Pidin parituntisen session kielestä ja kirjoittamisesta 1.2.2018 eri organisaatioiden sihteereille ja assistenteille Alma Talentin järjestämässä Assistentti Forum 2018:ssa. Lisäsin dioille hieman tekstiä, jotta niistä saa paremmin selvää. Pistä viestiä, jos kaipaat tarkennuksia.

1. Tekstisi on taikajuomasi
Anna sen vaikuttaa
@katleena Suomen kallein siivooja

2. Tekstisi on taikajuomasi
Anna sen vaikuttaa
@katleena Suomen kallein siivooja
Puheenvuoroni materiaali Alma
Talentin seminaarista Assistentti
Forum 2018 – Tuhat rautaa tulessa
31.1.–1.2.

3. @katleena
Kaikki tämän
materiaalin esimerkit
on poimittu
osallistujien
organisaatioiden
nettisivuilta ilman
lupaa.

4. @katleena
Kaikki tämän
materiaalin esimerkit
on poimittu
osallistujien
organisaatioiden
nettisivuilta ilman
lupaa.
Sinuakin naurattaa ensin – kunnes tulee vastaan oma tekstisi.

5. @katleena
Kaikki tämän
materiaalin esimerkit
on poimittu
osallistujien
organisaatioiden
nettisivuilta ilman
lupaa.
Sinuakin naurattaa ensin – kunnes tulee vastaan oma tekstisi.
Sitten itkettää.

6. @katleena
Yhteinen
ohjelmamme

7. Mitä on
täsmäteksti?
Yhteinen
ohjelmamme
Viisi
tehokkainta
vinkkiä
täsmätekstiin Säästä aikaa
täsmätekstillä
Oikea kanava
oikeaan
paikkaan
@katleena

8. Mitä on täsmäteksti?
@katleena Suomen kallein siivooja

9. Täsmäteksti on
@katleena

10. Täsmäteksti on
• tiivistä
@katleena

11. Täsmäteksti on
• tiivistä
• tietoa välittävää
@katleena

12. Täsmäteksti on
• tiivistä
• tietoa välittävää
• tolkullista ja tehokasta
@katleena

13. Täsmäteksti on
• tiivistä
• tietoa välittävää
• tolkullista ja tehokasta
• tunteet huomioivaa.
@katleena

14. Täsmäteksti on
• tiivistä
• tietoa välittävää
• tolkullista ja tehokasta
• tunteet huomioivaa.
@katleena
Täsmäteksti on siis
työelämän kirjoitus-
tapa, joka
• säästää aikaa
• tuntuu kivalta
• menee tehokkaasti
perille.

15. Säästä aikaa
täsmätekstillä
@katleena Suomen kallein siivooja

16. Valitessasi Finnairin
tapahtumasi viralliseksi
lentoyhtiöksi pääset
hyötymään
alennetuista hinnoista
sekä nopeasta ja
helppokäyttöisestä
varauspalvelusta
kaikille osallistujille.
Ei näin:
@katleena

17. Valitessasi Finnairin
tapahtumasi viralliseksi
lentoyhtiöksi pääset
hyötymään
alennetuista hinnoista
sekä nopeasta ja
helppokäyttöisestä
varauspalvelusta
kaikille osallistujille.
Kun valitset Finnairin
tapahtumasi viralliseksi
lentoyhtiöksi, saatte
lennot edullisemmin.
Lisäksi tarjoamme
nopean ja kätevän
varauspalvelun kaikille
osallistujille.
Ei näin: Vaan näin:
@katleena

18. Valitessasi Finnairin
tapahtumasi viralliseksi
lentoyhtiöksi pääset
hyötymään
alennetuista hinnoista
sekä nopeasta ja
helppokäyttöisestä
varauspalvelusta
kaikille osallistujille.
Kun valitset Finnairin
tapahtumasi viralliseksi
lentoyhtiöksi, saatte
lennot edullisemmin.
Lisäksi tarjoamme
nopean ja kätevän
varauspalvelun kaikille
osallistujille.
Ei näin: Vaan näin:
@katleena
Lyhyet lauseet ovat
nopeampia lukea
kuin pitkät.
Lisäksi sivulauseet
ovat nopeampia
lukea kuin
lauseenvastikkeet.
Bonuksena
kannattaa korvata
”helppokäyttöinen”
sanalla kätevä.

19. Älä mittaa
fyysistä
pituutta vaan
lukunopeutta.
@katleena

20. Kirkniemen tehtaalla on
käytössä toimiva
johtamisjärjestelmä, joka pitää sisällään sertifioidut
laadunhallinta- (ISO 90001),
ympäristö- (ISO 14001 ja EMAS), energiatehokkuus- (ISO 50001), työterveys- ja turvallisuus
(OHSAS 18001) sekä puun
alkuperäketjun hallinnan
järjestelmät (PEFC™ COC, FSC® CoC).
Ei näin:

21. Kirkniemen tehtaalla on
käytössä toimiva
johtamisjärjestelmä, joka pitää sisällään sertifioidut
laadunhallinta- (ISO 90001),
ympäristö- (ISO 14001 ja EMAS), energiatehokkuus- (ISO 50001), työterveys- ja turvallisuus
(OHSAS 18001) sekä puun
alkuperäketjun hallinnan
järjestelmät (PEFC™ COC, FSC® CoC).
Kirkniemen tehtaan johtamisjärjestelmään kuuluvat • laadunhallintajärjestelmä ISO 90001
• ympäristöjärjestelmät ISO 14001 ja EMAS
• energiatehokkuusjärjestelmä ISO 50001
• työterveys- ja turvallisuus-järjestelmä OHSAS 18001 • puun alkuperäketjun hallinnan järjestelmät PEFC™ COC ja FSC® CoC.
Ei näin: Vaan näin:

22. Kieltomuoto
hidastaa
lukemista
@katleena

23. Kieltomuoto
hidastaa
lukemista
1. Onko tammi lehtipuu?
@katleena

24. Kieltomuoto
hidastaa
lukemista
1. Onko tammi lehtipuu?
@katleena
Jokainen osaa
vastata tähän saman
tien:
– Kyllä on.

25. Kieltomuoto
hidastaa
lukemista
1. Onko tammi lehtipuu?
2. Onko olematta totta, että tammi ei
olisi olematta lehtipuun vastakohta?
@katleena
Jokainen osaa
vastata tähän saman
tien:
– Kyllä on.

26. Kieltomuoto
hidastaa
lukemista
1. Onko tammi lehtipuu?
2. Onko olematta totta, että tammi ei
olisi olematta lehtipuun vastakohta?
@katleena
Jokainen osaa
vastata tähän saman
tien:
– Kyllä on.
Nyt vastaaminen
onkin vaikeampaa.
Asia on tismalleen
sama, mutta tekstiin
tuli neljä
kieltomuotoa tai
kumoavaa ilmaisua.

27. Kieltomuoto
hidastaa
lukemista
1. Onko tammi lehtipuu?
2. Onko olematta totta, että tammi ei
olisi olematta lehtipuun vastakohta?
@katleena
Jokainen osaa
vastata tähän saman
tien:
– Kyllä on.
Nyt vastaaminen
onkin vaikeampaa.
Asia on tismalleen
sama, mutta tekstiin
tuli neljä
kieltomuotoa tai
kumoavaa ilmaisua.
Tähänkin on muuten
sama vastaus:
– Kyllä on.

28. Työskentely niin kutsutulla
valvomattomalla alueella
ei eroa muusta
teollisuustyöstä.
Ei näin:

29. Työskentely niin kutsutulla
valvomattomalla alueella
ei eroa muusta
teollisuustyöstä.
Työskentely niin kutsutulla valvomattomalla alueella on samanlaista kuin muukin teollisuustyö.
Ei näin: Vaan näin:

30. Oikea kanava
oikeaan paikkaan
@katleena Suomen kallein siivooja

31. Meili ei saa
olla
oletusarvo
@katleena

32. Parhaat vinkkini puhelimeen
@katleena

33. Parhaat vinkkini puhelimeen
Puhelin on
paras kanava,
jos asia on
sekä
kiireellinen
että tärkeä.
@katleena

34. Kun puhut
pitkää
puhelua,
kävele samalla.
Parhaat vinkkini puhelimeen
Puhelin on
paras kanava,
jos asia on
sekä
kiireellinen
että tärkeä.
@katleena

35. Kun puhut
pitkää
puhelua,
kävele samalla.
Parhaat vinkkini puhelimeen
Puhelin on
paras kanava,
jos asia on
sekä
kiireellinen
että tärkeä.
@katleena
Älä tietenkään kävele
avokonttorissa, vaan tyhjässä
palaverihuoneessa tai
portaikossa.

36. Kun puhut
pitkää
puhelua,
kävele samalla.
Parhaat vinkkini puhelimeen
Älä ikinä käytä
vastaajaa.
Puhelin on
paras kanava,
jos asia on
sekä
kiireellinen
että tärkeä.
@katleena
Älä tietenkään kävele
avokonttorissa, vaan tyhjässä
palaverihuoneessa tai
portaikossa.

37. Kun puhut
pitkää
puhelua,
kävele samalla.
Parhaat vinkkini puhelimeen
Älä ikinä käytä
vastaajaa.
Puhelin on
paras kanava,
jos asia on
sekä
kiireellinen
että tärkeä.
@katleena
Älä tietenkään kävele
avokonttorissa, vaan tyhjässä
palaverihuoneessa tai
portaikossa.
A) Luovu vastaajasta kokonaan
B) Tai sanele omaan vastaajaasi
tällainen viesti:
Hei, tässä Katleena. Kiitos kun soitit!
En koskaan kuuntele vastaajaviestejä,
joten pistä tekstari.

38. Parhaat vinkkini Whatsappiin
@katleena

39. Whatsappin
voi ladata
myös läppärille
ja pöytä-
koneelle.
Parhaat vinkkini Whatsappiin
Luo tiimeille ja
projekti-
ryhmille omat
Whatsapp-
ryhmät.
Whatsapp on
kätevin kanava
pikkuasioiden
varmista-
miseen.
@katleena

40. Whatsappin
voi ladata
myös läppärille
ja pöytä-
koneelle.
Parhaat vinkkini Whatsappiin
Luo tiimeille ja
projekti-
ryhmille omat
Whatsapp-
ryhmät.
Whatsapp on
kätevin kanava
pikkuasioiden
varmista-
miseen.
@katleena
Nämä kaikki vinkit pätevät
myös Meseen, Yammeriin,
chattiin tai vaikka
tekstareihin.

41. Parhaat vinkkini meiliin
@katleena

42. Mitä isompi
jakelu, sitä
huonompi
vastaus-
prosentti.
Parhaat vinkkini meiliin
@katleena

43. Mitä isompi
jakelu, sitä
huonompi
vastaus-
prosentti.
Parhaat vinkkini meiliin
Mieluummin
monta lyhyttä
meiliä kuin
yksi iso.
@katleena

44. Mitä isompi
jakelu, sitä
huonompi
vastaus-
prosentti.
Parhaat vinkkini meiliin
Mieluummin
monta lyhyttä
meiliä kuin
yksi iso.
@katleena
Kun viestissä on vain yksi asia,
sen otsikko on täsmällisempi
ja saat vastauksen
nopeammin.

45. Mitä isompi
jakelu, sitä
huonompi
vastaus-
prosentti.
Parhaat vinkkini meiliin
Mieluummin
monta lyhyttä
meiliä kuin
yksi iso.
Kun
forwardoit,
paranna
otsikkoa.
@katleena
Kun viestissä on vain yksi asia,
sen otsikko on täsmällisempi
ja saat vastauksen
nopeammin.

46. Mitä isompi
jakelu, sitä
huonompi
vastaus-
prosentti.
Parhaat vinkkini meiliin
Mieluummin
monta lyhyttä
meiliä kuin
yksi iso.
Kun
forwardoit,
paranna
otsikkoa.
@katleena
Kun viestissä on vain yksi asia,
sen otsikko on täsmällisempi
ja saat vastauksen
nopeammin.
Jos otsikko oli ”Kysymys” tai
”Moikka”, lisää perään tarkennus
vaikkapa kauttaviivan avulla:
• Kysymys / Uuden
käyttäjätunnuksen luominen
• Moikka / Ilmoittautuminen
vappujuhliin

47. Viisi tehokkainta
vinkkiä täsmätekstiin
@katleena Suomen kallein siivooja

48. Vaihda oudot
sanat
tuttuihin
1
@katleena

49. Orion myös etsii ja arvioi
jatkuvasti uusia
partnerointimahdollisuuksia.
Ei näin:

50. Orion myös etsii ja arvioi
jatkuvasti uusia
partnerointimahdollisuuksia.
Orion myös etsii jatkuvasti uusia kumppaneita.
Ei näin: Vaan näin:

51. Varo
2
@katleena

52. Varo
• passiivia
• kolmatta
persoonaa
• nollapersoonaa
2
@katleena

53. Henkilökunta-
alennuksen
saaminen edellyttää
maksamista
vihreällä kortilla.
Ei näin:
@katleena

54. Henkilökunta-
alennuksen
saaminen edellyttää
maksamista
vihreällä kortilla.
Saat henkilökunta-
alennusta silloin, kun
maksat vihreällä
kortilla.
Ei näin: Vaan näin:
@katleena

55. Sijoita verbi
lauseen
alkupäähän
3
@katleena

56. MTK vaikuttaa siten,
että yksityisomaisuuden
suojaa koskevassa
lainsäädännössä,
asetuksissa ja
viranomaisohjauksessa
sekä jokamiehen-
oikeuksissa varmistetaan
maanomistajien paras.
Ei näin:
@katleena

57. MTK vaikuttaa siten,
että yksityisomaisuuden
suojaa koskevassa
lainsäädännössä,
asetuksissa ja
viranomaisohjauksessa
sekä jokamiehen-
oikeuksissa varmistetaan
maanomistajien paras.
MTK haluaa varmistaa,
että maanomistajien
parasta ajatellaan
yksityisomaisuuden
suojaa koskevassa lain-
säädännössä, asetuksissa,
viranomaisohjauksessa ja
jokamiehenoikeuksissa.
Ei näin: Vaan näin:
@katleena

58. Varo
täsmennyksen
tarkennuksen
varmennusta.
4
@katleena

59. Tuotantolaitoksemme
huolehtivat
hankinnoistaan
pääasiassa itsenäisesti
noudattaen konsernin
eettisten
toimintaohjeiden
periaatteita.
Ei näin:
@katleena

60. Tuotantolaitoksemme
huolehtivat
hankinnoistaan
pääasiassa itsenäisesti
noudattaen konsernin
eettisten
toimintaohjeiden
periaatteita.
Tuotantolaitoksemme
huolehtivat
hankinnoistaan
pääasiassa itsenäisesti,
ja ne noudattavat
konsernin eettisiä
toimintaohjeita.
Ei näin: Vaan näin:
@katleena

61. Pirkanmaan sairaanhoito-piirin hallituksen asettama hoitoeettinen neuvottelu-kunta käsittelee hoito-palvelujen saatavuuteen tai potilaan asemaan tai tasavertaisuuteen liittyviä periaatteellisia eettisiä kysymyksiä.
Ei näin:
@katleena

62. Pirkanmaan sairaanhoito-piirin hallituksen asettama hoitoeettinen neuvottelu-kunta käsittelee hoito-palvelujen saatavuuteen tai potilaan asemaan tai tasavertaisuuteen liittyviä periaatteellisia eettisiä kysymyksiä.
Pirkanmaan sairaanhoito-
piirin hallitus on asettanut
hoitoeettisen neuvottelu-
kunnan. Se käsittelee
eettisiä kysymyksiä, jotka
liittyvät hoitopalvelujen
saatavuuteen sekä
potilaan asemaan tai
tasavertaisuuteen.
Ei näin: Vaan näin:
@katleena

63. Varo minen-
muotoa
5
@katleena

64. Varo minen-
muotoa
5
@katleena
Tulostaminen, välittäminen,
varaaminen, evaluoiminen...

65. Varo minen-
muotoa
5
@katleena
Tulostaminen, välittäminen,
varaaminen, evaluoiminen...
Silloin tällöin minen-muoto
on ihan OK – mutta jos sitä on
liikaa, se hidastaa lukemista
ja tekee tekstistä kankeaa.

66. Hankintamenettelyjen
kehittämisellä tähtäämme
liikenteen palvelujen ja
markkinoiden
toimivuuden
parantamiseen ja
edistämme väylänpidon
tuottavuutta.
Ei näin:
@katleena

67. Hankintamenettelyjen
kehittämisellä tähtäämme
liikenteen palvelujen ja
markkinoiden
toimivuuden
parantamiseen ja
edistämme väylänpidon
tuottavuutta.
Kehitämme hankinta-
menettelyämme, jotta
saamme aikaan parempia
liikenteen palveluja,
toimivammat markkinat
ja tuottavamman
väylänpidon.
Ei näin: Vaan näin:
@katleena

68. Yllätys on
tehokkain
viestintä-
keino.
+1
@katleena

69. Tiedäthän,
että
älykkyytesi ja
karismasi on
vertaansa
vailla?
Koska meillä
on koulu, juhla
armas lapsien?
Oih, miten
ihastuttava
lounastarjous!
järisyttävän
käsittä-
mättömän
ilahduttava
uutinen
Oi sinä
jumalainen
tietoturva-
osaaja,
Hoppuisin
terkuin
Keväisin
terkuin
@katleena

70. Lopuksi
juhlava teesi
@katleena Suomen kallein siivooja

71. @katleena
Selkeä kieli on tärkein yksittäinen
tasa-arvotekijä.

72. @katleena
Selkeä kieli on tärkein yksittäinen
tasa-arvotekijä.
Monimutkainen kieli sulkee usein ulos kokonaisia ihmisryhmiä:
• kesätyöntekijöitä
• lukihäiriöisiä
• harjoittelijoita
• maahanmuuttajia
• lapsia ja nuoria
• kiireisiä ja stressaantuneita
• keskittymishäiriöisiä
• uusia työntekijöitä.

73. @katleena
Selkeä kieli on tärkein yksittäinen
tasa-arvotekijä.
Sinäkin olet
joskus kuulunut
johonkin näistä
ryhmistä – ja
ehkä kuulut yhä.
Monimutkainen kieli sulkee usein ulos kokonaisia ihmisryhmiä:
• kesätyöntekijöitä
• lukihäiriöisiä
• harjoittelijoita
• maahanmuuttajia
• lapsia ja nuoria
• kiireisiä ja stressaantuneita
• keskittymishäiriöisiä
• uusia työntekijöitä.

74. @katleena
Valitse siis oma
kielimaisemasi viisaasti.

75. @katleena
Valitse siis oma
kielimaisemasi viisaasti.
Älä rakenna Itä-Pasilaa.

76. @katleena
Valitse siis oma
kielimaisemasi viisaasti.
Älä rakenna Itä-Pasilaa.
Tee tekstistäsi
puisto tai kävelykatu.

77. @katleena
Tykkäsitkö?

78. @katleena
Tykkäsitkö?
Seuraavan kerran puhun Alma
Talentilla 18.4.2018, jolloin aiheena on
Kriisiä ja viestintää – Tehopäivä
kohujen kitkemiseen
Ilmoittaudu:
http://events.almatalent.fi/kriisia-ja-
viestintaa/