Doedagen najaar 2017 e factureren
•Als PPTX, PDF herunterladen•
0 gefällt mir•307 views
Doedagen najaar 2017
Empfohlen
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Was ist angesagt?
Was ist angesagt? (20)
Ähnlich wie Doedagen najaar 2017 e factureren
Ähnlich wie Doedagen najaar 2017 e factureren (20)
Mehr von KING
Mehr von KING (19)
Kürzlich hochgeladen
Kürzlich hochgeladen (6)
Doedagen najaar 2017 e factureren
- 1. ..Naar 100% binnen 18 maanden.. Is uw gemeente in april 2019 klaar voor de verplichting? Doe-dagen gemeentefinanciën oktober 2017 John van Schaik, PIANOo programmabureau e-factureren 1Programmabureau e-factureren ELEKTRONISCH FACTUREREN
- 2. AGENDA • Rol programmabureau • Wat is e-factureren • Aanbestedingswetgeving • Techniek • Voortgang • Aanpak • Praktijkvoorbeelden 2Programmabureau e-factureren
- 3. WAT IS EEN ELEKTRONISCHE FACTUUR? • Een elektronische factuur (e-factuur) is een factuur in een gestructureerd formaat die volledig automatisch uitgewisseld en verwerkt kan worden. • Dus: geen e-mail met PDF-bijlage ! 4Programmabureau e-factureren
- 4. WAAROM E-FACTUREREN? • Gemak De verwerking verloopt automatisch. • Snellere verwerking De papierstroom blijft achterwege. • Nauwkeuriger Geen fouten door handmatige verwerking. • Goedkoper Geen print- en portokosten (verzender). • Minder Spookfacturen • Betalingstermijn verkorten • Wet- en regelgeving (2014/55/EU, Aanbestedingswet) 5Programmabureau e-factureren
- 5. 7 AANBESTEDINGSWET • Wie? > Aanbestedende diensten & speciale-sectorbedrijven. • Wat? > Verplicht om e-facturen te ontvangen en te verwerken. > als gevolg van een overeenkomst op basis van de aanbestedingsrichtlijnen. > die voldoet aan de Europese norm. > Verplichting is recht voor Leveranciers*) om te versturen. • Wanneer? > April 2019 7Kunt u de e-factuur al ontvangen? *) De Rijksoverheid heeft e-facturatie inmiddels verplicht gesteld voor nieuwe contracten
- 6. Techniek
- 10. BEVEILIGD NETWERK: SIMPLERINVOICING • Open standaard voor facturen > Geen 1 op 1 afspraken. • Beveiliging > Geen spookfacturen of malware, > Gecontroleerde afzenders, > Encryptie, > Gegarandeerde aflevering. • Geen handmatige activiteiten • Vrije keuze provider • Groot bereik leveranciers 12Programmabureau e-factureren Access Point AP AP Access Point AP NS Vastgoed Service Provider
- 11. CONCLUSIE TECHNIEK • De techniek en afspraken zijn er, • Applicaties zijn aangepast, • ERP, Scan & Herken, Inkoop (P2P) en overigen • Toekomstbestendig e-factuurformaat beschikbaar, • o.m. Simplerinvoicing • Implementatie e-factureren niet afhankelijk van tempo invoering Norm en Wet. 13Programmabureau e-factureren
- 12. Voortgang
- 13. E-FACTURATIE IN EUROPA • Veel landen verplicht versturen aan Rijksoverheid > Voor 2012: Noorwegen, Zweden, Denemarken > 2012-2014: Turkije, Oostenrijk, Slovenië > 2015-2016: Italië, Spanje, Zwitserland, Polen > 2017: Nederland, België, Frankrijk, Portugal > Na 2017: UK (NHS), Ierland, Duitsland, …. • En in toenemende mate aan decentrale overheden 15Programmabureau e-factureren
- 14. IMPLEMENTATIEMONITOR E-FACTUREREN 16Programmabureau e-factureren • Zie ook de PIANOo website: https://www.pianoo.nl/efactureren Waterschappen ProvinciesGemeenten
- 15. Aanpak
- 16. 18 WAT BETEKENT DIT VOOR UW ORGANISATIE? 18Kunt u de e-factuur al ontvangen? • IT systemen op orde • (Financiële) processen op orde • Inkoopvoorwaarden op orde
- 17. PROJECTAANPAK IN DE ORGANISATIE Project e-factureren is een samenspel van: 19Programmabureau e-factureren ICT Architectuur Connectiviteit en ICT aanpassingen Workflow Inkoop On-boarden leveranciers Inkoop voorwaarden Aanbesteden Financiën Procesverandering Organisatorische change Leveranciers On-boarden klant ICT aanpassingen
- 18. Inkoop oplossing KEUZE IMPLEMENTATIE SCENARIO 20Programmabureau e-factureren 32 1 Financieel systeem Scan & Herken oplossing Inkomende e-factuur
- 19. “service broker” VOORBEELD: FINANCIEEL SYSTEEM 21Programmabureau e-factureren Financieel systeem Financiële administratie Factuur administratie (optioneel) Crediteuren Budget- houders Logische (functionele) Validatie Workflow (goedkeuring) Scope XML Scan & herken oplossing Papier PDF (e-mail) E-mail + UBL DMS (Document Management Systeem) Logging Fout afhandeling Access Point Ontvangst Technische Validatie Logging Fout afhandeling (SI)-UBL
- 20. AANDACHTSPUNTEN (IN VOORBEELD) • Technisch > Ontvangst EU-norm e-factuur, – Afhandeling van bijlagen (PDF bijgesloten in e-factuur), – Opslag in het DMS. > Tonen van ‘factuur’ aan de eindgebruiker (budgethouder) > Indien ook e-facturen via e-mail kanaal: – Doublures in afhandeling van e-facturen (€), – Eisen aan e-factuurformaat bij ontvangst via e-mail, – Beveiligingsmaatregelen voor het e-mail kanaal (encryptie, authenticatie, whitelisting, virusscanning, etc.). > Aansluiting op uw ICT architectuur • Aansluiting op het bestaande inkoopfactuur verwerkingsproces 22Programmabureau e-factureren
- 21. E-FACTUREREN OP GANG BRENGEN 23 • On-boarden leveranciers > Aanpak bepalen (en uitdragen) > Aansluitplan on-boarding > Toeleveranciers identificeren > Toeleveranciers segmenteren > Inkoopvoorwaarden aanpassen? > Zoek betrokkenheid in de breedte binnen uw organisatie > On boarding toolkit op de PIANOo website Programmabureau e-factureren
- 23. PRAKTIJKVOORBEELD BREDA • Leverancier: Van Dorp Installaties BV • Gebruikt boekhoudpakket: ZET Solutions • Klant: Gemeente Breda • Gebruikt financieel systeem: Key2Financiën van Centric • Lessons learned: Eis beveiligd kanaal voor factuur
- 24. PRAKTIJKVOORBEELD THOLEN • Leverancier: Zeeuwse Reinigingsdienst • Gebruikt boekhoudpakket: AFAS • Klant: Gemeente Tholen • Gebruikt financieel systeem: Civision van PinkRoccade • Less. learned: Boekhoudpakket ontzorgt kleine leverancier
- 25. PRAKTIJKVOORBEELD ZAANSTAD • Leverancier: Sweco (voorheen Grontmij) • Gebruikt boekhoudpakket: Oracle / Apro • Klant: Gemeente Zaanstad • Gebruikt financieel systeem: EnterpriseOne van CapGemini • Lessons learned: Splits ‘connectiviteit’ en ‘functionaliteit’
- 26. PRAKTIJKVOORBEELD ZOETERMEER • Leverancier: Stedin • Gebruikt boekhoudpakket: SAP • Klant: Gemeente Zoetermeer • Gebruikt financieel systeem: Key2Financiën en e-Verbinding • Lessons learned: “en nu de interne processen op orde”
- 27. Hulp bij e-factureren www.pianoo.nl/e-factureren hulpbijefactureren@pianoo.nl 070 - 379 82 89 30 Programmabureau e-factureren Dank u voor uw aandacht.
Hinweis der Redaktion
- Rol Programmabureau Thema e-factureren op PIANOo website, Hulpmiddelen: faq, documenten en handreikingen zoals een business case, plan van aanpak, checklist’s, etc., Organisatie regiobijeenkomsten, Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers, ICT-dienstverleners. IT service providers: EU subsidie, Toeleveranciers: project ketenactivatie, Implementatiemonitor (voortgang e-factureren bij medeoverheden). Marktontmoeting
- Thema e-factureren op PIANOo website Hulpmiddelen: documenten en handreikingen zoals een business case, plan van aanpak, checklist PvE, Organisatie regiobijeenkomsten, Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers, ICT-dienstverleners. IT service providers: EU subsidieaanvraag (CEF-Call e-Invoicing) Toeleveranciers: project ketenactivatie Implementatiemonitor (voortgang e-factureren bij medeoverheden).
- Voordelen: Efficiënter werken – u kunt handelingen overslaan in het ontvangst- en verwerkingsproces Minder fouten – facturen worden automatisch uitgewisseld en verwerkt in het financiële systeem Beter betaalgedrag - de doorlooptijd van een inkoopfactuur neemt af. Betaalgedrag is een belangrijk onderwerp; uw MKB leverancier is u dankbaar. Minder zoekgeraakte facturen in post of spamfilters (minder betalingsherinneringen: 11% vs. 27%) Minder spookfacturen – bij een beveiligde verbinding (vgl. PDF + e-mail) Wet- & regelgeving: EU Richtlijn – NL Aanbestedingswet
- water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten: de speciale sectoren
- Simplerinvoicing Netwerk (Feb 2017): 400.000 leveranciers kunnen e-factureren 35 service providers Zie ook www.simplerinvoicing.org De voordelen van een beveiligd kanaal zijn: Geen spookfacturen, alle leveranciers worden gevalideerd Vermijden van malware en virussen in e-mail en met name attachments; berichten die niet aan de standaard voldoen worden direct uitgefilterd. Verzekerde aflevering, door monitoring van de berichtenuitwisseling. Geen e-mails die verdwijnen in spamboxen. Verwerkbare facturen, doordat de structuur al aan de bron wordt gevalideerd. Berichten zijn beveiligd en niet onderweg gewijzigd of gelezen, door toepassing van beveiligingscertificaten (bijvoorbeeld PKI) Betrouwbare aflevering, door toepassing van identificatietechnieken zijn ontvanger en verzender verzekerd van identiteit (non-repudation) E-mail / EU-aanbeveling: Versleuteling e-mail / beveiligd per leverancier afspraken maken Firewall / spamfilter / whitelisting (e-mailadressen control) Spookfacturen (?) Herinneringen (PDF 27%) / E-facturen over netwerk: 11%)
- OpenPEPPOL: onderdeel van een Europees project: E-delivery. Nu zelfstandig. Per Lidstaat eigen OpenPEPPOLl beheerder: in Nederland is dat Simplerinvoicing Formaat staat vast: richting EC 1e kwartaal 2017 – publicatie Oktober 2017. Verzamelfacturen technisch niet mogelijk. Ofwel: er ligt een snelweg en er is vastgesteld welke vrachtauto’s er overheen mogen (!) Wie gaat er (facturen) inladen en wie gaan er uitladen?
- Gemeenten: Amsterdam (SI-F) Eersel Haarlemmerliede / Spaarnwoude Meppel (SI-F) Midden-Delfland (SI-F) Rotterdam (SI-F) Veere Zoetermeer (SI-F) Zuidplas Provincies: Gelderland (E-mail -> SI-F) Waterschappen Waternet (SI-F) Wetterskip Fryslan WS Noorderzijlvest (e-mail -> SI-F)
- Staat E-factureren op de kaart bij elke betrokken afdeling? Project team gevormd? Vertegenwoordiging alle betrokken afdelingen? De keuze van de oplossing Finance: Wijzigingen niet beperkt tot een ander bestandsformaat! Ontwikkelingen in software? Wie gaat de implementatie verzorgen? Ontvangen in scan en herken / workflow / financiële software? Identificeren in organisatieproces. Validatieslagen toevoegen / vervangen? Welke gevolgen voor de workflow? goedkeuring Welke kanalen ga je gebruiken / Via netwerk, e-mail, 3 of 4 cornermodel? Welke kanalen beschikbaar houden? Multi-channel benadering Gevolgen voor organisatieprocessen (Financiën + Inkoop) Verplichtingenadministratie / 3 way matching al aanwezig? Let op interne gebruikers -> goedkeuren van factuur (xml eventueel anders dan PDF of papier) On-boarding leveranciers / - Welke noodzakelijke informatie verstrekken: Inkoopordernummer? Routenummer? Kostenplaats? Opstellen communicatieplan / brochure long tail kleinere leveranciers: activiteiten? Baten Voordelen voor verzender en ontvanger Doelmatigheid (efficiëntie, faalkosten en doorlooptijd) Rechtmatigheid Goed opdrachtgeverschap (Beter betaalgedrag) Verplichting Lasten: Implementatie inspanning (In- & Extern) Reallocatie medewerkers Complexiteit Transitie Relatie met P2P traject (verplichtingen)
- We zien dat er globaal 4 scenario’s zijn waarmee medeoverheden e-factureren implementeren: Rechtstreeks in het financiële systeem Via de Scan& Herken administratie Via de inkoopoplossing (volledige) outsourcing. Deze laatste is in dit plaatje achterwege gelaten, omdat het in de cloud zit, en die zie je niet Het scenario via het financieel systeem hebben we hierna uitgewerkt, omdat de ervaring leert dat dit in meer dan 60% van de gevallen de voorkeur heeft. Voorbehoud: dit wil in geen geval een voorkeur uitspreken vanuit PIANOo. Het is puur een optelsom van bestaande inrichting, aangeboden oplossingen en andere overwegingen.
- Keuze voor technieken en systemen Selectie van een (externe) service provider voor e-facturen via het netwerk (Access Point) “service broker” van de leverancier van het financieel systeem voor de import naar dit systeem Indien gekozen voor verwerking e-mail + XML, dan aanvullende aanpassing in Het Access Point voor het ontvangen en verwerken van e-facturen via de e-mail (denk aan technische validatie o.b.v. template per leverancier, beveiliging, whitelisting), Of, De scan& herkenoplossing voor het ontvangen van XML (UBL) facturen Benodigde koppelingen Inkomende facturen vanuit het Access Point naar de “service broker” Facturen van de “servicebroker” naar het financiële systeem Facturen van de “servicebroker” naar het DMS (incl bijlagen) Specifieke aandachtspunten Opslag in het DMS van SI-UBL/XML bestanden en de toegankelijkheid vanuit de financiële administratie Uitval in het financiële systeem Wel of géén PDF tonen aan de eindgebruiker Indien e-mail Doublures in afhandeling van e-facturen door ontvangst van meerdere kanalen Beveiligingsmaatregelen voor het e-mail kanaal (encryptie, authenticatie, whitelisting, virusscanning, etc.) Eisen aan formaten in e-mail met XML (UBL) Varianten E-mail en beveiligd kanaal via dezelfde provider, waardoor geen doublures plaatsvinden in functionaliteit en techniek. Rechtstreekse koppeling naar financieel systeem door serviceprovider. Met name wanneer delen van de oplossing ‘in de cloud’ staan is een aparte servicebroker mogelijk overbodig. Bewaren van de originele berichten door de service provider Selectiecriteria service provider Integratie met DMS en Financieel systeem Signalering uitval AP Aanvullende diensten m.b.t. Archivering, Bijlagen, E-mail, On-boarding toeleveranciers. Kosten (model) SLA (beschikbaarheid, rapportage, beveiliging etc.) Mate van ontzorging PDF scannen, workflow, outsourcing, etc.
- Opslag van UBL bestanden + PDF-bijlagen!
- 1 Visie Facturen ontvangen en verwerken lijkt voor de buitenwereld (maar ook intern) soms zo triviaal en weinig spectaculair. Er ligt dan ook vaak geen hoogdravende visie ten grondslag aan de uitvoering van deze processen. Toch kan de invoering van e-factureren juist goed slagen als ze gedragen en gesteund wordt door een duidelijke, simpele visie op het proces. Deze duidelijke visie zal in het invoeringstraject breed moeten worden uitgedragen. (Kostenbesparing / Snellere betaling / Wettelijke eis / Correct betalen / duurzamer (papierloos) / monitor factuurstatus / onderdeel automatisering P2P / B2B) 2 Tijdsplan Maak een activiteitenplan specifiek gericht op de on-boarding van uw toeleveranciers - Overleg met afdeling Inkoop Beleg een kick-off met alle bij de invoering van e-factureren betrokken afdelingen (dus ook Inkoop). Stel in dit overleg / afstemming periodiek de stand van zaken van on-boarding aan de orde. Betrek eventueel een of enkele toeleveranciers in het overleg. 3 Inkoopvoorwaarden (al besproken). Communicatie (!) 4 Toeleveranciers in kaart brengen, Breng uw toeleveranciers in kaart + Completeer de noodzakelijke gegevens Breng waarborgen aan voor het onderhoud op die gegevens. Voorwaarden voor leveranciers aanvullen (zoals KVK- en e-mail gegevens) Analyseer deze in kaart gebrachte toeleveranciers, b.v. op grootte, aantallen facturen, omvang van de factuurbedragen, complexiteit en vergelijkbare parameters. Selecteer uit de in kaart gebrachte toeleveranciers de z.g. early-adaptors Start met hen op kleine en eenvoudige schaal de verzending, ontvangst en verwerking van e-facturen Communiceer de lessons learned met andere toeleveranciers 5 Bijsluiter e-factuur: Het blijkt handig te zijn om in het hele P2P proces te kunnen verwijzen naar: standaarden, altijd geldende afspraken, richtlijnen. Dus: Adressering (OIN-nummer) juist bij leverancier opgenomen? Factuurvelden: Gegevens noodzakelijk voor vlotte afhandeling in ontvangst- en verwerkingsproces Template factuur ontwikkeld door expertgroep; binnenkort op PIANOo-website De bijsluiter is meer dan het benoemen van extra xml-velden die in templates zijn beschreven. Stappen: - Maak bijsluiter. + Communiceer de bijsluiter naar uw toeleveranciers 6 Externe communicatie Uw leveranciers doen graag zaken met u. Maar ze hebben een broertje dood aan bureaucratie en regels. Zeker als ze er zelf niets mee opschieten of er last van hebben. De aanbeveling is dat u simpel, to the point, zakelijk en relevant communiceert. Met die gedachte in het hoofd kan het geen kwaad om ook de afdeling communicatie naar uw externe uitingen (brieven, e-mail, formulieren, websites) te laten kijken. - Verduidelijk waarom e-factureren goed is voor verzender en ontvanger (kosten/efficiencyvoordelen, gemak, minder/geen fouten meer, terugdringen betaaltermijnen etc.) - Controleer welke gegevens de leveranciers van u heeft: welke contactpersonen, telefoonnummers, post- e-mail- en factuuradressen. Vergeet daarbij niet om te controleren of uw leverancier uw OIN-nummer heeft. Informeer tijdig en communiceer vaak en breed. Let op: het zijn niet alleen de inkopers of de opdrachtgevers binnen de lokale overheden die contact hebben met uw leveranciers. Van receptioniste tot kantonnier/opzichter buitendienst zijn er tal van medewerkers binnen uw gemeente/waterschap/provincie die contact hebben met de leveranciers. Vaker dan u wellicht denkt. Bijsluiter Adressering / verplichte factuurvelden 7 Procesbegeleiding Zorg ervoor dat er (een) aanspreekpunt(en) is / zijn binnen uw organisatie voor uw toeleveranciers, zij zijn u dankbaar, en uw wethouder ook (!). Externe communicatie Folder / leaflet / kernfactuurafstemming / adressering
- Stappenplan is beschikbaar op de website van PIANOo. Highlights & aandachtspunten in 20 minuten (!)
- Aansluiten via Jnet > met connectiviteit via het SI netwerk