La seconda guerra mondiale per licei e scuole medie
Presentazione K-Files
1. K-Files
La Soluzione di Gestione Documentale erogata da IDC di
Telecom Italia in modalità SaaS
2. Una soluzione di processo… in SaaS
Perché K-Files?
Scenario di Mercato
Overview
Uno sguardo alla Soluzione
Conservazione Sostitutiva a Norma di Legge
Una Piattaforma Completa
Cosa portiamo a Casa?
3. Perché K-Files?
Un elemento di criticità per la gestione del Business
7,5 Miliardi di Documenti sono prodotti ogni anno in tutto il mondo
L’82% delle organizzazioni afferma che i documenti sono fondamentali
per il buon andamento della propria attività
Il 70% dei dirigenti afferma che un ritardo nell’aggiornamento dei
documenti rispetto alle esigenze aziendali renderebbe la loro
organizzazione meno agile e dinamica
In media, il 45% del tempo di un lavoratore viene speso operando su
documenti
Necessità di rendere la voce di spesa misurabile e
controllabile (orientamento verso servizi in outsourcing)
Il 90% delle aziende non riesce a misurare quanto spende per la
produzione e il mantenimento dei documenti ogni anno
Ma le ricerche mostrano che il costo medio dei documenti di un
azienda è del 5-15% del fatturato
Fonti: Survey e White Paper IDC “Documents - The Life Blood of
Your Business?” e University of California Berkeley
4. Scenario di Mercato
Flussi documentali in crescita e più complessi
Necessità di consultazione più veloce e agevole
Obblighi di conservazione per i documenti fiscali
Fattura Elettronica per la P.A.
Moltiplicazione dei sistemi di comunicazione aziendale (posta elettronica) e
quindi di nuove tipologie di documento
Percezione dell'opportunità derivante dalla smaterializzazione del cartaceo
Necessità di gestione strutturata dei documenti informatici
5. Overview
L’offerta K-Files consente al Cliente di accedere in modo semplice ed
economico ad una soluzione dedicata alle proprie esigenze, capace di
incrementarne in modo significativo la produttività
Tecnologia “TOP”
Facilità di abilitazione e accesso Aggiornamento continuo
Disponibilità da ogni postazione Prestazioni Elevate
Manutenzione “0”
Focalizzazione sulle attività core
Offrire tutta la potenza di un Data Center con un Click del tuo Computer
6. Overview dal processo manuale …
Killer di Produttività
Clienti Clienti
• Mail • Mail
• Fax • Fax
• Email Applications
• Email
Fornitori • XML • XML Fornitori
• EDI • EDI
• …. • ….
Partners Documenti in ingresso Documenti in uscita
Partners
6% DEL FATTURATO *
Unità aziendali Unità aziendali
InfoTrends
7. Overview… al processo smaterializzato
Clienti Clienti
• Mail • Mail
• Fax • Fax
• Email Applicazioni
Applications • Email
Fornitori • XML • XML Fornitori
• EDI • EDI
• …. • ….
Partners Documenti in ingresso Documenti in uscita
Partners
Unità aziendali Unità aziendali
8. Overview: K-Files in 4 punti
La Soluzione per la gestione elettronica e l'archiviazione di tutti i
documenti aziendali
Fornita in modalità di servizio e a consumo
Che permette di gestire tutto il ciclo di vita del documento fino
alla conservazione sostitutiva a norma di legge
Con la minima invasività e la massima integrazione con
l'infrastruttura aziendale
12. Gestione Processi Interni
Gestione Scadenze e Alert Controlli di Completezza
Organizzazione e processi esistenti
Approvazioni e Firme (anche Tracciabilità e storicizzazione
digitali)
13. Business Process Management
L’attività di rappresentare, eseguire,
manutenere ed ottimizzare processi di
business trasversali ad un’organizzazione, che
coinvolgono persone e sistemi
14. La Promessa
Passaggio dalle procedure su carta a quelle informatiche in maniera innovativa
K-Files modulo BPM
interpretando
il disegno,
realizza la
applicazione web
che supporta
le regole
rappresentate
nel flusso di
processo stesso
15. Workflow grafico
L’INTELLIGENZA DELL’APPLICAZIONE E’ NEL PROCESSO
E’ il flusso grafico che, descrivendo la sequenza di attività, definisce
CHI deve fare COSA, QUANDO e COME,
realizzando la mappatura chiara e intuitiva degli iter procedurali.
Guida l’esecuzione delle attività da parte degli operatori,
introducendo una logica attiva PUSH invece di quella passiva PULL.
Permette la tracciatura e il monitoraggio di
ciascuna singola esecuzione di un iter procedurale.
To Do List
IL PROCESSO PORTA L’ATTIVITA’ SUL PC DI CHI DEVE ESEGUIRLA
E’ la semplice e immediata agenda personale di ciascun operatore, disponibile
sul sito WEB, nella quale vengono evidenziate le attività in carico da eseguire.
Al completamento di un’attività, questa scompare di conseguenza dalla To Do
List dell’operatore e il flusso procedurale avanza seguendo il workflow definito.
16. Architettura
Livelli del framework per chi sviluppa
I web services espongono tutta la logica del framework di K-Files
BPM secondo standard WSDL, garantendone la riutilizzabilità da
parte di qualsiasi applicativo o ambiente di sviluppo.
Con l’utilizzo dei webservices è possibile per esempio dotare
Web Services facilmente di una logica di workflow un applicativo verticale a
logica cablata o fornire a un applicativo il profilo delle
autorizzazioni di un operatore in funzione della sua posizione
nell’organizzazione.
È una delle possibili applicazioni realizzabili con i web services
di K-Files BPM. E’ stata progettata seguendo rigorosamente il
Applicazione Web criterio della separazione dei dati dalla presentazione: i dati,
strutture XML, possono essere renderizzati in diversi formati
lato server (Word, HTML, pdf, SVG) applicando trasformazioni XSL lato
client o lato server. L’applicazione WEB fornita può essere
estesa con grande semplicità.
L’applicazione WEB lato client permette l’interazione con le
attività generate nei processi permettendo la visualizzazione,
modifica e salvataggio delle informazioni. Realizzata
Thick Client interamente tramite librerie javascript, template xsl e CSS può
essere totalmente customizzata modificandone il layout
grafico e il comportamento.
powered by openwork®
25. Uno sguardo alla Soluzione
Copier Client
ARCHIVIO
DOCUMENTALE IN
DATA CENTER
26. Uno sguardo alla Soluzione
Da ogni applicazione Riconosce il contenuto Formatta il documento Applica Delivery Rules Invia il documento
Inviato via posta
Posta Ibrida
Mail-on-Demand
Email di agg. al commerciale
Bob@autocorp.com
admin
@Auto
corp.c
Esker
om
Invoic
e copy
E-mail automatica
Bob,
Attached is a copy of the latest invoice sent
to Esker.
Angela.
Sales Administration Dept.
Esker-Invoice.pdf
FAX
Ddt da stampare
Stampa
Automatizzata
File Testo File Testo Documenti Archiviati
Powered by
Archivio IDC
K-Files identifica K-Files ricompone il K-Files distribuisce I Ogni documento è
K-Files riceve lo spool in automaticamente inviato
automaticamente il nome, documento e lo formatta documenti in base a
formato testo da ogni verso la destinazione:
indirizzo, codice cliente, aggiunge informazioni regole predefinite nonchè
applicazione
telefono ed I dati relativi specifiche oltre a logo, alle preferenze del ARCHIVIO IN DATA CENTER
alla fattura all’interno del layout ed altre dettagli destinatario E-mail (Allegato PDF)
documento stesso richiesti Fax
POSTA TRADIZIONALE
Conservazione Sostitutiva
27. Uno sguardo alla Soluzione
Un server Appliance presso la sede del Cliente, per
distribuire i documenti in automatico, acquisiti
direttamente dalle sorgenti documentali
Un sito remoto sicuro che ospita i documenti
archiviati per la consultazione, le ricerche e la
conservazione sostitutiva a norma di legge
28. Gestione completa del Processo documentale
Sales Rep
Invoice Copy – Printing - email
Sales Data entry Validation
Customer Order Workflow
Customer
Invoice – Letter
Order Confirmation – Fax/email
Archive
Copy Invoices, Purchase Order
Electronic Other
Archive
Mail
Fax Data Fax Email
Workflow Printing Equipm
Server Capture Server ent
Server
Fax Form
Data Mail
Server Workflow Printing Archiving Processing EDI/XML
Capture Operations
Processo Gestione Ordini
32. Il Data Center
di Telecom Italia: Net Computing Way
Riduzione TCO Interoperabilità Pay per use
Risorse infrastrutturali e applicative Integrazione e riuso dei moduli e modelli di business e di
virtualizzate e disponibili on demand delle piattaforma abilitata pricing innovativi (es. Pure
che producono efficienze e saving dall’architettura SOA Utility e On demand)
Performance
Top di Mercato
Convenienza Ulteriori
Verticali Intelligenza IT
Economica HealthCare
B2B
Transportation in Rete
(Terze
Parti)
SOA-
enabled
SW HW
On-dem and On-dem and
Sistem i B2B2C
OSS/ BSS Telco (Terze
Capabilities Parti)
Flessibilità
“Pay as you
& Modularità
Grow”
“Plug & Play”
34. L’infrastruttura ASP in Data Center
K-Files GATEWAY
(CICLO passivo)
Internet
K-Files GATEWAY
(CICLO Attivo) Load balancing
Web Server
Files di spool
Load balancing
Consultazione/archiviazione interna
Web Services
Archiviazione File server
DataBase sostitutiva
Utenti Internet /Intranet server
36. Conservazione Sostitutiva
con Delega della Responsabilità
Cliente Centro di conservazione del Documento
9 10
Flussi di Capture
Cattura Service Responsabile
documenti Desk conservazione
Content Analysis
Analisi
Workflow
Content
Formattazione 4
Formatting
Invio
Delivery
Multicanale
K-Sost Archivio
Workflow automatizzato a norma
Sistema ERP Secure 7
FTP
3 6
5
Servizi di Servizi di
Utenti Portale di 8
firma massiva marca temporale
consultazione
su HSM tramite C.A.
archivio
1 2
37. Una Piattaforma Completa
Fax
Email
XML GED
Web Publishing Postalizzazione
Conservazione
con delega di
Responsabilità
Cattura
Analisi Fax
Postal Mail
Workflow SMS
Archivio
IDC
Formattazione
Distribuzione
Desktop Stampa Ricerca e recupero
38. Una Piattaforma Completa
Elementi BASE Elementi BASE a CONSUMO Elementi Opzionali Elementi Opzionali a progetto
WORKFLOW DI PROCESSO e EXTRA USER EXTRA EXTRA
PROTOCOLLO INFORMATICO (K-Flow) WORKFLOW STORAGE USER SERVIZIO MIGRAZIONE DATI
DOCUMENT DISPATCHING CICLO INTEGRAZIONE FLUSSI EXTRA
ATTIVO E PASSIVO (K-Delivery) FAX (K-Fax) FAX
PACCHETTI DI PAGINE PREPAGATE
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA ARCHIVIAZIONE FISICA
(K-AOS) con Responsabilità (K-SOST)
MOTORE DELLE REGOLE (Appliance e K-Spool)
SERVIZI DI SCANSIONE
DOCUMENTI
GESTIONE APPLICATIVA HELP DESK
INTEGRAZIONI flussi
SERVIZIO BASE DI DOCUMENT MANAGEMENT (K-Files)
documentali (es.ERP)
INSTALLAZIONE, CONFIGURAZIONE & START UP
CUSTOMIZZAZIONI Applicativo
INFRASTRUTTURA SU NETCOMPUTING DEDICATA AL SERVIZIO:
Connettività di Data Center
Storage
SERVIZI DI CONSULENZA
Backup
39. K-Files: cosa portiamo a casa?
• Consente la gestione di grandi volumi di documenti sempre disponibili
e con facilità di ricerca, gestione integrata di fax ed e-mail, in un
ARCHIVIO CENTRALIZZATO e sicuro;
• Si occupa della DISTRIBUZIONE dei documenti in modo completo con
regole definibili direttamente dal Cliente;
• Permette di ottimizzare i PROCESSI aziendali, migliorando la
produttività e la condivisione di documenti ed informazioni;
• Elimina gli oneri di gestione grazie alla disponibilità di erogazione in
modalità A SERVIZIO (SaaS);
• Ottimizza i costi grazie alla modalità A CONSUMO (Pay-Per-Use);
• Garantisce la piena INTEGRAZIONE con gli applicativi ERP più diffusi.
