office.koeln@agilean.de l 1 l
Getting Projects Done
agilean@home
Produktivität und Energieflow in Zeiten von Corona

office.koeln@agilean.de l 2 l
Die Herausforderung – Atlantiküberquerung in der halben Zeit
Unsere Entwicklungsflotte ist etwas „eingerostet.“ Wir werden
im Wettbewerb rechts und links überholt. Jetzt wollen wir wieder
zu unserer ursprünglichen Stärke zurückfinden und neue
Maßstäbe setzen:
• Fahrzeit halbieren
• Mehr Tonnage
• Geringere Kosten
Der Eigner (Geschäftsführung)

office.koeln@agilean.de l 3 l
agilean: Getting Projects Done!
Mechatronische Entwicklung beschleunigen. Teams,
die jeden Tag die richtigen Dinge tun. Gemeinsam.
Geschützt. Fokussiert und im Takt. Agiles Non-IT-
Projektmanagement auf einem neuen Level
Die Lösung – Atlantiküberquerung in der halben Zeit

office.koeln@agilean.de l 4 l
Unter vollen Segeln - das Ziel in Sicht – alles im Flow
Auf großer Fahrt. Der agilean Lotse ist an Board. Der neue
Ansatz bewährt sich. Das Projektschiff gleitet durch die Wellen.
Der erste Hafen der langen Reise ist schon in Sicht.
Hervorragende Navigationstools, ein starkes Offiziersteam, eine
eingespielte, motivierte Mannschaft, voll auf Kurs.

office.koeln@agilean.de l 5 l
Unter vollen Segeln - das Ziel in Sicht – alles im Flow
Der Erfolg lässt sich nicht vermeiden!
agilean im Flow: Die Mannschaft, die mit
Lebensfreude und Energie Value erzeugt. Jeden
Tag etwas besser.

office.koeln@agilean.de l 6 l
agilean: Getting projects done
Unser Projektraum: die Kommandobrücke!
Alle Information laufen hier zusammen, werden visualisiert und
geteilt.
Wir navigieren anhand des Stage Result Boards. Es ist wie
„Google Maps“. Es zeigt uns den idealen Weg, um den Hafen zu
erreichen. Wir umschiffen die Klippen.
Mit Hilfe des Sprint Task Boards steuern wir, unter
Berücksichtigung der Wetterverhältnisse, von Punkt zu Punkt.

office.koeln@agilean.de l 7 l
agilean: Getting projects done
Stage Result Board Sprint Task Board
Die Zukunft hat begonnen

office.koeln@agilean.de l 8 l
Produktiv & Profitabel
Unglaublich, wir haben in 12 Wochen mehr Meilen
zurückgelegt, als jedes anderes Boot unserer Flotte! Manche sind
schon ein Jahr auf See und liegen hinter uns. Der Eigner ist
begeistert: schneller, günstiger, mehr Tonnage.
Ruhm für die Mannschaft!

office.koeln@agilean.de l 9 l
Produktiv & Profitabel
agilean Flow:
• Ein Product Owner Team, das dafür sorgt dass die richtigen
Dinge getan werden
• Ein Product Team, das die Dinge richtig tut
• Ein Coach, der für den Flow sorgt
• Value alle 12 Wochen - Ergebnisse im Takt

office.koeln@agilean.de l 10 l
SOS - Verloren im Corona Nebel
Es ist wie eine Vollbremsung. Unser Projektschiff hatte gerade
den ersten Hafen verlassen und wieder Fahrt aufgenommen und
dann – der Corona Nebel. Wir sind orientierungslos, in
schwierigen Gewässern, Riffe, Klippen und Untiefen.

office.koeln@agilean.de l 11 l
SOS - Verloren im Corona Nebel
Mitten im Sprint - Menschenleben schützen - Notbesatzung
bleibt an Bord - Alle anderen in die Beiboote.
„Rettet euch auf die nächste Insel“

office.koeln@agilean.de l 12 l
Hilfe – das Projekt droht zu kentern
Was wird aus dem Projekt? Jeder Monat Verspätung kostet
100.000€. Ich bin verantwortlich. Statt Lorbeeren, ein Projekt,
das vermutlich irgendwie den Zielhafen erreicht, zu spät, zu
teuer, nur das Nötigste.

office.koeln@agilean.de l 13 l
Hilfe – das Projekt droht zu kentern
-

office.koeln@agilean.de l 14 l
Hilfe – das Projekt droht zu kentern
Produktivität
- Energieflow
- Ergebnisflow
- Informationsflow
- Teamflow
Routinen
- Zeremonien
- Rollen
- Visualisierung
- Streben nach Perfektion
Value
- Mitarbeiter
- Kundenfeature
- Profitabilität
- Innovation
Alle Erfolgsfaktoren sind weggebrochen:

office.koeln@agilean.de l 15 l
Das Team ist in Sicherheit – Home Office
Gott sei Dank – keiner ist zu Schaden gekommen. Jeder hat
sich, so gut es geht zu Hause eingerichtet. Das Team fühlt sich
nicht mehr als Team an. Es ist zersplittert. Wie kann es jetzt nur
weiter gehen?

office.koeln@agilean.de l 16 l
agilean virtuell?
Wie wieder Fahrt aufnehmen?

office.koeln@agilean.de l 17 l
agilean virtuell?
Ich bin ratlos. Wie soll jetzt die Steuerung funktionieren? Wie
wieder den Flow und die Produktivität herstellen, die durch die
Teamarbeit und die Routinen entstanden waren?
Welche Antworten hat agilean?

office.koeln@agilean.de l 18 l
1. Technische Vernetzung
Zusammenarbeit und Austausch möglichst nahe am
physischen Setting
Firma
 Leistungsfähiger Netzserver
 Collaboration Tools
 Security
 Hardware
 Übertragungsbandbreite
Home Office
 Arbeitsplatz
 Internetzugang (Bandbreite)
 PC, Laptop mit großem Bildschirm
 Collaboration Tools
 Zugriff auf gemeinsame Datenablage

office.koeln@agilean.de l 19 l
2. Virtueller Projektraum
 Ähnliches Look & Feel, wie die physischen Boards
 Sprint Task Boards
 Stage Result Boards
 Kanban Boards
 ….
 Einfaches Handling
 Gleichzeitiges Arbeiten an den Objekten/ Dokumenten
 Touch Screen tauglich
 Multidevice-fähig (PC, Tablet, Smartphone)
 Einbindung/ Verlinkung von Dokumenten, Objekten
 Datensicherheit
 …
Tool-Empfehlung:
 Trello
 Conceptboard

office.koeln@agilean.de l 20 l
3. Angepasstes agieren in der virtuellen Welt
agilean Master / Coach
 Handhabung der virtuellen Tools
 Moderation der Zusammenarbeit
 Struktur
 Retrospektiven (intensiv, öfter)
Mitarbeiter
 Angepasste Zeremonien
 Visualisierung der Ergebnisse
Product Owner Team
 Virtuelles Ergebnisszenario (Stage Result Board)
 Virtuelles Sprint Task Board
Product Team (Alle)
 Sicherheit bei der Bedienung der Tools
 Stabile technische Umgebung
 Vertrautheit mit der virtuellen Kommunikation

office.koeln@agilean.de l 21 l
Schritt für Schritt – vom physischen Projektraum zum virtuellen
Geschafft! Unsere IT hat nur einen Tag gebraucht, um die
gesamte Crew virtuell zu vernetzen. Videokonferenzen mit
Screensharing funktionieren. Wir bringen die Routinen wieder
zum Leben. Wir lassen uns nicht aufhalten.

office.koeln@agilean.de l 22 l
Schritt für Schritt – physische Boards / virtuelle Abstimmung im Daily
Physischer Projektraum
Webcam / Collaboration Tool (z.B. MS Teams mit Video Call)
agilean Coach ist im Projektraum
POT, Team ist im Home Office
Fotos der Boards im Gruppenlaufwerk (tagesaktuell)
Virtuelles Daily
Routine wie beim physischen Daily
agilean Coach ist im Projektraum
Sticky Notes werden vom agilean Coach am Board auf Anweisung von
den Mitgliedern verschoben
Virtuelle tägliche Retrospektive
Täglich, bis eine stabile, produktive Umgebung entstanden ist
Routine wie bei der physischen Retrospektive
agilean Coach ist im Projektraum
agilean Coach schreibt und verschiebt für das Team die Sticky Notes

office.koeln@agilean.de l 23 l
Sprint Abschluss - physischer Projektraum / virtuelle Abstimmung
Physischer Projektraum
Webcam / Collaboration Tool/ Video Call
agilean Coach ist im Projektraum
POT, Team zu Hause
Demonstration
Routine wie bei der physischen Demonstration
Team demonstriert die Ergebnisse virtuell oder mit Webcam
POT nimmt ab
WBD‘s, DOD‘s werden vom agilean Coach gekennzeichnet
Update „Wall of Fame“ durch agilean Coach
Retrospective
Wie bei der täglichen Retro
Celebration
Virtuelles „feiern“ (nach Vorschlägen vom Team)

office.koeln@agilean.de l 24 l
Virtueller Sprint
Unglaublich! Das Team hat sich nicht aufhalten lassen. Es hat es
keinen Abfall der Produktivität gegeben. Trotz aller Behinderung
hat die Mannschaft wieder Fahrt aufgenommen und die
Versprochenen Ergebnisse geliefert. Jetzt gilt es, aus dem
Provisorium eine stabile virtuelle, produktive Projektarbeit zu
etablieren, Schritt für Schritt.

office.koeln@agilean.de l 25 l
Virtueller Sprintstart
Virtueller Projektraum
Collaboration (z.B. via MS Teams, Video Call, Screen Sharing)
Visualisierung (z.B. via Conceptboard)
POT, Team, agilean Coach im Home Office
Conclave (POT)
Übertragung des physischen Stage Result Boards auf das
virtuelle Stage Result Board (V-SRB)
Update des virtuellen (V-SRB)
Befüllen des virtuellen Sprint Task Boards (V-STB)
Sprint Planning
POT erklärt die gewünschten Ergebnisse (WBD) und DOD‘s
Team erstellt parallel die To Dos auf dem V-STB
Moderiertes „Spiegeln“ des befüllten Boards
Commitment
V-SRB
V-STB

office.koeln@agilean.de l 26 l
Virtuelles Sprint Task Bord (V-STB)
Beispielhaft in Conceptboard

office.koeln@agilean.de l 27 l
Virtuelles Stage Result Board (V-SRB)
Beispielhaft in Conceptboard

office.koeln@agilean.de l 28 l
Virtuelles Daily
Virtueller Projektraum
Collaboration (z.B. via MS Teams, Video Call, Screen Sharing)
Visualisierung (z.B. via Conceptboard)
POT, Team, agilean Coach im home office
Virtuelles Daily
Routine wie beim physischen Daily
Die virtuellen Sticky Notes werden von den Mitgliedern
verschoben
Virtuelle tägliche Retrospektive
Weiterhin täglich, bis eine stabile, produktive Umgebung
entstanden ist
Auf dem virtuelle Retro Board schreibt das Product Team
Sticky Notes für die Rubriken: Was war gut? Was ändern wir?
V-STB
V-Retro

office.koeln@agilean.de l 29 l
Virtueller Sprintabschluss
Virtueller Projektraum
Collaboration (z.B. via MS Teams, Video Call, Screen Sharing)
Visualisierung (z.B. via Conceptboard)
POT, Team, agilean Coach im Home Office
Demonstration
Team demonstriert die Ergebnisse virtuell
POT nimmt ab
WBD‘s, DOD‘s erhalten vom POT einen Haken / Kreuz
Update der virtuellen „Wall of Fame“ durch das POT
Retrospective
Wie bei der täglichen Retro, jedoch für den gesamten Sprint
Celebration
Virtuelles „feiern“ (nach Vorschlägen vom Team)

office.koeln@agilean.de l 30 l
Virtueller Stageübergang
Nachdem die Mannschaft ihre tägliche Routine wieder
aufgenommen hat, gilt es als nächstes sicher in den 2.
Zwischenhafen einzulaufen, die Fracht zu löschen und neuen
Proviant aufzunehmen. Vor dem Auslaufen legen wir die Route
zum nächsten Zwischenhafen fest.

office.koeln@agilean.de l 31 l
Virtueller Stage Abschluss
Demonstration
Team demonstriert die Stageergebnisse virtuell den
Stakeholdern und den Interessierten
Stageergebnisse werden vom POT abgenommen
Gelieferte Ergebnisse werden auf die Wall of Fame verschoben
Retrospektive
Wie bei der virtuellen Retro im Sprint
Celebration
Virtuelles „feiern“ (nach Vorschlägen vom Team)

office.koeln@agilean.de l 32 l
Virtueller Stage Start
Stage Conclave
POT definiert die Stageresults und die Zwischenergebnisse
indem sie das V-SRB updaten
Commitment der Stakeholder zu den Ergebnissen und den
Ressourcen
Sprint Planning
POT erklärt die gewünschten Ergebnisse (WBD) und DODs
Team erstellt parallel die To Dos auf dem V-STB
Moderiertes „Spiegeln“ des befüllten Boards
Commitment

office.koeln@agilean.de l 33 l
Virtueller Stageübergang
Wir sind wieder auf hoher See, voll auf Kurs – allen Unbillen
zum Trotz. Die Stimmung ist hervorragend. Wir haben die
Herausforderung gemeistert. Wir haben uns nicht aufhalten
lassen.

office.koeln@agilean.de l 34 l
Das Projekt ist in eine virtuelle Arbeitsumgebung transferiert
Ziele erreicht
 Geringstmöglicher Produktivitäts- und Zeitverlust bei der
Transformation von einem physischen Projektraum auf
einen virtuellen Projektraum
 Höchstmögliche Produktivität nach der Transformation
Erfolgsfaktoren
 Hochleistungsteam, das agilean in der physischen
Umgebung exzellent gelebt hat
 Der unbedingte Wille von allen, sich von der Situation nicht
aufhalten zu lassen
 Transformation „Schritt für Schritt“
 Virtuelle Begleitung durch einen externen agilean Coach
 Unterstützung der IT Abteilung
 Intensive technische, organisatorische Unterstützung und
Moderation durch den internen agilean Coach
 Virtueller Projektraum, bekanntes, ähnliches Look & Feel

office.koeln@agilean.de l 35 l
Key learnings
Dos
 Konstruktiver Umgang mit den Problemen jedes
Mitarbeiters durch die veränderte Arbeitsumgebung
 Kompetenz der Mitarbeiter im Umgang mit der virtuellen
Umgebung (Collaboration Tools, Boards)
 Eine Umgebung, so einfach wie möglich
 Sicherstellen, dass die technische Umgebung, die
Verbindungen, die Tools vor jedem Meeting funktionieren
 Disziplin (z.B. Einwahl ins Meeting etwas früher)
 Videocalls, um Emotionen visuell erfassen zu können
 Technik mit verlässlicher und ausreichender Performance
Dont‘s
 Nichteinhaltung der standardisierten Zeremonien und
Routinen
 Keine Rücksichtnahme auf die Emotionen der Beteiligten
 Verzicht auf Coaching / Moderation

office.koeln@agilean.de l 36 l
Physischer vs. virtueller Projektraum
 Die Produktivität ist gleich geblieben
 Die Abstimmung in einem physischen Projektraum war einfacher
als in der virtuellen Welt
 Größerer Aufwand, um die virtuelle Umgebung aktuell zu halten
 Die Moderation ist für die virtuelle Umgebung deutlich
schwieriger und aufwendiger
 Die Übersichtlichkeit an den virtuellen Boards ist eingeschränkt
 Ein Teil der Energie, des Aufwandes fließt in die Bedienung der
virtuellen Umgebung
 Keine Reisezeiten bei verteilten Standorte in der virtuellen Welt
 Verlinkung zwischen Objekten / Dokumenten
 Asynchrone virtuelle Kommunikation (Kommentar- und
Benachrichtigungsfunktion)
 Ressource „Virtueller Raum“ ist einfach skalierbar

office.koeln@agilean.de l 37 l
Es hat funktioniert!
 Das Team hat sich nicht aufhalten lassen
 Innerhalb von 4 Wochen ist die Umgebung von physisch
auf virtuell umgestellt
 Kein nennenswerter Zeitverlust
 Ergebnisse, wie geplant

office.koeln@agilean.de l 38 l
Fazit des Kunden
„Wir lassen uns durch Corona nicht aufhalten.“
Ein weiteres Projekt wird jetzt direkt in einer
virtuellen agilean Umgebung gestartet.

office.koeln@agilean.de | 39 |
Gemeinsam mit unserem Team sind wir gerne für Sie da.
Kontakt für Rückfragen: office.koeln@agilean.de
Kontakt
Website: www.agilean.de
LinkedIn: agilean GmbH
XING: Heinz Erretkamps
Twitter: agileanGmbH