
• Aktualität
• Zielgruppe
• Überschrift
• Einleitung
• Die 7 W-Fragen
• Fakten & Statements
• Hintergrundinformationen
• Bilder
Die optimale Pressemitteilung
• Schreibe kurz, und sie werden es lesen.
• Schreibe klar, und sie werden es verstehen.
• Schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten.
- Joseph Pulitzer
Aktualität
• Bezug zu aktuellen Themen
◦ Politik (z. B. Kürzungen im Haushalt)
◦ Gesellschaft (z. B. Inklusion)
◦ Studien (z. B. Jugendarbeitslosigkeit)
◦ Eigene Veranstaltungen/Ankündigungen (z. B. Tag d. off. Tür)
◦ Reaktion auf Berichte in Medien
◦ (Feier-)tage (z. B. Weltjugendtag, Weltfrauentag, …)
Zielgruppe
• An wen ist die Pressemitteilung gerichtet?
• Alle Sachverhalte erklären
• Fachausdrücke vermeiden/erläutern
• Abkürzungen vermeiden (z. B. i.d.R., u.U. usw.)
• Funktionen von Personen klar definieren (z. B. Georg Vogel,
Geschäftsführer des Landesjugendring Saar)
• Motto: „Jeder muss es verstehen können.“
Überschrift
• Erst am Ende schreiben
• So kurz wie möglich
• Kräftige Schlagwörter, bildhaft
• Besonderes Zitat
• Sollte vor allem auch Redaktionen neugierig machen
Einleitung
• Die wichtigste, interessanteste Aussage nach vorne
• Kurzer, prägnanter Hauptsatz ohne Kommas
• Quelle bzw. Urheber nennen
• Zeitliche Einordnung
• Bei Kürzung des Textes alle Informationen am Anfang
Die 7 W-Fragen
• Wer? (Organisation)
• Was? (Veranstaltung)
• Wann? (Zeitpunkt)
• Wo? (Ort)
• Wie? (Details, Einzelheiten)
• Warum? (Motive, Einstellung)
• Woher? (Hintergründe)
Fakten und Statements/Zitate
• Sachlich bleiben (keine Werbeveranstaltung)
• Übertreibungen vermeiden (super, hervorragend,…)
• Aktuelle, belegbare Zahlen nennen (Destatis)
• Zitate von Personen einfügen (freigegebene)
Hintergrundinformationen
• Am Ende des Textes
• Allgemeine Informationen zur Veranstaltung
• Informationen zur Organisation (evtl. Standardtext)
• Kontakt für Presse
Bilder
• Passendes Bild zum Anlass (Veranstaltung)
• Größe/Qualität beachten (ca. 1MB reicht)
• Viele Menschen bzw. wichtigste Protagonisten
(z. B. Minister, Bürgermeister, Vorsitzende, Promis)
Schreibwerkstatt II
NEUE ERKENNTNIS – NEUER VERSUCH
Nachbesprechung
Instrumente der
Pressearbeit
Instrumente der Pressearbeit
• Problematik Ehrenamt
• Jahresplanung
• Standardtexte
• Pressecenter
• Bilder
• Kontaktliste/Verteilerliste
• Mit Medienvertretern in Kontakt treten
• Pressemappe (allgemein/Veranstaltung)
• Pressegespräch
• Pressespiegel (Dokumentation/Kontrolle)
Problematik Ehrenamt
• Wenig Zeit zur Verfügung
• Auch Hauptamt ist nicht als PR-Verantwortlicher eingestellt
• Eine reine PR-Stelle sinnvoll
• PR-Stelle muss alles über den Verein/Verband wissen
Effiziente, zielgerichtete Arbeit wichtig
Jahresplanung machen
Jahresplanung
• Keine Veranstaltung kommt unverhofft
• PR-Kalender mit wichtigen Terminen anlegen
• Deadlines für Presseversendungen/Nachkontakte eintragen
• Z. B. 2-3 Wochen vor Veranstaltung PM versenden
• 1 Woche vor PM bei der Presse anrufen
• Nachbericht einplanen (am besten am selben Tag versenden)
Standardtexte
• Erleichterung im Alltag, einmal da, immer da
• Jeder PR-Verantwortliche sollte seinen Verband in wenigen
Sätzen beschreiben können
• Standardtext kann überall eingesetzt werden
(Website/Facebook/PMs/Pressemappen usw.)
Schreibwerkstatt III
ÜBER UNS
Pressecenter
• Allgemeine Infos zentral aufbereiten
• Pressebereich auf Website anlegen
• Texte zum Download anbieten
Letzte PMs
Standardtext
1-2 verwendbare PR-Bilder
Kontakt zum Ansprechpartner bzw. presse@verband.de
Das Pressecenter kann als „digitale Pressemappe“ dienen
Bilder
• Veranstaltungen, Sitzungen immer mit Bildern festhalten
• Optimal: Bilder mit hoher Auflösung
• Dient für interne Zwecke (Arbeitsbericht)
• Dient für PR-Zwecke (Bild zu PM, Bildergalerien)
• Mut gehört dazu  erhöht Abdruckchancen
• Viele Menschen, besonderes Motiv
• Veröffentlichte PMs mit Bild sind die Königsdisziplin
Kontaktliste/Verteilerliste
• Verteilerliste erleichtert Versandarbeit
• Selbst recherchieren und in Kontakt treten
• Bekannte Medien (SR, SZ, Wochenspiegel, Salue, bigFM)
• Unbekanntere Medien finden (z. B. über Google)
• Mediadaten schauen, ob Zielgruppe passt
• Versuchen, persönliche Ansprechpartner zu finden (Mail+Durchwahl)
• „Man kennt jemanden, der jemanden kennt…“
• Alles in einer Tabelle zusammenfassen
Mit Medienvertretern in
Kontakt treten
KURZER EXKURS LETZTES SEMINAR
Die richtige Ansprache
• E-Mail-Betreff wichtig
◦ Pressemitteilung: Jugendverbände im Saarland spitze
• Kurze Ansprache an Pressevertreter (wenn bekannt)
• Bitte um Veröffentlichung
• Angabe von Kontaktdaten für Rückfragen
• Von Vorteil: Jedes Medium extra anschreiben
Versand-Format
• So einfach wie möglich
• Text in Mail kopieren (kaum Formatprobleme)
• Evtl. zusätzlich Word (Red.-Systeme), kein PDF
• Optimales Format bei Redaktion nachfragen
Nachkontaktieren
• Persönlicher Kontakt zu Redakteur
• Chance für regelmäßige Berichte
• Nachfragen hilft für Veröffentlichung
• Im Anschluss: Danke sagen, Kontakt halten
Der perfekte Zeitpunkt
• Bei Vorankündigungen in Tageszeitungen (SZ)  2-3 Wochen
vor Termin (je nach Termin)
• Bei Wochen-/Monatsausgaben vorher Deadlines und
Erscheinungsdatum abklären (Wochenspiegel)
• Nach Veranstaltung so schnell wie möglich (bei Gelegenheit
Meldung schon vorschreiben)
Betreuung bei Veranstaltung
• Vertreter zu Veranstaltung einladen (Mail + Telefon)
• Pressemappe vorbereiten(PM, Randinfos, Kontakt)
• Betreuung vor Ort (Getränk, guter Platz)
• Mit Personen für Statements zusammenbringen
Pressemappe
Pressemappe allgemein
• Gebündelte Infos über den Verband
• Die Ziele des Verbands
• Die Aufgaben des Verbands
• Die Struktur (Mitglieder, Vorstand, regionale Abdeckung usw.)
• Besondere Schulungen, Veranstaltungen, Mitgliedschaften…
Auf normalem A4-Papier als Text
Als Flyer?
Pressemappe für Veranstaltung
• Infos aus allgemeiner Pressemappe integrieren
• Infos zur Veranstaltung
Zuschauerzahl
Ausrichter (falls abweichend)
Umfassendes Programm mit Nennung der Akteure
Potenziell Infos zu jedem Akteur
Kontakt für Rückfragen
Evtl. Statement von z. B. Vorstand einbauen
Pressespiegel
• Dokumentation von Veröffentlichungen
• Extrem wichtig für interne und externe Zwecke
• Belegt die gute Arbeit
• Aber: Clipping ist zeitaufwendig. Unternehmen haben eigene
Abteilungen…
Schnelle Hilfe
Archive von Zeitungen
 www.saarbruecker-zeitung.de/archiv
• Nach bestimmten Wörtern suchen, Datenbank bis in die 90er
• Sehr gute Auswertung
Andere Zeitungen im Archiv schwächer
http://www.wochenspiegelonline.de/content/nachrichten/archiv/
Google Alert
• Immer über die neuesten Internet-Veröffentlichungen auf dem
Laufenden
• Sehr aktuell und sehr schnell
• Verschiedene Einstellungen möglich
• Auch in Unternehmen genutzt
• Suche nach bestimmten Keywords
Pressegespräch
• Gelingt nur mit größerem Thema
• Verschiedene Möglichkeiten
Presse einladen zu sich
Presse einladen im Rahmen einer Veranstaltung (Effekte)
Presse anbieten, vorbei zu kommen (Red.Gespräch)
• Allgemeine Pressemappe mitbringen
• Der Presse den eigenen Verband schmackhaft machen
• Zeigen, was man kann
Eine PR-Stelle schaffen
Nächstes Seminar am 14.11.2015
• Themenvorschläge?
Marketing
Aufbau, Positionierung des Verbandes, abgestimmte Produkte z.
B. Flyer in einem gemeinsamen Design
Interne Kommunikation
Wie informiere ich meine Mitglieder richtig und lasse sie
teilhaben, Mitgliederbindung und -gewinnung
Fragen?
Zum Abschluss
• Gute Arbeit braucht Öffentlichkeit!
• In Pressearbeit investierte Zeit lohnt sich!
• Pressekontakte unbedingt pflegen!
• Es gibt immer etwas zu berichten, das WIE entscheidet!

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Grundlagen der Pressearbeit

  • 3. Ablauf • Pressearbeit allgemein • Die Pressemitteilung • Instrumente der Pressearbeit
  • 5. Pressearbeit allgemein • „Tue gutes und berichte darüber“ • Pressearbeit sollte aus einer Feder stammen (eigenes Amt) • Alle Veröffentlichungen mit PR-Verantwortlichem abstimmen • Planung ist alles • Pressearbeit dient als Lobby-Instrument (Kritik an Politik, Unterstützung durch Gesellschaft)
  • 11. Die optimale Pressemitteilung • Aktualität • Zielgruppe • Überschrift • Einleitung • Die 7 W-Fragen • Fakten & Statements • Hintergrundinformationen • Bilder
  • 12. Die optimale Pressemitteilung • Schreibe kurz, und sie werden es lesen. • Schreibe klar, und sie werden es verstehen. • Schreibe bildhaft, und sie werden es im Gedächtnis behalten. - Joseph Pulitzer
  • 13. Aktualität • Bezug zu aktuellen Themen ◦ Politik (z. B. Kürzungen im Haushalt) ◦ Gesellschaft (z. B. Inklusion) ◦ Studien (z. B. Jugendarbeitslosigkeit) ◦ Eigene Veranstaltungen/Ankündigungen (z. B. Tag d. off. Tür) ◦ Reaktion auf Berichte in Medien ◦ (Feier-)tage (z. B. Weltjugendtag, Weltfrauentag, …)
  • 14. Zielgruppe • An wen ist die Pressemitteilung gerichtet? • Alle Sachverhalte erklären • Fachausdrücke vermeiden/erläutern • Abkürzungen vermeiden (z. B. i.d.R., u.U. usw.) • Funktionen von Personen klar definieren (z. B. Georg Vogel, Geschäftsführer des Landesjugendring Saar) • Motto: „Jeder muss es verstehen können.“
  • 15. Überschrift • Erst am Ende schreiben • So kurz wie möglich • Kräftige Schlagwörter, bildhaft • Besonderes Zitat • Sollte vor allem auch Redaktionen neugierig machen
  • 16. Einleitung • Die wichtigste, interessanteste Aussage nach vorne • Kurzer, prägnanter Hauptsatz ohne Kommas • Quelle bzw. Urheber nennen • Zeitliche Einordnung • Bei Kürzung des Textes alle Informationen am Anfang
  • 17. Die 7 W-Fragen • Wer? (Organisation) • Was? (Veranstaltung) • Wann? (Zeitpunkt) • Wo? (Ort) • Wie? (Details, Einzelheiten) • Warum? (Motive, Einstellung) • Woher? (Hintergründe)
  • 18. Fakten und Statements/Zitate • Sachlich bleiben (keine Werbeveranstaltung) • Übertreibungen vermeiden (super, hervorragend,…) • Aktuelle, belegbare Zahlen nennen (Destatis) • Zitate von Personen einfügen (freigegebene)
  • 19. Hintergrundinformationen • Am Ende des Textes • Allgemeine Informationen zur Veranstaltung • Informationen zur Organisation (evtl. Standardtext) • Kontakt für Presse
  • 20. Bilder • Passendes Bild zum Anlass (Veranstaltung) • Größe/Qualität beachten (ca. 1MB reicht) • Viele Menschen bzw. wichtigste Protagonisten (z. B. Minister, Bürgermeister, Vorsitzende, Promis)
  • 24. Instrumente der Pressearbeit • Problematik Ehrenamt • Jahresplanung • Standardtexte • Pressecenter • Bilder • Kontaktliste/Verteilerliste • Mit Medienvertretern in Kontakt treten • Pressemappe (allgemein/Veranstaltung) • Pressegespräch • Pressespiegel (Dokumentation/Kontrolle)
  • 25. Problematik Ehrenamt • Wenig Zeit zur Verfügung • Auch Hauptamt ist nicht als PR-Verantwortlicher eingestellt • Eine reine PR-Stelle sinnvoll • PR-Stelle muss alles über den Verein/Verband wissen Effiziente, zielgerichtete Arbeit wichtig Jahresplanung machen
  • 26. Jahresplanung • Keine Veranstaltung kommt unverhofft • PR-Kalender mit wichtigen Terminen anlegen • Deadlines für Presseversendungen/Nachkontakte eintragen • Z. B. 2-3 Wochen vor Veranstaltung PM versenden • 1 Woche vor PM bei der Presse anrufen • Nachbericht einplanen (am besten am selben Tag versenden)
  • 27. Standardtexte • Erleichterung im Alltag, einmal da, immer da • Jeder PR-Verantwortliche sollte seinen Verband in wenigen Sätzen beschreiben können • Standardtext kann überall eingesetzt werden (Website/Facebook/PMs/Pressemappen usw.)
  • 29. Pressecenter • Allgemeine Infos zentral aufbereiten • Pressebereich auf Website anlegen • Texte zum Download anbieten Letzte PMs Standardtext 1-2 verwendbare PR-Bilder Kontakt zum Ansprechpartner bzw. presse@verband.de Das Pressecenter kann als „digitale Pressemappe“ dienen
  • 30. Bilder • Veranstaltungen, Sitzungen immer mit Bildern festhalten • Optimal: Bilder mit hoher Auflösung • Dient für interne Zwecke (Arbeitsbericht) • Dient für PR-Zwecke (Bild zu PM, Bildergalerien) • Mut gehört dazu  erhöht Abdruckchancen • Viele Menschen, besonderes Motiv • Veröffentlichte PMs mit Bild sind die Königsdisziplin
  • 31. Kontaktliste/Verteilerliste • Verteilerliste erleichtert Versandarbeit • Selbst recherchieren und in Kontakt treten • Bekannte Medien (SR, SZ, Wochenspiegel, Salue, bigFM) • Unbekanntere Medien finden (z. B. über Google) • Mediadaten schauen, ob Zielgruppe passt • Versuchen, persönliche Ansprechpartner zu finden (Mail+Durchwahl) • „Man kennt jemanden, der jemanden kennt…“ • Alles in einer Tabelle zusammenfassen
  • 32. Mit Medienvertretern in Kontakt treten KURZER EXKURS LETZTES SEMINAR
  • 33. Die richtige Ansprache • E-Mail-Betreff wichtig ◦ Pressemitteilung: Jugendverbände im Saarland spitze • Kurze Ansprache an Pressevertreter (wenn bekannt) • Bitte um Veröffentlichung • Angabe von Kontaktdaten für Rückfragen • Von Vorteil: Jedes Medium extra anschreiben
  • 34. Versand-Format • So einfach wie möglich • Text in Mail kopieren (kaum Formatprobleme) • Evtl. zusätzlich Word (Red.-Systeme), kein PDF • Optimales Format bei Redaktion nachfragen
  • 35. Nachkontaktieren • Persönlicher Kontakt zu Redakteur • Chance für regelmäßige Berichte • Nachfragen hilft für Veröffentlichung • Im Anschluss: Danke sagen, Kontakt halten
  • 36. Der perfekte Zeitpunkt • Bei Vorankündigungen in Tageszeitungen (SZ)  2-3 Wochen vor Termin (je nach Termin) • Bei Wochen-/Monatsausgaben vorher Deadlines und Erscheinungsdatum abklären (Wochenspiegel) • Nach Veranstaltung so schnell wie möglich (bei Gelegenheit Meldung schon vorschreiben)
  • 37. Betreuung bei Veranstaltung • Vertreter zu Veranstaltung einladen (Mail + Telefon) • Pressemappe vorbereiten(PM, Randinfos, Kontakt) • Betreuung vor Ort (Getränk, guter Platz) • Mit Personen für Statements zusammenbringen
  • 39. Pressemappe allgemein • Gebündelte Infos über den Verband • Die Ziele des Verbands • Die Aufgaben des Verbands • Die Struktur (Mitglieder, Vorstand, regionale Abdeckung usw.) • Besondere Schulungen, Veranstaltungen, Mitgliedschaften… Auf normalem A4-Papier als Text Als Flyer?
  • 40. Pressemappe für Veranstaltung • Infos aus allgemeiner Pressemappe integrieren • Infos zur Veranstaltung Zuschauerzahl Ausrichter (falls abweichend) Umfassendes Programm mit Nennung der Akteure Potenziell Infos zu jedem Akteur Kontakt für Rückfragen Evtl. Statement von z. B. Vorstand einbauen
  • 41. Pressespiegel • Dokumentation von Veröffentlichungen • Extrem wichtig für interne und externe Zwecke • Belegt die gute Arbeit • Aber: Clipping ist zeitaufwendig. Unternehmen haben eigene Abteilungen… Schnelle Hilfe
  • 42. Archive von Zeitungen  www.saarbruecker-zeitung.de/archiv • Nach bestimmten Wörtern suchen, Datenbank bis in die 90er • Sehr gute Auswertung Andere Zeitungen im Archiv schwächer http://www.wochenspiegelonline.de/content/nachrichten/archiv/
  • 43. Google Alert • Immer über die neuesten Internet-Veröffentlichungen auf dem Laufenden • Sehr aktuell und sehr schnell • Verschiedene Einstellungen möglich • Auch in Unternehmen genutzt • Suche nach bestimmten Keywords
  • 44. Pressegespräch • Gelingt nur mit größerem Thema • Verschiedene Möglichkeiten Presse einladen zu sich Presse einladen im Rahmen einer Veranstaltung (Effekte) Presse anbieten, vorbei zu kommen (Red.Gespräch) • Allgemeine Pressemappe mitbringen • Der Presse den eigenen Verband schmackhaft machen • Zeigen, was man kann
  • 46. Nächstes Seminar am 14.11.2015 • Themenvorschläge? Marketing Aufbau, Positionierung des Verbandes, abgestimmte Produkte z. B. Flyer in einem gemeinsamen Design Interne Kommunikation Wie informiere ich meine Mitglieder richtig und lasse sie teilhaben, Mitgliederbindung und -gewinnung
  • 48. Zum Abschluss • Gute Arbeit braucht Öffentlichkeit! • In Pressearbeit investierte Zeit lohnt sich! • Pressekontakte unbedingt pflegen! • Es gibt immer etwas zu berichten, das WIE entscheidet!

Hinweis der Redaktion

  1. Allgemeine Vorstellungsrunde mit allen Name, Verband/Verein, Funktion
  2. Beispiel FB-Seite KG
  3. Jeder schreibt eine PM zu einem Thema seines Verbandes. Hat jeder eins? Am besten die Ankündigung einer Veranstaltung bzw. den Start eines tollen Projektes. Dieser Texte sollte so auch in der Zeitung erscheinen können. Ich habe einen Stick dabei, auf den wir es dann ziehen können. Wer von Hand schreiben will/muss, auch kein Problem. 15 Minuten Zeit, wir schauen, wie ihr fertig werdet.
  4. Flipchart: Was muss in eine Pressemitteilung? Zurufe eintragen. Dann Pressemitteilung angucken und schauen, ob das drinnen ist. Dann eigene Beispiele zeigen.