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Livre Blanc
Émargement et signature
électronique pour la
dématérialisation dans les
centres de formation
Digitalisation de...
Sommaire
La dématérialisation
La signature électronique
Les chiffres clés
La législation et
dématérialisation
des contrats...
Introduction
Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions
numériques sont au cœur de l’actualité ...
La dématérialisation, c’est quoi ?
En bref, la dématérialisation permet un classement informatique et un
archivage de tout...
La signature électronique
Signature électronique, signature numérique, quelle différence ?
La signature électronique est u...
des entreprises ont une utilisation
du papier qui augmente⅓
des factures fournisseurs
sont encore papier85%
des données de...
Glossaire
SaaS : est l'acronyme pour Software as a Service. Le mode SaaS est un mode
d'utilisation d'une solution logiciel...
Attention cependant à veiller aux bonnes pratiques :
• Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ...
La dématérialisation dans les
centres de formation
Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un appr...
La dématérialisation
pour tous
De la collecte des signatures à l’archivage des émargements : tous
concernés
 Le service f...
Vers une dématérialisation totale
La dématérialisation des documents touche tous les services administratifs :
Les facture...
Le 1er « Tiers de Confiance » pour la dématérialisation
des feuilles d’émargement dans les centres de formation.
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Livre blanc je suisencours - emargement et signature électronique pour la dématérialisation dan

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La dématérialisation s’inscrit dans les mœurs de chaque entreprise, des solutions existent pour de nombreuses raisons. Grâce à JeSuisEnCours, des solutions pour les feuilles d’émargements en CFA sont désormais sur le marché. JeSuisEnCours.com est une solution complète de gestion des présences, de création automatisée des fiches d'émargement, d'archivage et de signature numérique à valeur probante et enfin de transmission des preuves et justificatifs nécessaires aux financements, contrôles administratifs.

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Livre blanc je suisencours - emargement et signature électronique pour la dématérialisation dan

  1. 1. Livre Blanc Émargement et signature électronique pour la dématérialisation dans les centres de formation Digitalisation des entreprises Edition 2016 Édition publique Version intégrale disponible sur www.jesuisencours.com
  2. 2. Sommaire La dématérialisation La signature électronique Les chiffres clés La législation et dématérialisation des contrats La dématérialisation dans les centres de formation La dématérialisation pour tous Le glossaire Vers une dématérialisation totale La législation OPCA et FSE Le témoignage P.4 P.5 P.6 P.7 P.8 P.9 P.10 P.11 P.12 P.13 ( Version intégrale ) ( Version intégrale )
  3. 3. Introduction Plus ergonomiques, plus écologiques et moins coûteuses, les solutions numériques sont au cœur de l’actualité des entreprises. De la réception de documents à la signature numérique en passant par les factures, la dématérialisation devient un enjeu dans tous les domaines. Les nouvelles solutions présentes sur le marché permettent de réunir sur une interface tous les intervenants qu’ils soient à proximité ou à distance. Le contact se fait de plus en plus facile et rapide grâce à la gestion documentaire qui permet un gain de productivité non négligeable. C’est dans ce cadre que les experts JDS Conseil et Scanpoint Software se sont associés pour vous parler de ce qu’ils savent faire de mieux : la dématérialisation. Organismes de formation Écoles Entreprises
  4. 4. La dématérialisation, c’est quoi ? En bref, la dématérialisation permet un classement informatique et un archivage de toutes vos informations entrantes et sortantes. Ce système permet : un gain de place dans les bureaux, un gain de temps pour les personnes en charge des dossiers, un gain d’argent pour toute entité (frais d’impression, frais d’affranchissement, frais de stockage, etc.) et forcément, un gain de productivité ! De nombreux prestataires de services proposent aujourd’hui des solutions de Gestion Electronique des Documents qui permettent :  L’acquisition de documents papiers numérisés, de documents électroniques natifs et l’échange de documents électroniques entre deux entités (e-mails).  L’indexation des fichiers permettant une recherche facile et rapide.  Le stockage et l’archivage des donnés selon les besoins d’une entité.  La diffusion des données auprès de personnes internes ou externes. Ces solutions impactent l’ensemble de l’entreprise de manière positive en optimisant le temps de traitement des demandes d’information que ce soit avec les stagiaires, les apprenants, les clients, les fournisseurs, les collaborateurs, les partenaires, les formateurs et même les prestataires. Pour les services administratifs des organismes de formation, c’est la fin de longues heures de formalités et de paperasse liées aux dossiers entreprises, stagiaires, apprenants, financements … La dématérialisation désigne tout un processus permettant de passer des conventions, feuilles d’émargements, factures, contrats, courriers ou tout autre document physique, à un format entièrement numérique. Ce système désigne également tout fichier créé numériquement dans un système qui permet l’archivage électronique natif des données.
  5. 5. La signature électronique Signature électronique, signature numérique, quelle différence ? La signature électronique est une signature à même valeur que la signature manuscrite papier, elle assure l’intégrité d’un document numérique (elle le scelle). Elle garantit l’authenticité du document en identifiant la personne physique ou morale et est reconnue par l’état Français. La signature électronique avancée permet la signature de documents non soumis à des règles formelles légales et peut s’appliquer pour une personne physique, morale, ou même un serveur. La signature électronique qualifiée est une signature sécurisée à partir d’un certificat valide pour une personne spécifique. Ce certificat doit venir d’un fournisseur homologué et est à destination d’une personne physique uniquement. La signature numérique est la mise en œuvre technique de la signature électronique avec : un certificat pour le titulaire, une clé privée ainsi qu’un document à signer. Quels en sont les points forts ?  La réduction des dépenses en temps (collecte, circulation, photocopies, diffusion …).  La réduction des dépenses en coûts (stockage, impressions, affranchissement…).  Des solutions disponibles en mode Saas avec un ROI à court terme : pas d’investissement lourd à l’installation, gain de temps immédiat dès la mise en place, peu de sollicitations des ressources internes).  Une traçabilité des documents fortement améliorée.  Un archivage à long terme 3 ou 10 ans facilité.  Des documents à même valeur probante que le papier.  Une image de l’entreprise modernisée et améliorée : Signature sur tablette, affichage interactif, modernité, mobilité, innovation, ergonomie, etc.).  L’amélioration globale des processus de traitement des documents. Pourquoi les utilisateurs sont-ils réticents ?  Le manque de connaissance de la dématérialisation  Le manque de temps pour s’en préoccuper  Le volume faible de documents à traiter  Le cadre juridique peu familier de ces processus  La résistance humaine au changement
  6. 6. des entreprises ont une utilisation du papier qui augmente⅓ des factures fournisseurs sont encore papier85% des données des entreprises sont sous format papier90% des organisations ont besoin de plus d’un mois pour fournir des documents dans le cadre d’une procédure judiciaire28% En moyenne par étudiant par an pour la gestion des dossiers de facturation dans les centres de formation 45€ par an en moyenne par employé est dédiée uniquement à la recherche de documents papiers275 hdes documents d’une entreprise restent introuvables ou sont inutilisables 35% des 16-25 ans effectuent leur scolarité en alternance, soit 402 144 alternants en 2013 5,2 % Les chiffres clés
  7. 7. Glossaire SaaS : est l'acronyme pour Software as a Service. Le mode SaaS est un mode d'utilisation d'une solution logicielle, sa particularité est de faire fonctionner l’application à distance en étant hébergée par des tiers. RAD : La Reconnaissance Automatique des Documents est un système qui permet de reconnaître un document. Grâce à une expression, la RAD analyse le document et peut définir de quel type de document il s’agit. LAD : La Lecture Automatique des Documents est un ensemble de technologies utilisées pour lire, indexer et stocker les données contenues dans un support physique. OCR : La Reconnaissance Optique des Caractères est un matériel ou logiciel de conversion d’un document image en un document texte avec ou sans enrichissement typographique et conservation de la structure du document associée, exploitable par des programmes informatiques. GED : La Gestion Electronique des Documents est un procédé faisant intervenir des moyens électroniques (logiciels ou matériels) pour prendre en charge la gestion des documents. À savoir : les opérations et actions destinées à traiter et exploiter les documents, par exemple la capture, l’acquisition, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation et l’archivage de documents. OPCA : Les Organismes Paritaires Collecteurs Agréés sont chargés de collecter, mutualiser et redistribuer les obligations financières des entreprises en matière de formation professionnelle. Ils sont agréés et contrôlés par l'État. FSE : Le Fond Social Européen est un fond structurel communautaire dédié aux projets locaux, régionaux et nationaux. Il fonctionne sur le principe de la redistribution et soutiennent l’emploi dans les états européens.
  8. 8. Attention cependant à veiller aux bonnes pratiques : • Un document d’origine numérique et signé avec un certificat RGS 1* ou 2* a une valeur d’original probant s’il est conservé de manière sécurisée et traçable. • Le document papier numérisé n’a qu’une valeur de copie (même si le PDF obtenu est ensuite signé à l’aide d’un certificat numérique). « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. » (article 1316-1 du Code Civil du 13 Mars 2000). Selon l’article D6325-1 du Code du Travail : « Lorsqu’un employeur et un salarié débutent un contrat de professionnalisation, celui-ci doit être adressé dans les 5 jours à l’OPCA. Son document annexe avec toutes les mentions obligatoires portant sur les objectifs, les modalités d’organisation, d’évaluation et de sanction de la formation doit être joint au contrat. Le décret n°2015-1093 du 28 Août 2015 relatif aux modalités de dépôt du contrat de professionnalisation autorise les entreprises à effectuer la démarche en ligne. A compter du 1er Septembre 2016, la transmission des contrats de professionnalisation auprès des OPCA devra se faire de manière dématérialisée directement sur le portail Internet de l’alternance. Les décisions d’accord ou de refus de financement par les OPCA seront alors notifiées à l’employeur par l’intermédiaire de ce portail. L’OPCA transmettra également ces décisions à l a DIRECCTE de la même manière. Si le contrat est interrompu de manière anticipée, l’employeur devra dans les 30 jours notifier cette décision par le biais du portail. » La législation et la dématérialisation des contrats
  9. 9. La dématérialisation dans les centres de formation Dans le cadre des centres de formation, la gestion du dossier d’un apprenant ou d’un stagiaire prend un temps considérable et coûte en moyenne 45€ par an par étudiant dans le cadre de la formation initiale du secondaire. La gestion de présences (émargement, suivi, rappels, facturation) représente à elle seule les 3/4 du temps passé et du coût administratif des apprenants :  Edition et distribution des feuilles de présence.  Collecte des feuilles quotidiennes, problèmes de retour, d’exhaustivité.  Vérification de la présence et de la qualité des signatures (distinguer une signature d’une autre et que la qualité soit acceptable pour la constitution d’un justificatif).  Stockage des feuilles jusqu’à l’édition des factures.  Photocopies, duplicatas ou attestations pour l’envoi aux OPCA et aux entreprises.  Rapprochement des attestations de présence avec les factures (sans erreur et avec des justificatifs joints si nécessaire).  Rejet possible des dossiers qui entrainent parfois des retards de paiement.  Archivage des feuilles de présence pour contrôle DIRECCTE, OPCA, Région ou FSE  Perte ou égarement de certains documents par les étudiants, les formateurs, les intervenants externes … Autant de tâches qui sont significativement simplifiées par la dématérialisation des feuilles de présence : le gain de temps peut aller jusqu’à 75% des tâches papiers.
  10. 10. La dématérialisation pour tous De la collecte des signatures à l’archivage des émargements : tous concernés  Le service financier qui constate les coûts liés à la gestion des feuilles d’émargement.  Les services administratifs passent un temps non négligeable à régler les formalités et paperasses, au lieu de suivre les absences des apprenants.  Les stagiaires ou apprenants perdent du temps et signent des feuilles d’émargement papier 2 à 5 fois par jour, alors que le cours est projeté sur un tableau numérique …  Les formateurs sont retardés par l’appel et la circulation des feuilles d’émargement pendant les cours, avant de devoir la récupérer, la contrôler et la ramener au secrétariat.  Le service comptabilité reporte des erreurs dues aux difficultés de gestion du papier. Les Organismes de Formation ont besoin d’optimiser l’organisation interne : qu’ils soient des PME ou des grands groupes, privés ou publics, des solutions adaptées existent afin de dématérialiser les documents spécifiques à la formation. Ces solutions métiers permettent de simplifier les démarches administratives et les contraintes législatives. Le développement récent des offres SaaS permet souplesse et adaptabilité, car il n’y a plus de contrainte géographiques ni temporelle : elles sont accessibles à tout moment et de n’importe où. Leur déploiement est d’autant plus rapide et facile puisqu’elles ne nécessitent pas d’investissement d’infrastructure et peu de ressources informatiques. Le point le plus important est que le stockage, la conservation et les vérifications de sécurité ne sont plus à la charge de l’Organisme de Formation, mais sous la responsabilité du prestataire qui héberge les données sensibles et sécurisées du centre de formation : il doit être agréé, sécurisé et doit également acter comme un tiers de confiance.
  11. 11. Vers une dématérialisation totale La dématérialisation des documents touche tous les services administratifs : Les factures fournisseurs restent pour l’instant les documents les plus dématérialisés, cependant, la tendance semble se diriger vers les factures clients, les contrats, les bons de commande, le courrier entrant, etc. La dématérialisation des signatures en règle générale, est également un enjeu majeur que ce soit pour les commerciaux, les banques, les assurances, les transporteurs, et même les centres de formation, comme toutes les entreprises qui font le choix d’aller de l’avant. Il existe depuis peu des solutions « clés en main » pour bénéficier des services de signature numérique en mode SaaS et sur tablette, proposant des tarifs raisonnables et une intégration forte avec les autres logiciels de gestion administrative. Le suivi et l’archivage Les documents traités grâce à la GED sont analysés par des procédés OCR, RAD et LAD qui permettent d’identifier les documents automatiquement, de les indexer, de les classer, puis ensuite d’effectuer des recherches rapides au sein de la base documentaire. Des fichiers de suivi sont attachés à chaque document afin de garantir une traçabilité intégrale de toutes les modifications et consultations d’un document. Les documents archivés doivent être stockés de manière sécurisée pendant 3 à 10 ans sur des serveurs Web localisés en France, et fortement redondants afin d’assurer la sauvegarde fiable des données hébergées. Ce qui permet aux entreprises concernées d’accéder à toutes leurs données archivées dont elles auraient besoin avec une disponibilité de 99,98% à l’année.
  12. 12. Le 1er « Tiers de Confiance » pour la dématérialisation des feuilles d’émargement dans les centres de formation. JeSuisEnCours La fin des feuilles d’émargement Signature sur tablettes, calcul des heures de présence, rapprochement automatique des feuilles d’émargement, signature en ligne des contrats et conventions, transmission électronique des factures et justificatifs vers les OPCAs, Régions, Départements, Pôle Emploi, Apprenants et Entreprises. Pour télécharger la version complète du Livre Blanc rendez-vous sur le site JeSuisEnCours.com Nous réalisons une étude personnalisée gratuite pour chaque Organisme de Formation, ainsi que pour les entreprise disposants de formateurs internes, externes, itinérants ou sédentaires. Denis SCHIRRA Tél : 02 51 70 82 34

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