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agilean@home - Produktivität und Energieflow in Zeiten von Corona

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Getting Projects Done - mit agilean@home

Wie können Projekte, die durch Corona aus der Bahn geworfen wurden wieder Fahrt aufnehmen?

Wie können Teams dezentral erfolgreich das Projekt ins Ziel bringen?

Mit agilean@home werden diese und weitere Fragen beantwortet.

Veröffentlicht in: Kleinunternehmen & Unternehmertum
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agilean@home - Produktivität und Energieflow in Zeiten von Corona

  1. 1. office.koeln@agilean.de l 1 l Getting Projects Done agilean@home Produktivität und Energieflow in Zeiten von Corona
  2. 2. office.koeln@agilean.de l 2 l Die Herausforderung – Atlantiküberquerung in der halben Zeit Unsere Entwicklungsflotte ist etwas „eingerostet.“ Wir werden im Wettbewerb rechts und links überholt. Jetzt wollen wir wieder zu unserer ursprünglichen Stärke zurückfinden und neue Maßstäbe setzen: • Fahrzeit halbieren • Mehr Tonnage • Geringere Kosten Der Eigner (Geschäftsführung)
  3. 3. office.koeln@agilean.de l 3 l agilean: Getting Projects Done! Mechatronische Entwicklung beschleunigen. Teams, die jeden Tag die richtigen Dinge tun. Gemeinsam. Geschützt. Fokussiert und im Takt. Agiles Non-IT- Projektmanagement auf einem neuen Level Die Lösung – Atlantiküberquerung in der halben Zeit
  4. 4. office.koeln@agilean.de l 4 l Unter vollen Segeln - das Ziel in Sicht – alles im Flow Auf großer Fahrt. Der agilean Lotse ist an Board. Der neue Ansatz bewährt sich. Das Projektschiff gleitet durch die Wellen. Der erste Hafen der langen Reise ist schon in Sicht. Hervorragende Navigationstools, ein starkes Offiziersteam, eine eingespielte, motivierte Mannschaft, voll auf Kurs.
  5. 5. office.koeln@agilean.de l 5 l Unter vollen Segeln - das Ziel in Sicht – alles im Flow Der Erfolg lässt sich nicht vermeiden! agilean im Flow: Die Mannschaft, die mit Lebensfreude und Energie Value erzeugt. Jeden Tag etwas besser.
  6. 6. office.koeln@agilean.de l 6 l agilean: Getting projects done Unser Projektraum: die Kommandobrücke! Alle Information laufen hier zusammen, werden visualisiert und geteilt. Wir navigieren anhand des Stage Result Boards. Es ist wie „Google Maps“. Es zeigt uns den idealen Weg, um den Hafen zu erreichen. Wir umschiffen die Klippen. Mit Hilfe des Sprint Task Boards steuern wir, unter Berücksichtigung der Wetterverhältnisse, von Punkt zu Punkt.
  7. 7. office.koeln@agilean.de l 7 l agilean: Getting projects done Stage Result Board Sprint Task Board Die Zukunft hat begonnen
  8. 8. office.koeln@agilean.de l 8 l Produktiv & Profitabel Unglaublich, wir haben in 12 Wochen mehr Meilen zurückgelegt, als jedes anderes Boot unserer Flotte! Manche sind schon ein Jahr auf See und liegen hinter uns. Der Eigner ist begeistert: schneller, günstiger, mehr Tonnage. Ruhm für die Mannschaft!
  9. 9. office.koeln@agilean.de l 9 l Produktiv & Profitabel agilean Flow: • Ein Product Owner Team, das dafür sorgt dass die richtigen Dinge getan werden • Ein Product Team, das die Dinge richtig tut • Ein Coach, der für den Flow sorgt • Value alle 12 Wochen - Ergebnisse im Takt
  10. 10. office.koeln@agilean.de l 10 l SOS - Verloren im Corona Nebel Es ist wie eine Vollbremsung. Unser Projektschiff hatte gerade den ersten Hafen verlassen und wieder Fahrt aufgenommen und dann – der Corona Nebel. Wir sind orientierungslos, in schwierigen Gewässern, Riffe, Klippen und Untiefen.
  11. 11. office.koeln@agilean.de l 11 l SOS - Verloren im Corona Nebel Mitten im Sprint - Menschenleben schützen - Notbesatzung bleibt an Bord - Alle anderen in die Beiboote. „Rettet euch auf die nächste Insel“
  12. 12. office.koeln@agilean.de l 12 l Hilfe – das Projekt droht zu kentern Was wird aus dem Projekt? Jeder Monat Verspätung kostet 100.000€. Ich bin verantwortlich. Statt Lorbeeren, ein Projekt, das vermutlich irgendwie den Zielhafen erreicht, zu spät, zu teuer, nur das Nötigste.
  13. 13. office.koeln@agilean.de l 13 l Hilfe – das Projekt droht zu kentern -
  14. 14. office.koeln@agilean.de l 14 l Hilfe – das Projekt droht zu kentern Produktivität - Energieflow - Ergebnisflow - Informationsflow - Teamflow Routinen - Zeremonien - Rollen - Visualisierung - Streben nach Perfektion Value - Mitarbeiter - Kundenfeature - Profitabilität - Innovation Alle Erfolgsfaktoren sind weggebrochen:
  15. 15. office.koeln@agilean.de l 15 l Das Team ist in Sicherheit – Home Office Gott sei Dank – keiner ist zu Schaden gekommen. Jeder hat sich, so gut es geht zu Hause eingerichtet. Das Team fühlt sich nicht mehr als Team an. Es ist zersplittert. Wie kann es jetzt nur weiter gehen?
  16. 16. office.koeln@agilean.de l 16 l agilean virtuell? Wie wieder Fahrt aufnehmen?
  17. 17. office.koeln@agilean.de l 17 l agilean virtuell? Ich bin ratlos. Wie soll jetzt die Steuerung funktionieren? Wie wieder den Flow und die Produktivität herstellen, die durch die Teamarbeit und die Routinen entstanden waren? Welche Antworten hat agilean?
  18. 18. office.koeln@agilean.de l 18 l 1. Technische Vernetzung Zusammenarbeit und Austausch möglichst nahe am physischen Setting Firma  Leistungsfähiger Netzserver  Collaboration Tools  Security  Hardware  Übertragungsbandbreite Home Office  Arbeitsplatz  Internetzugang (Bandbreite)  PC, Laptop mit großem Bildschirm  Collaboration Tools  Zugriff auf gemeinsame Datenablage
  19. 19. office.koeln@agilean.de l 19 l 2. Virtueller Projektraum  Ähnliches Look & Feel, wie die physischen Boards  Sprint Task Boards  Stage Result Boards  Kanban Boards  ….  Einfaches Handling  Gleichzeitiges Arbeiten an den Objekten/ Dokumenten  Touch Screen tauglich  Multidevice-fähig (PC, Tablet, Smartphone)  Einbindung/ Verlinkung von Dokumenten, Objekten  Datensicherheit  … Tool-Empfehlung:  Trello  Conceptboard
  20. 20. office.koeln@agilean.de l 20 l 3. Angepasstes agieren in der virtuellen Welt agilean Master / Coach  Handhabung der virtuellen Tools  Moderation der Zusammenarbeit  Struktur  Retrospektiven (intensiv, öfter) Mitarbeiter  Angepasste Zeremonien  Visualisierung der Ergebnisse Product Owner Team  Virtuelles Ergebnisszenario (Stage Result Board)  Virtuelles Sprint Task Board Product Team (Alle)  Sicherheit bei der Bedienung der Tools  Stabile technische Umgebung  Vertrautheit mit der virtuellen Kommunikation
  21. 21. office.koeln@agilean.de l 21 l Schritt für Schritt – vom physischen Projektraum zum virtuellen Geschafft! Unsere IT hat nur einen Tag gebraucht, um die gesamte Crew virtuell zu vernetzen. Videokonferenzen mit Screensharing funktionieren. Wir bringen die Routinen wieder zum Leben. Wir lassen uns nicht aufhalten.
  22. 22. office.koeln@agilean.de l 22 l Schritt für Schritt – physische Boards / virtuelle Abstimmung im Daily Physischer Projektraum Webcam / Collaboration Tool (z.B. MS Teams mit Video Call) agilean Coach ist im Projektraum POT, Team ist im Home Office Fotos der Boards im Gruppenlaufwerk (tagesaktuell) Virtuelles Daily Routine wie beim physischen Daily agilean Coach ist im Projektraum Sticky Notes werden vom agilean Coach am Board auf Anweisung von den Mitgliedern verschoben Virtuelle tägliche Retrospektive Täglich, bis eine stabile, produktive Umgebung entstanden ist Routine wie bei der physischen Retrospektive agilean Coach ist im Projektraum agilean Coach schreibt und verschiebt für das Team die Sticky Notes
  23. 23. office.koeln@agilean.de l 23 l Sprint Abschluss - physischer Projektraum / virtuelle Abstimmung Physischer Projektraum Webcam / Collaboration Tool/ Video Call agilean Coach ist im Projektraum POT, Team zu Hause Demonstration Routine wie bei der physischen Demonstration Team demonstriert die Ergebnisse virtuell oder mit Webcam POT nimmt ab WBD‘s, DOD‘s werden vom agilean Coach gekennzeichnet Update „Wall of Fame“ durch agilean Coach Retrospective Wie bei der täglichen Retro Celebration Virtuelles „feiern“ (nach Vorschlägen vom Team)
  24. 24. office.koeln@agilean.de l 24 l Virtueller Sprint Unglaublich! Das Team hat sich nicht aufhalten lassen. Es hat es keinen Abfall der Produktivität gegeben. Trotz aller Behinderung hat die Mannschaft wieder Fahrt aufgenommen und die Versprochenen Ergebnisse geliefert. Jetzt gilt es, aus dem Provisorium eine stabile virtuelle, produktive Projektarbeit zu etablieren, Schritt für Schritt.
  25. 25. office.koeln@agilean.de l 25 l Virtueller Sprintstart Virtueller Projektraum Collaboration (z.B. via MS Teams, Video Call, Screen Sharing) Visualisierung (z.B. via Conceptboard) POT, Team, agilean Coach im Home Office Conclave (POT) Übertragung des physischen Stage Result Boards auf das virtuelle Stage Result Board (V-SRB) Update des virtuellen (V-SRB) Befüllen des virtuellen Sprint Task Boards (V-STB) Sprint Planning POT erklärt die gewünschten Ergebnisse (WBD) und DOD‘s Team erstellt parallel die To Dos auf dem V-STB Moderiertes „Spiegeln“ des befüllten Boards Commitment V-SRB V-STB
  26. 26. office.koeln@agilean.de l 26 l Virtuelles Sprint Task Bord (V-STB) Beispielhaft in Conceptboard
  27. 27. office.koeln@agilean.de l 27 l Virtuelles Stage Result Board (V-SRB) Beispielhaft in Conceptboard
  28. 28. office.koeln@agilean.de l 28 l Virtuelles Daily Virtueller Projektraum Collaboration (z.B. via MS Teams, Video Call, Screen Sharing) Visualisierung (z.B. via Conceptboard) POT, Team, agilean Coach im home office Virtuelles Daily Routine wie beim physischen Daily Die virtuellen Sticky Notes werden von den Mitgliedern verschoben Virtuelle tägliche Retrospektive Weiterhin täglich, bis eine stabile, produktive Umgebung entstanden ist Auf dem virtuelle Retro Board schreibt das Product Team Sticky Notes für die Rubriken: Was war gut? Was ändern wir? V-STB V-Retro
  29. 29. office.koeln@agilean.de l 29 l Virtueller Sprintabschluss Virtueller Projektraum Collaboration (z.B. via MS Teams, Video Call, Screen Sharing) Visualisierung (z.B. via Conceptboard) POT, Team, agilean Coach im Home Office Demonstration Team demonstriert die Ergebnisse virtuell POT nimmt ab WBD‘s, DOD‘s erhalten vom POT einen Haken / Kreuz Update der virtuellen „Wall of Fame“ durch das POT Retrospective Wie bei der täglichen Retro, jedoch für den gesamten Sprint Celebration Virtuelles „feiern“ (nach Vorschlägen vom Team)
  30. 30. office.koeln@agilean.de l 30 l Virtueller Stageübergang Nachdem die Mannschaft ihre tägliche Routine wieder aufgenommen hat, gilt es als nächstes sicher in den 2. Zwischenhafen einzulaufen, die Fracht zu löschen und neuen Proviant aufzunehmen. Vor dem Auslaufen legen wir die Route zum nächsten Zwischenhafen fest.
  31. 31. office.koeln@agilean.de l 31 l Virtueller Stage Abschluss Demonstration Team demonstriert die Stageergebnisse virtuell den Stakeholdern und den Interessierten Stageergebnisse werden vom POT abgenommen Gelieferte Ergebnisse werden auf die Wall of Fame verschoben Retrospektive Wie bei der virtuellen Retro im Sprint Celebration Virtuelles „feiern“ (nach Vorschlägen vom Team)
  32. 32. office.koeln@agilean.de l 32 l Virtueller Stage Start Stage Conclave POT definiert die Stageresults und die Zwischenergebnisse indem sie das V-SRB updaten Commitment der Stakeholder zu den Ergebnissen und den Ressourcen Sprint Planning POT erklärt die gewünschten Ergebnisse (WBD) und DODs Team erstellt parallel die To Dos auf dem V-STB Moderiertes „Spiegeln“ des befüllten Boards Commitment
  33. 33. office.koeln@agilean.de l 33 l Virtueller Stageübergang Wir sind wieder auf hoher See, voll auf Kurs – allen Unbillen zum Trotz. Die Stimmung ist hervorragend. Wir haben die Herausforderung gemeistert. Wir haben uns nicht aufhalten lassen.
  34. 34. office.koeln@agilean.de l 34 l Das Projekt ist in eine virtuelle Arbeitsumgebung transferiert Ziele erreicht  Geringstmöglicher Produktivitäts- und Zeitverlust bei der Transformation von einem physischen Projektraum auf einen virtuellen Projektraum  Höchstmögliche Produktivität nach der Transformation Erfolgsfaktoren  Hochleistungsteam, das agilean in der physischen Umgebung exzellent gelebt hat  Der unbedingte Wille von allen, sich von der Situation nicht aufhalten zu lassen  Transformation „Schritt für Schritt“  Virtuelle Begleitung durch einen externen agilean Coach  Unterstützung der IT Abteilung  Intensive technische, organisatorische Unterstützung und Moderation durch den internen agilean Coach  Virtueller Projektraum, bekanntes, ähnliches Look & Feel
  35. 35. office.koeln@agilean.de l 35 l Key learnings Dos  Konstruktiver Umgang mit den Problemen jedes Mitarbeiters durch die veränderte Arbeitsumgebung  Kompetenz der Mitarbeiter im Umgang mit der virtuellen Umgebung (Collaboration Tools, Boards)  Eine Umgebung, so einfach wie möglich  Sicherstellen, dass die technische Umgebung, die Verbindungen, die Tools vor jedem Meeting funktionieren  Disziplin (z.B. Einwahl ins Meeting etwas früher)  Videocalls, um Emotionen visuell erfassen zu können  Technik mit verlässlicher und ausreichender Performance Dont‘s  Nichteinhaltung der standardisierten Zeremonien und Routinen  Keine Rücksichtnahme auf die Emotionen der Beteiligten  Verzicht auf Coaching / Moderation
  36. 36. office.koeln@agilean.de l 36 l Physischer vs. virtueller Projektraum  Die Produktivität ist gleich geblieben  Die Abstimmung in einem physischen Projektraum war einfacher als in der virtuellen Welt  Größerer Aufwand, um die virtuelle Umgebung aktuell zu halten  Die Moderation ist für die virtuelle Umgebung deutlich schwieriger und aufwendiger  Die Übersichtlichkeit an den virtuellen Boards ist eingeschränkt  Ein Teil der Energie, des Aufwandes fließt in die Bedienung der virtuellen Umgebung  Keine Reisezeiten bei verteilten Standorte in der virtuellen Welt  Verlinkung zwischen Objekten / Dokumenten  Asynchrone virtuelle Kommunikation (Kommentar- und Benachrichtigungsfunktion)  Ressource „Virtueller Raum“ ist einfach skalierbar
  37. 37. office.koeln@agilean.de l 37 l Es hat funktioniert!  Das Team hat sich nicht aufhalten lassen  Innerhalb von 4 Wochen ist die Umgebung von physisch auf virtuell umgestellt  Kein nennenswerter Zeitverlust  Ergebnisse, wie geplant
  38. 38. office.koeln@agilean.de l 38 l Fazit des Kunden „Wir lassen uns durch Corona nicht aufhalten.“ Ein weiteres Projekt wird jetzt direkt in einer virtuellen agilean Umgebung gestartet.
  39. 39. office.koeln@agilean.de | 39 | Gemeinsam mit unserem Team sind wir gerne für Sie da. Kontakt für Rückfragen: office.koeln@agilean.de Kontakt Website: www.agilean.de LinkedIn: agilean GmbH XING: Heinz Erretkamps Twitter: agileanGmbH

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