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Value Stream Mapping: 
How to Visualize Work & Align Leadership for 
Organizational Transformation
Webinar
October 3, 2013
Welcome!
• Argentina
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• Ireland
• India
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 Coach / Facilitator / Consultant / Trainer: 
Lead Lean transformations & develop people 
across all industries.
 Teache...
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Upcoming Webinars
• TENTATIVE ‐ Improvement Facilitation & Coaching:      
An Open F...
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After the webinar…
• All recordings are available on:
– www.vimeo.com/karenmartingro...
Value Stream Defined
Value Stream: All of the activities required to
transform a customer request into a good or service.
...
Value Stream Mapping’s Roots
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Mike Rother & John Shook, 1999 Beau Keyte & Drew Locher, 2004
Whenever there is a product f...
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“The new bible for value stream mapping and 
improving organizational performance."
...
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Book Structure
• Introduction
• Chapter 1 – Value Stream Management
• Chapter 2 – Se...
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Value Stream Mapping is for…
• Organizations who are unfamiliar with value 
stream ...
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Function FunctionFunctionFunction
Core Value Stream
Support Value Stream
Support Va...
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Why Value Stream Mapping?
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Value Stream:
Strategy Before Tactics
Where am I? 
Where do I want 
to go?
I‐80 opt...
Work: Degrees of Granularity
Value 
Stream
Process Process Process
Step StepStep
Micro 
Perspective
• Identify the  
tacti...
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Metrics‐Based Process Mapping:
Improving Tactically; Defining Standard Work 
0
1
0
...
© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 16
Value Stream Mapping Benefit:
Seeing the Whole
60,000 foot view; Rooftop view
VSM Enables Systems Thinking
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Individual Efficiency =    
Sub‐optimization
System Efficiency = 
Optimal Value Stream 
Pe...
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Value Stream Maps Serve as Visual “Storyboards”
Makes the disconnects 
and obstacles to flow 
visible at a macro level
...
Effective Way to Visualize Relationships between 
IT Systems and the Operation
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© 2013 The Karen Martin Group, Inc.
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Value Stream Mapping Benefit:
Reaching Leadership Consensus
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Value Stream Mapping Benefits
• Visual unification tool
• Connection to the custome...
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Value Stream Maps: 
Effective for New Hire Orientation
You 
are 
here
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Value Stream Mapping: Common Failings
• Using the mapping process solely as a work ...
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Value 
Stream 
Mapping
Strategy 
Deployment 
(Hoshin Kanri) 
or A3
Projects, 
Kaize...
Components of a Value Stream Map
© 2013 The Karen Martin Group, Inc.
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Common value stream mapping icons
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Key Metrics: Time
• Process time (PT)
– The time it takes to actually perform the w...
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Process time versus lead time 
across the value stream
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Key  Metrics:  Quality
• %Complete and Accurate (%C&A)
– % of incoming work that’s ...
Components of a Value Stream Map
Summary 
metrics
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Summary Metrics: Time
• Activity Ratio (AR)
– The percentage of time anything is be...
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Summary Metrics: Quality
• Rolled Percent Complete & Accurate (Rolled %C&A)
– The p...
Summary Metrics: Labor Requirements
• Total PT
– Sum of all activities, not just critical path
• Labor Requirements
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Tot...
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Common current state findings
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Customer
1
Process 3
Function E
LT = 0.5 days
PT = 30 mins.
%C&A = 95%
4
4
10 mins....
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Time & Quality Value Stream 
Performance Metrics
Metric Current State 
Projected
Fu...
© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 37
Acceptable branching on a 
Value Stream Map
Process 5
Function E
5
Process 2
Functi...
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Parallel steps on the timeline
Process 4
Function E
LT = 2 days
PT = 25 mins.
%C&A ...
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Multiple timelines
Customer
1
Perform
repair
Service
LT = 3 days
PT = 4 hrs.
%C&A =...
Prepare
Understand 
Current State
Design
Future State
Develop 
Transformation 
Plan
Execute 
Transformation 
Plan
Three Co...
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1
2 1
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1
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4 Date: Date:
Name...
Service 
order
Existing 
customer
New 
construction
Repair
Warranty
Non‐
warranty
Planned 
maintenance
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customer
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c...
Patient care
Inpatient
Medical/Surgical
Intensive Care
Pediatric
Outpatient
Vaccine Clinic
Imaging
X‐Rays
CT Scans
MRI
Mam...
Prepare
Understand 
Current State
Design
Future State
Develop 
Transformation 
Plan
Execute 
Transformation 
Plan
Three Co...
© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 46
Value Stream Mapping Activity Steps
1. Kick‐off
2. Understand the Current State
– V...
© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 47
Post‐it Note after Value Stream Walk #1
© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 48
Post‐it Note after Value Stream Walk #2
© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 49
How to document multiple downstream customers 
reporting different %C&As from the s...
Prepare
Understand 
Current State
Design
Future State
Develop 
Transformation 
Plan
Execute 
Transformation 
Plan
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2 Improve quality of referral to 85% KE
Sean
Michaels 10...
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Value Stream Mapping:
As Much Art as Science
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© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 54
Karen Martin, President
7770 Regents Road #635
San Diego, CA 92122
858.677.6799
ksm...
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© 2013 The Karen Martin Group, Inc. 11
Function FunctionFunctionFunction
Core Value Stream
Support Value Stream
Support Value Stream
Traditional vs. Value Stream Thinking 

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