Boardnox von Oodrive. Die Lösung für Boardkommunikation

FRANCE – BELGIUM – GERMANY– HONG-KONG - SPAIN– SWITZERLAND-BRAZIL
Sichere Filesharing-Lösung für Geschäftsleitung,
Verwaltungs und Aufsichtsrat.

INHALTSVERZEICHNIS
1 MANAGEMENT SUMMARY
2
3
5
OODRIVE GROUP
ÜBERBLICK BOARDNOX LÖSUNG
HOSTING, SECURITY & KUNDEN SUPPORT
4 PROJEKTBESCHREIBUNG

1
MANAGEMENT SUMMARY
Anforderungen & Voraussetzungen

01 8/24/2016 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings 4
ANFORDERUNGEN AN EINE SICHERE
UND MODERNE BOARD-KOMMUNIKATION
Optimale Unterstützung der Board-Prozesse
Komfortable Zusammenstellung aller sitzungsrelevanter Unterlagen
Einfache und schnelle Erzeugung einer digitalen Sitzungsmappe
Komfortable Planung der Sitzungen: Tagesordnung, Teilnehmerkreis, Termin
Vertrauliche Kommunikation der Agenda und der Einladung an die Gremienmitglieder
Einfacher und sicherer Versand sensibler Dokumente, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren
Nachvollziehbarkeit: revisionssicherer Audittrail
Archivierung aller Boardmeetings
Online-Abstimmungen im Umlaufverfahren & Sichere Chatfunktion
Hohe Usability und einfache Bedienbarkeit:
Zugang per board-prozeßoptimierter Web Oberfläche: Komfortables und einfaches Handling
der Sitzungsunterlagen
Mobility: Für Board-Prozeße optimierte Mobile Apps
Hohe Verfügbarkeit der Boardlösung
Ausgefeilte Sicherheitsarchitektur: Applikation, Hosting & Betrieb
Schnelle und einfache Implementierung
Hervorragendes Preis- /Leistungsverhältnis & langfristiger Investitionsschutz

01 24/08/2016
BoardNox - Secure Collaboration Solution
5
GLOBALE BOARD KOMMUNIKATION Studie 2014
Reuters 2014
12,358
SEITEN
BOARD-KOMMUNIKATION
WERDEN IN UNTERNEHMEN
Ø JÄHRLICH PRODUZIERT
56 % DER BOARD MITGLIEDER
60 % DER UNTERNEHMEN
DRUCKEN IHRE BOARD-KOMMUNIKATION
IMMER NOCH AUF PAPIER AUS
VERSCHLÜSSELN NIEMALS ODER
HÖCHSTENS UNREGELMÄßIG
IHRE BOARD-KOMMUNIKATION
BRAUCHEN MEHR ALS 3 TAGE
UM EIN BOARD-BUCH ZU
ERSTELLEN
67 % DER UNTERNEHMEN
SIND BEIM THEMA CYBER CRIMINALITÄT
BESORGT ODER « SEHR BESORGT »
1 von 10
51 %
DER UNTERNEHMEN
154 SEITEN LANG
DAS DURCHSCHNITTLICHE BOARD-BUCH IST
BENÜTZEN KEINE SICHEREN
DATEN ÜBERTRAGUNGSWEGE
FÜR DIE BOARD-KOMMUNIKATION
WURDE SCHON MAL EIN HANDY,
TABLET ODER LAPTOP GESTOHLEN,
AUF WELCHEM BOARD-
KOMMUNIKATION GESPEICHERT WAR
63 %
DER UNTERNEHMEN
UNTERNEHMEN

FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN AN
EINE BOARDLÖSUNG
VORBEREITEN …
PLANEN…
KOMMUNIKATION…
…Meeting Agenda, Teilnehmerkreis,
Meeetingort, etc.
TEILEN…
…vertraulicher Dokumente und
Gewährleistung von Vertraulichkeit
& Sicherheit
…und überprüfen der
sitzungsrelevanten Boardunterlagen
…der einzelnen Sitzungen und
Einladen der Teilnehmer zu den
Board-, Aufsichtsratsitzungen, etc.
SICHERSTELLEN…
…der Kontrolle von verteilten und
vertraulichen Dokumenten des
Unternehmens
EINLADEN…
…von weiteren Teilnehmern für einzelne
oder spezielle Meetingthemen
VERÖFFENTLICHEN…
…der Sitzungsprotokolle und von
archivierten Sitzungsunterlagen

ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE ERFOLGREICHE
EINFÜHRUNG EINER BOARDLÖSUNG
HOHE USABILITY
Die Boardlösung muss einfach und möglichst ohne
Schulungsaufwand zu bedienen sein
HOHE SICHERHEIT
Die Lösung muss sehr sicher sein und die Vertraulichkeit aller freigegebenen
Dokumente zu jeder Zeit gewährleisten sein
PREMIUM SUPPORT UND SERVICE
Professionelle Hilfe und fachliche wie auch technische Unterstützung
bei der Einführung und im laufenden Betrieb der Boardlösung
HOSTED IN EUROPA
Damit Ihre Daten durch das europäische Datenschutzrecht geschützt sind
UNABHÄNGIGKEIT VOM INTERNEN UNTERNEHMENSNETZWERK
Zur Vermeidung von internen Sicherheitslücken: Abschirmung der internen IT
Administratoren und damit die Wahrung absoluter Vertraulichkeit

UNTERSTÜTZUNG JEDES PROZESSCHRITTES
INNERHALB DER BOARDKOMMUNIKATION
VORBEREITUNG
& ÜBERPRÜFUNG
VON
DOKUMENTEN
MEETING
PLANUNG
BOARDMEMBER
einladen
AGENDA
senden
AUSTAUSCH &
TEILEN
vertraulicher
Dokumente ANMERKUNGEN/
auf
Dokumenten
ZUGANG ZU
DOKUMENTEN
und NOTIZEN
ONLINE
ABSTIMMUNGEN* VERÖFFENTLICHUNG
Protokoll
und
Report
SECURE
CHAT*
GÄSTE
einladen
SECURE
CHAT*
*wenn dieser gemäß der Satzung des Unternehmens zugelassen ist.

2
OODRIVE GROUP:
Unternehmensprofil

OODRIVE GROUP: ÜBERBLICK
gegründet in
2000
vertreten in 7 Ländern
Frankreich, Belgien, Schweiz, Deutschland, Spanien,
Brasilien und Asien
Mehr als 15.000
Kunden
(vom Kleinunternehmen
bis zum Großkonzern)
Lösungen verfügbar in
14 Sprachen
Nutzung in mehr als
90 Ländern 1.000 000
Anwender
310 Mitarbeiter,
40% in R&D
15 Jahre
Erfahrung in secure online
file-based applications

STARKES PARTNERNETZWERK
In mehr als 90 Ländern weltweit vertrauen
zahlreiche Partner unsere Lösungen:
Operator Partners
Hosting Partners
IT Consulting Unternehmen
(including Intrinsec, Telindus, Econocom)

OODRIVE SOLUTIONS: PORTFOLIO-ÜBERBLICK
Hochsichere File Sharing and Collaboration Lösungen:
Modul für die Medienbranche sowie
Marketing- und Kommunikationsabteilungen
Modul für die Bau- und
die Immobilienbranche
Hochsichere Unternehmenslösung für
die Zusammenarbeit an vertraulichen
und umfangreichen Dokumenten
Modul für M & A (Mergers &
Acquisitions) Transaktionen
Modul für Board Kommunikation
Lösung für den gesicherten gemeinsamen
Zugriff auf umfangreiche Dateien

02 138/24/2016 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings
AUSZUG AUS UNSEREN REFERENZEN WELTWEIT
Mehr als 2.500 Kunden nutzen unsere sicheren File Sharing
und Collaboration Lösungen

AUSZUG BOARDNOX REFERENZEN
Ca. 100 Unternehmen nutzen
bereits heute unsere sichere
Boardlösung BoardNox

DIE BOARDNOX LÖSUNG
Der Erfolg von BOARDNOX basiert auf 3 wichtigen Grundsätzen:
1 2 3
HOHE USABILITY
Anwendung,
die einen sofortigen
Einsatz
ohne Schulung
ermöglicht.
PROZESS-
UNTERSTÜTZUNG
Eine Vielzahl von
Funktionen, welche
die Anforderungen an
sichere Board-
kommunikation
sicherstellt.
HOHE
SICHERHEIT
Ein optimales
Sicherheitsniveau, das
den höchsten Kriterien
der Unternehmen
Rechnung trägt.

03 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings
FREIGABEWORKFLOW FÜR
SITZUNGSRELEVANTE DOKUMENTE
Dokument hinzufügen
Freigabeanfrage erstellen
Enddatum festlegen
Kommentar hinzufügen
Automatische Benachrichtung per
E-Mail
Erinnerungsfunktion

FREIGABE VON DOKUMENTEN
Der Empfänger erhält automatisch eine entsprechende Aufgabe für die
Dokumentenprüfung
Zugang zu den -entsprechend zu überprüfenden- Dokumenten
Durchführung der Dokumentenprüfung (zustimmen, ablehnen, enthalten)
Kommentierung der Entscheidung online
Möglichkeit der Initiierung einer
Diskussion oder Chat zum Thema
Automatische Erinnerung der
Entscheider an offene
Freigabeaufgaben

OPTIMALER DOKUMENTENSCHUTZ
Dokumentenzugang abhängig von den
Nutzerrechten:
View mode only (Lesemodus)
Lesen und downloaden
Aktivierung eines dynamischen
Wasserzeichens
Aktivierung eines erweiterterten
Dokumentenschutzes von
heruntergeladenen Dokumenten (DRM)
Über 300 verschiedene Formate werden
unterstützt (Word, Excel, PPT, PDF, Plans
Autocad, Images, Videos…)

ADMINISTRATION DER LÖSUNG
Boardnox bietet ein mehrstufiges Modell: Delegation der Administration
Supervisor (e.g. IT Admin)
legt Sicherheitsniveaus und allgemeine Einstellungen fest, kann die
Aktivität kontrollieren, hat aber keinen Zugriff auf die Dateien.
Verwalter (Boardofficer/ - secretary)
betreut die Lösung, legt Nutzer an und verwaltet deren
Zugriffs- und Bearbeitungsrechte; bereitet Sitzungen vor.
User (Boardmember)
greifen auf vertrauliche Dokumente, Sitzungsmappen
(Boardbooks) und persönliche Sitzungskalender (per
Webbrowser / über sichere Boardnox Mobile Apps) zu.

SETUP DES SITZUNGS-TERMINS
Terminplanung (Datum, Ort,
Beschreibung…)
Definition der Agenda
Themenspzifische Zuordnung
der Sitzungsdokumente zu den
Agendapunkten
Einladung der Teilnehmer
Themenspezifische Einladung von
Teilnehmern möglich (nur zu
bestimmten Themen)

VERWALTUNG DER BERECHTIGUNGEN
Festlegung der Dateiberechtigung für jeden
Teilnehmer:
Leserecht (view only)
Dateien synchronisieren:
Offline Zugriff (Mobile App)
Kommentarfunktion (Anmerkung, Notiz)

TABLET NUTZER: VIEW MEETING KALENDER
Übersicht über alle Sitzungen und deren Status
Filterfunktion nutzbar
Einblick in Themenstatus
Zugang zu Sitzungsmappen bzw. zu
sitzungsrelevanten Dokumenten
Zugang zu Anmerkungen/Notizen
Zugriff auf Benachrichtigungen

DETAILANSICHT SITZUNGSTERMIN
Teilnehmerübersicht
Teilnahmestatus
Meeting Details: Datum
Uhrzeit, Ort, etc.
Terminbeschreibung

MEETING AGENDA
Detailansicht der Themen mit Kurzbeschreibung
Name der Referenten
Überblick über relevante Sitzungsdokumente

ZUGANG ZU SITZUNGSDOKUMENTEN:
“AKTENKOFFER”
Für jedes im Aktenkoffer abgelegte
Dokument:
Offline Zugang & Nutzung
Sind Anmerkungen möglich

SECURE MESSAGING - CHAT
278/24/2016 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings
Organisation & Durchführung
vertraulicher Diskussionen
(Secure Chat)
Freie Wahl der Diskussionspartner
(Vertraulichkeit)
Management der Diskussionsforen/
Chats je Meeting

VOTING TOOL: ONLINE ABSTIMMUNGEN
Möglichkeit der Organisation einer
Abstimmung je Meeting
Verwaltung von Abstimmungen
Online-Publikation der
Abstimmungsergebnisse

4
PROJEKTBESCHREIBUNG:
Implementierung BoardNox

PROJEKTBESCHREIBUNG
Projektbeschreibung: Implementierung Boardnox:
Oodrive unterstützt seine Kunden bei der Einrichtung und Einführung der Boardlösung Boardnox. Das Projekt umfasst
die Einführung eines Boardrooms für die Boardkommunikation innerhalb des Unternehmens und die Begleitung des
Roll-Out.
Nachfolgend werden die einzelnen Projektleistungen beschrieben:
Vorbereitung Board Workshop: Dauer ca. 1 Personentag
Vorbereitung aller relevanten Informationen für den Workshop und Erstellung eines entsprechenden Demo-Boardrooms
Durchführung des Board-Workshops: (max. 2 Tage; 6 Stunden vor Ort pro Tag; maximal 5-6 Teilnehmer je Workshop)
Erstgespräch mit Projektbeteiligten, Klärung des Projektumfangs und des weiteren Vorgehens im Projekt
Vorstellung und Analyse des IST-Zustandes der heutigen Boardprozesse und Organisation (gelebte Praxis)
Präsentation eines Beispiel-Boardroom und Vorstellung der wesentlichen Funktionalitäten von Boardnox
Auswahl der relevanten Funktionen und Definition der Sicherheitseinstellungen für den Boardroom
Anpassen des Boardroom an das Corporate Identity mit CI Standardfarben und Kundenlogo/ Festlegung eigener URL
Festlegen der Ordnerstruktur im Boardroom – Upload von Beispieldokumenten
Training des Kernteams des Kunden / Schulung der Boardroom Manager (Berechtigungssystem, Usermanagement)
Schulung des Board Office: Sekretariat, Boardofficer, Assistenten (Dokumentenhandling etc.)
Bei Bedarf spätere Schulung der Boardmembers (z.B. Boardnox App Bedienung: wesentliche Funktionen wie
Annotationen, Secure Chat, Votingfunktion, etc
Klärung technischer Fragestellungen: Bei on-premise Installation: Hardware und Software Anforderungen (Beistell-
Leistungen Kunde)

Workshop Teilnehmer:
Kernteam Kunde: Projektleiter u. Projektbeteiligte, Boardroom-Manager (-officer), IT-Administrator – optional (max. 5-6 Personen)
Oodrive Consultant
Workshop Ergebnisse:
Kundenspezifisch eingerichteter und konfigurierter Datenraum, der zum definierten Stichtag produktiv genutzt werden kann
Anforderungsliste und Zeitplan (Workshop-Protokoll)
Kurzanleitung für die Benutzung des Boardroom (wesentliche Funktionen) und Handbücher werden bereitgestellt
Projektbericht und Konfigurationsübersicht
VIP Support und Begleitung des Roll-Out in den ersten Monaten der Produktivnutzung: Ca. 2 Personentage
PROJEKTBESCHREIBUNG

BEISPIELABLAUF KUNDENPROJEKT (anonymisiert)
Projektdauer: ca. 4 bis 6 Wochen ab Beauftragung
Going Live
1 2 3 4 5 6
Vorbereitung
Board WS
Durchführung
Board WS
Training
Kernteam
Anpassung
Dokumentation
Support &
Feedback Phase
Übergabe
Boardroom
Begleitung
& VIP-Support
in ersten Monaten
Produktiv-Nutzung
PROJEKT –> RISIKEN & GEGENMAßNAHMEN:
Wenig Akzeptanz der Lösung durch einzelne Boardmember oder Mitglieder des Kernteams
Beharren an “alten” und papierhaften Prozessen
Gegenmaßnahmen: Interne Kommunikation und Erläuterung der Vorzüge eines elektronischen Verfahrens: höhere
Sicherheit, Zeit- und Kostenersparnis, Management Attention, profesionelle Unterstützung von oodrive: Trainings,
Unterstützung auch in den ersten Monaten der Produktivnutzung
Einzelne wichtige Kernteam-Mitglieder sind stark durch Tagesgeschäft ausgelastet:
Gegenmaßnahmen: Frühzeitige zeitliche Planung & effiziente interne Kommunikation durch die Projektleitung ,
Management Attention, professionelle Unterstützung und enge Projektbegleitung durch Oodrive

5
HOSTING, SECURITY
& KUNDEN SUPPORT

05 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings 34
3 UNTERSCHIEDLICHE HOSTING MODELLE
SAAS PRIVATE CLOUD ON-PREMISES
Shared
infrastructure,
hosted by
Oodrive
Datacenters in
EUROPE:
Switzerland,
Germany,
France,
…
Dedicated
infrastructure,
hosted by
Oodrive
Dedicated
infrastructure,
hosted by the
customer or in a
data center
chosen by the
customer

SAAS MODELL
Lokales Hosting: Schweiz, Deutschland,
Frankreich, Belgien, Brasilien
Hohe Verfügbarkeit - 99.99% *
Daten- und System Backup in mehreren ISO
zertifizierten Rechenzentren
Beschleunigte Datenübertragung: File Transfer mittels
AKAMAI Technologie
* Measurements made by an independent external organization

ON-PREMISES MODELL
Kundenspezifische Implementierung gemäß den
Kundenanforderungen:
Redundante Serverinfrastruktur
Flexible Integration:
LDAP-Integration (Active Directory, Open LDAP)
Individuelle Anbindung an “Drittapplikationen” (durch APIs)
Kompatibel mit dem SAML V2 Protokoll.

STATE OF THE ART ARCHITEKTUR
Business Applikationen
Open API Services für eine Integration in
bestehende Anwendungen
Single Sign-On
Kompatibel mit dem
SAML V2 Protokoll
Directory Services
Integration mit Active Directory,
Open LDAP, etc.
SERVER

ZERTIFIKATE
Specifies requirements for
establishing, implementing,
maintaining and continually
improving an information
security management system
within the context of the
organization.
(may 2015)
Secure Cloud Plus
Provide Cloud users and
providers with a transparent
framework for the protection
of customer data
Certification for
Data Protection
(in progress)

SICHERHEITS AUDITS
Interne Audits vor der Inbetriebnahme
Penetration testing based on the PTES standard
(Penetration Testing Execution Standard)
Qualys scans
SQL Injection
Externe Prüfungen durchgeführt von einem
Auditoren
Kunden Audits (mehrmals unterjährig)

ANWENDUNGSSICHERHEIT
Verschlüsselung mit Auswahl der Signatur (MD5, 160 Bit SHA1…)
Passwortregelung über das Kontroll-Board (Größe, Zeichenart...)
Detektion von Brute-Force-Attacken und E-Mail-Warnung an das Monitoring der Plattform
Starke Authentifizierung per SMS
Zugriffsverwaltung
SSL 256 Bit-Verschlüsselung (Class 3) für alle Dateitransfers
Sicherheit beim Transfer
Gesicherte Speicherung der Dateien durch Dateikomprimierung und Verschlüsselung
der Daten, durch vom Kunden gewählte Passphrasen.
Auswahl des Verschlüsselungstyps (Triple DES 192 Bits, AES 256 Bits…)
Verschleierung des Dateibaums und der Dateinamen
Sicherheit der hinterlegten Dateien

ANWENDUNGSSICHERHEIT
Alle Aktionen im BOARDROOM werden protokolliert
Integrierte Nutzungsverfolgung
Umfassende Reporting Funktionalitäten mit Excel Export
Integrierter Audittrail und Nachvollziehbarkeit

HSM (Hardware security module)
Decryption
Encryption
HSM
Key holders
HARDWARE SECURITY MODULE

MOBILE SICHERHEIT
Zusätzliche Sicherheiten können zum Schutz
vertraulicher Daten auf mobilen Geräten verwendet
werden
Verschlüsselung des SSL-Kanals
Verschlüsselung gespeicherter Daten
Einstellung des PIN-Codes
Erzwingen der PIN-Code-Verwendung
Löschen nach X Versuchen
Blockieren der Funktion „Öffnen mit...“
Schreibschutz - keine Zwischenspeicherung
Ferngesteuertes Löschen (Remote Wipe)

SUPERVISION KONSOLE
Das Tool für ein Zentrales Deployment und Verwaltung der Lösung
für übergeordnete Security Settings: Die IT hat keine Einsicht in die
Inhalte des Boardroom=Admin Shielding!
Anlegen von Benutzerkonten
Passwortverwaltung
Aktivieren von Verschlüsselungsoptionen
Definieren von Nutzungsregeln
Einrichten von Filtern (Dateien und IP)
Einschränken von Zugriffs- und
Bearbeitungsrechten
Defaultmäßiges Erzwingen von Optionen für
das Plug-in des Mailsystems
Aktivieren des automatischen Löschens
Einschränken der Zugriffsrechte für den
Papierkorb
Verwaltung des Virenschutzes

DATENSICHERHEIT
Sichere und redundante Aufbewahrung aller Daten
Regelmäßige System- & Datenbackups
Zwei unabhängige Instanzen mit Disaster Recovery Funktion
Spiegelung aller Daten im Rechenzentrum
Alle Systeme sind redundant ausgelegt
24/7 Monitoring der Systeme
ISO 27001 + ISAE 3402 Type 1 Zertifizierungen

KUNDEN SUPPORT
“Vor-Ort”-Unterstützung bei der Einführung
Individuelle und maßgeschneiderte Trainings – auf Wunsch “Vor-Ort”
Dedizierte Online-Webinare zu verschiedenen Themen
Unterstützung in mehreren Sprachen (auch in D, E, FR, …)
24/7 Support-Option: Telefonisch und online
Sate of the Art Service Management (Ticketingsystem, Monitoringtools)
Premium-Service während der Einführung und des Betriebes
der Lösung:

Oodrive - France
26, rue du faubourg
Poissonnière
75010 PARIS
Oodrive - Belgium
380 avenue Louise
1050 BRUXELLES
Oodrive - Switzerland
4-6 avenue Industrielle
1227 GENEVE
Oodrive – Spain
Príncipe de Vergara, 13
28001 MADRID
Oodrive - Germany
Rückertstrasse 4
80336 MÜNCHEN
Oodrive - Hong Kong
15/F, 100 QRC Queen’s
Road
Central Hong Kong
Oodrive - Brazil
Rua Apeninos, 429,
4 andar-Sala 412
Bela vista
01533 000 SÃO PAULO

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