Factura electrónica proveedores

1. Medellín, 23 de noviembre de 2018
CIRCULAR INFORMATIVA EXTERNA
Señores
Proveedores de la IPS UNIVERSITARIA
ASUNTO:
RECEPCIÓN FACTURACION ELECTRÓNICA.
Nos permitimos informale que mediante resolución 000072 del 29 de diciembre de 2017, y
oficio 100202211-0409 del 28 de junio de 20148 expedidos por la Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales – DIAN, la IPS UNIVERSITARIA quedó obligada a ser facturador
electrónico, por lo cual tendrá que realizar la emisión y recepción de las facturas, notas
crédito y débito de forma electrónica.
Dado a lo anterior a partir del próximo 01 de enero de 2019, la IPS UNIVERSITARIA
inicia la recepción electrónica de las facturas, notas crédito y débito, a través de los
correos electrónicos 811016192@factureinbox.co, y
facturasproveedores@ipsuniversitaria.com.co, con el asunto Factura electrónica_ número
de factura _ NIT del emisor, donde se deben enviar los requisitos que se enumeran a
continuación para la aceptación de las facturas:
Requisitos obligatorios para la aceptación de la factura de venta o documento equivalente
de forma electrónica:
1. Factura electrónica en formato XML- UBL
2. Factura electrónica en representación gráfica en formato PDF con todos los
requisitos enumerados Art 5 del decreto 2242 de 2015, el nombre de este archivo
debe tener la estructura FA_P_número de factura.
3. Informe parcial de interventoría-Aval debidamente firmado, el cual es suministrado
por el interventor del contrato de la IPS UNIVERSITARIA, en formato PDF, el
nombre de este archivo debe tener la estructura AV_P_número de factura.

2. 4. Certificado de estar al día con seguridad social y parafiscales firmado por revisor
fiscal o contador público, en formato PDF, el nombre de este archivo debe tener la
estructura CA_P_número de factura.
5. En el caso de que el contrato especifique otros soportes, o Cuando el valor de un
Informe parcial de interventoría-Aval corresponda a la sumatoria de varias facturas,
notas crédito o débito se debe enviar además como soporte una relación en Excel de
las facturas, notas crédito y débito correspondientes. La estructura del nombre de
este archivo es SO_P_numero de factura.
Los numerales 3, 4 y 5 deben ser enviados en un archivo comprimido. ZIP
En el caso de que el envío sea de una nota crédito o nota debito se debe tener en cuenta que
debe cumplir con los requisitos del artículo 3. Parágrafo 2 decreto 2249 de 2015.
En el caso de que no se cumpla con alguno de los requisitos antes mencionados la factura
será rechazada por parte de la IPS UNIVERSITARIA, dentro de los tres días hábiles
posteriores al envío del acuse.
Para el caso de los proveedores que no estén obligados a facturar de forma electrónica,
igualmente la recepción se realizará electrónicamente evitando los tramites físicos en la
oficina de recepción de facturas, para este caso debe enviar la factura con sus debidos
soportes (todos los requisitos anteriores excepto en numero 1), al correo
facturasproveedores@ipsuniversitaria.com.co, con el asunto Factura electrónica_ número
de factura _ NIT del emisor. Una vez recibido se enviará acuse y dentro de los tres días
hábiles siguiente la debida aceptación o rechazo.
Por favor tener presente que en los siguientes casos se rechazará la factura:
1. Facturas emitidas con fecha del mes anterior enviadas después del cuarto día hábil
del mes en curso.
2. Facturas que no tengan Aval o que el valor total de la misma incluyendo IVA no
coincida con el valor total del Aval.
3. Facturas de proveedores que sean persona jurídica que no vengan acompañados con
Certificado de estar al día con seguridad social y parafiscales firmado por revisor
fiscal o contador público. Siempre que sea obligado a tener revisor fiscal debe ser
por este.
4. Facturas de proveedores personas naturales que no estén acompañados por soporte
de pago de PILA, donde se evidencie el IBC por el cual se liquidó el aporte o en el
caso de que el valor pagado sea inferior al 40% del valor correspondiente.

3. 5. Facturas que no cumplan con los requisitos del artículo 617 del estatutoTributario o
documentos equivalente que no cumplan con los requisitos del artículo 3 del decreto
522 de 2003.
Cordial Saludo,