Данная презентация была подготовлена Андреем Кукановым ("Кодерлайн") для вебинара "Чем полезен 1С:Документооборот для работы канцелярии". Речь шла о том, как можно сделать, чтобы программа стала максимально полезным инструментом. Кроме того, обсудили сложности, с которыми можно столкнуться на проекте, определили способы их решения.
2. План семинара «Управление работой канцелярии»
• Основные задачи, стоящие перед Канцелярией;
• Проблемы в работе с входящими/исходящими документами;
• Чем может быть полезен продукт 1С:Документооборот;
• Основные процессы работы с входящими документами;
• Настройка входящих документов;
• Основные процессы работы с исходящими документами;
• Настройка исходящих документов;
• Технология работы с вх./исх. документами;
• Сложности, с которыми Вы можете столкнуться на проекте;
• Как обойти возможные риски и получить результат;
• Обсуждение темы Управление работой канцелярии;
• Ответы на вопросы в чате, контакты и консультации;
3. Основные задачи Канцелярии
• Оформление и регистрация входящих документов;
• Обработка входящей корреспонденции внутри организации;
• Подготовка, регистрация и отправка исходящих документов;
• Связь документов между собой;
• Эффективная работа сотрудников с входящими/исходящими;
• Организация взаимодействия сотрудников по документами;
• Хранение документов в Номенклатуре дел;
• Контроль выдачи документов, возврата их;
• Удобная работа с реестрами документов;
• Быстрый поиск документов, работа с документами в электронном виде.
4. С какими пРобЛемАМи сталкиваемся в работе…
• Бумажные технологии (журналы, документы в бумаге, другое)
• Нет технологичного инструмента в работе (excel и папка для сканов);
• Используется электронная почта как координация работы людей;
• Документы плохо контролируются, все зависит от секретаря;
• Нет прозрачного доступа к работе с входящими документами;
• Сложно понять, как ведется работа с входящими/исходящими;
• Время согласования исходящих документов слишком велико;
• После согласования исходящего в него могут быть внесены изменения;
• Документы находятся неизвестно где и у кого;
• Тратится много времени на поиск нужного документа;
• Сложно отслеживать связанные документы;
• Исполнение договора может быть на не удовлетворительном уровне;
• Документы могут теряться…
5. Какие механизмы представляет 1С:Документооборот
– Хранение входящих/исходящих в электронном виде;
– Структурирование документов по различным критериям;
– Определение доступа к вход./исх. документам;
– Совместная работа пользователей с актуальными данными;
– Процессы обработки вход./исх. документов;
– Удобная работа с реестрами и быстрый поиск документов;
– Механизмы исполнения и контроля;
– Доступ к документам с разных территорий (по сети, через инет);
– Создание единого механизма в работе с вход./исх. документами;
41. Ограничение доступа
• Грифы доступа;
• Виды документов;
• Организации;
• Группы корреспондентов;
• Группы физических лиц;
• Вопросы деятельности;
• Рабочая группа в документе;;
50. Планируем создание полезного инструмента
– Кому это нужно? Зачем?
– Что мы должны получить;
– Кто это будет делать;
– Определяем сроки;
– Составляем план проекта;
– Инициируем проект;
– …делаем!
– *обращаемся в Кодерлайн
– *консультируемся по Skype a.kukanov
Editor's Notes
Система доступа к данным определяет какие данные для пользователя существуют, а какие он не сможет увидеть ни при каких условиях.
Грифы доступа;
Виды документов;
Папки;
Организации;
Вопросы деятельности;
Группы доступа к корреспондентам;
Группы доступа к физическим лицам;
Полнотекстовый;
По значениям реквизитов;
Поиск в списках;
Отборы, в списках и отчетах;