Ringkasan dokumen tersebut adalah sebagai berikut: Dokumen tersebut menjelaskan tentang sistem Kaizen yang bertujuan untuk mendorong ide kreatif dan pemecahan masalah guna mendukung pencapaian sasaran perusahaan melalui langkah-langkah perbaikan berkelanjutan secara konsisten. Sistem ini mendorong peningkatan kualitas kerja personal dan hasil kerja serta membangun budaya peka terhadap masalah. Dokumen tersebut jug

1. KAIZEN SYSTEM GUIDANCE
Oleh : Idham Hanafiah – Drafter & Warehouse Management
1

2. Sebuah sistem yang dibentuk untuk mendorong
ide kreatif dan pemecahan masalah dengan
menggunakan Kaizen Skill (problem solving skill)
melalui langkah-Langkah yang berkesinambungan
secara konsisten.
2
Kaizen System

3. • Mendorong improvement/inovasi yang diperlukan
dalam mendukung pencapaian sasaran perusahaan
• Mendorong peningkatan kualitas, baik kualitas
personal, maupun kualitas hasil kerja
• Menjadi tempat mengembangkan dan
menggali potensi diri
• Membangun budaya kerja yang peka
terhadap masalah dan potensi masalah
di lingkungan kerjanya
3
Tujuan Kaizen System

4. 1 Group Project
Cross
Department/Branch
Division/
Department
Operation
2
Small Group
Project
Intra
Department/Branch
Department/
Section
Operation
3
Individual
Project
Individual Process Operation
4
Bagaimana Terlibat dalam Sistem Kaizen

5. 1. Group Project (GP) merupakan sekelompok pekerja yang
terdiri atas orang-orang pada unit kerja berbeda yang
membutuhkan sinergi dengan bagian lain untuk
meningkatkan hasil kerjanya yang menyangkut lebih dari satu
bagia departemen
5

6. 2. Small Group Project (SGP) ialah
sekelompok pekerja (terdiri dari
3-5 orang) pada unit kerja yang
sama yang mengupayakan
pengendalian mutu dengan cara
mengidentifikasi, menganalisis,
serta mencari solusi masalah yang
dihadapi dalam pekerjaan.
6

7. 3. Individual Project (IP) adalah suatu
sistem yang menampung dan
mengimplementasikan saran tertulis dari
pekerja. Saran ini merupakan hasil
pemikiran maupun percobaan, sehingga
implementasinya dapat membantu
kelancaran/percepatan proses kerja
7

8. 8
Struktur Organisasi Kaizen System

9. • Advisor
a. Menempatkan GP/SGP/IP sebagai salah satu aktivitas di
bagiannya
b. Menghargai factor kemanusiaan
c. Mempunyai kepekaan terhadap mutu, masalah dan
aktivitas improvement
d. Memberikan pengarahan dan dukungan kepada
GP/SGP/IP
9
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan

10. • Fasilitator
a. Membuat rencana mengajar, embimbing, dan mengarahkan:
o Agar sasaran aktivitas tercapai
o Agar aktivitasnya semakin berkembang
b. Menciptakan suasana agar karyawan berpartisipasi secara sukarela
dalam aktivitas tersebut
c. Memberikan pelatihan bagaimana membuat laporan akhir dan
melakukan presentasi yang baik
d. Memberikan apresiasi dan dukungan atas hasil aktivitas
e. Mengadakan hubungan dan penyesuaian dengan circle lain
10

11. • Leader
a. Meningkatkan kinerja melalui peningkatan pengetahuan dan skill
dirinya sendiri serta anggotanya melalui:
o Evaluasi prestasi kelompok
o Evaluasi PDCS
b. Mengadakan training
c. Mengatasi masalah yang ada baik system maupun SDM-nya
d. Tanggapan terhadap sikon yang ada
e. Memberikan solusi (team building)
f. Try & error (strategi &kreativitas)
11

12. g. Aktivitas lain berkaitan sebagai pusat aktivitas tema,
bertanggung jawab terhadap keberhasilan tema sebagai
berikut:
o Menunjukan sikap kepemimpinan
o Menguasai hal-hal yang berkaitan dengan tema yang dipilih
o Membuat rencana aktivitas, rencana meeting dengan circle
leader
o Mengadakan komunikasi dengan circle leader, fasilitator, dan
pimpinan
12

13. • Member
a. Rajin hadir
b. Pro-aktif dalam meeting
o Berani mengeluarkan pendapat
o Menghargai pendapat orang lain
c. Aktif dalam pengumpulan data, improvement, report,
dan aktivitas lain
d. Berbagi ilmu, pengetahuan, dan pengalaman
13

14. • Notulen
a. Membuat ringkasan hasil pertemuan
b. Membagikan ringkasan hasil pertemuan kepada anggota
c. Menyimpan dokumen yang ada hubungannya dengan
aktivitas GP/SGP dengan rapi
d. Mengingatkan leader hasil pertemuan terakhir, sebelum
memulai meeting
14

15. Tugas dan Tanggung Jawab :
• Memberikan hasil penilaian yang objektif dan dapat menjadi acuan
manahemen dalam menindaklanjuti peningkatan kualitas &
kuantitas GP/SGP/IP
• Melakukan audit kaizen activity (genchi genbutsu)
• Melakukan audit kaizen implementation
• Menunjukankekuatan & kelemahan individu/group, baik teknis,
maupun non-teknis
• Memberikan masukan & saran perbaikan
• Memotivasi & memberi dorongan /semangat
• Mendampingi peserta/group yang dikirimkan untuk external
competition
15
Jury Committee

16. Penyelesaian masalah atau penuangan ide improvement dapat
dilakukan dengan metode PDCA.
16
Implementasi Kaizen System

17. 1
5%
2
5% 3
5% 4
5% 5
5%
6
25%
7
25%
8
25%
8 STEPS PROBLEM SOLVING
17
Metode PDCA 8 Langkah
1. Alasan pemilihan tema
2. Analisa kondisi yang ada
3. Pentapan target
4. Analisa sebab akibat
5. Rencana penanggulangan
6. Penanggulangan dan pemeriksaan
hasil
7. Evaluasi proses & hasil
8. Standardisasi & penentuan tema
berikutnya

18. • Lembar pemeriksaan (Check Sheet)
• Histogram
• Diagram pareto
• Diagram sebab akibat
• Diagram pencar
• Stratifikasi
• Peta kendali
18
Seven Tools of Quality

19. • Penilaian Tahap Pertama
SGP/SGA
Penilaian tahap pertama berupa review materi power point di hadapan juri
tetap
– Penyerahan materi presentasi kepada panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi presentasi
– Presentasi dilakukan di hadapan juri tetap
– Peserta dipersilakan membawa alat peraga berupa contoh alat atau
hasil improvement
– Setiap juri tetap akan memberikan feedback berupa saran dan kritik
– Juri memberikan penilaian sesuai poin penilaian yang ditemukan
panitia
19
Mekanisme Penilaian Sistem Kaizen

20. • Penilaian Tahap Kedua
SGP/SGA
Presentasi kedua akan dilakukan di hadapan juri final presentation (BOD)
– Penyerahan materi presentasi (revisi) kepada panitia sesuai batas waktu
pengumpulan materi presentasi akhir
– Presentasi dilakukan di hadapan juri final presentation
– Peserta dipersilakan membawa alat peraga berupa contoh alat atau hasil
improvement
– Juri final presentation tidak memberikan feedback kepada peserta
– Juri final presentation akan memberikan penilaian melalui papan skor yang
langsung dicatat oleh panitia
– Setiap peserta akan mendapatkan skor total yang merupakan akumulasi
penilaian yang diberikan oleh para juri final presentation
20

21. TERIMA
KASIH