1. Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
27 d’octubre de 2010
Direcció General de Modernització de l’Administració
Secretaria de Funció Pública i Modernització de
l’Administració

2. Pàgina 2
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
1. Presentació del projecte de la DGMA
2. Presentació i estructura de les metodologies

3. Pàgina 3
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
1. Presentació del projecte de la DGMA
El Programes Marc per al Desenvolupament de l’Administració Electrònica a la
Generalitat de Catalunya desenvolupat per la SFPMA considera les següent línies
estratègiques:
1. Impulsar l’Administració Electrònica com a palanca de canvi i modernització
3. Fomentar la cooperació entre administracions
4. Establir un model de governança de l’Administració Electrònica
5. Racionalitzar i simplificar els processos de funcionament intern5. Racionalitzar i simplificar els processos de funcionament intern
6. Fomentar la innovació en Administració Electrònica al territori català
2. Garantir l’accessibilitat de la ciutadania i les empreses als serveis públics

4. Pàgina 4
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
Entre d’altres funcions:
• Defineix, proposa, impulsa i fa el seguiment de les politiques de millora del
funcionament organitzatiu i de la qualitat dels serveis de l’Administració de
la Generalitat
• Participa en la definició de les politiques relatives a l'administració
electrònica
(Decret 205/2007, de 18 de setembre, de reestructuració parcial del Departament de Governació i Administracions Públiques.
Articles 3)
Principals eixos d’actuació per desenvolupar aquestes funcions:
• Millorar l’organització i la qualitat dels serveis
• Millorar l'eficiència, la transparència i la gestió dels costos de prestació dels
serveis
• Participar en el desenvolupament de l'administració electrònica
La Direcció General de Modernització de l’Administració (DGMA):
1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)

5. Pàgina 5
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
Objectius
Realitzar unes metodologies estàndards
corporatives en forma de guies i/o manuals per
a l’inventariat, l’anàlisi i la millora de
processos
Facilitar la millora continua, ampliació i
dotació d’exemples pràctics d’aquestes dues
metodologies, aplicant cadascuna d’elles a un
projecte pilot departamental complet
Donar suport metodològic als departaments
en els seus projectes d’inventariat, anàlisi i
millora de processos
Impulsar l’ús d’aquestes metodologies a tota
l’organització, involucrant els agents clau, i
divulgant i donant la formació necessària a
les persones de l’organització implicades en
la millora de processos
Fer el seguiment i control de la qualitat de
projectes d’inventariat, anàlisi i millora de
processos departamentals
Definir una arquitectura de processos
corporativa per avançar en la millora i
estandardització dels fluxos de treball
1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)

6. Pàgina 6
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
Els beneficis del projecte seran:
• Simplificació i modernització dels procediments
• Pont de comunicació entre els departaments (estàndards, compartir,
coneixement, llenguatge comú…)
• Preparació per la mecanització
• Normalització de formularis i documents
• Millorar la qualitat del serveis (processos mes simples , reducció de temps)
• Foment de l’interoperabilitat (homogeneïtat de criteris en el modelatge i
documentació)
1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)

7. Pàgina 7
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
1. Presentació del projecte de la DGMA
2. Presentació i estructura de les metodologies

8. Pàgina 8
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 8
2. Presentació i estructura de les metodologies
M1: Guia Metodològica de projectes per a
l’elaboració de mapes i priorització de
processos
M2: Guia Metodològica de projectes
per a l’anàlisi i millora de processos
Anàlisidelprocés
amillorar(AS-IS)
Definició
del nou
procés
(TO
-BE)
Desplegament
Inventari, classificació i
priorització de
processos
Seguiment iControl
Inventari de funcions
de l’organització
Elaboració del mapa
de processos
Definir oportunitat Preparació
Les dues guies metodològiques fetes (M1 i M2) s’han s’apliquen en el marc global
de projectes que els diversos Departaments i organismes de la Generalitat fan per a
la millora i modernització dels seus processos i serveis.

9. Pàgina 9
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 9
Objectius
Estandarització corporativa
de mètodes de treball
Propiciar la implantació a
nivell corporatiu d’una
metodologia estàndar
per a l’elaboració de
mapes i priorització de
processos
Propiciar coherència,
homogeneïtat i assegurar
la qualitat del mapa de
processos a la Generalitat
Coherència, homogeneïtat
i qualitat
Orientació per a elaborar el
mapa i prioritzar els
processos
Orientar i guiar a les
unitats departamentals
encarregades de la millora
interna en les tasques que
han d’abordar per a
l’elaboració del mapa i
priorització dels
processos
M1
Guia metodològica de projectes per a l’elaboració de mapes i priorització de processos
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)

10. Pàgina 10
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 10
Específics del projecte
Post-projecteProjectePre-projecte
PD0 PD1 PD2 PD3
FasesPuntsdedecisió(PD)
Gestió del projecte
Gestió del risc
PD4 PD5
Fase 3:
Inventari, classificació i
priorització de processos
Fase 4:
Elaboració del Mapa de
Processos
Fase 2:
Inventari de funcions de
l’organització
Fase 5:
Seguiment i control
Fase 0:
Definir oportunitat
Fase 1:
Preparació
Gestió del canvi
M1: Fases i punts de decisió d’un projecte d’elaboració de
mapes i priorització de processos
Llum verda
al projecte
Necessitats
validades i
proveïdor
seleccionat
Tancament
del projecte
Similars a ESPRIT
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)

11. Pàgina 11
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 11
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
(**) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del risc, i a partir d’aquí es realitza una avaluació i gestió contínua dels riscos (vegeu capítol 6.2)
• Identificar de manera
preliminar els
processos associats a
les funcions
• Executar el pla
d’entrevistes
• Elaborar l’inventari de
processos definitiu
• Elaborar la fitxa de
cada procés
• Validar l’inventari i les
fitxes de procés
• Establir criteris de
priorització i assignar
un valor als processos
• Elaborar un inventari
de processos
prioritaris a millorar
• Aprofundir en el
coneixement de
l’estratègia del
Departament i en la
seva estructura
organitzativa
• Identificar les funcions
de les diferents unitats
• Elaborar l’inventari de
funcions
• Elaborar el pla
d’entrevistes
• Revisar el pla de
comunicació i formació
• Elaborar el mapa de
processos de nivell 2
(representació dels
processos proiritzats)
• Elaborar el mapa de
processos de nivell 1
(representació de
subfamílies)
• Elaborar el mapa de
processos de nivell 0
(representació de
famílies)
• Elaborar un mapa de
processos complet i
prioritzat (nivell 0, 1 i 2)
• Validar els mapes de
processos
Activitats
• Caracteritzar el
projecte
• Definir l’estructura
organitzativa
• Elaborar el pla de
projecte
• Realitzar una
estimació econòmica
• Identificar els
condicionants sobre
el projecte
• Elaborar la fitxa de
projecte
• Elaborar el pla de
seguiment i control del
mapa de processos
Definir el model
organitzatiu per al
seguiment i control
Definir el protocol de
manteniment i
actualització del mapa
de processos
• Tancar formalment el
projecte
Gestió del projecte
Gestió del risc
Fases
• Estructura
organitzativa
• Fitxa de definició dels
comitès
• Pla de projecte
• Fitxa de projecte
Productes
• Document de context
estratègic i organitzatiu
• Inventari de funcions
• Pla d’entrevistes
• Pla de comunicació
revistat
• Pla de formació revisat
(si s’escau)
• Qüestionari tipus
• Inventari de processos
(versió temptativa i
definitiva)
• Fitxes de procés
• Inventari de processos
prioritaris
• Mapa de processos de
nivell 2
• Mapa de processos de
nivell 1
• Mapa de processos de
nivell 0
• Mapa de processos
complet
• Pla de seguiment i
control
• Document de tancament
Fase 3:
Inventari, classificació i
priorització de processos
Fase 4:
Elaboració del mapa de
processos
Fase 2:
Inventari de funcions de
l’organització
Fase 5:
Seguiment i control
Fase 0:
Definició de l’oportunitat
Fase 1:
Preparació
• Configurar l’equip de
treball i seleccionar el
proveïdor (si s’escau)
• Identificar els
interlocutors principals
• Elaborar el pla de
comunicació i de
formació preliminar(si
s’escau) (*)
• Realitzar una anàlisi
preliminar de riscos (**)
• Realitzar la sessió de
llançament del projecte
• Plec de prescripcions
tècniques (si s’escau)
• Pla de comunicació
• Pla de formació (si
s’escau)
• Matriu de gestió de riscos
• Document de llançament
Gestió del canvi
(*) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del canvi, i a partir d’aquí es realitzen les tasques de formació i comunicació (vegeu capítol 6.3)

12. Pàgina 12
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 12
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Objectius
Estandarització corporativa
de mètodes de treball
Propiciar la implantació a
nivell corporatiu d’una
metodologia estàndar
per a l’anàlisi i millora de
processos
Orientar i guiar a les
unitats departamentals
encarregades de la millora
interna en les tasques que
han d’abordar per a
realitzar l’anàlisi i millora
de processos
Donar pautes als
departaments per a
elaborar l’anàlisi i millora
de processos
Racionalització tècnica i
organitzativa de les
unitats administratives
Impulsar i fomentar
l’anàlisi intern en termes
de simplificació de
tràmits per a la
racionalització tècnica i
organitzativa de les
unitats administratives
M2
Guia metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos

13. Pàgina 13
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 13
Post-projecteProjectePre-projecte
Fase 3:
Definició del nou procés
(TO BE)
Fase 4:
Desplegament
Fase 2:
Anàlisi del procés a
millorar (AS IS)
Fase 5:
Seguiment i control
Fases
Gestió del projecte
Gestió del risc
Fase 0:
Definir
oportunitat
Fase 1:
Preparació
Gestió del canvi
M2: Fases i punts de decisió d’un projecte d’anàlisi millora de
processos
Específics del projecte
PD0 PD1 PD2 PD3
Puntsdedecisió(PD)
PD4 PD5
Llum verda
al projecte
Necessitats
validades i
proveïdor
seleccionat
Tancament
del projecte
Similars a ESPRIT
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)

14. Pàgina 14
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 14
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
 Preparar la recollida de
la informació del procés
 Obtenir la informació
 Ordenar i verificar la
informació recollida i
elaborar una relació de
documents utilitzats en
el procés.
 Descriure i diagramar
el procés actual
 Revisar i validar la
documentació i els
diagrames del procés
 Detectar i inventariar
els punts febles i les
oportunitats de millora
 Obtenir les accions de
millora
 Validar i prioritzar les
accions de millora
 Descriure i diagramar
el procés redissenyat
 Validar el procés
redissenyat amb els
interlocutors clau del
projecte
 Definir mesures de
monitorització
Activitats
 Caracteritzar el
projecte
 Definir l’estructura
organitzativa
 Elaborar el pla de
projecte
 Realitzar una
estimació econòmica
 Identificar els
condicionants sobre el
projecte
 Elaborar la fitxa de
projecte
 Elaborar el pla
d’implantació per al
desplegament del nou
procés
 Elaborar un pla de
contingència (si
s’escau)
 Executar el pla
d’implantació
Gestió del projecte
Gestió del risc
• Estructura organitzativa
• Fitxa de definició dels
comitès
• Pla de projecte
• Fitxa de projecte
Productes
• Documentació de suport
(qüestionari/guió
d’entrevista)
• Calendari d’actuacions
• Resultats de les sessions
de treball
• Manual del procés actual
• Inventari de punts febles i
oportunitats de millora
• Relació d’accions de
millora
• Matriu de priorització
• Manual del nou procés
• Quadre d’indicadors
• Pla d'Implantació
• Pla de contingència (si
s’escau)
 Definir i implantar el
model organitzatiu per
al seguiment i control
del nou procés.
 Revisió periòdica dels
indicadors per a
detectar desviacions i
definir accions
correctores
 Tancar formalment el
projecte
• Model organitzatiu per al
seguiment i control
• Informes periòdics de
seguiment
• Document de tancament
de projecte
Fase 3: Definició del nou
procés
(TO BE)
Fase 0: Definició
oportunitat
Fase 2: Anàlisi del procés
a millorar (AS IS)
Fase 4: Desplegament
Fases
Fase 5: Seguiment i
control
Fase 1: Preparació
 Configurar l’equip de
treball i seleccionar el
proveïdor (si s’escau)
 Identificar els
interlocutors principals
 Elaborar el pla de
comunicació i
formació (si s’escau) (*)
 Realitzar una anàlisi
preliminar de riscos
(**)
 Realitzar la sessió de
llançament del projecte
• Plec de prescripcions
tècniques (si s’escau)
• Pla de comunicació
• Pla de formació (si
s’escau)
• Matriu de gestió de
riscos
• Document de
llançament
Gestió del canvi
(*) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del canvi, i a partir d’aquí es realitzen les tasques de formació i comunicació (vegeu capítol 6.3)
(**) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió de riscos, i a partir d’aquí es realitza una avaluació i gestió contínua dels riscos(vegeu capítol 6.2)

15. Pàgina 15
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 15
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

16. Pàgina 16
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 16
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

17. Pàgina 17
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 17
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

18. Pàgina 18
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 18
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

19. Pàgina 19
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 19
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

20. Pàgina 20
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 20
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

21. Pàgina 21
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 21
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

22. Pàgina 22
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 22
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web

23. Pàgina 23
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
• Gràcies per la vostra atenció
• Cristeta Domènech Torrell
• Àrea de Qualitat i Sistemes de Gestió
• Direcció General de Modernització de l’Administració
• Secretaria de Funció Pública i Modernització de l’Administració
• Departament de Governació i Administracions Públiques
• cristeta.domenech@gencat.cat
• Tel. 935674349