Caso CoE y Gobierno BPM Definición del equipo BPM y estructura organizativa

1. Caso CoE y Gobierno BPM
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Israel Rey
Gobierno BPM y Mejora Continua
UNIR - Universidad Internacional de la Rioja

2. Índice
Definición del equipo BPM............................................................................................................ 3
Funciones principales de cada participante del equipo BPM. ...................................................... 5
Estructura del presupuesto........................................................................................................... 7
Manifiesto de Gobierno BPM........................................................................................................ 8

3. Definición del equipo BPM
La implementación de un Centro de Excelencia (CoE) en BPM es un mecanismo
primordial para obtener éxito en proyectos BPM, es por esto que primero se debe definir
una estructura organizativa.
A continuación, se detalla la evolución de la estructura organizativa para tres años:
Estructura organizativa Primer Año.
La propuesta para el primer año es que el director de procesos de negocio informe a TI
y a la vez se encuentre al mismo nivel de AE, debido a que el proyecto BPM necesita de
un análisis y debe ser documentado, además requiere de un soporte de TI.
El director BPM tendrá una relación con el AE (arquitecto empresarial) y el consultor de
procesos será el encargado de tener una comunicación directa con el propietario del
proceso.
Estructura organizativa Segundo Año.
La propuesta para el segundo año es que el director de procesos de negocio reporte al
director financiero, facilitando el contexto y la entrada en TI.
El Arquitecto de procesos de TI junto con el Analista de procesos de negocio serán los
encargados de tener una comunicación con el propietario del proceso. De esta forma
participa el AE desde el inicio del proyecto para dar opciones o alternativas.
Director de Tecnologías
CIO
Director BPM
Consultor de
procesos
Analista de
procesos
Arquitecto
Empresarial
Cliente

4. Estructura organizativa Tercer Año.
La propuesta para el tercer año es un nivel avanzado de organización, debido a que
necesita una colaboración de todo el equipo.
La estructura propuesta coordinaría negocio y TI, trabajando de una forma alineada el
Analista de procesos de negocio con el Analista de TI al momento de comunicarse con
Director
Financiero
CFO
Director BPM
Consultor de
procesos
Analista de
procesos
Director de
Técnologías
CIO
Arquitecto
empresarial
Arquitecto de
procesos
Director de
Operaciones
COO
Director BPM
Consultor de
procesos
Analista de
procesos
Arquitecto de
procesos
Cliente
Director de
Tecnologías
CIO
Arquitecto
empresarial
Desarrollo
Analista TI
Cliente

5. el propietario del proceso. Un trabajo colaborativo durante todo el ciclo de vida de
mejora de procesos.
El arquitecto de procesos de negocio inicia la arquitectura y el desarrollo empresarial en
el lado de TI.
El director BPM reporta directamente al director de operaciones, permitiéndole
participar y apoyar con liderazgo en reuniones de planificación y estrategia.
Funciones principales de cada participante del equipo BPM.
En un equipo BPM se debe involucrar al personal de negocio y de TI. Las funciones
detalladas más a delante aclaran ciertas dudas, por ejemplo, que rol será el encargado
de cumplir una función o qué es lo que se tiene que hacer.
A continuación, se detalla el rol o cargo, sus funciones, competencias, responsabilidades
y tareas específicas:
Director de Operaciones – COO:
• Conocimiento general de las operaciones de negocio.
• Conocimiento organizacional
• Habilidades de organización y planificación.
• Habilidades de planificación estratégica.
• Capacidad para dirigir equipos multi-funcionales.
Director de Tecnologías – CIO:
• Colaboración con los líderes de negocios en las disciplinas de gestión de procesos
y tecnologías.
• Familiarizado con diferentes métodos y tecnologías.
• Selección de herramientas BPM y tecnologías.
• Conocimiento de ITIL.
• Ejecución de estrategias tecnológicas.
Director BPM:
• Establece y gestiona la madurez del centro de competencias de procesos de
negocio BPCC.
• Capacita a los lideres de TI y de Negocio en BPM.
• Determina estructura de gobierno BPM.
• Coordina con Arquitectura Empresarial.
• Habilidades de negociación y garantiza visibilidad del proceso.

6. Arquitecto de procesos:
• Crea las guías, los estándares y las jerarquías de procesos.
• Guía, ofrece apoyo, revisa los proyectos de procesos propuestos y opiniones de
conducta.
• Garantiza que el proceso de negocio se pone correctamente en contexto con AE.
• Mantiene el repositorio de procesos y fomenta la reutilización.
• Trabaja con los equipos de proceso para identificar los riesgos y beneficios en
cambios del proceso.
Consultor de procesos
• Llena los vacíos de competencia en habilidades de transformación,
operacionales y técnicas.
• Diseño y creación de procesos.
• Orquestación de procesos.
• Integración de procesos en la ejecución de BPM.
• Despliegue de procesos.
Analista de procesos de negocio:
• Modelado, diseña y documenta el proceso de negocio.
• Identifica KPIs.
• Sirve de intermediario entre negocio y TI.
• Soporta la mejora continua.
• Identifica y resuelve retos del proceso.
Arquitecto Empresarial
• Representa los intereses del departamento TI
• Garantizar que los estándares, políticas y las arquitecturas establecidas en la
organización se cumplan y se utilicen en el proyecto BPM.
• Orientación general y consultoría relacionada con todos los aspectos
tecnológicos.
• Defensor del proyecto frente al grupo de AE.
Desarrollo
• Mapeo de procesos con los servicios.
• Desarrolla aplicaciones basadas en el modelo BPM.
• Ensamblar servicios.

7. • Integra BPM con sistemas.
• Utiliza metodologías ágiles.
Analista TI
• Identifica artefactos del proceso.
• Experiencia en patrones de proceso.
• Selecciona metodología de desarrollo.
• Investigación de mejores prácticas.
• Estrategia posterior a la implementación.
Estructura del presupuesto.
Determinación del presupuesto y permite que el proyecto se realice dentro de lo aprobado. Los
costos se estiman para el personal que tendrá interacción con el proyecto, se omite valores de
hardware porque se reutilizará servidores de la empresa.
Presupuesto Año 1 Año 2 Año 3
Director de Operaciones – COO $ 60.000,00
Director de Tecnologías – CIO $ 60.000,00 $ 60.000,00 $ 60.000,00
Director Financiero - CFO $ 60.000,00
Negocio
Director BPM $ 42.000,00 $ 42.000,00 $ 42.000,00
Arquitecto de procesos $ 36.000,00 $ 36.000,00
Consultor de procesos $ 18.000,00 $ 18.000,00 $ 18.000,00
Analista de procesos de negocio $ 15.600,00 $ 15.600,00 $ 15.600,00
TI
Arquitecto Empresarial $36.000,00 $36.000,00 $36.000,00
Desarrollo $ 18.000,00
Analista TI $ 15.600,00
Licenciamiento de Software
On-premise 100 usuarios $ 44.000,00
On-premise 200 usuarios $ 88.000,00
On-premise 300 usuarios $ 100.000,00
TOTAL $ 215.600,00 $ 355.600,00 $ 461.200,00

8. Manifiesto de Gobierno BPM.
Decálogo de principios para el Gobierno BPM:
1. Definir una estructura organizativa.
2. Obtener el visto bueno de los ejecutivos.
3. Definir objetivos y los criterios para el éxito.
4. Definir la estructura de gobierno.
5. Establecer una arquitectura BPM.
6. Configurar la librería y el repositorio BPM.
7. Establecer prácticas para la gestión de cambios.
8. Recopilar el inventario de procesos.
9. Priorizar la selección de procesos en función de objetivos estratégicos.
10. Comenzar a ejecutar los proyectos BPM.