Monografia sistemas de informacion gerencial

Universidad Pedagógica Nacional Francisco Morazán

Monografía
Sistemas de Información Gerencial de
Centros Educativos

Presentado por: Ing. Diego Antonio Rodríguez

Modulo: La Gestión Educativa, Nuevos
Paradigmas y Tendencias

Maestría en Gestión de la Educación

Mgs. Milgian Dixiana Martínez
Asesor

San Pedro Sula
2011

Maestría en Gestión de la Educación 1


Dedicatoria
A mi madre Eva Padilla, por su apoyo incondicional.
A mi tía Haydee Padilla, por su paciencia.
A mi hermano Gerardo Rodríguez, por creer en mí antes que nadie.
A mi maestra Milgian Martínez, educadora de verdad, gracias por todos tus
consejos.

Agradecimientos
A mi Señor Jesús Cristo, por todas las bendiciones que he recibido en la vida,
especialmente por mi inteligencia y carácter.

A todos mis compañeros de la Maestría de Gestión de la Educación,
especialmente a mis amigas, Emilia y Sandra.



Resumen

Los sistemas de información gerencial son un conjunto formal de procesos que, operando
sobre una base de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan elaboran
y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa
y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar
su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio. Las escuelas, colegio y universidades
pueden ser gestados por los sistemas de información gerencial de centros educativos, los
cuales son desarrollados de acuerdo a las necesidades especiales de cada centro, pero en
Latinoamérica, particularmente en Honduras, los centros educativos de todos los niveles
carecen de este tipo de software, que en otros países han estado presentes desde hace décadas.
Lo anterior ha motivado esta investigación la cual brinda una revisión detallada de los
sistemas de información, desde sus orígenes, pasando por su diseño, aplicación y
funcionamiento, hasta lo que se conocen como sistemas de información gerencial, su
aplicación en centros educativos y la realidad de estos en Latinoamérica y Honduras.

Palabras Clave: Sistemas de Información, Sistemas de Información Gerencial, Sistemas de
Información Gerencial de Centros educativos, Información, Base de Datos, Software,
Empresas, Centros educativos.



Abstract

Management information systems are a formal set of processes, operating on a database
structured according to business needs, collect produce and distribute the information (or part
thereof) necessary for the operations of the company and activities direction and control of
records (decisions) to carry out their activities according to their business strategy. Schools
can be gestated by schools management information systems, which are developed according
to the special needs of each school, but in Latin America, especially Honduras, schools of all
levels without such software that in other countries have been present for decades. This has
motivated this research which provides a detailed review of information systems, from its
origins through its design, implementation and operation, to what are known as management
information systems, its application in schools and reality of those in Latin America and
Honduras.

Keywords: Information Systems, Management Information Systems, School Management
Information Systems, Information, Database, Software, Companies, Schools.



Índice

Pág.
Dedicatoria……………………………………………………………………...…………….2
Agradecimientos……………………………………..……………………………………….2
Resumen……...………………………………………………………………………...……..3
Abstract……………...………………………………………………………………………..4
Introducción……………………………………………………………...…………………...7
Capitulo I. Planteo de Investigación…………………………………………………...……8
1.1.Justificación……………………………………………………………………………..…9
1.2.Planteamiento del problema………………………………………………………….……9
1.3.Delimitación del Tema…………………………………………………………………….9
1.4.Objetivos………………………………………………………………………………....10
1.4.1. Objetivo General……………………………………………………………………..10
1.4.2. Objetivos Específicos……………………………………………………………...…10
1.5.Preguntas de Investigación……………………….............................................................11
1.6.Hipótesis………………………………………………………………………………….11
Capitulo II. Marco Teórico………………………………………………………………...12
2. Marco Conceptual………..…………………..……………………………………....…13
2.1.Escuelas del pensamiento administrativo…….………………………………………..…13
2.2.Teoría de Sistema………………………………………….………………………….….14
2.3.Antecedentes…………………………………………………………………………..…18
2.4.Definición de Datos………………………………………………………………………21
2.5.Definición de Información…………………………………………………………...…..22
2.5.1. Atributos de la información…………………………………………………………..24
2.6.Sistema de la información………………………………………………………………..24
2.6.1. Objetivo Principal de un sistema de información…………………………………....28
2.6.2. Elementos de un sistema de información…………………………………………….28
2.6.3. Actividades elementales de un sistema de información……………………………...28
2.6.4. Tipos de sistema de información según niveles de toma de decisión………………..29
2.6.5. Tipos de sistemas de información según tipo de empresa………………………..…..30
2.6.6. Ciclo de desarrollo del sistema de información……………………………………...31
2.7.Sistema de Información Gerencial……………………………………………………….33
2.8.Sistema de Información Gerencial de Centros Educativos………………………………34
2.8.1. Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial de Centros Educativos………..38
2.8.2. Análisis y Definición…………………………………………………………………39
2.8.3. Diseño del Software………………………………………………………………….40
2.8.4. Modelo de Base de Datos………………………………………………………..…...40
2.8.5. Modelo de Software………………………………………………………………….41
2.8.6. Implementación……………………………………………………………………....42
2.9.Marco Contextual………………………………………..……………………………...45
2.9.1. Industria del Software en Latinoamérica……………………………………………..45
2.9.2. Industria del Software en Honduras…………………………………………………47



2.9.3. Realidad de los Sistemas de Información Gerencial en Centros Educativos de
Honduras…………………………………………………………………………..…49
Capitulo III. Marco Metodológico……………………………………………………....…51
3. Metodología……………………………………………………………………………...51
3.1.Tipo de Investigación…………………………………………………………………….51
3.2.Diseño de la Investigación……………………………………………………………….52
Capitulo IV. Conclusiones y Recomendaciones…………………………………………..53
4. Conclusiones…………………………………………………………………………..…54
4.1.Recomendaciones………………………………………………………………………...55
Referencias Bibliográficas………………………..………………………………………...56

Índice de Cuadros

Pág.

Cuadro 1: Clasificación de la teoría administrativa…………………………...……………..14

Cuadro 2: Niveles jerárquicos de clasificación de los sistemas…………………………..….15

Cuadro 3. Eras de los Sistemas de Información……………………………………………...20

Cuadro 4. Empresas dedicadas a la informática que operan en Honduras…………………...48

Índice de Figuras

Pág.

Figura 1. Actividades de administración de datos……………………………………..……..22

Figura 2. Diagrama de causa y efecto…………………………………………………..……39

Figura 3. Diagrama de entidad-relación…………………………………………………..….41

Figura 4. Diagrama de Clase del Sistema…………………………………………………….42

Figura 5a. Interface del Director……………………………………………………………..43

Figura 5b. Interface del Profesor…………………………………………………………..…44

Figura 5c. Interface de la Secretaria………………………………………………………….44



Introducción

Los sistemas de información gerencial ofrece amplias oportunidades para crear ventajas
competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite, o para innovar los
procesos de una organización en términos de eficiencia. Un sistema de información gerencial
en una organización tiene como propósito asegurar la adecuación entre los objetivos
estratégicos de la misma y la información necesaria para soportar dichos objetivos. Se trata
de una metodología de planificación de sistemas, de tal manera, que comprenda a toda la
organización y exige un nivel de conocimientos en estrategias gerencial.

Lo anterior motivo a la realización de la siguiente investigación monográfica de compilación,
que en su primera parte hace un planteamiento del problema, formulando las hipótesis y
preguntas de investigación, en su segunda parte o marco teórico, se remonta a las escuelas del
pensamiento administrativo, revisando sus paradigmas, posteriormente se analizan las teorías
de sistemas, para llegar a los primeros antecedentes del uso de computadoras como sistemas
de gestión en la administración, reseñando todas sus etapas y aplicaciones, para después
introducir los conceptos de base de datos y de información, con sus atributos hasta llegar a
los que se conoce como sistemas de información, en esta parte se incluyen los elementos,
principios, objetivos principales, actividades elementales, tipos según el nivel de toma de
decisión, pasando por sus ciclo de desarrollo, para llegar al tema central del estudio los
sistemas de información gerencial, de estos analizamos sus principales aplicaciones y nos
centramos en los sistemas de información gerencial de centros educativos, de estos
analizamos su impacto en el sector educativo, ventajas y desventajas y el papel que juegan los
directores y administradores de centros educativos con este tipo de software, después
reseñamos como podemos desarrollar uno de estos sistemas gerenciales aplicándolo a un
centro educativo, en esta parte detallamos como podemos recolectar la información para la
base de datos, diseñar el software y su implementación, para después analizar la industria del
software en Latinoamérica y en Honduras, y finalmente analizamos la realidad de los
sistemas de información gerencial en Honduras, particularmente en el área de la educación.
Posteriormente en su tercera parte, se explicara la metodología utilizada para elaborar esta
investigación monográfica, y finalmente en la cuarte parte se darán las conclusiones,
pertinentes al tema y las recomendaciones.



Capítulo I
Planteo de Investigación



1.1.Justificación

El presente trabajo se elaboró con el motivo de profundizar más en uno de los temas
abordados en el módulo de “La Gestión de la Educación, Nuevos Paradigmas y Tendencias”
de la maestría en Gestión de la Educación, también para aplicar conceptos aprendidos en el
módulo y las competencias de investigación que se han aprendido a lo largo de la maestría,
por otro lado este trabajo servirá para conocer el origen, los usos y la aplicación de los
sistemas de información gerencial y la realidad de Honduras en este ámbito, especialmente en
el área educativa.

1.2.Planteamiento del problema

Los sistemas de información tienen sus orígenes en los años sesenta en el Instituto
Tecnológico de Massachusetts en los Estados Unidos, aunque solo de manera teórica, fue
hasta 1978 cuando se desarrolló un sistema de información administrativa y toma de
decisiones, en los Estados Unidos estos sistemas no son noticia nueva ya que tienen más de
cinco décadas de estarlos perfeccionando, pero en Latinoamérica y particularmente en
Honduras, que tanto se ha avanzado en el uso de estos sistemas y si realmente se les ha dado
la importancia que merecen, por otro lado los centros educativos han adoptado estos sistemas
para su gestión, de estos dos puntos se origina el problema de investigación de esta
monografía, tratando de dar respuestas a estas inquietudes mediante el análisis de distintos
artículos e investigaciones referente a este tema de sistemas de información gerencial.

1.3. Delimitación del Tema

Los temas que serán tocados en esta monografía serán los referentes al origen de los sistemas
de información, desde las escuelas de pensamiento administrativo, pasando por las teorías de
sistemas, hasta los antecedentes de los primeros sistemas de información, de estos se
reseñaran sus componentes, atributos, clasificación y usos, hasta llegar a los sistemas de
información gerencial, de los que se tocaran sus usos, ventajas y aplicaciones en centros
educativos, de ultimo se tocara la realidad y usos de los software de información gerencial
tanto en Latinoamérica como en Honduras.



1.4. Objetivos

1.4.1 Objetivo General

Demostrar teóricamente la importancia que tienen los sistemas de información gerencial para
las empresas del siglo XXI, en pro de mejorar la gestión de sus actividades y toma de
decisiones.

1.4.2 Objetivos Específicos

 Mostrar una visión del origen de la aplicación de los sistemas de información en las
empresas de distintos rubros.
 Exponer la importancia que tienen los sistemas de información gerencial en la gestión
actual de las empresas.
 Exponer mediante investigaciones realizadas en otros países la importancia y el
funcionamiento de los sistemas de información gerencial en los centros educativos.
 Dar a conocer cuál es el mercado al que están orientadas las empresas que diseñan
software de información gerencial y otros en Latinoamérica y Honduras.
 Dar a conocer la realidad actual de Honduras en materia de sistemas de información
gerencial, aplicados a centros educativos.
 Demostrar que un sistema de información gerencial puede ser aplicable a un centro
educativo.



1.5.Preguntas de Investigación
2. ¿Son los sistemas de información gerencial una necesidad para las empresas del siglo
XXI?
3. ¿Los sistemas de información gerencial realmente agilizan la toma de decisiones de
los gerentes?
4. ¿Las empresas, industrias o instituciones que cuentan con un sistema de información
gerencial, realmente tienen mejores resultados en cuanto a gestión que las que no
cuentan con uno?
5. ¿Cómo se puede implantar un sistema de información gerencial en un centro
educativo?
6. ¿En Honduras los centros educativos están utilizando los sistemas de información
gerencial?

1.6. Hipótesis

Los sistemas de información gerencial mejoran la eficiencia y eficacia de las empresas.



Capítulo II
Marco Teórico



2. Marco Conceptual

2.1. Escuelas del pensamiento administrativo

Dentro del esquema teórico de la administración y del pensamiento administrativo, son
muchos los enfoques, clasificaciones y escuelas o paradigmas presentados a lo largo de la
historia, tales como la administración pre-moderna y moderna, la administración humanista,
la administración operativa y empírica, etc.; sin embargo, el enfoque apropiado como
referente en este artículo es el enfoque tradicional, el cual habla de los tres grandes
paradigmas de la administración moderna:

• El paradigma de la Administración Clásica o Tradicional

• El paradigma de la Administración Neoclásica o Reformista

• El paradigma de la Administración Contemporánea

En la actualidad, según Mendieta (2006) “la Administración Moderna se constituye en
referente obligado para el análisis, diseño, construcción y reflexión de las organizaciones,
siendo igualmente obligatorio referir la Teoría de Sistemas como parte del paradigma
neoclásico o reformista, el cual intentó explicar la complejidad de las organizaciones bajo una
nueva racionalidad donde predominaban la eficiencia, la eficacia y la efectividad como
resultantes de un proceso administrativo fortalecido”.

Algunas características adicionales de este paradigma son:

• Período de estudio posterior a la segunda guerra mundial.

• Expansión económica.

• Presentación de las tres décadas de oro (años 50 a 70).

• Complejidad en las organizaciones

• Neo-racionalismo

• Hombre administrativo

Características que pese al paso del tiempo no pierden vigencia y que por el contrario en
conjunto con otros paradigmas administrativos facilitan el entendimiento de las dinámicas
organizacionales.



2.2. Teoría de Sistemas

En la actualidad, la palabra sistema es parte del vocabulario de casi todas las ciencias, se
habla frecuentemente de sistemas en la mayoría de situaciones cotidianas de la vida: sistema
solar, sistema nervioso, sistema financiero, sistema eléctrico, sistema social, sistema de
producción, sistema antropológico, etc. Pese a lo anterior, la palabra sistema no es reciente,
por el contrario, tiene un significado muy complejo y tuvo su origen en la Biología, cuando –
como se mencionó anteriormente- Ludwig Von Bertalanfly precisó que “…la interacción de
diferentes actores o individuos dentro de un concepto de relaciones intrínsecas generaban una
entidad superior denominada Sistema, en la cual todos buscaban un bienestar común de
manera consciente o inconsciente…” y asimiló este concepto con la vida en una laguna. Así,
de esta forma la aplicación del concepto Sistema permeó las ciencias sociales y acabó
influyendo sobre casi todas las áreas del conocimiento humano.

Igualmente, son muchos los autores que han tomado como referente esta teoría y han
realizado sus adaptaciones. Al respecto, Kast y Rosenzweig (1976), hablan de las dos
últimas décadas como el tiempo de influencia y adaptatividad que han tenido los sistemas y
su teoría dentro de la vida humana y social; no obstante, pese a esta cita puede afirmarse que
este período es mucho mayor y que el efecto ha traspasado todos los esquemas de
cotidianidad desde el siglo pasado.

Paradigma Representantes
Clásico o t radicional (1870 -1930) • Adam Smit h
• Charles Babbage
• T aylor
• Henry Fayol
• Max Weber
• Elt on Mayo
Neo - clásico o reformist a (1930 - 1963) • Kast
• Kahn
• P et er Drucker
• Herbert Simon
• K. Andrews
Capit alist a indust rial (1945 - 1980) • Deming
• Ishikawa
• Jurán
Capit alist a financiero (1990 - 1993 ...) • Omar Ackt ouf
• Re ingenieria - Hammer y
Champy
• Out sorcing
• Benchmarking

• Organización virt ual

Cuadro 1: Clasificación de la teoría administrativa, Fuente: Zapata, Álvaro (2003)



Gómez (1993) sostiene que “…todas las manifestaciones de la naturaleza, ya sean físicas,
biológicas o sociales, poseen en común algunas características generales, se puede entonces
afirmar que a partir de este concepto, la teoría general de sistema (TGS) pretende descubrir
principios y leyes que sean válidos para cualquier sistema y que cada ciencia particular
necesita adaptar el modelo teórico general de la TGS y construir su propio modelo concreto
particular….”

Murdick y Munson (1988) definen a un sistema como “un conjunto de elementos organizados
que se encuentran en interacción, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para
ello sobre datos o información, energía, materia u organismos en una referencia temporal,
para producir como salida información, energía, materia u organismos”.

De las anteriores definiciones puede entonces llegarse a la generación de un concepto base,
que según Mendieta (2007) sería un “sistema es un conjunto de partes relacionadas entre sí
para alcanzar un determinado objetivo. Todo sistema existe para alcanzar uno o más
objetivos”.

Kast y Rosenzweig (1976), planteó una clasificación o jerarquización interesante para los
sistemas, dicha jerarquía se presenta en el Cuadro 2

Tipo de sistema Nivel Nombre Detalle
Primero Sistema estructura estática Nivel de los marcos de referencia
Físicos o mecánicos Segundo Sistema dinámico simple Reloj de trabajo
Tercero Sistema cibernético Nivel termostato
Cuarto Sistema abierto Nivel célula
Biológicos Quinto Sistema genético social Nivel de las plantas
Sexto Sistema animal Nivel de movimiento y autoconciencia
Séptimo Sistema nivel humano Nivel de lenguajes y símbolos
Humanos y sociales Octavo Sistema social Sistema de valores y organizaciones humanas
Noveno Sistema trascendental Nivel de lo absoluto, ineludible, etc.

Cuadro 2: Niveles jerárquicos de clasificación de los sistemas, Fuente: Kast, F.E. y J.E. Rosenweig
(1976). Un enfoque moderno: el enfoque de sistemas en administración en las organizaciones.

La clasificación anterior presenta como generalidad sus partes, que son los elementos u
órganos componentes, que en algunos casos reciben el nombre de subsistemas. Estos se
relacionan entre sí por medio de una red de comunicaciones que proporciona su integración al



todo; si la red de comunicaciones funciona mal, las relaciones entre las partes se tornan
precarias: las partes pierden el contacto entre sí y tienden a dispersarse, con lo que provocan
el desorden, la desintegración y la disgregación del sistema, es lo que corrientemente se llama
efecto de Entropía, que significa la disgregación y desintegración del sistema debido a la falta
de unidad de las partes que lo componen; si la red de comunicaciones funciona bien, las
relaciones entre las partes se estrechan, lo que ocurre en cualquiera de las partes es
rápidamente transmitido a las demás. Así, el funcionamiento perfecto de la red de
comunicaciones es lo que proporciona la unidad del sistema, o sea el comportamiento
integrado y global del mismo; es lo que puede llamarse comportamiento sistémico, como una
parte ayuda a otra por medio de relaciones, ocurre el efecto de Sinergia, que significa una
forma de combinación de las partes que produce un resultado multiplicador.

Las características básicas de un sistema son:

• Finalidad (propósito)
• Globalidad (un cambio particular afecta a la totalidad)
• Entropía (desgaste)
• Equilibrio (equilibrio dinámico entre las partes)

Un sistema funciona como un todo: esa totalidad e integridad es la que proporciona la
característica sistémica.

Los sistemas pueden ser clasificados en cuanto a su relación con el medio ambiente externo
en abiertos y cerrados, en cuanto a su contenido en concretos o físicos y abstractos o
conceptuales.

Los sistemas abiertos son aquellos en los cuales hay un intercambio con el medio ambiente
externo a través de muchas entradas y salidas, son los sistemas orgánicos o vivos como las
empresas, las personas y todos los seres vivos. Con este esquema se concibe a la sociedad
como un sistema social abierto cuyo comportamiento se determina por la estructura
sociocultural dinámica que delimita el rol de los actores sociales en su objetivo de sobrevivir
y desarrollarse y maneja conceptos de estructura social y acción social. El sistema social
posee elementos culturales, símbolos y valores que estructurados y compartidos, orientan la
acción social; dicha estructura significa para Parsons (1951) “un conjunto de relaciones de
unidades pautadas relativamente estables”. Estos sistemas tienen algunas propiedades muy
particulares a saber: homeóstasis, recambio, equifinalidad, equilibrio y estabilidad,



perturbación, sobrecarga o estrés, acoplamiento, coacción, factorización o descomposición,
efectividad y eficiencia.

Los sistemas cerrados, son aquellos donde el intercambio con el medio ambiente externo se
restringe a entradas y salidas limitadas y previsibles, son los sistemas mecánicos como las
máquinas y equipos, cuyo funcionamiento es determinado y previsible.

Los sistemas concretos o físicos son también llamados hardware y están compuestos por
partes físicas y concretas, como máquinas, equipos, circuitos, instalaciones, mesas, sillas, etc.

Adicionalmente, los sistemas abstractos o conceptuales, también llamados software, son los
sistemas compuestos por partes abstractas y conceptuales como políticas, directrices,
procedimientos, programas, normas, etc.

Para funcionar todo sistema necesita de entradas o insumos (inputs), que es todo lo que el
sistema incorpora del medio ambiente externo; operaciones, pues todo sistema procesa o
transforma las entradas y produce salidas; salidas o producción (outputs) que es todo lo que el
sistema aporta al medio ambiente externo; retroacción o retroalimentación (feedback) que es
el retorno de parte de las salidas que influyen sobre su funcionamiento y de un medio
ambiente, también llamado sitio o entorno (externo o interno) en el que se encuentra ubicado
o conformado un sistema y del cual -si es un sistema abierto- se beneficia y afecta
simultáneamente.

La aplicación del proceso administrativo a través de una organización conceptuada como un
sistema, permite desarrollar en forma confiada la actividad de retroalimentación, pues ella es
la pieza clave para reestructurar los diferentes procesos o productos y servicios que en la
organización se producen con la premisa que las entradas ubicarán la actividad de Planeación,
los procesos las actividades de Organización y Dirección, las salidas las actividades de
Evaluación y Control y la retroacción la actividad de Retroalimentación, complementando
así, el ciclo integral de tal organización.



2.3. Antecedentes

La idea de usar la computadora como sistema de información fue promovida por los
fabricantes de computadoras como justificación para adquirir nuevo equipo. Según Mcleod,
(2000) “esta percepción reconoce que las aplicaciones de la computadora deben
implementarse con el propósito de producir información, por lo que fue adaptado velozmente
por muchas de las más grandes compañías”.

El objetivo de la mayoría de las organizaciones es ser el número uno de la industria, en
proporcionar un buen servicio al consumidor individual. Las organizaciones de servicio
existen con un ambiente o mercado particular:

1) La entrada de recursos del ambiente es convertido a salida (servicios)

2) Las salidas (productos y servicios) son regresados al ambiente o mercado.

Para Mcleod, (2000) “los intentos iniciales por querer aplicar a las computadoras en el área
de los negocios se enfocaron hacia los datos, luego se trató de hacer hincapié en la
información y el apoyo a las decisiones. A su vez las primeras compañías que usaron
computadoras reconocieron la gran necesidad de establecer unidades organizacionales
autónomas de especialistas que se encargarían de implementar los sistemas”.

Según Alvelar y Ronda (2005) en los años 60, “las empresas y los administradores en
conjunto realizaron grandes avances sobre el uso de la informática: el tratamiento de los
resultados que generaban las decisiones, tanto en la compatibilidad y en la gestión delos
stocks, la capacidad de los ordenadores en registrar, tratar y reconstruir (recuperar) la gran
cantidad de datos, así como en la relativa simplicidad de los tratamientos necesarios que
permitían a la vez”:

 Reducir considerablemente los plazos de tratamiento de la información,
 Lograr economías considerables en relación a un tratamiento manual.

Así a partir de los años 70, para Alvelar y Ronda (2005) “las firmas como IBM, Honeywell y
Bull por ejemplo, han creado máquinas y también programas, destinados inicialmente a las
grandes organizaciones (servicios administrativos y fiscales, seguridad social, bancos,
compañías de seguros, mutuales, etc). Gracias a su éxito creciente, estos fabricantes han
diversificado su oferta al mismo tiempo que se han constituido las compañías competidoras”.



En los años 80-90, Según Alvelar y Ronda (2005) la informática de gestión fue
evolucionando progresivamente:

 En planificar en términos de largo plazo las decisiones técnicas y organizacionales
(esquemas directivos).
 Por la puesta a punto de métodos (MERISE) y de las herramientas (AGL, de
explotación automática) se permite la industrialización y la racionalización de la
realización, la ejecución y la mantención de los programas.
 Por la diversificación de los lenguajes de programación.
 Sacando partido a los progresos considerables de la miniaturización y al aumento
progresivo de las capacidades de stock y de las performances de los ordenadores y de
sus redes.
 Por el empleo creciente de las redes públicas para transmisión de datos con otras
empresas u administraciones (sistemas de intercambio bancario, EDI,…)
 Por la multiplicación y la especialización creciente de las actividades de la
informática (consejos, expresión de necesidades, arquitectura, documentación, tests,
formación, asistencia, reparación, etc.)
 En reutilizar lo más posible las soluciones existentes, en particular en los programas
informáticos inicialmente concebidos para otras sociedades, y en adaptarse al menor
costo a las especificaciones de la empresa.

En particular, los años 90 para Alvelar y Ronda (2005) “han visto la rápida adopción de una
categoría particular de programas de gestión, los Programas de Gestión Integrada o PGI (en
inglés ERP) donde la riqueza y la relativa universalidad ilustran bien la tendencia de las
empresas a renunciar a los programas a la medida, a descentralizar y a uniformar su gestión a
escala de toda la empresa”. Así mismo muchas de las grandes empresas y administraciones
públicas han recurrido en adelante a la externalización (en inglés Facility Management), de
una parte o de la totalidad de sus servicios informáticos, a fin de concentrar sus esfuerzos en
las actividades donde ellas se sientan más eficaces.

Más recientemente, se ha constatado una fuerte expansión de las soluciones de Gestión
Electrónica de Documentos, principalmente inherente a los progresos técnicos y a la baja de
los precios de las soluciones de digitalización (scanners), de almacenamiento (discos duros,
CD-RW, DVD, y grabadores asociados) y de restitución de imágenes (impresoras láser a
color).



Pearlson y Saunders (2000) mencionan que la información ha ido evolucionando durante
diferentes etapas, durante las cuales se puede observar que se dividen en seis eras que inician
dando enfoque a la eficiencia y optimizar los costos como muestra en el Cuadro 3. , también
muestra los modelos de información que en la década de los 60s fue de aplicaciones
específicas y en la actualidad es de conducción de conocimiento y de un valor agregado en
las compañías.

Cuadro 3. Eras de los Sistemas de Información. Fuente: Pearlson y Saunders (2000) Managing and
Using Information Systems: a strategic Approach.

Las compañías establecen una organización de servicio de información formada por
especialistas en información que saben crear sistemas basados en computadora. Según
Mcleod, (2000) “estos especialistas incluyen analistas de sistemas, administradores de base
de datos, especialistas en redes, programadores y operadores. En los últimos años los usuarios



han comenzado a realizar parte del trabajo de los especialistas, fenómeno conocido como
computación de usuario final”.

Es muy difícil de mostrar el valor económico de una aplicación de computadora, por lo que
se realizan análisis extensos para justificar cada proyecto potencial. Para Mcleod, (2000) “una
vez empezado el proyecto pasa por un ciclo de vida del sistema, los especialistas en
información pueden participar en diversas medidas, incluyendo su desarrollo y su uso, que
debe ser administrado por el gerente”.

Al final, la fuerte tasa de equipamiento informático de las empresas, que es a menudo
considerado como un triunfo competitivo, ha contribuido enormemente a la baja de los
precios de los materiales y de las redes, así como también a una mucha mayor ergonomía en
sus instalaciones y equipos, sin las cuales el desarrollo fulgurante de la informática familiar y
del Internet no tendría probablemente lugar.

2.4. Definición de Datos

En las organizaciones es preciso conocer todo aquello que pueda contribuir a la planeación,
operación y control efectivos de las actividades de la organización. Para Turban, McClean y
Wetherbe (2001) “los datos se refieren a descripciones básicas de cosas, acontecimientos,
actividades y transacciones que se registran, clasifican, y almacenan; pero estas no se
organizan de acuerdo con algún significado especifico, estos datos pueden ser numéricos,
alfanuméricos, figuras, sonidos o imágenes”. Se puede decir que una base de datos está
compuesta por datos organizados, para ser recuperado y utilizados.

Los datos son la materia prima en la producción de información, la información son datos que
adquieren significado dentro de un contexto. La información puede consistir en datos
primarios o datos manipulados a través de la suma, la resta, la división o cualquier otra
operación que conduzca a una mayor compresión de una situación. Según Oz (2001) “un
proceso es cualquier manipulación de datos, por lo general con el objetivo de producir
información. Sin embargo, algunos procesos producen otro conjunto de datos provisionales.
Mientras los que los datos son materia prima, y la información es una salida. La información
es un recurso muy importante para los individuos y las organizaciones, pero no toda la
información es útil”.



Según Mcleod (2000) en su libro sistemas de información gerencial las actividades de
administración de datos incluyen:

 Recolección de datos
 Integridad y Verificación
 Almacenamiento
 Mantenimiento
 Seguridad
 Organización
 Recuperación

A continuación en la Figura 1 se muestra como están relacionadas estas actividades:

Figura 1. Actividades de administración de datos. Fuente: McLeod, R. Jr. y Schell G. (2000)
Management Information Systems (8a. Edition).

La figura 1 muestra el ciclo de relación de actividades de datos que comienza con la
recolección, luego pasa a la verificación posteriormente al almacenamiento, mantenimiento,
seguridad, organización y finalmente la recuperación.

2.5. Definición de Información

La gente requiere información por muchas razones; por ejemplo, es probable que alguien esté
buscando información para divertirse y obtener algún beneficio mientras observa televisión,
cuando ve películas, al navegar por internet, escuchando la radio, leyendo periódicos, revistas
y libros. Sin embargo para Oz (2001), “en los negocios la gente y las organizaciones buscan



utilizar la información de manera específica para tomar decisiones y resolver problemas de
manera efectiva, dos prácticas muy relacionadas que constituyen los cimientos de toda
empresa exitosa”.

La información responde a los datos que se han organizado de manera que tenga significado
y valor para el receptor, esto se interpreta en cómo se obtiene conclusiones e implicaciones.
Para Turban, McClean y Wetherbe (2001),“los datos procesados por un programa de
aplicación representan un uso más específico y un valor agregado más alto que la simple
recuperación de una base de datos”.

Según Stair y Reynolds (2000) el sistema básico de información está compuesto
especialmente por diferentes fases, que a continuación se presentan:

Fase 1 Input en esta primera fase los datos son recopilados, capturados y convertidos en una
forma apropiada para su procesamiento. Estos datos como materia prima para obtener
información, son concebidos cuando se genera alguna acción como por ejemplo una venta en
algún restaurante o punto de venta, una reservación. El material que se encuentra en la
primera fase debe estar perfectamente secuenciado para que pueda funcionar eficientemente
la fase tres (output) que es la fase a la que se pretende llegar. Esta actividad está determinada
por el deseo final o el carácter que se quiera alcanzar en el output, además esta fase se puede
manejar de manera tanto manual como automática.

Fase 2 Procesamiento de datos esto se refiere al proceso de los datos, en otras palabras, lo que
se efectúa con los datos buscándole un significado coherente y referente a la información que
se decodifica. Esta decodificación incluye otras operaciones como calcular, clasificar,
resumir y organizar. Durante esta segunda fase se realiza la mayor parte del trabajo por lo que
es trascendental que se haga con gran efectividad.

Fase 3 output en esta fase se prepara la información procesada de forma que sea útil para un
análisis posterior. Una de las formas más comunes de un Output es en un reporte, aunque, el
reporte pierde mucha validez si éste debe de entender el significado del mismo para utilizar la
información de dicho reporte de la manera que más convenga a la empresa. Algunas veces los
output o la información sin analizar pueden llegar a convertirse en los inputs (datos) de otros
sistemas como por ejemplo el de sistema de ventas. Se dice que la información puede
caracterizarse de varias formas, y ciertas formas de información son más adecuadas que otras
para un problema de decisión.



2.5.1 Atributos de la información

Los atributos se constituyen en los pilares que rigen los preceptos para diseñar e implementar
un sistema de información. Stoner, Freeman y Daniel (1996), definieron que existen cuatro
sentidos para calificar la información:

• La calidad: está relacionada con la exactitud de la información. Garantiza
confiabilidad a la persona que toma decisiones.
• La oportunidad: La información debe estar al alcance de la persona indicada en el
momento oportuno.
• Cantidad: Se refiere a la cantidad de información requerida para la toma de decisiones
exactas y oportunas.
• Relevancia: Indica que la información debe ser relevante para la usuaria, es decir, que
le sirva para cumplir con sus funciones y tareas.

2.6. Sistema de la información

Un sistema de información para una organización es quizá uno de los elementos de mayor
complejidad con los que puede trabajar el ser humano, dado el gran número de variables con
las que puede operar, por lo que pretender dar una definición exacta que lo englobe en su
totalidad podría fácilmente no cubrir su significado completo o por el contrario cometer el
error de ser excesivamente global.

Gil Pechuán (1997) define el sistema de información como: “conjunto integrado de procesos,
principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre
un conjunto de datos estructurados (base de datos) de una organización, recopilan, procesan y
distribuyen selectivamente la información necesaria para, la operatividad habitual de la
organización y las actividades propias de la dirección de la misma”. Según Bishop (1989) un
sistema de información se define como “Un sistema computacional que provee al ejecutivo
acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los
factores críticos del éxito”. En un sistema de información interactúan el usuario y ordenador,
el primero necesita que el segundo le proporcione la información necesaria, para ejecutar una
acción o tomar una decisión, esta información debe ser recabada del entorno de una
organización.

Para Laudon y Laudon (2002) el termino sistema de información es “un conjunto de
componentes interrelacionados que colaboran para reunir, procesar, almacenar, y distribuir



información que apoya la toma de decisiones, la coordinación, el control, el análisis y la
visualización en una organización”. El objetivo principal del desarrollo de un sistema de
información, es el acceso oportuno a la información de una organización, para su análisis y
posteriormente se tomen decisiones. Dentro de esta perspectiva señala, Watson et al. (1991),
“los SIG no solamente están destinados a proporcionar información, sino también
capacidades de comunicación electrónicas, análisis de datos y organización de manera tal que
favorezca el proceso de toma de decisiones”.

Según Martínez et al. (2010) “los sistemas de información diseñados por los administradores,
son la fuente de información que se provee a los inversionistas, acreedores, autoridades
gubernamentales, y a quienes interactúan con los directores. De allí pues, que este sistema
proporciona la información que necesitan los expertos en finanzas para la gestión de una
empresa”. En teoría, un sistema de información puede ser diseñado para captar información
de todos los componentes de una organización, la cual es ordenada en una base de datos que
provee información para adopción de decisiones por usuarios internos y externos. En un
sistema de información, el análisis de las necesidades y fuentes de información resultan
sumamente importantes.

Un sistema de información puede estructurarse según las funciones organizacionales que
apoya y varían de acuerdo con la misión y el formato de las instituciones, no existiendo por lo
tanto un patrón único para todas ellas. Para una industria manufacturera las funciones pueden
ser descritas a través del modelo de análisis de contexto, insumos, procesos y productos,
modelo que podría ser adaptado para cualquier tipo de organización de este rubro, sin
embargo quizás no resultara idóneo para instituciones comerciales.

Por lo general, los sistemas de información son complejos, y grandes. La complejidad no
necesariamente se asocia a aspectos de ingeniería, sino a la diversidad de componentes que
los conforman y de las relaciones que están presentes en ellos. Por lo general, todo lo relativo
a consideraciones sociales, económicas, políticas y cognitivas se consideran complejas.

Según Ponjuan (2004) desde la perspectiva de la persona que se informa, podemos distinguir
tres situaciones de recepción de información:

1. Comunicación, en la que se traslada información, en forma intencional, más o menos
directamente al receptor, como en una conversación, en una carta, en una lectura.



2. Servicios de recuperación de información, donde el usuario localiza, busca y recupera
datos e información recopilada y almacenada. Esta situación es mucho más compleja
que la anterior.
3. Observación. También se puede recibir información de otras formas, por ejemplo,
mediante la observación de un evento, la conducción de un experimento, o la
contemplación de una evidencia que no ha sido comunicada o recuperada.

Los sistemas de información tienen dos principios básicos:

1. Su rol: facilitar el acceso a la información
2. Su misión: apoyar la razón de ser de aquel al que está subordinado, o sea su misión
siempre está al servicio de otros.

Para Kroenke (1996) en una organización la gestión de la información tiene 3 objetivos:

• Informar sobre aspectos relevantes de la gestión.
• Facilitar los procesos de toma de decisiones
• Suministrar información de calidad superior, prospectivas que sirvan de orientación
para actividades futuras.

Los elementos de la gestión de la información según Kroenke (1996) son:

• Recursos Informativos: Se corresponden con la identificación, evaluación, el uso de
datos informativos tanto internos como externos.
• Tecnologías: Medios que se ponen al servicio de los procedimientos documentales.
• Admón. y la gestión del sistema: Se incluyen todas las actividades de planificación,
comunicación, contabilidad, y relaciones externas.

Las categorías de información útiles para la Administración según Núñez (1994) son:

• Información sobre la actividad pasada y presente de los propios poderes públicos.
• Informaciones constituidas por datos cuantitativos y estadísticos ya sea por medio de
cursos por la actividad normal cotidiana de la admón.
• Información sobre personas y organizaciones
• Información sobre materiales y productos y sobre las propias fuentes de información.

El sistema informativo para Kroenke (1996) está comprendido por una serie de elementos
que se detallarán a continuación:



 Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica el
uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el
conjunto de datos.
 Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso específico de cada elemento del
sistema o el contexto.
 Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre sí la cual es accedida por
el software y es el resultado de relacionar la información.
 Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.
 Hardware: Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad
de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o
suministrar la información en/de los soportes magnéticos.
 Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de suministrar la
información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.

Para Koontz y Weinrichy (1998) los criterios para la evaluación de los sistemas de
información incluyen los siguientes:

1) Nivel de utilización de los sistemas.
2) Satisfacción de los usuarios.
3) Actitudes favorables del usuario acerca del personal de sistemas.
4) Objetivos alcanzados.
5) Retribución financiera para la institución.

Los retos claves de tipo administrativo para construir e implantar sistemas de información
según Pressman (1992) son:

1. Diseñar sistemas que sean competitivos y eficientes.
2. Entender los requerimientos del sistema dentro de un entorno global de negocios.
3. Crear una arquitectura de información que dé soporte a las metas de la institución.
4. Determinar el valor en negocios del sistema.
5. Diseñar sistemas que las personas puedan controlar, entender y usar de una manera
ética y responsable.



2.6.1. Objetivo Principal de un sistema de información

Según Arias et al (2005), “el objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño
de las actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada, con la
calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el momento y lugar
especificados con el formato más útil para el receptor”.

El sistema de información está al servicio de los objetivos de la empresa para lograr dichos
objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y prácticas de trabajo que
resultan más útiles y eficaces.

2.6.2. Elementos de un sistema de información

Los procedimientos y las prácticas habituales del trabajo son aquellos que los directivos
suelen hacer para coordinar los distintos elementos de la empresa para su buen
funcionamiento. Los elementos principales de un sistema de información según Laudon y
Laudon (2002) son:

• Información. Este es el elemento fundamental de todo sistema y su razón de ser. Este
debe adaptarse a las personas que la manejan y al equipo disponible con el que cuenta
la empresa, según los procedimientos de trabajo para que las actividades se realicen
de forma eficaz.
• Personas o usuarios. Se trata de los individuos o unidades de la organización que
introducen manejan o usan la información para realizar sus actividades y operaciones
en función de los procedimientos de trabajo establecidos.
• Equipo de soporte. El equipo de soporte se ocupa para la comunicación, el
procesamiento y el almacenamiento de información, este constituye la parte más
visible del sistema de información, su parte tangible o física. Este sistema tangible y
físico puede incluir elementos de los más variados niveles tecnológicos y pueden ser:
papel, máquinas de escribir, archivadores, cintas magnéticas, impresoras,
computadoras, etc.

2.6.3. Actividades elementales de un sistema de información

En un sistema de información se pueden identificar una serie de actividades elementales que
le dan sustento al proceso de conversión de datos en información Senn (1990) y Kendall y
Kendall (1997); a continuación el detalle.



• Entrada, es el proceso mediante el cual el sistema toma los datos que requiere para
procesar la información. Las entradas pueden ser manuales, es decir, proporcionadas
por el usuario o automáticas, o sea, datos que proviene de otros módulos del sistema.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las estaciones de
trabajo, cintas magnéticas, unidades de diskette, escáner, entre otros.
• Almacenamiento, esta actividad la realiza la computadora. La información se guarda
en archivos. Las unidades típicas de almacenamiento son los discos magnéticos,
discos duros, discos flexibles, discos compactos y discos de alta capacidad.
• Procesamiento, referido a la capacidad de efectuar cálculos de acuerdo con una
secuencia de operaciones establecida. Es esta la característica que permite transformar
los datos en información.
• Salida, es la capacidad de un sistema para sacar la información procesada o bien datos
de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son impresoras, estaciones de
trabajo, diskettes, cintas magnéticas, entre otros.

2.6.4. Tipos de sistema de información según niveles de toma de decisión

En términos generales, la definición de un tipo de sistema de información está relacionada
con dos aspectos fundamentales: el tipo y el nivel de toma de decisión. Kendall y Kendall
(1997) Cohen y Asín (2000) y Laudon y Laudon (2002).

La literatura revela que los niveles básicos son: operativo, gerencial y estratégico, aunque
algunos autores establecen un cuarto nivel, el de conocimientos, ubicado entre el operativo y
el gerencial. Kendall y Kendall (1997) y Laudon y Laudon (2002).

El nivel operativo monitorea las actividades y las operaciones más elementales de la
organización. Mediante la automatización de tarea se procesa gran cantidad de datos y su
instalación evidencia resultados observables.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS) Es un sistema computarizado que efectúa y
registra las transacciones diarias y rutinarias, necesarios para el quehacer institucional.

El nivel de conocimientos apoya a las personas que generan conocimientos. Existen dos
sistemas específicos, uno que apoya a las personas que usan la información para analizarla y
transformarla en datos, y el otro que es utilizado por los profesionales que crean nuevo
conocimiento.



Sistema de automatización de oficinas (OAS), corresponde a los sistemas que ayuda a los
profesionales en la creación e integración de nuevos conocimientos en la organización.

Sistema de trabajo de conocimientos (KWS), referido al sistema que ayuda a los
profesionales en la creación e integración de nuevos conocimientos en la organización.

El nivel gerencial se ocupa de apoyar las actividades de seguimiento, control y toma de
decisiones. Este sistema se basa en los sistemas anteriores, por ello los usuarios tiene acceso a
la base de datos común, ya sea para usar e interpretar os mismos datos o para unificar las
funciones de información computarizada.

Sistema de información gerencial (MIS), referido al sistema que sirve a las funciones de
planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios, resumidos y
de excepciones.

Sistema de apoyo a las decisiones (DSS) incluye al sistema anterior, pero está diseñada para
apoyar el proceso de toma de decisión en todas sus fases.

Sistema experto o inteligencia artificial (AI) designa al sistema potestad de seleccionar la
mejor solución a un problema.

El nivel estratégico permite apoyar las actividades de planificación a largo plazo. En términos
generales, se ubica entre las capacidades reales de la organización y el entorno, pero también
pueden ser orientados a áreas específicas.

Sistema de apoyo a ejecutivos (ESS) que sustenta las decisiones no estructuradas de la
organización.

Sistema de apoyo a decisiones de grupo (DGSS) permite que un grupo de expertos solucione
un problema específico.

2.6.5. Tipos de sistemas de información según tipo de empresa

Según Arias et al (2005), existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa
estos son:

a) Sistemas de procesamiento de transacciones.

b) Sistemas de información gerencial.



c) Sistemas de apoyo a decisiones.

d) Sistemas expertos e inteligencia artificial.

e) Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.

f) Sistemas de apoyo a ejecutivos.

2.6.6. Ciclo de desarrollo del sistema de información

Los autores consultados no definen un único ciclo de desarrollo, sin embargo, concuerdan en
algunos aspectos fundamentales que deben seguirse Ponjúan, (1998), Kendall y Kendall
(1997), Cohen y Asín (1996); Laudon y Laudon (2002). A continuación se expone el ciclo de
desarrollo de un sistema de información considerando los aportes de varias fuentes:

 Identificación de vacíos, problemas, oportunidades y objetivos. Se presta atención a la
identificación de los problemas y a la definición de los objetivos por alcanzar con el
sistema.
 Determinación de los requerimientos de información. Se analiza el sistema de
decisiones considerando las funciones organizacionales y sus respectivos niveles
jerárquicos, así como los requisitos de información a partir de las personas usuarias.
Esto con el fin de crear un sistema que contenga la menor cantidad de duplicaciones
posibles y que agrupe las decisiones similares en cada área funcional según los
requerimientos del nivel de decisión respectivo.
 Análisis de las necesidades del sistema. Se diseña el procesamiento de la información
utilizando diagramas de flujo, incluye las fuentes y tipos de datos, la localización de
los usuarios y los requisitos de almacenamiento, con el fin de determinar los
requerimientos en término de equipo de cómputo y el programa. A partir de este
análisis, se puede generar un diccionario o método de análisis, que contenga todos los
elementos que utiliza el sistema, así como sus especificaciones.
Se investiga y analiza el proceso de toma de decisiones, para definir cuáles decisiones
se incluyen en el sistema: estructuradas, semi estructuradas o programadas, y prever
que información se genera con el fin de que sirva para la toma de decisiones de
aquellas no programadas o no estructuradas. Con base en lo anterior, se puede
preparar una propuesta al sistema.



 Desarrollo y documentación del programa. En esta etapa no solo se construye el
diseño lógico del sistema de información que incluye: los procedimientos de captura
de datos, las interfaces al usuario, los directorios y archivos para guardar información
y las interfaces de salida, sino también el desarrollo de una serie de prototipos que
serán probados por las personas usuarias, por lo tanto, este proceso demanda ajustes,
afinaciones y mejoras continuas.
Se elaboran los protocolos: de entrada de datos, de procesos, de salida de los
resultados y las interfaces al usuario. Así como también, los manuales del sistema
diseñado que especifique la lógica de los programas, los diagramas de flujo, las
secuencias de acción de cada uno de los pasos principales del programa. Esta
información es vital para efectuar posteriores modificaciones a éste.
 Implementación en el ámbito organizacional. Aunque el sistema de información este
totalmente terminado esto no garantiza que sea de utilidad para los fines de la
organización, por tanto, esta etapa es vital para ocuparse de las personas que le darán
vida al sistema.
En esta fase se incluyen los siguientes aportes de Robbins y Coulter (2000)
 Preparación de las personas usuarias con capacitación adecuada con el fin de
potenciar los beneficios generados del sistema.
 Preparación para enfrentar la resistencia que puedan generar las potenciales personas
usuarias del sistema.
 Participación de los potenciales usuarios de información como una medida para
minimizar la resistencia y favorecer la incorporación del sistema de información en la
dinámica organizacional.
 Revisiones periódicas con el fin de adecuar el sistema a las necesidades de
información.
 Prueba y mantenimiento del sistema. Las pruebas son desarrolladas con los datos
típicos de la organización para poder verificar el funcionamiento de todos los sistemas
y corroborar la veracidad y exactitud de las salidas que el sistema proporciona. Una
vez realizadas todas las correcciones, es el momento de implantar y evaluar el nuevo
sistema.



2.7. Sistema de Información Gerencial

Los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en inglés) no reemplazan a los
sistemas de procesamiento de transacciones ni tampoco son los mismos, sino que estos
sistemas incluyen procesamiento de transacciones. Los sistemas de información gerencial son
sistemas de información computarizada que trabajan con la interacción entre usuarios y
computadoras. Requieren que los usuarios, el software (programas de computadora) y el
hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo.

Flores (2004) define el “Sistema de Información Gerencial como un sistema formal para la
recopilación, integración, comparación, análisis y dispersión de información interna y externa
de la empresa de manera oportuna, eficaz y eficiente”.

Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro más amplio de tareas
organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento de transacciones, los
sistemas de información gerencial incluyen el análisis de decisiones y la toma decisiones.

Según Rockart (2002) “Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de
información gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos
que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas de
información gerencial producen información que es usada en la toma de decisiones. Un
sistema de información gerencial también puede llegar a unificar algunas de las funciones de
información computarizada, aunque no exista como una estructura singular en ningún lugar
del negocio”.

El Sistema de Información Gerencial tiene que ser adaptado a necesidades específicas y
puede incluir información de rutina, como la representada por informes mensuales;
información que señala excepciones, sobre todo en puntos críticos, e información necesaria
para prever el futuro. Los lineamientos para el diseño de un Sistema de Información
Gerencial son similares a los requeridos para el diseño de sistemas y procedimientos y otros
Sistemas de Control.

Según Flores (2004) “El Sistema de Información Gerencial fue la primera labor
organizacional que tuvo como objetivo principal poner información a disposición de la
Gerencia, de ahí el nombre Sistema de Información Gerencial”. La realidad es que el Sistema
de Información Gerencial de la empresa proporcionó información a otras personas además de
los Gerentes. Durante mucho tiempo, esas otras personas eran personal no gerencial de la



compañía. En fechas más recientes, con la popularización de los Sistemas de Información
Inter organizacionales, personas fuera de la empresa han recibido los efectos del Sistema de
Información Gerencial.

Además de dar servicios a otras personas aparte de los Gerentes de la Empresa, el Sistema de
Información Gerencial comenzó a identificarse con la computación de negocios en general.
Si tuviéramos que escoger un solo termino que sea el que más ampliamente se ha adoptado
para referirse a la computación de negocios, tendría que ser “Sistema de Información
Gerencial”.

2.8. Sistema de Información Gerencial de Centros Educativos

Los directores han comenzado a hacer uso de sistemas de información en la gestión de
personal poco a poco han ido entrando a la era digital. En términos generales, según Yuen,
Ley y Wong (2003) “las razones para usar los sistemas de información se puede establecer en
como mejorar la eficacia en el trabajo de procesamiento de información, aumentar la eficacia
de gestión, cumpliendo la necesidad de información y la obtención de la superioridad en las
competencias para mejorar las estrategias”. Los sistemas de información gerencial de centros
educativos (SMIS por sus siglas en inglés) tienen por objetivo proporcionar apoyo a la
gestión y las actividades educativas de los administradores de la escuela en el procesamiento
de la información. Telem (1999) define a un SMIS como “un sistema de gestión de
información diseñado para coincidir con la estructura, las tareas de gestión, los procesos de
enseñanza y las necesidades especiales de la escuela”. En cuanto a una definición más
amplia, para Gurr (2000) las contribuciones de los SMIS pueden ser definidas como “la
realización de programas más efectivos para el área de la educación, hacer el proceso de
enseñanza y los cambios de ambiente de aprendizaje más profesionales, permitir a los
profesores intercambiar sus experiencias de una manera más sistemática, trabajar en equipo
para determinar las necesidades de los estudiantes”. Según Telem y Buvitski (1995) “el
apoyo a los administradores de la escuela y otro personal para hacer sus deberes o mejorar el
desarrollo de sus actuaciones, la eficacia y la eficiencia”, son entre otras contribuciones de
los SMIS. En otras palabras los SMIS aumentan la eficacia y la eficiencia, ahorran tiempo y
facilitan el desarrollo de soluciones alternativas para problemas complejos dentro de un
centro educativo.

Para Haag, Cummings y Dawkings (1998) y Bellum (2003) Los sistemas de información de
apoyo no sólo procesan información, sino que también son innovadores. Una de sus



innovaciones es que son adaptables a los cambios, por los que son útiles para hacer frente a
las demandas que están en constante cambio. Por lo tanto los SMIS mejoran la adaptación de
la escuela al medio ambiente. Permiten a la escuela comprender y definir la transferencia de
información interna y externa. De tal modo, que permite a las escuelas cumplir tanto con las
demandas y expectativas internas (profesores, estudiantes) y externas (padres) ; y asegura que
las actividades escolares se organicen con precisión y a tiempo.

Según Telem (1999) “la introducción de los sistemas escolares de gestión de información a
las escuelas han provocado cambios significativos en las funciones y estilos de trabajo de los
administradores”. Para Gurr (2000) los SMIS “han cambiado la gestión de la escuela en las
áreas de liderazgo, toma de decisiones, la gestión de la carga de trabajo, recursos humanos, la
comunicación, la responsabilidad y la planificación”. Para Telem (1999) estratégicamente los
SMIS “ayudan al gerente en la determinación de los objetivos de la escuela, haciendo planes
a largo plazo, la distribución de los recursos, la formación de los futuros métodos educativos,
la determinación del desempeño de los profesores y el éxito de la escuela”. De esta manera,
los SMIS también se puede utilizar como una herramienta para iniciar y utilizar el liderazgo
educativo de los gerentes.

Según Christopher (2003) “Los administradores escolares pueden tomar decisiones más
eficientes cuando reciben la información correcta y actualizada por los sistemas de
información gerencial de escuelas”. La toma de decisiones es el corazón de la gestión
educativa. Todos los días las condiciones problemáticas que requieren la toma de decisiones
se basan en la naturaleza compleja e inesperada del entorno escolar. Por esta razón, como un
solucionador de problemas, el administrador de la escuela tiene que reunir y analizar
información continuamente.

Además, según Christopher (2003) “los administradores han tenido que hacer más decisiones
en tiempos cortos, debido a las crecientes expectativas del sistema educativo”. Por otra parte,
la toma de decisiones ha sido más rápida, más frecuente y más complicada en las escuelas de
hoy. Con el fin de tomar decisiones en estas condiciones, según Gentry (2005) “la
recopilación de datos debe ser continua, actualizada y que se pueda acceder a tiempo para
analizar y utilizar”. El éxito de las escuelas se basa principalmente en la toma de decisiones
basada en estos datos.

Sin embargo, según Gentry (2005) “los directores de escuelas no son capaces de utilizar los
datos de manera eficiente en este aspecto”. Los directores de escuelas y centros educativos



en general deben prestar más interés en actualizarse en el manejo de sistemas de información
y no solo en actualizarse en asuntos concernientes al área pedagógica.

Los SMIS según Telem y Buvitski (1995) “proveen de información y diversos informes de la
base de datos con el fin de tomar decisiones en línea con los objetivos de la escuela y facilitar
el control de las actividades para alcanzar los objetivos”. Las tecnologías de la información
ayudan a los gerentes a acceder, gestionar y comunicar la información de forma rápida y
sencilla. Si bien las redes de telecomunicaciones proporcionan al gerente amplios recursos de
información que puede ser utilizado en la resolución de problemas, la comunicación escrita
ha crecido más a través de los procesadores de texto y correos electrónicos.

Como expresa Pegler (1992) “los sistemas de información han cambiado el papel de los
directores de escuelas y han cambiado sus métodos de trabajo”. Uno de ellos es el desarrollo
de una base de datos que incluye información sobre los estudiantes registrados y de la
familia, la discontinuidad, las calificaciones del personal, y las clases, y las diferentes etapas.
Estos son una parte de la información que manejan los SMIS. Otra información que manejan
estos sistemas de información son la gestión de la biblioteca de la escuela, finanzas,
actividades deportivas, la planificación escolar, horario de clases de alumnos y profesores,
informes estándar enviado a niveles superiores de administración de la escuela, etc. Según
Pegler (1992) “se trata de una actividad de transformación de datos simples que aumentan la
eficiencia de la gestión escolar”. Además, el uso y análisis de información en las escuelas no
sólo hace que los directores se den cuenta lo que debe hacerse para desarrollar el desempeño
de los estudiantes, sino también garantizar el éxito en el cumplimiento de los cambios y
demandas del sistema escolar.

Para Christopher (2003) “cuando los gerentes usan los datos de estos sistemas de
información, empiezan a darse cuenta de las innovaciones en este tema”. Como resultado de
ello, se puede afirmar que por medio de los SMIS los gerentes serán capaces de determinar la
información requerida, acceder a esta información, interpretar los datos, utilizar los datos en
la toma de decisiones y evaluar el desarrollo eficiente del sistema de información.

Las investigaciones en varios países confirman que las escuelas que utilizan los SMIS
aumentaron su eficacia de gestión. Después de los estudios realizados con los directores de
escuelas estadounidenses, Hedberg, Harper, Bloch y College (1992) afirmaron que la
eficiencia se ha incrementado en la toma de decisiones en las escuelas que utilizan sistemas
de información gerenciales de escuelas. En otro estudio, Gurr (2000) examinó los efectos del



uso de los SMIS sobre el trabajo de los administradores de la escuela primaria en Australia, y
afirmó que el uso de los SMIS además de haber introducido tecnologías de la información en
sus tareas, han disminuido su carga de trabajo y hacen más eficiente el proceso de gestión,
además les ayudó a utilizar el tiempo de manera más eficiente, de hecho los profesores se
sienten más importantes, los hizo querer mejorar más, los SMIS hicieron importantes
cambios en la educación y la enseñanza, y le aumentaron la calidad de la comunicación
dentro de la escuela. En su estudio con directores de escuelas, Telem y Buvitski (1995)
encontraron que los administradores de las escuelas creen que la gestión de la escuela
mediante sistemas de información conducirá a cambios importantes dentro de esta. De
acuerdo a los administradores de las escuelas, esta aplicación ha aumento el nivel de la
escuela, ayudaron a la toma de decisiones sobre el nivel de control y las estrategias,
aumentaron la calidad de programas de enseñanza, facilitaron la interacción estudiante-
profesor, aumento la coordinación entre los profesores, facilitado la transferencia de
información sistemática y continua a los padres y una mayor comunicación con otros
instituciones y la organización central. En su estudio Gurr (2000) examinó los efectos de los
sistemas de información en los administradores de escuelas locales, determinó que los
sistemas de información han cambiado en gran medida las funciones de los directores de
escuelas. Afirmo que un gerente que no utiliza los sistemas de información no es capaz de
lograr sus funciones eficientemente. Por último, Anderson y Dexter (2005) en sus estudios
determinaron que liderazgo tecnológico de los administradores de las escuelas es más
importante que el conocimiento en el uso eficiente de la tecnología en las escuelas.

Sin embargo en la literatura existen investigaciones que muestran que los administradores de
las escuelas han tenido problemas en el uso de los SMIS. Por ejemplo Visscher y Bloemen
(1999) en su estudio con 195 directores y profesores que trabajan en 63 escuelas secundarias
en Holanda descubrieron que los SMIS se utilizan sobre todo en las tareas de rutina y los
directores y profesores no tienen suficiente educación en el sistema. Los administradores y
los maestros indicaron que mientras los SMIS tuvieron efectos positivos en la evaluación de
la eficacia de la escuela, el desarrollo de las fuentes de uso y calidad de la programación
educativa dentro de la escuela, también aumento su volumen de trabajo y de estrés causado
por estas aplicaciones. La investigación indicó que el estrés se redujo en las escuelas donde
los profesores y directores fueron capacitados previamente en el uso del sistema y donde la
innovación es claramente una visión. Además se constató que el personal que utiliza el
sistema tenía una mayor motivación, estaba dispuesto a tomar más retos en la educación, y



adoptó la visión de la escuela. En la investigación de Warren (1998) examinó los efectos de
los sistemas de información sobre toma de decisiones educativas y se enteró de que los
directores de escuela no se han educado lo suficiente en el uso eficiente de las tecnologías de
la información. Por otro lado la investigación de Crouse (1994) encontró que los centros
educativos aumentaron la posibilidad de utilizar los sistemas de información. También
Jacops (1992) afirmó que existe una correlación entre el desempeño de los administradores
de la educación y el uso de tecnologías de la información. Como resultado, se puede señalar
que los administradores de las escuelas tuvieron que asumir la responsabilidad de liderazgo
en una zona desconocida sin educación suficiente.

Como podemos ver las tecnologías de la comunicación y la información han tenido un papel
cada vez más importante sobre las actividades de las escuelas. Durante este período, muchas
cosas se han dicho y escrito sobre la importancia de las computadoras. Aunque hay muchas
investigaciones sobre el papel y la necesidad de tecnologías de la información en la
educación, muchos de ellos son acerca de las funciones educativas de los sistemas de
información y sólo algunos de ellos son sobre la gestión de la escuela. En otras palabras,
aunque hay muchas investigaciones sobre papel de los sistemas de información, sobre la clase
y la enseñanza, pocos estudios se han realizado sobre el uso de ellos en la gestión de la
educación y sus efectos sobre los gestores.

2.8.1. Desarrollo de un Sistema de Información Gerencial de Centros Educativos

El siguiente es un ejemplo del desarrollo de un sistema de información gerencial de escuelas
que cuenta con cuatro usuarios, el director, el profesor, el estudiante y la secretaria, pueden
haber SMIS con más o menos usuarios eso depende de las necesidades que quiera suplir, pero
para motivo de ejemplo este cumple con la básico.

Un sistema de información gerencial de centros educativos (SMIS), según Greenspan, et al
(2004), Lane y Willians (2004) y Yank (2004) es una aplicación dinámica basada en la web
de tipo cliente-servidor desarrollado y se implementa en una plataforma Windows-Apache-
MySQL-PHP. Por lo tanto, la aplicación se instala una vez en el servidor y los clientes (el
director, secretario, los profesores y estudiantes) pueden acceder y utilizar la aplicación de
sus equipos locales.



2.8.2. Análisis y Definición

Después de varias reuniones y entrevistas con los posibles usuarios (personal de la escuela) el
documento de especificaciones y requerimientos pude ser creado. Se deben revisar todos los
documentos existentes, tales como formularios e informes en Excel o copias impresas, ya que
son una buena referencia del trabajo que se desea, para poder realizar el documento de
especificación y requisitos finales. La documentación en papel es una buena manera de
familiarizarse con los procedimientos y actividades realizadas dentro de la escuela.

Estructura Escolar

Registro de Materias
Director

Personal de la Escuela

Proceso de Ensenanza
Secretaria

Organizacion de Materias

Registro de Estudiantes

Estudiante
Profesor

Sesion de Profesores

Figura 2. Diagrama de causa y efecto. Fuente: Brumbulli, Topçiu y Dalaçi (2008). SMIS: A Web-Based
School Management Information System



Según D,Sousa y Wills (1999), Amber (2006) y Booch (2007), después de adquirir y recoger
la información necesaria de los órganos de administración y personal académico, nuestro
trabajo se centra en la estructuración de la información y en la definición de lo que realmente
va a facilitar la labor de cada uno de ellos (Director, profesores, secretaria y estudiantes). En
la figura 2 se representa una reducción de actividades mediante un diagrama de causa y
efecto del sistema.

En general los usuarios no saben qué pedir y lo que realmente puede facilitar y simplificar su
trabajo. El éxito o el fracaso de un sistema de software dependen en gran medida en su
utilización. Si el software no resuelve el problema y facilitar el trabajo del usuario, si es
demasiado complicado y toma mucho tiempo para ellos, nunca lo usaran. Es por eso que la
definición correcta de requisitos funcionales es esencial. Siguiendo este concepto, esta fase se
centró principalmente en la interacción con el personal de la escuela, para una mejor y
correcta definición de las especificaciones.

2.8.3. Diseño del Software

El diseño de software es el corazón del proyecto y por lo general esta fase es considerada
crucial para el éxito de un sistema de información. Consiste en el desarrollo de un modelo de
base de datos y software que interactúe con la base de datos para almacenar, modificar y
recuperar los datos.

2.8.4. Modelo de Base de Datos

El primer paso en esta fase según Riordan (2005) y Zendulka (2001), fue modelar el sistema
en el mundo real, mediante una bien estructurada base de datos. Este modelo está
representado por el diagrama de entidad-relación, como se muestra en la figura 3.

En el diseño de la base de datos, tenemos que tomar decisiones sobre la mejor manera de
tener el sistema en el mundo real y el modelo de trabajo que seguirá la base de datos. Una
base de datos bien diseñada toma tiempo y esfuerzo para concebirse, construirse y
perfeccionarse.

Un modelo de base de datos completamente eficaz representa con precisión los
requerimientos de datos de los usuarios finales. Debe ser lo suficientemente simple para ser
entendida por el usuario final y el diseñador deberá de detallarla lo suficiente en el momento
de su construcción. Según Riordan (2005) “el modelo elimina datos redundantes, es
independiente de las limitaciones de hardware y software, y puede adaptarse a las nuevas
necesidades con un mínimo de esfuerzo.



Ano Ano Escolar Perfil Grupo

Clase o
Asignatura

Estudiante
Personal

Estudiante Sesion de Proceso de
en Clase Ensenanza Ensenanza

Materia
Estudiante
en Sesion

Figura 3. Diagrama de entidad-relación. Fuente: Brumbulli, Topçiu y Dalaçi (2008). SMIS: A Web-
Based School Management Information System

En la figura 3 se muestran las entidades más importantes del modelo y sus relaciones, que
representan el núcleo del trabajo diario y el almacenamiento de datos en una escuela
secundaria. Este "núcleo" del modelo se logra después de consultar varias veces las
especificaciones de requisitos documento con el fin de asegurar el mejor modelo del sistema
del mundo real.

2.8.5. Modelo de Software

El segundo paso es diseñar el modelo de software. Para estos casos según Booch (2007) y
O’Docherty (2003), la técnica Objetos Modelados Orientados (Object-Oriented Modeling) es
la más utilizada por las ventajas que ofrece. En la figura 4 se representa el núcleo (la clase) en
el diagrama de clase del sistema. Este modelo fue diseñado según Fussel (1997) y Zendulka
(2001) con el fin de definir un buen ORM y para establecer comunicación con la base de
datos. También este modelo describe mejor las interacciones y relaciones entre los objetos
que representan las entidades de la vida real.



Director

Secretaria Profesor Materia

Proceso de
Persona
Ensenanza

Sesion de
Ensenanza
Estudiante

Estudiante
en Sesion

Estudiante
en Clase

Clase

Ano Ano Escolar Perfil Grupo

Figura 4. Diagrama de Clase del Sistema. Fuente: Brumbulli, Topçiu y Dalaçi (2008). SMIS: A Web-
Based School Management Information System

2.8.6. Implementación

El siguiente paso es la implementación del software para interactuar con la base de datos y lo
más importante que ofrece una interfaz de uso fácil para hacerlo. La comunicación entre la
base de datos y el software incluye:

• Almacenamiento de datos / información en la base de datos

• Modificación de datos y la información ya almacenada en la base de datos



• Recuperación y consulta de datos / información

La aplicación está destinada a tres niveles de usuarios con distintos derechos sobre los datos /
información que se puede almacenar, recuperar o modificación:

• Director - temas de organización, consultoría casi todo tipo de información

• Profesores - proceso de enseñanza, las clases bajo la supervisión

• Secretaria - Registro de los estudiantes, la recuperación de la información del estudiante

Cada usuario de la aplicación debe llenar los requisitos de identificación para poder ingresar
en su interfaz personalizada y utilizar la aplicación y sus características.

Las principales actividades se dividen en tres grupos principales: Interface de Director,
Interface del Profesor y la interface de la Secretaria, como se muestra en las figuras 5 a, b y c.

Interface del
Director

Definicion de Informacion de Proceso de Supervision del Manejo de Reportes
Clases Profesores Ensenanza Proceso Ensenanaza Materias

Gestion de Informacion Grados
Perfiles Personal Consultados

Gestion de
Calificaciones
Grupos Ausencias

Figura 5a. Interface del Director. Fuente: Brumbulli, Topçiu y Dalaçi (2008). SMIS: A Web-Based



Interface del
Profesor

Organizacion Sesiones de Clases bajo Reportes
de Materias Ensenanza Supervision

Progreso de los
Calificaciones Estudiantes

Calificaciones
Parciales
Ausencias

Calificacion
Final

Ausencias

Figura 5b. Interface del Profesor. Fuente: Brumbulli, Topçiu y Dalaçi (2008). SMIS: A Web-Based

Interface de la
Secretaria

Registro de Reportes
Estudiantes

Figura 5c. Interface de la Secretaria. Fuente: Brumbulli, Topçiu y Dalaçi (2008). SMIS: A Web-Based



2.9. Marco Contextual

2.9.1. Industria del Software en Latinoamérica

En Latinoamérica, el sector del Software está segmentado según el mercado al que se
proyecte la empresa. Según Merchant (2007) “esta segmentación se compone de 12 ítems que
son: BI/DW (Business Intelligence/Data Warehouse), ERP (Enterprise Resource Planning)
Corporativo, CRM (Customer Resource Management), Comercio Electrónico, Publicación de
Información, Infraestructura, Gerencia del Conocimiento, ERP para medianas empresas,
Seguridad, Herramientas de Software, Cadena de Proveedores, Administrativo y de
Operación de Sistemas”.

Los sistemas de información gerencial abarcan los software BI/DW, ERP y CRM.

A través del análisis, determinado según el mercado objetivo de las empresas en
Latinoamérica, se tienen en cuenta los siguientes factores que están presentes en la mayoría
de las empresas desarrolladoras de software:

• Estrategia empresarial, que incluye los objetivos de la empresa, su visión, misión, el
mercado objetivo, las alianzas y certificaciones ya sean de calidad o de productos de
software, por ejemplo.
• La tecnología, herramientas de soporte y los lenguajes de programación
• El número de clientes, información del recurso humano
• Los productos que exporta y su facturación anual.

Según un estudio en México, los factores que prevalecen en la industria de Software son:

• Tamaño, Estructura de la Oferta Nacional de Software y Servicios: esta depende del tamaño
de empleados que tenga la empresa, por ejemplo: Micro (1- 10), Pequeña (11 -50), Mediana
(51- 100) y Grande (+100), otras características son las ventas que produzcan las empresas,
las importaciones, exportaciones, gastos y la fecha de fundación de la empresa

• El Tipo de producto y servicio, los clientes, el medio de distribución y las certificaciones
tanto en calidad de los procesos, como en el producto.

Los centros educativos caben en empresas que prestan un servicio y en base a su tamaño
pueden ser pequeños, medianos y grandes, esto debe ser tomado en cuenta al momento de
desarrollar un software.


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