PROJEKTIMI I PROGRAMIT PËR MENAXHIM TË DOKUMENTACIONIT NË SHKOLLAT E MESME TË KOSOVËS Kastriot Blakaj pdf Falenderoi mikun tim Kastriot Haxhiun qe me ndihmoi. _________________ blakajk@gmail.com

1. PROJEKTIMI I PROGRAMIT PËR MENAXHIM TË
DOKUMENTACIONIT NË SHKOLLAT E MESME TË
KOSOVËS
Kastriot Blakaj1
Fjalët kyçe: Menaxhim, Projektim, Programim, Dokumentacion, Aplikacion
JEL kualifikimi: L00, L8, L86.
1
Kastriot Blakaj PhD (c)
Asistent mësimorë në Kolegjin Evropian Dukagjini, Pejë,
Profesor në shkollën e mesme të Mjekësisë, Pejë

2. Abstract
One of the main computer characteristics is the possibility to save large amount of data
and different information organized in the most appropriate form in order to find data quick and
easy. In the mediums for data saving it is possible that by using appropriate commands the
organized data can be placed and used in different ways, depending on the needs of the user and
the program. However, for the needs of complicated unions data related, rules and methods have
been developed, whereby efficient utilization is enabled and maintenance of complex unions of
data.
One of the basic concepts in development of nowadays solutions is the database, without
which it would be very difficult solve some problems where we have to do with more data, or
solutions that are completed in the management and organization of those data. For this reason a
database is defined as a self-descriptive collection of integrated rows. The description of data is
known as database catalog (eng. systcm catalog) or data dictionary (eng. data dictionary or metadata).
This description of Database, where the definition of the data is separate from program
application, is similar to description of the development of modern software, where an internal
definition of an object and a division of an external definition are provided. The users of an
object only see the external definition and don’t know how the object is defined and how it
works.
An advantage of this description is known as data abstraction (eng. data abstraction), so
we can change the internal definition of an object without touching the users of the object, the
security of the external definition remains the same.
On the same way the database is described too, the division of the data structure from the
applied program, as well as their saving within the database.

3. Inicimi i Projektit
Bazuar në nevojën e një programi për menaxhim të dokumentacionit, erdhi ideja për
projektin respektivisht menaxhimin e të dhënav përmes një baze të të dhënave. Përgatitja e
projektit kërkon në radhë të parë që të behet plani dhe ciklet bazë, nëpër të cilat do te mblidhen
dhe trajtohen çështjet që synon t’i zgjidhe projekti. Ne literaturë me se shpeshti dhe me praktike
është ndarja e mëposhtme e cikleve te përgatitjes se projektit:
·
Analiza e nevojave
·
Qëllimi kryesor dhe objektivat
·
Strategjia dhe metodika
·
Planifikimi i aktiviteteve dhe korniza kohore
·
Zbatimi i aktiviteteve
·
Monitorimi,vlerësimi dhe raportimi
·
Vazhdimësia apo qëndrueshmëria
Platforma e bazës së të dhënave
Baza e të dhënave në SHMM-së do të organizohet në platformë moderne dhe të avancuar.
Sistemin operativ që do të shfrytëzohet për menaxhim me të dhëna do të jetë Windows 2008
Server, Gjuha programuese në të cilën është ndërtuar kjo bazë e të dhënave është SQL me front
ACCESS 2007.
Zhvillimi i softuerit të bazës së të dhënave
•
Baza e të dhënave duhet të jetë në gjendje t’i përkrah numër të madh përdoruesish
•
Baza e të dhënave duhet të jetë mirë i organizuar dhe lehtë e përdorshme
•
Të ketë mundësinë e shtimit të moduleve apo integrimit të Baza e të dhënave
•
Baza e të dhënave duhet të sigurojë mos-humbjen e të dhënave
•
Dokumentacioni për Bazen e të dhënave
·
Manuali i përdorimit të bazës së të dhënave

4. ·
Manualin e detajeve teknike dhe administrimit
·
Materialin e trajnimit që e përdor për trajnim të stafit
·
Kodet përkatëse
Siguria
Baza e të dhënave duhet të ofrojë sigurinë e qasjes së të dhënave dhe të injorojë mundësinë e çdo
tentimi të paautorizuar për të manipuluar me shënime dhe njëkohësisht të ruhen gjurmët e
ndryshimeve në sistem, detaje lidhur me këtë aspekt janë dhënë në kapitullin e më lartë.
Ndërtimi i skemës logjike të DB
Mbi bazën e ndërtimit organizativ të shkollave në Kosovë duhet të organizohen aktivitete për
skemën logjike se në çfarë mënyre do të organizohet informacioni dhe mbi bazën e kësaj do të
ndërtohet edhe baza e të dhënave përkatëse.
Definimi i kërkesave, ndërtimi i infrastrukturës fizike
SHMM duhet të realizon të gjitha ndërhyrjet strukturore në godinat e Shkollës si dhe pajisjet e
nevojshme të zyrave, shtrimin e rrjetit kompjuterik në përputhje me specifikimet teknike që do të
përcaktohen në projektin e tillë.
Rezultatet e pritshme të projektit
Baza e të dhënave e ndërtuar për menaxhimin e dokumentacionit dhe të dhënave duhet të jetë e
lidhur ngushtë dhe të integrohet komplet në bazën e te dhënave te përgjithshme në kuadër të
moduleve të ndryshme, si psh. moduli për menaxhimin e notave nga ana e profesorëve, modulin
e menaxhimit të dokumentacionit dhe po ashtu me moduli e përdoruesve (të drejtat përkatëse).
Mundësia e qasjes nga vende të ndryshme si dhe ndërlidhja me bazën qendrore në nivel të
Kosovës. Tabelat kryesore janë bazike në projektimin e kësaj baze të të dhënave. Të gjitha këto
tabela janë të ndërlidhura mes veti, bazuar në funksionalitetin e menaxhimit sa më të mirë
shkollës. Tabela Profesorët duhet të përmbajë të gjitha të dhënat për profesorët siç janë : ID

5. shkollës, Numri në listën e pagave, Emri, Mbiemri, Gjinia, DataLindjes, OrëtMësimit,
Eksperieneca, DataFillimit, DataPërfundimit. Këto shënime janë fundamentale sa i përket
mësimdhënësve, por nëse nevojitet diç më shumë atëherë ka mundësi të shtohen ato fusha ose të
krijohet një tabelë e re e cila do të jetë në relacion me tabelën Profesorët. Tabelës do ti
përshkruhen të gjitha fushat, me qëllim që nëse nevojitet ndonjë ndryshim i mëvonshëm ,
pavarësisht ndryshimit të administratorit, të kemi njohuri mbi përmbajtjen e fushës. Po ashtu
secila fushës do të ketë tiparet e veta përkatëse. Në tabelë do të vendoset çelësi primar dhe kodet
për lidhje me tabelat tjera koresponduese.
Modeli ERD (etnitet, atribut dhe relacion)
ERD është një model i të dhënave që e sheh botë reale si etnitet dhe relacion.
Komponentë kryesore e modelit është Diagrami Etnitet – Relacion, që përdoret ashtu që të
përfaqësojë në mënyrë vizuale objektet e të dhënave. ERD është model i të dhënave që
mundëson modelimin dhe ilustrimin e bazë së të dhënave. Dobia nga modeli ERD është :
·
Tregon rrugën e qartë deri tek modeli relacionale.
·
Konstruktet e përdoruara tek modelet ER mund të transformohen lehtë në tabela
relacionale
·
Me një trajnim minimal kuptohet thjeshtë dhe lehtë
·
Si rrjedhojë nga dizajnuesi i data bazës mund të përdoret si plan dizajnues për të
implementuar një model të të dhënës në një softuer menaxhmenti të një baze specifike të
të dhënave.
Diagrami ER është një shembull popullor për paraqitjen e skemave të bazave të të dhënave.
Ekzistojnë shumë kuptime të tjera në literatura dhe në mjete të ndryshme dizenjimi dhe modelimi
t bazave të të dhënave. Diagrami e klasave UML (Unified Modeling Language) 2 është paraqitje
e një mënyre tjetër e shfaqjes se koncepteve ER e cila përdoret në disa mjete të dizajnimit
komercial.
2
UML - Gjuha e Unifikuar e Modelimit është një gjuhë modelimi e standardizuar me qëllim të përgjithshëm në
fushën e inxhinierisë softuerike të orientuar në objekte

6. Relacionet mes tabelave
Të gjitha tabelat kanë çelësin primar dhe vendosja e këtij çelësi primar luan një rol mjaft të
madh, në përcaktimin e fushës unike. Indeksimi i një fushe e shpejton punën gjatë kërkimit dhe
gjetjes së rekordeve sipas asaj fushe. Indeksimi është mirë të përdoret sidomos, për tabelat me
shumë rekorde gjë që e bën që kërkimet në bazën e të dhënave të shpejton dukshëm. Në rastin
tonë studimor tabelat kanë indekset përkatëse.
Të gjitha lidhjet janë krijuar duke pas parasysh lehtësinë e përdorimit edhe për personat të cilat
kanë njohuri fillestare në këtë program të bazave të të dhënave, por duke mos anashkaluar edhe
funksionalitet e saj. Pra, në tërësi të gjitha relacionet duken kështu.
Figura 1. Relacionet e bazës së të dhënave
Implementimi i pyetsorëve
Duke u mbështetur në atë që kemi cekur me lartë se pyetësorët paraqesin objekt të MS Accessit, i cili nga tabelat paraqet një pjesë të të dhënave, pra, vetëm ato të dhëna të cilat e plotësojnë
kriterin e caktuar më parë. Në bazë të asaj në këtë aplikacion janë implementuar disa lloje të
pyetësorëve të cilët na është dukur më e logjikshme.

7. Nga tabela arsimtarët janë zgjedhur tri fusha ID, Emri dhe Mbiemri. Pasi që në si kriter është
dhënë të paraqiten vetëm emrat e arsimtarëve që fillojnë me shkronjën A.
Figura 2 Kriteri Like “A*”
Nga kemi fituar këto të dhëna, pas ekzekutimit:
Kur jemi tek pyetësorët duhet veçojmë
edhe pyetësorin
parametrik ku kriteri për zgjedhje është i ndryshueshëm, d.m.
th. është parametër të cilin e jep shfrytëzuesi gjatë secilit
ekzekutim. Ky pyetës parametrik krijohet në modin e dizajnit
sikurse edhe të

8. Figura 3 Ekzekutimi i kriteri Like ”A*”
Projektimi i tabelës komanduese
Kjo tabelë do të jetë përmbledhëse dhe me qëllim të përmban lidhjen e aktiviteteve të
përgjithëshme dhe për shfrytëzuesin të jetë më e lehtë të manipulojnë prej një operacioni të
caktuar në tjetrin. Këto lidhje duhen të jenë funksionale dhe përmbajtja e tasteve komanduese të
jetë në përputhshmëri me funksionin e tyre.
Figura 4 Projektimi i tablës së sigurisë
Figura 5 Implementimi i sigurisë

9. Projektimi i bazës së të dhënave në programin aplikativ MS - SQL-server
Në implementimin e bazave të të dhënave përmes programit aplikativ MS SQL është për qëllim
që të arrihet një efektshmëri më e lartë duke përdor edhe gjuhën programuese. Këtu në fillim
është krijuar databaza, përmes Object Explorer-it, në seksionin e databazes në SQL Server
managment Studio.
Do të projektohet e njëjta bazë e të dhënave që është projektuar edhe në programin tjetër
aplikativ MS Access. Qëllimi do të jetë i njëjtë. Projektimi i tabelave do të jetë me përmbajtje të
njëjtë, ndryshimet janë se pyetësorët do të projektohen me urdhërat përkatës të MS SQL-it duke
përdorur sintaksa përkatëse. Po ashtu në fund të projektohet edhe diagrami i kësaj baze të të
dhënave.
Qëllimi i implementimit të këtyre tabelave është që të administrohet sa me lehtë me të
dhënat si të listave mbarë shkollore të nxënëseve, po ashtu edhe arsimtarët kujdestarë ta kanë ë
të lehtë evidentimin tyre në përgjithësi e të vijueshmërisë në veçanti. Po ashtu lehtë mund të
bëhet edhe radhitja e nxënëseve nëse është e nevojshme qoftë në bazë të datave të lindje apo
emrit, apo ndonjë kërkese tjetër në veçanti. Seleksionimi i është një tjetër lehtësi për përdoruesit
e bazës së shumë shpejtë mund të vijnë tek shënimet e kërkuar edhe atë në mënyrë mjaftë të
thjeshtë. Pra mund të bëhet edhe regjistrimi elektronik i nxënësve dhe vendosja automatike e tyre
nëpër paralele, duke respektuar kriteret e nevojshme.
Projektimi i pamjeve përmes pyetësorëve
Përmes pamjeve ne mund të prezantojmë shënime të cilat ekzistojnë në tabelën ose
nëtabelat përkatëse brenda bazës së të dhënave. Gjatë punës me dokumentacione shkollore hasim
në tabela të ngarkuara me shënime (kuptohet brenda unazës sonë), duke pasur parasysh se nuk
na nevojitet prezantimi i atyre të gjithave në të njëjtën kohë , por ndarja e tyre në grupe apo
bashkësi atëherë ne krijojmë pasqyrën prej disa tabela, pa problem se mos humbim ndonjë të
dhënë pasi ato janë të ruajtura në tabelat e mëhershme ekzistuese.
Shembull nga implementimi i tabelave Kualifikimet dhe Profesoret janë marr kolonat si :
ShkollaID, Emri, DataLindjes, Mbiemri (tblArsimtarët) dhe Përshkrimi (tblKualifikimet), është
bërë sortimi i tyre në rendin ngritës,në mënyrë automatike më poshtë paraqitur i gjithë procesi i
kryer së bashku me lidhjen INNER JOIN dhe pas ekzekutimit është paraqitur rezultati i kërkuar.

10. Paraqitja e diagrameve
Përmes diagrameve mund të prezantohet procesi i lidhjes së tabelave të ndryshme, ku
nga figura e mëposhtme mund të shihet lidhja e tri tabelave Profesoret, Kualifikimet, Paralelet,
nga vërehet lehtë se të gjitha tabelat kanë çelësa të brendshëm dhe të jashtëm për sigurimin e të
dhënave.
Figura 6 Diagrami për tri tabela
Rreziqet
Në zhvillimin e sistemeve informative efektive ka një numër sfidash, ose ndoshta për
shkak të zhvillimi të shpejtë të teknologjisë kompjuterike nuk ka asgjë të lehtë ose mekanike për
ndërtimin e sistemeve të informacionit të realizueshëm. "Ndërtimet operative, dhe sistemet e
ruajtjes së informacioneve janë të vështira për një varg arsyesh." Për shembull, disa informata
nuk mund të merren dhe të vihet në një sistem. Kompjuteri shpesh nuk mund të programohet për
të marrë në konsideratë të gjitha përgjigjet. Përveç kësaj, vlera e informacionit me kalimin e
kohës, dhe ndryshimet e shpejta në teknologji mund të vjetërsohet. Gjithashtu siguria e rrjeteve
është shumë e vështirë dhe kërkon një armatë të terë në menaxhimin e mirëfilltë të tyre, nëse
kihet parasysh thënia se Informacioni dhe Informatat janë gjerat më të shtrenjta atëherë edhe për
shkollat tona, menaxhimi i të dhënave duke shfrytezuar sistemet informative paraqesin një
kërcënim dhe rrezik permanent. Rrezik tjetër që paraqet menaxhimine me të dhëna për shkollat

11. tona është se ky sistem ka kushtuar relativisht shumë dhe se zhvillimi i hovshëm i teknologjisë
informative mund ta dobësoi ne masë të madhe këtë sistem duke ofruar teknologji tjera me të
përsosura dhe me të avancuara.
Pavarësisht nga sfidat e natyrshme në zhvillimin e sistemeve, sistemet për menaxhim me
baza të të dhënave iu ofrojn shfrytezuesve një numër të konsiderueshëm përparësive. Përderisa,
"Sot, kompani kryesore dhe organizata me emër janë duke përdorur teknologjinë e informacionit
si një mjet konkurrues për të zhvilluar produkte dhe shërbime të reja, marrëdhënie të reja me
furnizuesit, dhe ndryshojnë rrënjësisht operacionet e tyre të brendshme dhe të organizatave.
Sistemet për menaxhim me baza me të dhënat luan një rol të pazëvendësueshëm në menaxhimin
e informacionit, informatizimit dhe automatizimit të dhënave nëpër shkolla. shkëmbimi i saktë
i të dhënave, të duhur në vendin e duhur dhe kohën e duhur, rritja e transparencës dhe
përmirësimit të nivelit të shërbimeve dhe rritjes se efektivitetit në rezultate dhe manipulim me të
dhëna janë të domosdoshme për kohën në të cilën jetojmë.
Aspekti i menaxhimit të programit nga administrata në shkollë
Baza e të dhënave mbështetë: themelimin, konsultimin dhe mirëmbajtjen e plotë të
shënimeve mbi personelin si dhe konsultimin dhe mirëmbajtjen e historisë së të dhënave dhe
shënimeve individuale për nxënësit; konsultimin, ruajtjen dhe bashkëngjitjen e dokumenteve sa i
përket anëtareve të shkollës dhe nuk lejohet as nga vete administratori heqjen e shënimeve të
rëndësisë së veçantë siç janë certifikata, diplomat, masat ndëshkuese masat simulative e tjera.
Baza e të dhënave mbështetë ruajtjen dhe qasjen në dokumente të selektuara siç është nxënësi sa
i përket rregulloreve dhe politikave dhe siguron raporte statistikore në data bazën e nxënësve e
në veçanti për personelin mësimdhënës duke mundësuar nxjerrjen e raporteve konform sjelljeve,
orëve të mbajtura, njësive përkatëse (programeve të punës) e tjera.
Baza e të dhënave ka një kontroll strikt të qasjes në të dhënat personale, në veçanti
shënimet individuale të nxënësve
dhe dokumentet menaxhuese te përformancës duke u
procesuar si personel shumë të besueshëm. Mekanizmi i kontrollit të qasjes bazohet në rregullat
e punës të përcaktuara lidhur me ndarjen e orëve që ligjërojnë. Fshirja e të dhënave individuale

12. për profesoret dhe shpallja e informatave individuale duhet të parandalohet. Baza e të dhënave
mbështetë: integrimin e të dhënave të personelit me të gjitha modulet e tjera; krijimin dhe
mirëmbajtjen e përshkrimit të pozitës dhe nuk lejon në asnjë mënyrë ndryshime në datën e
fillimit, datën e përfundimit, pozitën në organizatë,pozitën në vijën menaxhuese, përformancën
apo notën e vlerësimit si dhe rezultatet mjekësore. Baza e të dhënave perkrahe në vazhdimësi,
menaxhimin e pozitave individuale (numrin e klasave, ndryshimin, numrin e orëve, drejtimet,
etj) në bazë të rregullave të përcaktuara si dhe gjenerimin e shpalljeve për punë në formatin në të
cilin ato do të publikohen në websit-in e bazës së të dhënave dhe qasje në bazën e të dhënave
qendror. Baza e të dhënave menaxhohet me mungesat e personelit në shkolla si dhe te ekzistojë
mundësia e nxjerrjeve të raporteve ditore, mujore dhe vjetore për nxënës dhe mësimdhënës dhe
staf tjetër adninistrativ, në mënyrë që të ekzistojë mundësia e raportimit tek organet kompetente
përmes formave direkte apo interne te cilat janë të rregulluara përmes bazës së të dhënave të
cilën e kemi dizajnuar dhe i kemi parapare në fillim. Baza e të dhënave të cilin e projektojmë
mbështet/mirëmban kërkesat individuale të mësimdhënësve duke mos u lejuar personave të
ndryshëm të ndërhyjnë në kërkesat të cilat duhet bërë. Baza e të dhënave prodhon njoftime
automatike tek përdoruesit përkatëse për kontratat para skadimit ose për ato kontrata që kërkojnë
vazhdim
në bazë të rregullave të
përcaktuara. Baza e të dhënave mbështet krijimin
e korrespondencës zyrtare në lidhje me pagën (p.sh rritjen e hapit, ndryshimin e
emrit të
nëpunësit, ndryshimin e xhirollogarisë bankare bazuar në shabllonet standarde dhe në rregullat e
përcaktuara të punës. Baza e të dhënave mbështetë automatikisht procedurën standarde të
përpunimit për përfundimin e punës më plane përfshirë udhëzimet dhe dokumentet të cilat
kërkojnë vlefshmëri dhe nënshkrim bazuar në rregullat e përcaktuara të punës. Baza e të
dhënave sigurojë njoftime të automatizuar të shërbimeve për të interesuarit për transferimin
e punës nga një drejtim në një tjetër në kuadër të shkollave në tërë territorin e Kosovës.

13. PËRFUNDIME
Baza e të dhënave në MASHT duhet të zgjerohet në masë të madhe sa i përket konceptit
për të përfshirë sistemet e informacionit që ofrojnë vendimmarrje, mjete dhe të dhëna për
personat që duhet ti qasen në të gjitha nivelet, duke grumbulluar këto informacione nga
nënsistemet te cilat janë në dispozicion për të gjitha shkollat në vend. Ofrimi i këtyre
informacioneve për kohë shumë të shpejt në mënyrë të dukshme përmirëson dukshëm proceset e
kontrollimit dhe të vendimmarrjes në MASH.
Bazat e të dhënave multiuser paraqesin probleme të vështira për organizatat
që krijojnë dhe i përdorin ato, dhe shumica e organizatave kanë krijuar një zyrë të administratës
për baza së të dhënave për të siguruar që probleme të tilla të mund të zgjidhen me lehtë. Në këtë
punim diplome, termi Administrator i databazaes i referohet personit apo zyrës që ka të bëjë
me një bazë të dhënash të vetme. Termi është përdorur dhënave administratori për të përshkruar
një funksion të menaxhimit që ka të bëjë me politika te të dhënave të shkollave. Funksionet
kryesore të administratorit të bazës së të dhënave janë të shënuara në pjesën e mësipërme të
punimit. Administratori i bazë sse të dhënave (DBA) merr pjesë në zhvillimin e bazës së të
dhënave fillestare të strukturave dhe në ofrimin e konfigurimit të kontrollit, kur kërkesat për
ndryshime të ndryshme mund të paraqiten. Mbajtja e dokumentacionit të saktë të strukturës dhe
ndryshimet në të është një funksion i rëndësishëm DBA. Qëllimi i sigurisë bazës së të dhënave
është për të siguruar se vetëm përdoruesit e autorizuar mund të kryejnë veprimtari të autorizuar
nëbazë. Për zhvillimin e sigurisë efektive të bazës së të dhënave, të
përpunimit të drejtat dhe përgjegjësitë e të gjithë përdoruesit duhet të jenë të përcaktuar.

14. LITERATURA ( REFERENCAT )
[1] Beqiri, Edmond ” Biznesi Elektronik”, Dukagjini, Pejë 2008
[2] Sabrije Osmanaj, Ligjërata të autorizuara, “Menaxhimi i bazave të tëdhënave”, Prishtinë
2012.
[3] Beqiri, Edmond “Bazat e Informatikës”,Universiteti i Ptishtinës, Prishtinë 2006
[4] Beqiri, Edmond “Interneti-Komunikimet kompjuterike”,IOM, Prishtinë 2002
[5] European Computer Driving Licence/[Smart Bits]. – Botimi 1. – Prishtinë: Smart Bits, 2005
[6] Mustafa, Muhamet, “Tema të zgjedhura nga informatika”, Prishtinë 1998
[7] Sabrije Osmanaj, Ligjërata të autorizuara, “Menaxhimi i bazave të tëdhënave”, Prishtinë
2012.
[8] Agni Dika ,”Programimi i Orjentuar në Objekte në C++”,Arberia Design 2005.
[9] Ekrem Dragusha,” Microsoft Office Access 2007”, Prishtinë 2010.
[10] Berisha, Mihane: Informatika e Biznesit - Ligjërata, Prograf, Prishtinë, 2004.
[11] Rexha, Nexhmi:Metodologjia e Hulumtimeve, Prishtinë 2008.
[12] Këshilli Ndërkombëtar i Arkivave Prishtinë, 2009
[13] Standardi ndërkombëtar
dokumente
ISO 15489
informatat dhe dokumentacioni Menaxhimi me