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Prozessoptimierung in Bibliotheken — Transparenz durch Visualisierung

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Vortrag gehalten auf dem 107. Deutschen Bibliothekartag in Berlin 2018

Veröffentlicht in: Leadership & Management
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Prozessoptimierung in Bibliotheken — Transparenz durch Visualisierung

  1. 1. Prozessoptimierung in Bibliotheken Transparenz durch Visualisierung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden
  2. 2. Transparenz durch Visualisierung Worum geht es? ➀ Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden ➁ Evaluation der Modellierungsmethoden ➂ Festlegung des Visualisierungskonzepts ➃ Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ➄ Ergebnisse und Weiterentwicklungsmöglichkeiten Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 2/21
  3. 3. 1. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden Betriebsorganisation ๏ SLUB Dresden ist seit 2014 Staatsbetrieb ๏ Mehr Spielraum für unternehmerisches Handeln ๏ Grund 1 für Workflow- Visualierung: Steigerung des Erfolges Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 3/21
  4. 4. 1. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden Betriebskultur ๏ Mehr Netzwerk, weniger Hierarchien durch Soziales Intranet seit 2014 ๏ Kampagne Transparenz und Dialog seit 2017 ๏ Grund 2 für Workflow- Visualierung: Verbesserung der Transparenz Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 4/21
  5. 5. 1. Workflows und Prozess-Steuerung in der SLUB Dresden Geschäftsprozesse Bis 2015 wurden Workflows: ๏ wenn überhaupt, prinzipiell verbal beschrieben ๏ hauptsächlich mündlich übermittelt Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 5/21
  6. 6. 2. Evaluation der Modellierungs- methoden Vorüberlegungen Mögliches Ziel: Automatisation von Prozessen, maschinelle Verarbeitung ๏ legt Nutzung einer standardisierten Spezifikationssprache nahe ๏ z.B. Business Process Model and Notation, BPMN 2.0 Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 7/21
  7. 7. 2. Evaluation der Modellierungs- methoden BPMN 2.0 Vorteile von BPMN: ๏ weltweiter Standard ๏ Diagramme sind maschinen-lesbar Nachteile von BPMN: ๏ eher schwierig zu erlernen für Modellierer ๏ eher schwer zu interpretieren für Leser Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 8/21
  8. 8. 2. Evaluation der Modellierungs- methoden Flussdiagramme Vorteile von Flussdiagrammen: ๏ geringe Komplexität ๏ leicht verständlich Nachteile von Flussdiagrammen: ๏ nicht geeignet, wenn Prozesse in ERP- System abgebildet werden sollen ๏ eher grobe Modellierung Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 9/21
  9. 9. 3. Festlegung des Visualisierungs- konzeptes Grundsätze und Verfahren ๏ Erstes Anliegen: lückenlose und intuitiv verständliche Dokumentation sämtlicher Prozesse ๏ Zweites Anliegen: Evaluation und Optimierung von etablierten Workflows ๏ Sammlung aller Prozesse in Prozess- Übersicht ๏ Visualisierungen voneinander abhängiger Prozesse sind untereinander verlinkt Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 10/21
  10. 10. 11/21
  11. 11. 12/21
  12. 12. Zum Vergleich: vorher 13/21
  13. 13. 14/21
  14. 14. 4. Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ๏ Pilot in einer Abteilung mit kleiner Projektgruppe ๏ Evaluation in der Abteilungsleiter-Runde und Direktion ๏ Roll-Out durch eine zentrale Abteilung in Zusammenarbeit mit geschulten Mitarbeitern Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 15/21
  15. 15. 4. Test und Roll-Out im laufenden Betrieb ๏ Auswahl und Priorisierung der zu modellierenden Prozesse ๏ Modellierung und Optimierung zusammen mit Experten ๏ Visualisierung und Veröffentlichung im Intranet Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 16/21
  16. 16. 5. Ergebnisse und Weiterentwicklung ๏ zentraler Produkt-Katalog ๏ Überblick über die wesentlichen Workflows ๏ klar strukturierte, verständliche Prozessabläufe ๏ Zuständigkeiten klar ersichtlich Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 17/21
  17. 17. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 18/21
  18. 18. 5. Ergebnisse und Weiterentwicklung Ausblick ๏ Modellierung mit Lucidchart statt Draw.io ๏ Teilautomatisierung von Workflows mit JIRA ๏ Identifikation geeigneter ERP- Software und Migration der Workflow-Modellierungen zu BPMN ๏ Automatisierung aller geeigneten Workflows Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 20/21
  19. 19. Bildquellen ๏ Folie 3: Coat of arms of Saxony [Public domain], Freistaat Sachsen, House of Wettin via Wikimedia Commons. ๏ Folie 4: Werkstatt im Makerspace der SLUB [CC BY-SA 2.0], Robert Lohse via flickr. ๏ Folien 5, 6, 13: Screenshot Intranet SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Desden. ๏ Folie 7: MakerSpace_009 [CC BY-SA 2.0], via flickr. ๏ Folie 8: Produktlebenszyklus nach V-Modell XT Bund – BPMN 2.0 modelliert, Stefan Bregenzer via blog.milsystems.de. ๏ Folie 9: Consensus Flowchart [CC BY-SA 4.0], Kevin Murray via Wikimedia Commons. ๏ Folie 10: Modellierung am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin. ๏ Folien 11, 12: Workflow-Diagramm [CC BY 4.0], SLUB Dresden. ๏ Folie 14: Legende zu Workflow-Diagrammen [CC BY 4.0], SLUB Dresden. ๏ Folie 15: Arbeiten in der SLUB [CC BY-SA 2.0], Henrik Ahlers via flickr. ๏ Folie 16: Workflow am Whiteboard [CC BY 4.0], Petra Metzelthin. ๏ Folie 17: Alistair und Jonathan Brownlee auf der Radstrecke [CC BY-SA 3.0], André Motta via Wikimedia Commons. ๏ Folie 18, 19: Produktkatalog SLUB Dresden [CC BY 4.0], SLUB Dresden. ๏ Folie 20: Telescope View By Looking Optics Background [CC0] via Max Pixel. Dr. Jens Mittelbach, SLUB Dresden | CC BY-SA 4.0 21/21

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