Unidad 2 preservación y conservación de los documentos

1. YANETH ISABEL PALACIO FLOREZ
JOHAN HUMBERTO TUNJANO CRISTANCHO
GRUPO 02
UNIDAD 2 – PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES

2. TABLA DE CONTENIDO

3. La conservación digital es un proceso que permite almacenar y preservar la gestión de la
información, proporciona además que la información se encuentre segura y se pueda acceder a ella de
forma mas rápida y fácil, ahora y en el futuro.
Los documentos que se seleccionan para ser conservados deben tener un constante seguimiento, en
cuanto a los documentos físicos, se debe disponer de un archivero que cuente con todos los requisitos
para su conservación, garantizado su conservación a largo plazo.
Los documentos
digitales cumplen
algunas funciones para
su selección y
conservación
Funciones de
Responsabilidad
organizativa
Funciones
de Archivo
histórico
Funciones
operativas

4.  Informativo
 Legal
 Administrativo
 Cultural
 Redes de comunicación
(internet)
 Planes de digitalización de
documentos
Porquese
conservala
información
digital
Porquese
conservala
información
digital
 Facilitar la lectura digital del documento de archivo.
 Manejo de software en función del almacenamiento de la información.
 Acceso a los sistemas de información.
 Recuperación, preservación y uso de las herramientas informáticas que nos conducen a la información.
 Conservación de la integridad y autenticidad de la información.

5. Estrategias a corto plazo
 Conservar el entorno tecnológico: conservar tanto hardware como
el software, a pesar que se encuentren obsoletos.
 Conversión: Entre las conversiones se encuentran:
• Formato estándar SGLM o XML.
• Modalidades de software independiente, convertir los objetos
digitales independiente del software a texto simple ASCCI.
• Papel o microfilm, crear copias de los objetos digitales en papel o
microfilm.
• Renovación del soporte: Se debe refrescar o actualizar
Estrategias a medio plazo
 Migración
Interoperabilidad: son programas de diferentes
empresas que comparten los mismos formatos de
documento digital.
Compatibilidad Retroactiva: programas que permiten
leer documentos creados con versiones anteriores de
una misma familia de programas, así como la
migración a la versión actual.
 Emulación: permite poder recrear la apariencia y la
funcionalidad originales de un objeto digital
mediante la utilización de aplicaciones.

6. Las estrategias de conservación y preservación, contribuyen a preservar el entorno técnico
que hace funcionar el sistema, lo que implica conservar tanto el hardware como el software y
realizar los debidos ajustes cuando ya se encuentre obsoleto.
Estrategias alternativas o enfoque no
digitales
 Impresión en papel
 Sistema hibrido: combinación de digitalización y
microfilmación.
 Conservación de los contenidos de la red

7. La digitalización facilita el proceso de preservar y difusión de la información.
La preservación es la necesidad de prevenir cualquier tipo de perdida o deterioro
que tengan los documentos ya sean digitales o físicos.
La difusión es la que nos facilita nuevas formas de acceso y uso.
Es importante tener en cuenta a la hora de digitalizar el tipo de documento que
tenemos y para qué deseamos digitalizarlo.
Soporte del documento: Físico o
analógico
Físico: soporte papel, libro, cartografía,
fotografía.
Analógico: video, audio.
 Identificar el documento
 Propósito de la digitalización
Preservación
Difusión
Formato: se debe tener en cuenta el
formato original, conservando siempre la
estructura original.

9. Asesoría o soporte
Confidencialidad
Calidad de la documentación
Estabilidad
Fácil identificación
Derechos de propiedad
intelectual
Soporte de metadatos
Complejidad
Interoperabilidad
Viabilidad
Reusabilidad
Ubicuidad

10. 8.
Los documentos que se encuentran en formato papel que han
sido sometidos a un proceso de digitalización, no siempre se
dejan de una manera idéntica al documento original.
La obsolescencia de los medios informáticos.
Medio Ambiente: Los daños en los documentos pueden ocasionarse
por factores como la humedad, hongos, ácaros, roedores.
La incompatibilidad entre sistemas nuevos y antiguos, conduciendo a
que los medios de soporte, software y hardware quedan obsoletos.
El hombre
Desastres naturales: fuego, huracanes, tornados, terremotos, maremotos, volcanes .
Evitar formatos cerrados, como documentos en Word, lo recomendable es utilizar formatos
abiertos, como formato TIFF.

11. Autenticidad: se valida la información
Posibilidad de Auditoría: Se mantienen evidencias
de todos los procesos de los activos de información.
Confiabilidad de la Información: el contenido de
los activos de información mantienen, la integridad,
disponibilidad, autenticidad y legalidad.
Protección a la duplicación: se realiza una
clasificación de los duplicados de los activos de
información, guardo una copia.
Legalidad: la normatividad esta aplicada en los
activos de información.
No repudio: Los autores y propietarios
De la información se pueden identificar plenamente.
La norma ISO 27001:2013 – nos habla de los sistemas de gestión de seguridad de la información
y mantener los datos e información sobre clientes y proveedores de forma segura.

12. El patrimonio digital son aquellos materiales informáticos que
tienen un valor perdurable y deben ser conservados por siempre,
caracterizándose por proceder de comunidades, industrias,
sectores especializados y distintas regiones diferentes. Es
importante utilizar estrategias para conservar estos materiales,
puesto que se debe mantener la continuidad del patrimonio digital.
Tipos de patrimonio digital:
 Publicaciones electrónicas.
 Documentos semipublicados (tesis, artículos)
 Documentos para fenómenos científicos.
 Materiales educativos.
 Bases de datos.
 Programas informáticos.
 Obras graficas.
 Objetos tridimesionales.

13. Es primordial conocer la importancia de la conservación y preservación de los documentos
digitales, las estrategias que nos conllevan a garantizar la utilidad de los documentos, debemos también identificar los
problemas que no permiten, que los documentos sean conservados y preservados en el tiempo, para mejorar en estos
aspectos y poner en practicas todas las políticas que nos permitan conservar los documentos digitales, ya que nosotros
como futuros profesionales debemos estar enterados de todos los conocimientos que hoy día están implementando las
entidades, sobre documentos digitales, para brindar la información adecuada, en el uso, conservación y preservación de
los activos de información.

14. ABDALA BARCENAS, Adalgisa. Objetivos de un proyecto de administración y de gestión de documentos y archivos electrónicos.
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