1. Onderwijs en bedrijfsvoering
Van reparatie naar innovatie
‘Beter met minder’ komt steeds nadrukkelijker op de agenda van onderwijs-
instellingen te staan. Meer onderwijskwaliteit voor studenten en tegelijkertijd
minder kosten voor de organisatie. Hoe kunnen leidinggevenden in onderwijs,
bedrijfsvoering en ondersteuning hierin de ideale verbinding met elkaar ma-
ken? Hoe kan iedereen vanuit zijn eigen expertise effectief samenwerken aan
hetzelfde doel?
Tekst Hidde Benedictus en Judith Chin Kwie Joe Foto Kees Rutten
V ia het mbo-netwerk op LinkedIn heeft Judith Chin
Kwie Joe, directeur a.i. Zadkine Facilitair Bedrijf een
discussie over dit thema opgezet, waarbij diverse
domein van de bestuurders. De focus is in de praktijk
helaas veelal op de korte termijn gericht. De strate-
gische en beleidsmatige component krijgt niet de
professionals inmiddels hun bijdrage hebben gele- aandacht die het verdient, ook omdat de bestuurders
verd. Drie aspecten zijn van belang: veelal niet materie deskundig zijn. Mede daardoor is
• e relationele kant (open houding, helderheid over
d er veel ‘macht’ terechtgekomen bij de ondersteuners
verwachtingen, elkaars taal leren spreken) en is een cultuur van werken in ‘eilanden’ ontstaan,
• e harde kant (doelen, resultaten en aanpakken
d met veel onbegrip door het onderwijs.”
formuleren, rollen bepalen)
• e veranderkundige kant (innovatief management
d Van reparatie naar innovatie
en leiderschap). “Het doel is juist onderwijs en services op een hoger
plan weer bij elkaar te brengen. Dat kun je doen door
Ontwikkelingen onderwijs, bedrijfsvoering, planning en control weer
Wat is de aanleiding? Chin Kwie Joe: “Oorspronkelijk vanuit één visie te verbinden in een samenhangend
hadden mbo-instellingen de ondersteuning dichtbij strategisch beleid. Het doorvertalen naar bedrijfs-
het onderwijs zelf georganiseerd. Iedere opleiding voering vanuit visie vindt zelden plaats. Dat betekent
had zijn eigen ondersteunende taken en medewer- dat het herpositioneren van bedrijfsvoering binnen
kers. De afgelopen jaren zie je bij diverse roc’s een de organisatie en het creëren van shared values echt
centralisatieslag, waarbij de serviceafdelingen een nodig zijn. De focus zou in die verbinding meer op
eigen plek in de organisatie krijgen. Uit functionele innovatie en minder op reparatie moeten liggen,
overwegingen is dat begrijpelijk. Maar een valkuil is zoals helaas nu vaak het geval is.”
dat de zelfstandige positie - op afstand van het pri- Tijdens de interactieve bijeenkomst met professio-
maire proces - een blokkade wordt voor samenwer- nals uit het veld werd vooral gekeken naar mogelijk-
ken, innovatie, kwaliteitsverbetering en veranderpro- heden om leidinggevenden in onderwijs, bedrijfs-
cessen. Onderwijs en bedrijfsvoering zijn van elkaar voering en ondersteuning te verbinden met elkaar.
vervreemd. Bedrijfsvoering lijkt nu vooral het domein De ‘hoe’ vraag stond nadrukkelijk centraal in het
van de servicediensten en is “niet meer van ons al- genereren van opties. Wat zijn de opbrengsten van de
lemaal”. Het heeft een meer operationeel karakter bijeenkomst?
gekregen dan dat het met het geheel verweven is. De
services lijken te zijn terecht gekomen in een beheer- Collectiviteit en eigenaarschap
opdracht, los van de onderwijsdoelen. En omdat het Beleid en uitvoering dienen een gezamenlijk belang.
vaak over veel geld gaat (bijvoorbeeld huisvestings- De randvoorwaarden zijn nooit allemaal in orde,
lasten, ICT investeringen), raakt het wel sterk aan het maar het is van belang om duidelijke kaders voor
48 schooldomein november 2010
2. Judith Chin
Kwie Joe
opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap te te bespreken. Heel belangrijk: “Maak van begroten
bepalen. Een belangrijke les: Leg het eigenaarschap
daar, waar de urgentie het meeste gevoeld wordt. Van
een proces en gebruik stuurmomenten en –mid-
delen om dat proces in te richten. Laat de verant-
“De services
groot belang is een gevoel van ownership te creëren; woordelijkheid voor de bedrijfsvoering vooral bij het zijn terecht
haal daarom de prikkels niet weg en geef de profes- onderwijs en dus niet bij de bedrijfsvoering zelf”, zo
sional ‘speel- en regelruimte’. Een oproep aan het vat Judith Chin Kwie Joe de discussie samen. “Zie gekomen in
management en bestuur is dan ook: durf los te laten
en koester creativiteit binnen de eigen organisatie.
het Onderwijs als opdrachtgever voor de services.
Daarnaast kan services een strategische adviesrol en een beheer
Binnen duidelijke randvoorwaarden is het van belang
om een veilige cultuur te creëren, waarin fouten ma-
signaleringsfunctie richting CvB vervullen. Zo kun je
elkaar scherp houden, ieder vanuit een logische eigen
opdracht, los
ken mogelijk is en waar men bereid is zich kwetsbaar verantwoordelijkheid.” van onder
op te stellen.
Vier de successen wijsdoelen.”
De harde kant “Het moet zinvol en leuk zijn”, zegt Chin Kwie Joe.
De professionals zijn het eens: ‘Zorg voor transparan- Zorg daarom als facilitair bedrijf voor een brede
tie, want daar ontbreekt het vaak aan. Maak duidelijk strategische visie, die integraal voor onderwijs als be-
waar je als service organisatie staat, door bijvoor- drijfsvoering van toepassing is. En werk samen stap
beeld een goede 0-meting en zorg dat er acceptatie is voor stap om je doelen te halen, biedt tijd en ruimte
voor jouw referentiekader’. Maar de belangrijkste les om verandering een plek te geven en effecten te laten
is: ‘Communiceer!’ Ook lijdt de bedrijfsvoering nog indalen. Toon lef! En vooral: vier de successen; maak
wel eens aan ad-hocbeleid. De aanbevelingen van duidelijk dat resultaten zijn behaald; deel positieve
de professionals zijn helder: werk projectmatig, stel prikkels uit en creëer ambassadeurs die de effecten
heldere doelen, werk met een duidelijke opdracht en van een samenhangende visie kunnen uitleggen.
wees resultaatgericht. Zo is het van belang om doelen Kortom: Vergroot de olievlek en dan kunnen er echt
te formuleren, de voortgang te volgen en afwijkingen mooie dingen ontstaan”.
schooldomein november 2010 49
