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Management spezial                                                                          I 2.1

                                                                         Rhetorik und Präsentation




Mit POWER auf den POINT kommen


Zuschussgeber, Mäzene, Sponsoren erfolgreich überzeugen



                                                                            Christoph Weber


Auch im Kulturbereich geht es immer häufiger darum, die eigene Einrichtung und das eigene Pro-
jekt bestmöglich zu präsentieren, z. B. um eine Finanzierung sicherzustellen. Zuschussgeber, Mä-
zene und Sponsoren müssen und wollen informiert und überzeugt werden. Der folgende Beitrag
widmet sich neben den Funktionen des Präsentationsprogramms MS PowerPoint auch der „Präsen-
tation der Präsentation“, die wesentlich zum Erfolg eines Vortrags beiträgt.

Gliederung                                                                                 Seite

1.     Einleitung                                                                               2
2.     Grundregeln für gelungenes Präsentieren                                                  3
2.1    Inhaltliche Vorüberlegungen                                                              3
2.2    Technische Rahmenbedingungen                                                             4
2.3    Die Präsentation der Präsentation                                                        5
3.     Das Präsentationsprogramm MS PowerPoint                                                  6
3.1    Einige Vorbemerkungen                                                                    6
3.2    Der Start                                                                                7
3.3    Folienlayout                                                                             8
3.4    Texteingabe und Textformatierung                                                         8
3.5    Symbole, Grafiken und Zeichnungen                                                        9
3.6    Diagramme                                                                               10
3.7    Folien-Handling                                                                         11
3.8    Textanimationen                                                                         12
3.9    Probelauf                                                                               14
3.10   Ausdruck                                                                                15
4.     Schlussbemerkung                                                                        16




                                                                                                1
I 2.1                                                                        Management spezial

Rhetorik und Präsentation




                            1.    Einleitung

                             Ein Szenario:

                             Am Ende eines netten, anregenden Plausches mit einer kleinen, un-
                             scheinbaren Bemerkung des Gesprächspartners: „Ach ja, Herr XY,
                             und dann müssten Sie mal irgendwann ein paar Zahlen auf den Tisch
                             legen, also was Sie so machen, wofür die Gelder ausgegeben wer-
                             den, halt eine kleine Darstellung Ihrer Arbeit, natürlich nicht für mich,
                             aber Herr YZ fragte neulich danach!“

                             Es setzt sich fort mit der Antwort des Kulturmanagers: „Ja, selbstver-
                             ständlich, kein Problem, mache ich“ und intensiviert sich durch einen
                             in der Folgewoche eintreffenden netten Brief des Gesprächspartners,
                             in dem dieser zu einer Sitzung einlädt, auf der „ca. eine halbe Stunde“
                             reserviert ist für die Präsentation der Kulturarbeit durch den Kultur-
                             manager.

                             Es spitzt sich zu, je näher der Termin rückt. Der Kulturmanager hat
                             unter seinen Kollegen und in seinem Bekanntenkreis niemanden ge-
                             funden, der sich gut genug mit PowerPoint auskennt. Auch diejenigen
                             mit wenigen Kenntnissen haben sonderbarerweise alle Terminprob-
                             leme. In der letzten Woche vor der Sitzung versucht der Kulturmana-
                             ger, einen Vortrag mit Dia-Unterstützung auszuarbeiten, schwenkt
                             dann aber wieder auf PowerPoint um. Die Alltagsarbeit des Kulturbe-
                             triebes ist weitgehend stillgelegt. 2 Tage vor der Sitzung erreicht ihn
                             die Nachricht, dass die Sitzung wegen Terminproblemen um 4 Wo-
                             chen verschoben wird. De facto bedeutet dieses eine Verlängerung
                             der Stilllegung des Kulturbetriebes um weitere 4 Wochen.


                            Nun könnte man sagen, dass diese Geschichte weit hergeholt sei und
                            nur dazu diene, alle Kulturmanager dieser Welt zu erschrecken. Je-
                            doch: Auch in Märchen liegt ein wahrer Kern.

                            Die folgenden Seiten zeigen Möglichkeiten der PowerPoint-Präsen-
                            tation im Kulturbereich auf und geben Tipps für einen wirkungsvollen
                            Vortrag.




2
Management spezial                                                                           I 2.1

                                                                          Rhetorik und Präsentation




2.    Grundregeln für gelungenes Präsentieren

2.1 Inhaltliche Vorüberlegungen

Die wichtigste Frage, die sich unser Kulturchef nach dem Gespräch
mit Herrn XY stellen sollte, ist: Welches Ziel verfolge ich mit der
Präsentation? Diese Frage ist entscheidend. Wenn man diese Frage
eindeutig und klar beantwortet hat, sind 50 % der Arbeiten erledigt.

Dazu 3 Beispiele:                                                                       Beispiele

• Wollen Sie Kritiker ruhig stellen? Dann sollten Sie Ihre bisherige
  (erfolgreiche) Arbeit darstellen.
• Wollen Sie eine langfristige Finanzierung Ihrer Arbeit sicherstel-
  len? Dann sollten Sie den Schwerpunkt auf die Darstellung zukünf-
  tiger interessanter Vorhaben legen.
• Wollen Sie neue Sponsoren gewinnen? Dann empfiehlt sich eine
  Kombination aus beiden oben genannten Punkten.

Erst wenn Sie die Frage nach dem Ziel für sich ganz klar beantwortet
haben, können Sie an die Umsetzung gehen.

Eine Präsentation bedeutet Mut zu einer unmissverständlichen und            Standpunkt beziehen
klaren Aussage. Nebulöse Aussagen und schwammige Formulierun-
gen vertragen sich schlecht mit Fakten auf der Leinwand. Visualisie-
ren bedeutet: Standpunkt beziehen.

Machen Sie nicht den Fehler, zu viele Fakten auf die Leinwand brin-             Weniger ist mehr
gen zu wollen. Es geht nicht darum, alles darzustellen, was Sie geleis-
tet haben – auch wenn das umfangreich und beeindruckend ist. Prä-
sentieren Sie ausgewählte und überschaubare Inhalte, die sich die
Zuschauer merken und mit nach Hause oder in die nächste Sitzung
nehmen können. Berücksichtigen Sie die zur Verfügung stehende Zeit
und kalkulieren Sie auch ein Zeitpolster für Rückfragen und Diskussi-
onen ein. Sonst müssten Sie Ihre Präsentation abbrechen, bevor Sie
die letzte – und wichtigste – Folie zeigen können, z. B. die mit Ihrem
Finanzierungswunsch.

Sammeln Sie frühzeitig die Zahlen, die Sie veröffentlichen wollen.
Eine Auswertung von Besucherzahlen, von Eintrittseinnahmen, Ga-
gen, Gastronomieumsätzen usw. braucht Zeit und kann nicht von heu-
te auf morgen erstellt werden. Eine geschickt eingerichtete Excel-
Tabelle kann hier Wunder wirken.

                                                                                              Tipp
 Die Eingabe von Zahlen möglichst unmittelbar nach Veranstaltungen
 spart mühsames und zeitraubendes Nachforschen am Jahresende.




                                                                                                 3
I 2.1                                                                       Management spezial

Rhetorik und Präsentation




                               Achten Sie auf eine sinnvolle Gliederung der Zahlen: Zuschauerzah-
                               len sollten nach der Gagensumme kommen, denn die als Letztes prä-
                                                       sentierte Information bleibt eher hängen als
                                                       die zuerst genannten Zahlen.

                                                       Die Form der Präsentation muss zu Ihnen und
                                                       zum Publikum passen. Eine Seniorenrunde
                                                       wäre möglicherweise mit einer bunten, ani-
                                                       mierten und soundverstärkten Präsentation
    Zeitdruck vermeiden                                überfordert.

    Vermeiden Sie einen Erstellungs-Zeitdruck. Eine    Verteilen Sie einen Ausdruck der Präsentation
    Präsentation muss reifen! Legen Sie eine abge-     an das Publikum. Dadurch vermeiden Sie
    schlossene Präsentation zur Seite und sehen        Zwischenrufe der mitschreibenden Zuhörer
    Sie sich diese nach 2 Tagen noch einmal an:        wie z. B. „Können Sie gerade noch mal die
    Dann erkennen Sie besser die Stärken und           Folie von eben zeigen, ich war noch nicht
    Schwächen Ihres Entwurfs.                          fertig mit dem Abschreiben“. Ob Sie die Un-
                                                       terlagen vor oder nach dem Vortrag aushändi-
                                                       gen, hängt davon ab, ob Sie einen Überra-
                                                       schungseffekt planen, der durch das Verteilen
                               vor Präsentationsbeginn verloren ginge. Kündigen Sie das Austeilen
                               der Papiere in jedem Falle zu Beginn an.


                               2.2 Technische Rahmenbedingungen

                               Klären Sie auf jeden Fall schon im Vorfeld, welche Rahmenbedingun-
                               gen Sie vorfinden werden:

 Technische Rahmenbedingungen

 Ist ein Laptop/PC mit Beamer und Leinwand vorhanden oder müssen Sie einen mitbringen?

 Benötigen Sie einen Dreifachstecker und/oder ein Verlängerungskabel?

 Hat der Laptop/PC ein Diskettenlaufwerk oder müssen Sie Ihre Präsentation auf CD brennen
 (lassen)?

 Ist auf dem Vorführrechner das Programm PowerPoint installiert?

 Falls Sie auch akustisch präsentieren möchten: Sind Lautsprecher vorhanden und sind diese
 auch installiert?

 Wie groß ist der Vorführraum und wie viele Zuschauer werden teilnehmen? Benötigen Sie ein
 Mikrofon?

Checkliste I 2.1-1      Technische Rahmenbedingungen




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Christoph Weber: Mit POWER auf den POINT kommen

  • 1. Management spezial I 2.1 Rhetorik und Präsentation Mit POWER auf den POINT kommen Zuschussgeber, Mäzene, Sponsoren erfolgreich überzeugen Christoph Weber Auch im Kulturbereich geht es immer häufiger darum, die eigene Einrichtung und das eigene Pro- jekt bestmöglich zu präsentieren, z. B. um eine Finanzierung sicherzustellen. Zuschussgeber, Mä- zene und Sponsoren müssen und wollen informiert und überzeugt werden. Der folgende Beitrag widmet sich neben den Funktionen des Präsentationsprogramms MS PowerPoint auch der „Präsen- tation der Präsentation“, die wesentlich zum Erfolg eines Vortrags beiträgt. Gliederung Seite 1. Einleitung 2 2. Grundregeln für gelungenes Präsentieren 3 2.1 Inhaltliche Vorüberlegungen 3 2.2 Technische Rahmenbedingungen 4 2.3 Die Präsentation der Präsentation 5 3. Das Präsentationsprogramm MS PowerPoint 6 3.1 Einige Vorbemerkungen 6 3.2 Der Start 7 3.3 Folienlayout 8 3.4 Texteingabe und Textformatierung 8 3.5 Symbole, Grafiken und Zeichnungen 9 3.6 Diagramme 10 3.7 Folien-Handling 11 3.8 Textanimationen 12 3.9 Probelauf 14 3.10 Ausdruck 15 4. Schlussbemerkung 16 1
  • 2. I 2.1 Management spezial Rhetorik und Präsentation 1. Einleitung Ein Szenario: Am Ende eines netten, anregenden Plausches mit einer kleinen, un- scheinbaren Bemerkung des Gesprächspartners: „Ach ja, Herr XY, und dann müssten Sie mal irgendwann ein paar Zahlen auf den Tisch legen, also was Sie so machen, wofür die Gelder ausgegeben wer- den, halt eine kleine Darstellung Ihrer Arbeit, natürlich nicht für mich, aber Herr YZ fragte neulich danach!“ Es setzt sich fort mit der Antwort des Kulturmanagers: „Ja, selbstver- ständlich, kein Problem, mache ich“ und intensiviert sich durch einen in der Folgewoche eintreffenden netten Brief des Gesprächspartners, in dem dieser zu einer Sitzung einlädt, auf der „ca. eine halbe Stunde“ reserviert ist für die Präsentation der Kulturarbeit durch den Kultur- manager. Es spitzt sich zu, je näher der Termin rückt. Der Kulturmanager hat unter seinen Kollegen und in seinem Bekanntenkreis niemanden ge- funden, der sich gut genug mit PowerPoint auskennt. Auch diejenigen mit wenigen Kenntnissen haben sonderbarerweise alle Terminprob- leme. In der letzten Woche vor der Sitzung versucht der Kulturmana- ger, einen Vortrag mit Dia-Unterstützung auszuarbeiten, schwenkt dann aber wieder auf PowerPoint um. Die Alltagsarbeit des Kulturbe- triebes ist weitgehend stillgelegt. 2 Tage vor der Sitzung erreicht ihn die Nachricht, dass die Sitzung wegen Terminproblemen um 4 Wo- chen verschoben wird. De facto bedeutet dieses eine Verlängerung der Stilllegung des Kulturbetriebes um weitere 4 Wochen. Nun könnte man sagen, dass diese Geschichte weit hergeholt sei und nur dazu diene, alle Kulturmanager dieser Welt zu erschrecken. Je- doch: Auch in Märchen liegt ein wahrer Kern. Die folgenden Seiten zeigen Möglichkeiten der PowerPoint-Präsen- tation im Kulturbereich auf und geben Tipps für einen wirkungsvollen Vortrag. 2
  • 3. Management spezial I 2.1 Rhetorik und Präsentation 2. Grundregeln für gelungenes Präsentieren 2.1 Inhaltliche Vorüberlegungen Die wichtigste Frage, die sich unser Kulturchef nach dem Gespräch mit Herrn XY stellen sollte, ist: Welches Ziel verfolge ich mit der Präsentation? Diese Frage ist entscheidend. Wenn man diese Frage eindeutig und klar beantwortet hat, sind 50 % der Arbeiten erledigt. Dazu 3 Beispiele: Beispiele • Wollen Sie Kritiker ruhig stellen? Dann sollten Sie Ihre bisherige (erfolgreiche) Arbeit darstellen. • Wollen Sie eine langfristige Finanzierung Ihrer Arbeit sicherstel- len? Dann sollten Sie den Schwerpunkt auf die Darstellung zukünf- tiger interessanter Vorhaben legen. • Wollen Sie neue Sponsoren gewinnen? Dann empfiehlt sich eine Kombination aus beiden oben genannten Punkten. Erst wenn Sie die Frage nach dem Ziel für sich ganz klar beantwortet haben, können Sie an die Umsetzung gehen. Eine Präsentation bedeutet Mut zu einer unmissverständlichen und Standpunkt beziehen klaren Aussage. Nebulöse Aussagen und schwammige Formulierun- gen vertragen sich schlecht mit Fakten auf der Leinwand. Visualisie- ren bedeutet: Standpunkt beziehen. Machen Sie nicht den Fehler, zu viele Fakten auf die Leinwand brin- Weniger ist mehr gen zu wollen. Es geht nicht darum, alles darzustellen, was Sie geleis- tet haben – auch wenn das umfangreich und beeindruckend ist. Prä- sentieren Sie ausgewählte und überschaubare Inhalte, die sich die Zuschauer merken und mit nach Hause oder in die nächste Sitzung nehmen können. Berücksichtigen Sie die zur Verfügung stehende Zeit und kalkulieren Sie auch ein Zeitpolster für Rückfragen und Diskussi- onen ein. Sonst müssten Sie Ihre Präsentation abbrechen, bevor Sie die letzte – und wichtigste – Folie zeigen können, z. B. die mit Ihrem Finanzierungswunsch. Sammeln Sie frühzeitig die Zahlen, die Sie veröffentlichen wollen. Eine Auswertung von Besucherzahlen, von Eintrittseinnahmen, Ga- gen, Gastronomieumsätzen usw. braucht Zeit und kann nicht von heu- te auf morgen erstellt werden. Eine geschickt eingerichtete Excel- Tabelle kann hier Wunder wirken. Tipp Die Eingabe von Zahlen möglichst unmittelbar nach Veranstaltungen spart mühsames und zeitraubendes Nachforschen am Jahresende. 3
  • 4. I 2.1 Management spezial Rhetorik und Präsentation Achten Sie auf eine sinnvolle Gliederung der Zahlen: Zuschauerzah- len sollten nach der Gagensumme kommen, denn die als Letztes prä- sentierte Information bleibt eher hängen als die zuerst genannten Zahlen. Die Form der Präsentation muss zu Ihnen und zum Publikum passen. Eine Seniorenrunde wäre möglicherweise mit einer bunten, ani- mierten und soundverstärkten Präsentation Zeitdruck vermeiden überfordert. Vermeiden Sie einen Erstellungs-Zeitdruck. Eine Verteilen Sie einen Ausdruck der Präsentation Präsentation muss reifen! Legen Sie eine abge- an das Publikum. Dadurch vermeiden Sie schlossene Präsentation zur Seite und sehen Zwischenrufe der mitschreibenden Zuhörer Sie sich diese nach 2 Tagen noch einmal an: wie z. B. „Können Sie gerade noch mal die Dann erkennen Sie besser die Stärken und Folie von eben zeigen, ich war noch nicht Schwächen Ihres Entwurfs. fertig mit dem Abschreiben“. Ob Sie die Un- terlagen vor oder nach dem Vortrag aushändi- gen, hängt davon ab, ob Sie einen Überra- schungseffekt planen, der durch das Verteilen vor Präsentationsbeginn verloren ginge. Kündigen Sie das Austeilen der Papiere in jedem Falle zu Beginn an. 2.2 Technische Rahmenbedingungen Klären Sie auf jeden Fall schon im Vorfeld, welche Rahmenbedingun- gen Sie vorfinden werden: Technische Rahmenbedingungen Ist ein Laptop/PC mit Beamer und Leinwand vorhanden oder müssen Sie einen mitbringen? Benötigen Sie einen Dreifachstecker und/oder ein Verlängerungskabel? Hat der Laptop/PC ein Diskettenlaufwerk oder müssen Sie Ihre Präsentation auf CD brennen (lassen)? Ist auf dem Vorführrechner das Programm PowerPoint installiert? Falls Sie auch akustisch präsentieren möchten: Sind Lautsprecher vorhanden und sind diese auch installiert? Wie groß ist der Vorführraum und wie viele Zuschauer werden teilnehmen? Benötigen Sie ein Mikrofon? Checkliste I 2.1-1 Technische Rahmenbedingungen 4