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04 moderne budgetierung

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04 moderne budgetierung

  1. 1. Industriewirtschaft / Industrial Management Industriewirtschaft/Industrial Management Moderne Budgetierung Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung Sabine Rossegger Prof. Dr. Martin Tschandl 27. Oktober 2012
  2. 2. Industriewirtschaft / Industrial Management Ausgangssituation Industriewirtschaft/Industrial Management Neu Ansätze aufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung Klassische Advanced Better Budgeting Beyond Budgeting Budgetierung Budgeting niedrig Veränderungsradikalität hoch Moderne Budgetierung ■ Einfachheit – Verringerung des Detaillierungsgrades im Hinblick auf vereinfachte Prozesse ■ Flexibilität – Erhöhung der Anpassungsfähigkeit im Sinne einer dynamischen Planung ■ Integration – Verknüpfung der operativen mit der strategischen Planung Eine adäquate IT-Unterstützung als wesentlicher Erfolgsfaktor! Seite 2
  3. 3. Industriewirtschaft / Industrial Management Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück Industriewirtschaft/Industrial Management
  4. 4. Industriewirtschaft / Industrial Management Zielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell Industriewirtschaft/Industrial Management Definition und Gruppierung 1 von Anforderungen Welche Anforderungen werden Definition entscheidungsrelevanter 1 an die IT-Unterstützung Anforderungen (Anforderungsprofil) Erhebung Anforderungs- 21 gestellt, um eine effiziente erfüllung und Kosten Umsetzung der Modernen Erhebung der am Markt bestehenden Eliminierung allgemein Budgetierung zu ermöglichen? 2 IT-Systeme zur Planung 3 erfüllter Anforderungen (Leistungsprofil) Eliminierung nicht relevanter 4 Kriterien Gewichtung der Welche IT-Systeme sind 5 Anforderungen imstande, diese Anforderungen Anforderungsgerechter Vergleich der2 gerecht zu werden und somit 3 Bewertung der einzelnen IT-Systeme 6 eine optimale Praxisumsetzung Anforderungserfüllung zu gewährleisten? 7 Ranking der Alternativen Welche konkreten Beiträge Auswahl der Showcase- 8 leisten diese ausgewählten 4 Auswahl der besten Alternative Teilnehmer Planungssysteme zur3 Umsetzung des Konzeptes der 9 Bewertung der Showcases Modernen Budgetierung im Überprüfung der theoretischen Einzelnen? 5 Entscheidungsfindung auf ihre Auswahl der besten Praxistauglichkeit (Showcase) 10 Alternative
  5. 5. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management 1 Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung gestellt? Lit e ana ratur lys - e ■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für Planung und Vorgehen Budgetierung ■ Kombinierung mit konkreten Anforderungen der Modernen Budgetierung ■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete Planungsfunktionalitäten Ergebnisse Anforderungsgruppe Eingabe-  Relevante Planungsfunktionalitäten Validierung anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet  Eingabe auf verdichteter Ebene Einfachheit  Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)  Vorbelegen bzw. Vordefinieren Eingabeunterstützung Prozess-  Workflow-Funktion spezifische Anforderungen anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung Prozessunterstützung   Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit Methodenunterstützung Methoden- und Modellanforderungen   Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten Analyseunterstützung    Detailplanungen Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren) Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung  Automatisierte Top-down-Verteilungen Flexibilität Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports anforderungen  Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen  Simulationen/Trendrechnungen Konfigurationsflexibilität  Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen) Anpassungsflexibilität Konfigurations-  Variable Eingabe (-masken) flexibilität  Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner, generische Anforderungen Flexibilität Informationspräsentation) Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)  Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen) Integration  Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden) Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung Integrität  Integrität von Teilpläne  Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme Seite 6
  6. 6. Industriewirtschaft / Industrial Management Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten Praxisumsetzung der Modernen Budgetierung Industriewirtschaft/Industrial Management Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten Eingabe-  Validierung anforderungen  Web-Unterstützung/Eingabe über Internet  Eingabe auf verdichteter Ebene  Kommentierungen (für Zusatzinformationen) Einfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit)  Vorbelegen bzw. Vordefinieren Prozess-  Workflow-Funktion spezifische Anforderungen anforderungen  Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung  Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen  Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit Methoden- und  Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen Modellanforderungen  Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten  Detailplanungen  Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)  Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung  Automatisierte Top-down-Verteilungen Analyse-  Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports anforderungen  Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen  Simulationen/Trendrechnungen  Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen) Konfigurations-  Variable Eingabe (-masken) flexibilität  Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner, generische Anforderungen Flexibilität Informationspräsentation) Anpassungsflexibilität  Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)  Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)  Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden) Integrität  Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung Integrität  Integrität von Teilpläne  Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme
  7. 7. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management 2 Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen gerecht zu werden? ■ Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung M Vorgehen scr arkt IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung een - Tabellenkalkulation 86,2 % in g ERP-Systeme 50,1 % OLAP-Datenbank 30,4 % Eigenentwicklung 26,9 % Dezidierte Planungslösung 11,2 % Sonstiges 6% Vgl. Studie des Instituts für Business Intelligence 2008. 349 Unternehmen in Österreich, Deutschland und der Schweiz ■ Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-Systeme Nu t anazwer 1. Gewichtung der Anforderungen lys t- e 2. Bewertung der Anforderungserfüllung 3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der besten Alternative Seite 8
  8. 8. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management 2 Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden? Ergebnisse Tabellen- kalkulation o h c o h c Bewertung m m m D m e IT-Systeme n k a y b F D ä x e e n t k a y l i b F i ä x e t i l t l i i t i l ERP-Systeme Tabellen- ERP n e g r n e g kalkulation i r i Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch Lebenszyklus Komplexität Lebenszyklus Komplexität o h o h c c Planungssoftware OLAP Planungs- und OLAP Budgetierungs m m m m software D D e e n n k a y k a y b F ä x e t t l i l i i i t i l n e g n e g r r i i Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch Konfiguration Laufzeit gering mittel hoch Lebenszyklus Komplexität Lebenszyklus Komplexität
  9. 9. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management 2 Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden? Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100% Ergebnisse Einfachheit Integrität Flexibilität Nutzwert- 33% 33% 33% 33% 33% 33% Analyse Eingabe- Prozess- Methoden- und Analyse- Konfigurations- Anpassungs- unterstützung unterstützung Modellunterstützung unterstützung flexibilität flexibilität 25% 8,25% 25% 8,25% 25% 8,25% 25% 8,25% 50% 16,5% 50% 16,5% Bewertung - Schritt 2: Bewertung - Schritt 1: Berechnung des Gesamtnutzwertes auf Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der Basis der Einzelbewertung Planungsfunktionalitäten
  10. 10. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen: Detailschritte Industriewirtschaft/Industrial Management 2 Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden? Tabellen- OLAP – ERP – spez. Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität kalkulation System System Planungssyst. Ergebnisse Eingabe- Validierung     anforderungen Web-Unterstützung/Eingabe über Internet     Eingabe auf verdichteter Ebene     Kommentierungen (für Zusatzinformationen)         Vorbelegen bzw. Vordefinieren Ei nfachheit (Beherrschbar/Verständlichkeit) Prozess- Workflow-Funktion     anforderungen Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung     Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen     spezifische Anforder. Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit     Methoden- und Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen     Modellanforderungen Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten     Detailplanungen     Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)     Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung         Automatisierte Top-down-Verteilungen Analyse- Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports     anforderungen Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen     Simulationen/Trendrechnungen     Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)     Konfigurations- Variable Eingabe (-masken)     Flexibil ität er. flexibilität Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)     generische Anford Anpassungs- Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)     flexibilität Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)     Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung     Integrität Integrität von Teilpläne     Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme    
  11. 11. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management 2 Welche IT-Systeme sind imstande, diese Anforderungen gerecht zu werden? Tabellenkalkulation ERP-Systeme Ergebnisse OLAP-Systeme Spezifische Planungssysteme
  12. 12. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des 3 Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen? ■ Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung der besten Vorgehen Alternative ■ Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells Vorevaluation Detailevaluation Vorfilter Grobfilter Feinfilter Durchführungs- • Einholung von Offerten • Prüfung der “Muss”- • Ermittlung des schritte • Auswahl potentieller Kriterien Erfüllungsgrades Anbieter • Beratungsunternehmen •K.O.-Kriterienliste • Kriterienkatalog Hilfsmittel / Informations- • Messen • Güte der Offerte • Bewertungsblätter quellen • Softwareverzeichnisse • ev. Kostenrahmen • Kongresse/Seminare • Internet • Literatur • Referenzen Seite 13
  13. 13. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewählten Planungssysteme zur Umsetzung des 3 Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen? ■ Praxistest des definierten Vorgehensmodells Ergebnisse Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad Einfachheit 33% 91,63% Flexibilität 33% 88,70% Integration 33% 85,80% Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen Integration – KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP-Model) Seite 14
  14. 14. Industriewirtschaft / Industrial Management Industriewirtschaft/Industrial Management Moderne Budgetierung Adäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung “Es kommt nicht darauf an, die Zukunft vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet zu sein.” Perikles, führender Staatsmann Athens in der griechischen Antike
  15. 15. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter Industriewirtschaft/Industrial Management Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner Stufen- Pkt. Wert Bemerkung gewicht 1.1 Eingabeanforderungen Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten 1.1.1 Validierung 20 0,9 18 sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese zum Teil farblich angezeigt. 1.1.2 Web-Unterstützung/ Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine 20 0,8 16 Eingabe über Internet einfache, standortunabhängige Dateneingabe. Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den 1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20 definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt Kriterienkatalog Offert 1-n w erden. Notw endige Nebenrechnung können mithilfe eines eigenen Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgef ührt % absolutes Gewicht Offert 1 1.1.4 Kommentierungen Stufengewicht % Offert n 20 0,8 16 w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und (mögliche Punkte) (Corporate Planner) (für Zusatzinformationen) Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess Haupt-/Teilkriterien Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte transparent und nachvollziehbar zu gestalten. 1 Einfachheit 33 30,236 Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m 1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425 für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des 1.2 Prozessunterstützung 25 8,25 0,900 7,425 Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen 1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20 1.3 Methoden- und Modellunterstützung eines Import-Wizard automatisch8,25 und Daten mithilfe 25 aus 0,940 7,755 Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender 1.4 Analyseunterstützung 25 8,25 0,925 7,631 Kontenrahmen hinterlegt ist. Total 100 2 Flexibilität 90 33 29,271 2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025 1.2 Prozessanforderungen 2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246 Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugriff 3 Integrität auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich 33 28,314 3.1 Integrität einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt 100 33,00 0,858 28,314 abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“, 1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5 * aus Bew ertungsblatt „in Arbeit“ oder „zu überarbeiten“ belegen. Des Weiteren w ird der Planungsfortschritt durch die jew eiligen Anw ender in Prozent angegeben, um den Gesamtfortschritt zu
  16. 16. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode ■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top- down-Verteilung ■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich ■ Abgleich der zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben Seite 17
  17. 17. Industriewirtschaft / Industrial Management Methodisches Vorgehen / Ergebnisse Industriewirtschaft/Industrial Management Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme ■ Top-down-Prinzip mit automatischer Top- down-Verteilung ■ CP-Web ermöglicht dezentrale Werteeingabe durch den jeweiligen Kostenstellenbereich ■ Abgleich der Break-Even-Analyse ABC-Analysen zurückgeschriebenen Werte mithilfe anfangs „gedeckelter“ Zielvorgaben Seite 18

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