El documento describe la importancia de los sistemas de información y las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) para las empresas. Explica que los sistemas de información ayudan a mejorar el desempeño laboral mediante la administración de datos. También describe los tipos de sistemas de información, como los de recursos humanos, finanzas, ventas y sistemas empresariales, y explica que la implementación de TIC y la actualización constante son fundamentales para los sistemas de información efectivos en las empresas.
Implementación de las tics en los sistemas de información y la importancia en las empresas
1. IMPLEMENTACIÓN DE LAS TICS
EN LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN Y LA IMPORTANCIA
EN LAS EMPRESAS
CASTRO SOSA KEVIN SMITH
2. Los sistemas de información han ido evolucionando conforme al
paso de los años y con ello el mundo se ha vuelto más exigente en
cuanto al desempeño y competitividad en las organizaciones, por
eso los sistemas de información forman parte importante en todas
las organizaciones ya que es una fuente de administración de datos
en la cual las empresas buscan mejorar su performance de
desempeño laboral.
“Sólo hay un minuto mejor que el que le sigue a un descubrimiento,
y es el que precede a su divulgación.”
JORGE WAGENSBERG
3. ¿Qué es un sistema de información?
Andreu, Ricart y Valor(1996) definen los sistemas de información
«Como el conjunto formal de procesos que, operando con un
conjunto estructurado de datos estructura de acuerdo con las
necesidades de una empresa y para las actividades de dirección de
control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de
decisiones necesaria para desempeñar las funciones y procesos de
negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia»
Sin embargo para Vicenç (2006) Un sistemas de información no
es solamente un elemento mas en la infraestructura de la
empresa, ya que permite la coordinación entre el resto de
elementos como la estructura organizativa, los sistemas
recomunicación y los sistemas de control.
4. Actividades que realiza un sistema
de información
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas:
Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que
requiere.
Almacenamiento de información: pude hacerse por computadora o archivos
físicos para conservar la información.
Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuente
en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones
Salida de información: es la capacidad del sistema para producir la información
procesada o sacar los datos de entrada al exterior.
5. OBJETIVO DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN
El objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la toma de
decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre. Es importante señalar
que existen dos tipos de sistema de información, los formales y los
informales; los primeros utilizan como medio para llevarse a cabo
estructuras sólidas como ordenadores, los segundos son más
artesanales y usan medios más antiguos como el papel y el lápiz o el
boca a boca.
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7. TIPOS DE SISTEMAS DE
INFORMACION DESDE UNA
PERSPECTIVA FUNCIONAL
Sistemas de ventas y marketing: La función de ventas y marketing es
vender los productos o servicios de la organización.
Sistemas de manufactura y producción: La función de manufactura y
producción es producir los bienes y servicios de la empresa. Estos sistemas
se encargan, entre otras cosas, de administrar las instalaciones de
producción, establecer las metas de producción, disponer de los materiales
de producción y la programación.
Sistemas financieros y contables: Son aquellos que dan seguimiento a los
activos financieros de la empresa y al flujo de fondos o de efectivo, a fin de
maximizar el rendimiento sobre estos activos o ayudar a acumular o crear
riqueza.
Sistemas de recursos humanos: La función de estos sistemas es atraer,
desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de la empresa. Por lo cual se
enfoca en los empleados.
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9. Sistemas que abarcan de forma
integral la empresa
Aplicaciones empresariales
Las aplicaciones empresariales son sistemas que abarcan todas las
áreas funcionales, con la tarea de ejecutar procesos de negocios a lo
largo de toda la empresa, e incluyen todos los niveles de administración.
Esta conformado por cuatro aplicaciones principales:
Sistemas de administración de la cadena de su ministro
(SCM): Ayudan a las empresas a manejar las relaciones con sus
proveedores. Estos sistemas aportan información para ayudar a los
proveedores de manera que puedan obtener, producir y entregar bienes y
servicios en forma eficiente.
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11. Sistemas de administración de las relaciones con el cliente
(CRM):
Ayudan a las empresas a administrar sus relaciones con los clientes.
Aportan información para coordinar todos los procesos de negocios.
Esta información sirve a las empresas para identificar, atraer y
conservar a los clientes más redituables; proporcionar mejor servicio a
los clientes existentes y, en consecuencia, incrementar las ventas.
Funciones
12. Sistemas empresariales (ERP): Resuelven problemas recopilando
datos de varios procesos de negocios clave de manufactura y
producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing y recursos
humanos, y almacenándolos en una sola base de datos central.
Sistemas de administración al conocimiento (KMS): Permiten a las
organizaciones manejar de mejor manera sus procesos para captar y
aplicar el conocimiento y la experiencia. También enlazan la empresa
con las fuentes de externas de conocimiento.
14. La importancia de los sistemas
de información en la empresa
Debido a los enormes cambios sufridos por el mercado en los últimos
años con la incorporación de tecnologías informáticas que facilitarán la
administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma
de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas,
incluso las Pymes ,requieren de la implementación de un sistema de
información que colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Los usuarios de los sistemas de información tienen diferente grado de
participación dentro de un sistema y son el elemento principal que lo
integra, así se puede definir usuarios primarios quienes alimentan el
sistema, usuarios indirectos que se benefician de los resultados pero que
no interactúan con el sistema, usuarios gerenciales y directivos quienes
tienen responsabilidad administrativa y de toma de decisiones con base a
la información que produce el sistema.
15. La implementación de sistemas de información en una
compañía, brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas,
incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar
de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.
Por eso, quienes deseen convertir su emprendimiento en una
verdadera empresa competitiva insertada en el mercado actual,
deberán analizar detalladamente la implementación necesaria de
sistemas de información precisos.
Un sistema de información adecuado además ofrece una importante
y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su
facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que
los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la
compañía.
16. IMPLEMENTACIÓN DE LAS TICS
EN LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Básicamente, las TIC, siglas de tecnologías de la información y la
comunicación, se tratan de un grupo de técnicas, desarrollos y
dispositivos de última generación, que permiten integrar diferentes
funcionalidades relacionadas con el almacenamiento, el posterior
procesamiento y por último la transmisión de los datos.
En el momento de diseñar un sistema de información eficaz, es
necesaria la incorporación de las TIC, que permitirán hacer posible la
puesta en marcha del sistema que ha sido desarrollado en base a los
requerimientos de los datos en las diversas áreas de la empresa.
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18. Las TIC facilitan el proceso de transmisión e intercambio de la
información, que luego será evaluada en el sistema bajo ciertos
criterios que incluyen la confiabilidad, calidad y oportunidad que
brinda la información obtenida y gestionada.
Pero no sólo es necesaria la inclusión de las más modernas
tecnologías de información y comunicación para lograr un sistema de
información eficaz, sino que además es imprescindible efectuar una
capacitación acorde del personal que estará a cargo de la
manipulación de dichos datos.
La implementación de un sistema de información implica un
inmenso cambio a nivel de las estructuras organizacionales de
la compañía, y la renovación de los criterios culturales de los
encargados de la misma.
19. Tengamos en cuenta que las tecnologías basadas en Internet reducen
notablemente los costos de inversión en aplicaciones y su posterior
mantenimiento, tanto en el área de software como de hardware.
Gracias a este tipo de tecnologías, en la actualidad es posible disponer
de bases de datos que pueden ser consultadas por diversos
usuarios de manera simultánea, con sólo utilizar un browser de sencillo
acceso y manejo.
Independientemente del tipo de TIC que se utilice para desarrollar un
sistema de información eficaz, es importante tener en cuenta que si
bien debemos analizar los costos de inversión en infraestructuras, lo
cierto es que con este tipo de sistemas debemos buscar la mayor calidad
posible de los datos.
20. El objetivo principal de la implementación de un sistema de
información debe ser siempre la calidad de la información, para
lo cual los datos tienen que responder a una serie de parámetros
establecidos.
Por ello, un sistema de información debe brindar la totalidad de
los elementos que conforman los datos, en una estructura
robusta, flexible ante los futuros cambios y homogénea.
21. ACTUALIZACIÓN DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EN LAS EMPRESAS
Una empresa que ya cuenta con un sistema de Información conforme vaya
creciendo su negocio se verá en la necesidad de entrar en una etapa de
actualización del sistema de información de negocios, lo cual es un proceso
necesario ya que toda organización exitosa debe implementarla.
Dado que para ello será necesario que te conviertas en un cliente para un
número de diferentes proveedores, el proceso de actualización requiere que
uno está bien informado sobre el tema antes de llevarlo adelante.
Los sistemas de información en su empresa implican algo más que
hardware e incluyen sistemas operativos, proveedores de servicios de
telecomunicaciones, equipos, aplicaciones, personas y la gran cantidad de
información que maneja.
22. Los gerentes a cargo del proceso de actualización se preocupan por
que el proceso sea cada vez más eficiente. Además de esto, ellos trabajan
para reducir el tiempo de ciclo de los contratos y el uso de diversos
sistemas de seguimiento para gestionar activos de la empresa.
Dado que los sistemas de información de negocios necesitan una
constante actualización, es importante desarrollar una relación de trabajo
con algunos proveedores, y mantener esta relación para garantizar un
mejor servicio y procesos más eficientes. También es importante
asegurarse de que hay un punto de referencia se mantiene en estricta las
normas de funcionamiento, todo el equipo y los activos de la empresa.
El gerente tendrá que actualizar constantemente su plan de
modernización, y tener en cuenta el modelo de negocio y objetivos
actuales de la empresa.
