Presentation by Mika Itänen in TTL seminar on 22.10.2014 regarding "Succeed in change through encouraging to innovativeness and active participation". Case city of Tampere, Employment Services.

1.
Muutoksessa onnistuminen
innovatiivisuuteen ja osallistumiseen
kannustamalla, case Tampereen kaupunki
Työllisyydenhoidon palveluyksikön johtaja Mika Itänen,
Tampereen kaupunki
1
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

2. Tampereen työllisyydenhoito
pähkinänkuoressa
• Työllisyydenhoidon palveluyksikkö (Typa) on vakinaistettu vuoden 2013 alussa ja on osa
konsernihallintoa ja tilaajana toimii osaamis- ja elinkeinolautakunta. Kokonaisbudjetti on reilut 12 M
€. TYPA:ssa on 58 htv (reilut 60 henkilöä).
• Vuosittain n. 4000 pitkäaikaistyötöntä ja nuorta on TYPA:n palveluiden piirissä. Vuosina 2014-15
toteutetaan pormestarin työllisyyspaketti, jonka myötä asiakasmääriä on lisätty n. 20%:lla vrt v.
2013.
Ydinasioita työllisyydenhoidossa Tampereella ovat:
• I Kokonaisuusajattelu: Valtio, kunnat ja elinkeinoelämä ja muut yhteistyökumppanit yhdessä
toteuttavat vastuullista työllisyyspolitiikkaa. Työllisyydenhoito huomioidaan kaupunkistrategian
lisäksi elinkeinopolitiikassa, kaavoituksessa, hyvinvointisuunnitelmassa ja asuntopolitiikassa.
• II Tavoitteellisuus, asiakaslähtöisyys ja kestävät ratkaisut: Tavoitteena on, että asiakkaista
vähintään 40 % etenee palveluissa. Käytännössä noin kolmannes etenee koulutukseen tai töihin.
Nuorten työllisyyspalvelut vakinaistettiin 1.5.2014.
• III Työelämälähtöisyys toiminnassa edistää vaikuttavuutta ja kestäviä ratkaisuja. Vaikuttavuutta ja
asiakastyytyväisyyttä seurataan säännöllisesti.
• IV Kumppanuusajattelu, joka edistää osaltaan hyviä tuloksia. Vastuulliseen työllisyydenhoitoon
tarvitaan kumppaneita: mm. TE-toimistoa, Kelaa, sosiaalitoimea, yrityksiä, yhdistyksiä,
oppilaitoksia ja kuntia. Seudullista yhteistyötä on tehty vuosia Tampereen kaupunkiseudun kuntien
kanssa mm. Tampereen kaupunkiseudun työvoiman palvelukeskus/ TYP-toimintamallilla.
• V Kehittäminen ja uudistuminen: mm. Tampere on mukana myös valtakunnallisessa
kuntakokeilussa -31.12.2015: tavoitteena vaikuttava työllisyydenhoidon palvelukokonaisuus.
Kuntakokeilun myötä aloitettu myös uusia palveluita sekä työnantajille että työttömille
työnhakijoille.
22.10.2014
2
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

3. Haastava työttömyystilanne, työttömyys
kasvussa
• Isona haasteena on vuosia kestänyt kansainvälinen taantuma (2008-) ja
elinkeinoelämän rakennemuutos, jotka yhdessä ovat johtaneet
Suomessakin työttömyyden voimakkaaseen kasvuun ja työpaikkojen
merkittävään vähentymiseen. Työttömyys myös pitkittynyt monella, mikä
näkyy mm. työmarkkinatuen kuntaosuuskustannuksissakin merkittävänä
kasvuna. Näköpiirissä ei ole nopeaa muutosta.
• Tampereella työttömiä oli elokuussa 2014 yht. 18.633/ työttömyysaste
16,6% (ed. vuonna samaan aikaan: 15,7%). Alle 25-vuotiaita nuoria
työttömiä Tampereella oli 2.882 (lähes joka 10:s nuorista työttömänä
muutos työttömyysasteessa yli 11%,) ja pitkäaikaistyöttömiä (vähintään 1
vuosi) 6.121 (muutos n. 5%, vuoden alusta vähentynyt 866).
• Puolivuosikatsaus: Suomen 20:stä suurimmasta kaupungista yli puolella
kesäkuun työttömyysaste oli 15 % tai enemmän: Kotka 18,7%, Lahti 18,1%,
Jyväskylä 18,0%, Oulu 17,5%, Tampere 17,3%, Joensuu 17,1%, Rovaniemi
17,0%, Turku 16,8%, Salo 15,6%, Pori 15,2%, Lappeenranta 15,2%.
3
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

4. Typa pilottina Celkee –projektissa:
innovatiivisuutta, avoimuutta ja tiedolla johtamista
• Työllisyydenhoidon palveluyksikkö (Typa) on ollut Tampereen kaupungin pilottina mukana
Tekesin hyväksymässä Celkee –projektissa 2013-14, jossa Celkee Insightin käytännönläheisen
kyselytyökalun/ ratkaisun avulla edistetään innovatiivisuutta, avoimuutta ja tiedolla johtamista.
- Projektin hallinnoijana on Celkee Oy. Innovaatiosta myös tietoa www.celkee.fi -sivuilta.
Miksi lähdimme mukaan?
1. Tavoitteena on onnistua mahdollisimman hyvin perustehtävässämme, työllistämisessä.
2. Osallistamalla koko henkilöstön voidaan organisaation potentiaali saada käyttöön toiminnan
kehittämiseksi: yhdistettynä hyvään johtamiseen ja myönteiseen toimintakulttuuriin, tämä
tarkoittaa usein myös parempia tuloksia.
3. Ratkaisu sopii hyvin välineeksi henkilöstön sitouttamiseen ja yhteistyön edistämiseen yli
hallintorajojen.
• Organisaatiomme ikä on sangen nuori: kaupungin työllisyyspalvelut on vakinaistettu 1.1.2013,
lisäksi palveluksessa on keskimäärin paljon määräaikaisia työntekijöitä (n. 75 %). Kaiken
kaikkiaan työntekijöitä on n. 60. Typa:n yhteydessä toimii 10 henkilöä TE-toimistosta ja 1 henkilö
Kelasta, jotka tuovat oman haasteen koko organisaation toimintaan, viestimiseen ja
kokonaisuuden läpinäkyvyyteen. Koko talomme väki on mukana projektissa.
4. Osa muutoksen johtamista ja hallintaa: kaupungin työllistämispalveluiden vakiinnuttamisen lisäksi
projektilla edistetään avainsanojemme mukaisesti laadukkaasti tulosta, yhteisiä onnistumisia ja
arjen hyvinvointia, jotta voidaan onnistua hyvin organisaatiolle asetettujen tavoitteiden
saavuttamisessa haastavassa toimintaympäristössä (työttömyys on korkealla tasolla, kunnallisen
työllisyydenhoidon rooli on kasvussa, politiikan suuri kiinnostus).
4
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

5.
5
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

6. 6
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

7. 7
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

8.
Celkee –kehittämisprojekti Tampereen kaupungin
työllisyydenhoidon palveluyksikössä
8
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

9. Celkee – työkalun vakiokysymykset ja
ohjausryhmän rooli
Celkee-kysymyksiin vastataan oman sähköpostin kautta kirjautumalla n. 3 viikon välein.
Vakiokysymyksinä vuorottelevat yksikössämme tällä hetkellä:
1. Yhteisten tavoitteiden saavutettavuus/pystyn edesauttamaan muiden tiimien ja Typan
yhteistä onnistumista
2. Työyhteisössämme on kannustava ilmapiiri/ maanantaina on kiva tulla töihin
3. Yhteistyö yli tiimi- ja hallintorajojen on toimivaa/ olen tehnyt muiden tiimien/ hallintokuntien
kanssa onnistunutta yhteistyötä viimeisen kuukauden aikana.
4. Jätä ideasi toimintamme kehittämiseksi ohjausryhmälle
Lisäksi on vaihtuvia teemakohtaisia kysymyksiä, max 1-2 kerrallaan.
Celkee-ohjausryhmässä on monipuolinen edustus: yksikön johtaja, johtoryhmäläisiä ja
esimiehiä sekä henkilöstön edustaja. Asiantuntijajäsenenä on Celkeestä edustus.
Ohjausryhmällä on valmisteleva sihteeri. Toiminnan moottorina olevan ohjausryhmän
tehtävänä on käsitellä kuukausittain kertyneet palautteet ja analysoida tulokset ja päättää
jatkotoimista. Esimiehet hyödyntävät tätä tietoa johtamisessaan.
Ideat: Säännöt hyväksytty. Kun ohjausryhmä kokoontuu, se käsittelee myös säännöllisesti
jätettyjä ideoita, arvioi mm. onko kyseessä idea ja idean toteuttamiskelpoisuuden,
jatkojalostaa ja päättää toimenpiteistä. Henkilöstön ideat kerätään ideapankkiin intraan.
Viestintä: Kuukausittain on henkilöstölle infotilaisuudet, joissa käydään läpi myös celkee-
projektiin liittyviä asioita. Intrassa on myös ajankohtaista tiedotteet ja ohryn muistiot.
9
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

10. Tuloksia 1, näkymä Celkee insight työkalusta:
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki
10

11. Tuloksia 2
Celkee-projekti alkoi 24.10.2013.
Osallistuminen: hyvä vastausprosentti, parhaimmillaan on ollut 79 %. Puolessa vuodessa yli
1200 vastausta, yli 60 kommenttia ja yli 60 ääntä (peukutus). Numeraalinen arviointi 0-100
nimettömänä. Kommentit joko nimellä tai nimettömänä.
à Kommenttien perusteella henkilöstön edustajan mukaanotto ohjausryhmään heti projektin
alkuvaiheessa
à Te-toimisto liittyi projektiin tammikuussa 2014. Myös Kela-työntekijä mukaan.
à Avoimuus lisääntynyt mm. sitenkin, että omalla nimellä vastausten määrä kasvanut
merkittävästi projektin aikana. Myös mahdollisuus jatkossakin vastata nimettömästi, tällöin
vastaus ohjausryhmään pelkästään.
Yhteistyö:
à Asiakkaat liikkuvat tiimien välillä hyvin, 45/100 joulukuu 2013à 60/100 kesäkuu2014
à Oman tiimin tavoitteiden tunteminen, 78/100
à Muiden tiimien tavoitteiden tunteminen soveltuvin osin 59/100 à 69/100
à Kiinnostus tutustua naapuritiimin toimintaan, 65/100:
Toteutettiin keväällä ja kesällä nopea tiimivierailukäytäntö naapuritiimin toiminnan oppimiseksi
ja parhaiden käytänteiden levittämiseksi. Seurantakysymys syksyllä 2014: todettiin
hyödylliseksi 75/100.
11
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

12. Tuloksia 3
Tavoitteellisuus:
à Typan tavoitteiden tunteminen, 68/100, parantunut merkittävästi.
à Näkyvyyden parantamistarve tavoitteiden toteutumiin, 72/100:
Näkyvyyttä pyritty parantamaan kaikilla Typan ja tiimikohtaisilin tavoitteisiin. Seurantaa uudistettu siten,
että tavoitetoteutumat löytyvät nykyään intrasta, esitetty myös graafisesti.
Tiimien tavoiteasetannan muutos 100%:n tiimikohtaisesta tavoitteesta 50% tiimikohtaisen tason ja 50 %
Typa-tason tavoitteeksi. Tulospalkkio mahdollinen yhteisestä onnistumisesta.
Tehostaminen, hukan poistolla lisää aikaa mm. asiakastyöhön
Esimerkkejä hukkatyöstä (joka ei täysin välttämätöntä): mm. päällekkäisten tilastojen pitäminen, asiakas ei
saavu, turhat palaverit, työryhmien määrä
à Tulosten jälkeen asiakkaiden paikalle saapumista lähdettiin parantamaan myös SMS-muistutuksen
kokeilulla. Kokeilun tulokset raportoidaan jorylle.
à Kokouskäytäntöjen tehokkuudesta, 45/100 à selkeää parantamistarvetta, jatkokysymyksenä kysyttiin
ajatuksia hyvien kokouskäytänteiden osatekijöistä à keväällä pidetyn kyselyn jälkeen osa työryhmistä on
lopetettu tarpeettomina tai yhdistetty toiseen työryhmään, mm. näin on vapautettu aikaa enemmän
asiakastyölle à lisäksi päätettiin järjestää koulutus tehokkaista koulutuskäytänteistä.
Ilmapiiri:
à Mukava tulla töihin 75/100. Otettu vakiokysymykseksi.
12
22.10.2014
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

13. • ”Pulssin säännöllinen tunnustelu ja tarkkailu ylläpitää hyvinvointia ja antaa voimaa kestää arjen
haasteet. Kun pulssi nopeutuu tai hidastuu, on aika pysähtyä tunnistamaan, missä kohtaa pulssin
tahti muuttui ja mikä sai sen aikaan. Tunne pulssisi ja auta myös muita tunnistamaan se!”
Pulssin tavoite on kolmitahoinen:
1) toimivien työtapojen tunnistaminen ja kehittäminen
-> laadukkaasti tulosta
2) sujuvan yhteistyön ja kumppanuuden edistäminen
-> yhteistä onnistumista
3) myönteisen ja innostavan ilmapiirin luominen
-> arjen hyvinvointia.
Pulssin avainsanat ovat kiteytettynä:
> OSALLISTU (jaa tietoa) >> VAIKUTA (kerro ideoita)>>> TEE MUUTOS! (sijoita voimavaroja).
13
22.10.2014
Celkee-­‐projek*
jatkuu
Tampereen
kaupungilla
pysyvänä
toimintana:
Celkee
Insight
on
nyt
”Typan
pulssi”.
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

14. Modernin henkilöstöjohtamisen väline
1. Yhdessä tekeminen/ osallistaminen, edistää tuloksellisuuden ohessa myös työhyvinvointia
2. Tiedolla johtaminen/ myös nk. hiljainen tieto näkyviin
3. Tavoitteellisuus lisääntyy kaikessa toiminnassa à mitä kysytään ja mitataan, sitä edistetään
Muutosprojektin läpiviennin onnistuminen
1. Riskien hallinta/ reaaliaikaisuus tukee oikea-aikaista päätöksentekoa
2. Sitouttaminen, tukee muutosjohtamista
- Haasteena viestinnässä onnistuminen ja että muutokset perustellaan riittävästi.
Toiminnan tehokkuuden parantaminen
1. Toiminnan suoraviivaistaminen yhdessä henkilöstön kanssa (Lean-ajattelu taustalla)
2. Tehostamiskeinojen hakeminen ja käytäntöön vieminen
Kehittämiseen ja innovointiin yksi käyttökelpoinen väline lisää
1. Koko organisaation potentiaali käyttöön mm. mahdollistamalla innovointi näinkin
- Edellytyksenä tässä onnistumiseksi, että on riittävästi tietoa saatavilla ja että toimintaympäristö on
innovointiin kannustava.
14
22.10.2014
Mahdollisia
hyötyjä
Celkee
insight
–innovaa*on
käyAöönotosta
Työterveyspäivien
seminaari,
Helsinki

15. KIITOS!
1522.10.2014 Työterveyspäivien seminaari, Helsinki