Kanaidi, SE., M.Si., cSAP Jln. Sariasih 54 Bandung e-mail : kana_ati@yahoo.com Hp. 08122353284

1. MANAGEMENT SKILL
TRAINING
“Work Planning &
Scheduling”
By : Kanaidi, SE., M.Si
kana_ati@yahoo.com HM MBT OKTOBER 2009 1

2. Pengertian Work Planning
Work Planning adalah suatu proses
mempersiapkan usaha atau kegiatan yang akan
dilakukan secara sistematis dan logis untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
•Sistematis dalam arti teratur, dan logis dalam arti
masuk akal sehingga bisa dipertanggung jawabkan.
•Tujuan yang dimaksud bukan tujuan individual
(perorangan) melainkan merupakan tujuankolektif
(ramai-ramai) atau tujuan organisasi (kelompok) secara
tepat.
2

3. Rangkaian Kegiatan Work
Planning
1. Mengumpulkan informasi dan data yang diperlukan.
2. Mengumpulkan pemikiran-pemikiran tentang materi yang
direncanakan.
3. Menentukan tujuan yang hendak dicapai
4. Menentukan apa saja yang harus dilakukan berikut urutan
pelaksanaan untuk mencapai tujuan.
5. Menentukan fasilitas yang diperlukan.
6. Menentukan kapan dan di mana harus dilaksanakan.
7. Menentukan oleh siapa dan berapa lama hrs dilaksanakan.
8. Menentukan mengapa dan bagaimana cara
melaksanakannya. 3

4. Proses Penyusunan Work Planning
Langkah  Bagaimana keadaan dan memungkinkan
 Berapa lama waktunya
pendahuluan
 Bagaimana peraturan atau yang lain
 Pengesahan
􀀅 Tujuan apa 􀀅 Tempatnya dimana
Menyusun 􀀅 Kegiatan apa yang perlu 􀀅 Waktu : berapa lama
Work Planning 􀀅 Pembiayaan berapa 􀀅 Caranya bagaimana
􀀅 Penanggung jawab siapa 􀀅 Pengawasan bagaimana
􀀅 Pelaksananya bagian apa 􀀅 Evaluasi bagaimana
􀀅 Waktunya kapan
Melaksanakan
Work Planning  Operasi-operasi kerja konkret yang sesuai
Melakukan  Apakah pelaksanaan sudah sesuai?
pengawasan  Apakah terjadi penyimpangan?
􀀅 Penilaian, pertimbangan dan
penyimpulan seluruh perencanaan kerja
Mengadakan awal sampai akhir
evaluasi 􀀅 Juga sebagai alat bantu pengawasan
4

5. Maintenance PLANNING and
SCHEDULING
Effective planning and scheduling contribute
significantly to the following:
• Reduced maintenance cost.
• Improved utilization of the maintenance workforce by
reducing delays and interruptions.
• Improved quality of maintenance work by adopting
the best methods and procedures and assigning the
most qualified workers for the job.
5

6. Planning and Scheduling
Objectives
• Minimizing the idle time of maintenance workers.
• Maximizing the efficient use of work time, material,
and equipment.
• Maintaining the operating equipment at a responsive
level to the need of production in terms of delivery
schedule and quality.
6

7. • Penggambaran dan perumusaan kegiatan-kegiatan
yang diusulkan yang dimaksuudkan untuk
mencapai hasil-hasil tertentu
(George R. Terry, Ph.D)
• Mengusahakan agar rencana mengenai
pelaksanaan2 pekerjaan diperrsiapkan dengan
seksama dan dilaksanakan deengan tepat
(L. Urwick)
• Menentukan apa yang akan dilakukan
(William H. Newman)
• Fungsi manajerial untuk meneentukan lebih dahulu
apa yang akan dilakukan oleh suatu kelompok
atau oleh seseorang dan bagaaimana tujuan-tujuan
tersebut akan dicapai
(Michael J. Jucius dan William E. Schlender) 7

8. Planning
Planning is the process by which the elements required
to perform a task are determined in advance of the job
start.
• It comprises all the functions related to the preparation of:
1. The work order
2. Bill of material
3. Purchase requisition
4. Necessary drawings
5. Labor planning sheet including standard times
6. All data needed prior to scheduling and releasing the
work order.
• Good planning is a prerequisite for sound scheduling.

9. Planning Procedures
• Determine the job content.
• Develop work plan. This entails the sequence of the
activities in the job and establishing the best
methods and procedures to accomplish the job.
• Establish crew size for the job.
• Plan and order parts and material.
• Check if special tools and equipment are needed
and obtain them.
• Assign workers with appropriate skills.
9

10. Planning Procedures . . . .
• Review safety procedures.
• Set priorities for all maintenance work.
• Assign cost accounts.
• Complete the work order.
• Review the backlog and develop plans for
controlling it.
• Predict the maintenance load using effective
forecasting technique.
10

11. Remember : S M A R T
 Specific
 Measurable
 Attainable
 Realistic
 Time bound
11

12. Basic Levels of Planning Process
(Depend on The Planning Horizon)
1. Long-rang planning: it covers a period of 3 to 5
years and sets plans for future activities and long-
range improvement.
2. Medium-range planning: it covers a period of 1
month to 1 year.
3. Short-rang planning: it covers a period of 1 day to 1
week. It focuses on the determination of all the
elements required to perform maintenance tasks in
advance.
12

13. Long and Medium-Range
Planning
Needs to utilize the following:
1. Sound forecasting techniques to estimate the
maintenance load.
2. Reliable job standards times to estimate staffing
requirements.
3. Aggregate planning tools such as linear
programming to determine resource requirements.
13

14. Long-Range Planning
sets plans for future activities and long-range
improvement.
14

15. Medium-Range Planning
• Specify how the maintenance workers will operate.
• Provide details of major overhauls, construction
jobs, preventive maintenance plans, and plant
shutdowns.
• Balances the need for staffing over the period
covered.
• Estimates required spare parts and material
acquisition.
15

16. Short-Range Planning
It focuses on the determination of all the elements
required to perform maintenance tasks in advance.
Perencanaan meliputi:
tujuan, kebijaksanaaan, prosedur dan metode.
16

17. • Tujuan berasal dari perencanaan;
selanjutnya perencanaan dipengaruhi oleh tujuan
• Tujuan pokok biasanya ditentukan oleh orang-orang lain
• Perencanaan sehari-hari manajer kantor adalah menentukan
jenis dan waktu pekerjaan untuk mencapai tujuan tertentu
• Tujuan adalah sangat penting, tidak hanya ntuk perencanaan
tetapi juga untuk semua pekerjaan manajemen
• Kebanyakan kantor memiliki beberapa tujuan
• Bila waktu dan keadaan berubah, maka tujuan
berubah, disesuaikan, ditambah atau dihapuskan
17

18. Perencanaan &
Kebijaksanaan
Kebijaksanaan
• Dirumuskan oleh perencaana dan membantu dalam
memutuskan pekerjaan apakah yang harus
diselesaikan.
• Suatu kebijaksanaan merupakan suatu petunjuk
yang penting sekali bagi tindakan.
• Kebijaksanaan menentukkan seluruh batas, di dalam
mana kegiatan-kegiatan dilakukan
• Berasal dari perencanaan manajerial; selanjutnya
kebijaksanaan mempengaruhi perencanaan
18

19. • Serangkaian langkah pekerjaaan tulis menulis
yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap
baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting
dari kegiatan kantor.
• Urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan,
di dalam pekerjaan tersebut dilakukan dan berhubungan
dengan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut
dilakukan, dan siapa yang melakukannya (J.C. Denyer)
• Metode menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu
tugas yang terdiri atas satu ataau lebih kegiatan yang bersifat
tulis menulis oleh seorang peggawai
• Dalam perencanaan, adalah masuk akal untuk pertama-tama
menentukan prosedur, kemudian metode-metode yang
membentuk prosedur tersebut 19

20. • Pekerjaan kantor menjadi lebih lanccar, Memberikan
pengawasan yang lebih baik, Penghematan biaya, Koordinasi
yang lebih baik antar bagian, dan Membantu pelatihan pegawai baru
• harus sederhana,
• spesialsisasi dipergunakan sebaik-bbaiknya,
• pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu,
• mencegah duplikasi pekerjaan,
• harus ada pengecualian yang seminimum mungkin terhadap peraturan,
• mencegah adanya pemeriksaan yang yang tidak perlu,
• harus fleksibel dan dapat disesuaikkan dengan perubahan kondisi,
• pembagian tugas yang tepat,
• harus memberikan pengawasan terrus menerus,
• penggunaan mesin kantor yang baiik,
• penggunaan urutan pekerjaan yang sebaik2nya,
• harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan tujuan
20

21. What is Scheduling ?
Scheduling is the process by which jobs are
matched with resources and sequenced to be
executed at a certain points in time.
• Scheduling deals with the specific time and phasing
of planned jobs together with the orders to perform
the work, monitoring the work, controlling it, and
reporting on job progress.
• Successful planning needs a feedback from
scheduling.
21

22. Scheduling Techniques
The objective of the scheduling techniques is to
construct a time chart showing:
• The start and finish for each job.
• The interdependencies among jobs.
• The critical jobs that require special attention and
effective monitoring.
Such techniques are:
• Modified Gantt chart
• CPM
• PERT 22
• Integer and stochastic programming.

23. Syarat Efisiensi kerja
• Berguna
• Ekonomis
• Dapat dipertanggungjawabkan
• Ada pembagian kerja
• Wewenang dan tanggungjawab jelas
• Prosedur kerja praktis
23

24. • Sering terlambat
• Suka menunda pekerjaan
• Tidak memiliki prioritas tugas
• Bersifat kekanak-kanakan
• Sering Mengeluh
• Selalu membela diri
• Sering lupa
• Citra Negatif
24

25. Prioritas
PERHATIKAN unsur :
• Penting
• Mendesak
• Ketersediaan Sumber Daya
Contoh : Penetapan PRIORITAS
KEGIATAN PENTING MENDESAK Tersedia SD SKOR
A 0 1 1 011
B 1 1 1 111
C 1 1 0 110

26. • Berpikir positif dan optimis
• Skala prioritas, prioritas akan
membuat pekerjaan anda berjalan
dengan baik
• Targetkan diri anda untuk
sesuatu hal yang benar
• Semangat memotivasi
26

27. Work Planning dlm bentuk Bagan
27

28. Contoh Bagan
28

29. Work Planning dlm bentuk Tabel
Manfaatkan 5W + 1 H :
•What (Apa yang akan dikerjakan?)
•When (Kapan akan dikerjakan?)
•Where (Dimana akan dikerjakan?)
•Who (Siapa akan mengerjakan?)
•Why (Mengapa perlu dikerjakan?)
•How/How much (Bagaimana mengerjakan/Berapa
besaran?)
29

30. Contoh Tabel
5W + 1 H
No What When Where Who Why How/How much
1
2
3
4
5
6
30