Microsoft Access es un programa de gestión de base de datos relacional creado por Microsoft para uso personal y en pequeñas organizaciones. Permite crear bases de datos, tablas, consultas, formularios y gráficos para organizar y analizar datos. El documento describe el proceso de crear una base de datos en Access sobre una empresa ficticia, incluyendo tablas, consultas, formularios y la relación entre tablas.
2. Microsoft Access es un programa sistema de
gestión de base de datos relacional creado y
modificado por Microsoft para uso personal en
pequeñas organizaciones. Es un componente
de la suite Microsoft Office. Una posibilidad
adicional es la de crear ficheros con bases de
datos que pueden ser consultados por otros
programas. Este programa permite manipular
datos en forma de tablas (la cual es la unión
de filas y columnas), realizar cálculos
complejos con fórmulas y funciones, incluso
dibujar distintos tipos de gráficas.
3. Este proyecto lo realizado bajo las normas
aprendidas en clases gracias a los
conocimientos multiplicados por el
compañero docente, y así nosotros poder
crear nuestra propia investigación y
practica de todo aquello realizado durante
el semestre por tal motivo es factible este
proyecto primero con los conocimientos
luego con el interés y las ganas para seguir
creciendo en conocimientos.
4. OBJETIVO GENERAL
Crear una base de datos plasmada en un
problema de la vida real, con aplicación
entera a la vida cotidiana de una empresa.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Utilizar Access para la realización del proyecto
Aplicar todos lo conocimientos adquiridos
para la realización del proyecto y todos sus
componente.
Multiplicar el conocimiento con nuestros
compañeros de aula y explicar los pasos
como realizamos el proyecto.
5. El primer paso en nuestro computador es
abrir Microsoft Access entonces nos
dirigimos a la barra INICIO y buscamos el
programa:
Comenzamos nuestro proceso abriendo
una nueva base de datos en blanco
6. Access representa las tablas en forma similar a
las hojas de cálculo, donde las columnas son
campos y las filas son registros. Un punto
importante que hay que destacar es que
cada registro debe ser único en la tabla
correspondiente. Para ello, existe un campo
cuyo valor nunca puede repetirse a través de
todos los registros de la tabla; este campo se
denomina clave principal.
Para crear una tabla lo primero es ir a la barra
de herramientas función crear y damos un clic
en diseño de tabla entonces nos aparecerá
una tabla nueva.
7. Comenzamos con la creación de las tablas, la
primera es clientes con todos sus componentes
mostrados a continuación:
TABLAS FINALIZADAS
CLIENTES
10. Una consulta es una solicitud de información a la
base de datos. Una consulta crea la llamada “hoja
de respuestas dinámica” a partir de la información
extraída de las tablas de la base de datos. En
algunos tipos de consulta es posible modificar los
datos como si se tratasen de tablas, pero ello no
implica que la información radique en las consultas
ya que el único elemento que contiene realmente la
información del sistema son las tablas.
En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar
los datos de las tablas y recuperar sólo lo que
cumplan con el criterio.
14. CONSULTA DE TABLAS CRUZADAS
Para su realización nos acercamos a la barra de
herramientas, damos un clic en el botón crear,
igualmente en asistente para consulta y
escogemos la segunda opción de asistentes para
realizar esta consulta. Así como lo mostramos en la
imagen que esta a continuación en la pantalla.
15. El siguiente paso es la selección de la opción consultas para
la creación de consultas de tablas cruzadas y vamos
marcando cada uno de los elementos por utilizar
Si la consulta que estamos creando necesita sacar los datos
de todos los registros de una sola tabla utilizaremos como
origen esa tabla, en caso contrario tendremos que definir
una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán
en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que
estamos creando necesita datos de varias tablas y esa
consulta será el origen de la consulta de referencias
cruzadas.
16. Para crear un formulario para nuestra base de
datos, seleccionamos la ficha “Formularios” de la
ventana principal de Access y pulsamos en
“Nuevo”. A continuación nos aparecerá una
ventana de diálogo donde se nos pregunta por el
tipo de formulario que queremos y la tabla de
donde provienen los datos a incluir en el mismo.
Elegiremos el “Asistente para formularios”
17. En la siguiente ventana se pregunta sobre los campos que
queremos que aparezcan en el formulario
En la ventana de distribución de datos elegir “En columnas”
y pulsar el botón “Terminar” (el resto de opciones por el
momento no nos interesan y cogemos los valores por
defecto). Automáticamente aparece el formulario con el
que podemos acceder a cada uno de los registros y añadir
nuevos. Para hacer esto último seleccionar del menú
principal “Insertar, Nuevo Registro” y añadir 2 nuevos
registros:
18. Se puede:
Agregar una mayor variedad de controles al
formulario, como etiquetas, imágenes, líneas y
rectángulos.
Editar los orígenes de los controles de cuadro de
texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja
de propiedades.
Cambiar el tamaño de las secciones de los
formularios como, por ejemplo, la sección
Encabezado del formulario o la sección de detalle.
Cambiar algunas propiedades de formulario que no
se pueden cambiar en la vista Presentación (como
Vista predeterminada o Permitir vista Formulario).
19.
20. En la vista Presentación, el formulario se
está ejecutando, por lo que los datos se
pueden ver de manera muy similar a como
aparecen en la vista Formulario. Sin
embargo, en la vista Presentación, también
se pueden realizar cambios en el diseño de
formulario. Dado que se ven los datos
durante la modificación de los formularios,
se trata de una vista muy útil para
configurar el tamaño de los controles o
llevar a cabo casi todas las tareas que
afecten a la apariencia y al uso del
formulario.
21.
22.
23.
24. Cerrar el formulario y comprobar que en la ficha
“Formularios” aparece nuestro nuevo formulario.
También comprobar que en nuestra tabla se han
insertado los dos nuevos registros.
En este momento ya sabemos cómo definir una base
de datos y como generar un formulario para poder
modificar o añadir registros. A continuación vamos a
ver cómo poder hacer consultas y pequeños cálculos
en nuestra base de datos.
