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Hays Professional Services aus Sicht des Einkaufs

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Ob der externe Personaleinsatz strategisch geplant wird und welche Rolle der Einkauf bei der Auswahl und Steuerung der Dienstleister übernimmt, stand im Mittelpunkt einer Umfrage von BME und Hays, an der sich 136 Einkäufer beteiligten.
Der Anteil der Mitarbeiter in flexiblen Beschäftigungsverhältnissen nimmt in Deutschland seit Jahren zu. Der wachsenden Bedeutung, die diese Mitarbeitergruppe für Unternehmen hat, hinkt die strategische Planung allerdings hinterher. Immer noch erfolgen Entscheidungen mehrheitlich ad hoc und spontan. Nicht einmal jedes fünfte Unternehmen bezieht Bedarfe für externe Spezialisten in die strategische Planung ein.

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Hays Professional Services aus Sicht des Einkaufs

  1. 1. PROFESSIONAL SERVICES AUS SICHT DES EINKAUFS Eine gemeinsame Umfrage von BME und Hays
  2. 2. MANAGEMENT SUMMARY Immer mehr Unternehmen setzen auf Freiberufler oder Mitarbeiter in Arbeitnehmerüberlassung, um ihre Themen, Projekte und Aufträge zu realisieren. Ob der externe Personal- einsatz strategisch geplant wird und welche Rolle der Einkauf bei der Auswahl und Steuerung der Dienstleister übernimmt, stand im Mittelpunkt einer Umfrage von BME und Hays, an der sich 136 Einkäufer beteiligten. Externe Spezialisten – Einsatz ohne Strategie • Der Anteil der Mitarbeiter in flexiblen Beschäftigungsverhältnissen nimmt in Deutschland seit Jahren zu. Der wachsenden Bedeutung, die diese Mitarbeiter- gruppe für Unternehmen hat, hinkt die strategische Planung allerdings hinterher. Immer noch erfolgen Entscheidungen mehrheitlich ad hoc und spontan. Nicht einmal jedes fünfte Unternehmen bezieht Bedarfe für externe Spezialisten in die strategische Planung ein. • In diesem Zusammenhang verwundert es auch nicht, dass es in rund der Hälfte der Unternehmen keine zentrale Instanz für die Rekrutierung von externen Fach- kräften gibt. Einheitliche Beschaffungsprozesse, aber unterschiedliche Akteure • Acht von zehn Unternehmen, die externe Spezialisten einsetzen, haben dafür einen Beschaffungsprozess etabliert. • Allerdings ist dieser nur in rund jedem dritten Unternehmen im Einkauf angesiedelt. In fast jedem vierten Unternehmen ist der Personalbereich federführend. Kosteneffizienz und Rechtssicherheit sind zentrale Themen • Kosteneffizienz und Rechtssicherheit sind die wichtigsten Ziele für Unternehmen beim Einsatz von externen Spezialisten. • Auch bei den Themen Auslagerung von Teilprozessen in der Beschaffung sowie Beratungsbedarf wird deutlich, dass Kosteneinsparung bzw. -reduktion im Fokus stehen. • Daneben sind auch Prozessoptimierung oder Schaffung von Wettbewerb innerhalb der Lieferantenbasis interessante Ansätze. Unterstützung durch externe Anbieter oder Technologie • Services von Dienstleistern für das Management externer Fachkräfte werden in Deutschland bisher erst von einer Minderheit der Unternehmen (rund 10 %) genutzt. Mehr als 80 Prozent der Unternehmen haben dies aktuell auch nicht für die Zukunft geplant. • Vergleichbar sind die Ergebnisse zur technologischen Unterstützung durch Software- Lösungen für eine transparente Zentralisierung der Beschaffungs- und Verwaltungs- prozesse. • Insgesamt lassen die Ergebnisse der Umfrage sicherlich den Schluss zu, dass in den Unternehmen noch viel Potenzial vorhanden ist für eine nachhaltige Optimierung der Beschaffung externer Fachkräfte. 2
  3. 3. Die Struktur der Befragten An der Umfrage beteiligten sich 136 Personen, die im Einkauf tätig sind. Befragte aus Indus- trieunternehmen sind dabei etwas stärker als Teilnehmer aus dem Dienstleistungssektor vertreten. Knapp ein Drittel der Befragten repräsentiert kleine und mittelständische Unternehmen bis 500 Mitarbeiter, annähernd die Hälfte Unternehmen mit mehr als 1.000 Beschäftigten. ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Basis: n = 136 Bereich Industrie Dienstleistung Öffentlicher Dienst Keine Angabe Mitarbeiterzahl Bis 499 Mitarbeiter 500 bis 999 Mitarbeiter 1.000 bis 4.999 Mitarbeiter Über 5.000 Mitarbeiter 2% 50%42% 6% 31% 20% 27% 22% 3
  4. 4. Basis: n = 136 ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Die Befragten sind überwiegend in leitender Position im Einkauf tätig. Fast jeder dritte berichtet an den CEO, jeder vierte an den CFO. CEO CPO Head of Procurement Senior Vice President/ Vice President/Director Head of Category Category Manager Sonstiges Keine Angaben 1% 3% 42% 10% 7% 24% 9% 4% CPO auf Board-Level Reporting an CEO Reporting an CFO Sonstiges Keine Angaben 25% 14% 16% 4% Reporting an COO 30% 10% FUNKTION REPORTING LINE DES CPO Die Struktur der Befragten 4
  5. 5. Bis10 % 11–20 % 10% 8% 6%77% Entscheidung erfolgtad hoc 18% 9%73% Größerals20 % W eiß nicht/ keine Angabe Entscheidung erfolgteher strategisch Sonstige Anteil externer Spezialisten in den Unternehmen und die Entscheidung dafür Basis: n = 119 (Teilgruppe, externe Fachkräfte werden eingesetzt) Anteil externer Spezialisten in den Unternehmen Entscheidung für externe Spezialisten ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Von den 136 Teilnehmern haben 119 angegeben, dass in ihrem Unternehmen externe Spezialis- ten eingesetzt werden. Bei der überwiegenden Anzahl beläuft sich der Anteil der eingesetzten externen Fachkräfte auf bis zu zehn Prozent der Gesamtbelegschaft. Obwohl die Unternehmen in den letzten Jahren den Anteil der flexiblen Arbeitsverhältnisse ausgeweitet haben, werden sie überwiegend nicht bei der strategischen Personalplanung berücksichtigt. Vielmehr erfolgt der Einsatz flexibler Arbeitskräfte hauptsächlich ad hoc, bspw. um Auftragsspitzen abzudecken. 5
  6. 6. Art des Beschaffungsprozesses für externe Personalressourcen Basis: n = 119 (Teilgruppe, externe Fachkräfte werden eingesetzt) ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Acht von zehn Unternehmen geben an, einen Prozess für die Beschaffung externer Ressour- cen installiert zu haben; in nur ca. jedem dritten Unternehmen wird dieser Prozess über den Einkauf gesteuert. Die Mehrheit der Unternehmen, die sich an der Umfrage beteiligten, verfügt über eine zentrale Einheit, die sich um die Personalbeschaffung kümmert. Es zeigt sich, dass Unternehmen dabei (teilweise) zwischen Festangestellten und externem Personal differenzieren. 34% 19% 20% 27% 35% 7% 16% 42% Ja, im Einkauf Ja, im Personalbereich Ja, sonstiger Bereich Nein Gibt es einen einheitlichen und zentralen Beschaffungsprozess und wo ist dieser angesiedelt? Gibt es eine zentrale Einheit, die sich um die Beschaffung von Personal kümmert? Ja, für die Rekrutierung zur Festanstellung Ja, für die Rekrutierung von externen Ressourcen Ja, für Festanstellung und externe Ressourcen Nein 6
  7. 7. 3%3% 13% 94% 76% 11% Nein, keine Planung Vendor-Management- System im Einsatz Ja, innerhalb von 24 Monaten Ja, innerhalb von 12 Monaten 9% 8% 83% 80% 8% 12% Nein, keine Planung Managed Service Provider vorhanden Ist es geplant, das Management Ihrer externen Ressourcen zentral durch einen Dienstleister verwalten zu lassen? Ist die Einführung einer Software zur Zentrali- sierung Ihrer Beschaffungs- und Verwaltungs- prozesse von externem Personal geplant? Management externer Ressourcen Basis: n = 119 500 Mitarbeiter und mehrBis 499 Mitarbeiter ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Die Nutzung professioneller Dienstleistungen wie Managed Service Providing oder moder- ner Technologien, um Beschaffungs- und Ver- waltungsprozesse von externem Personal zu zentralisieren, ist in Deutschland, so die Umfra- geergebnisse, bisher nur in rund jedem zehnten Unternehmen umgesetzt. 7
  8. 8. Bekanntheit der Anzahl der Lieferanten, von denen externe Ressourcen bezogen werden Basis: n = 119 ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Für ca. ein Drittel der befragten Einkäufer ist die Anzahl der Lieferanten, über die externe Ressourcen bezogen werden, nicht transparent bzw. unbekannt. 64% 36% 66% 34% Unternehmen bis 499 Mitarbeiter 500 Mitarbeiter und mehr NEIN JA NEIN JA 8
  9. 9. Wichtigkeit von Themen im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Einsatz externer Spezialisten Basis: n = 119 (Teilgruppe, externe Fachkräfte werden eingesetzt) ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Einsatz externer Spezialisten haben die Themen Kosteneffizienz und Rechtssicherheit die höchste Bedeutung. Interessanterweise spielt die Transparenz für zwei Drittel der Befragten in diesem Kontext nur eine unter- geordnete Rolle. Kosteneffizienz 18 % 8 %34 %41 % Transparenz 32 % 34 %20 %14 % Rechtssicherheit 14 % 12 %31 %43 % Prozessoptimierung 19 % 21 %29 %31 % Höchste Wichtigkeit Zweite Wichtigkeit Dritte Wichtigkeit Geringste Wichtigkeit 9
  10. 10. Interesse an einer externen Beratung zu den verschiedenen Themen Basis: n = 136 ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Insbesondere die angegebene Wichtigkeit von Kosten bzw. Einsparmöglichkeiten spiegelt sich auch im Interesse an entsprechender externer Beratung wider. Überraschend ist, dass dabei die Optimierung der Lieferantenstruktur, wie auch vorher die Transparenz, für die Unterneh- men von geringerem Interesse ist. Ohne Beachtung dieser Punkte sind u. a. Kosten- effizienz und Rechtssicherheit allerdings nur bedingt umsetzbar. Prozessberatung/ -automatisierung 23 % 16 %24 %24 % Einsparmöglichkeiten 18 % 13 %21 %37 % Rechtssicherheit 13 % 18 %28 %24 % Optimierung der Lieferantenstruktur 23 % 18 %30 %15 % Höchste Wichtigkeit Zweite Wichtigkeit Dritte Wichtigkeit Geringste Wichtigkeit Fehlende Angabe zu 100 %: weiß nicht/keine Angabe 10
  11. 11. Interesse an Themen bei der Auslagerung von Teilprozessen in der Beschaffung Basis: n = 136 ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Wenn Unternehmen an die Auslagerung von Teilprozessen im Rahmen der Beschaffung denken, ist das zentrale Motiv auch hier die Reduzierung von Kosten. Erst danach folgen mit Abstand Themen wie Volumenbündelung oder die Schaffung von Wettbewerb innerhalb der Lieferantenbasis. Letztgenannte Punkte führen allerdings erst – neben anderen Hebeln – zur Kostenreduktion. Wettbewerbsschaffung inner- halb der Lieferantenbasis Kostenreduktion Volumenbündelung Neutralität Kostenneutralität 11
  12. 12. Nutzung und Interesse an verschiedenen Modellen zum Management von Personalressourcen Basis: n = 136 ZUSAMMENFASSUNG DER UMFRAGEERGEBNISSE Eine wichtige Feststellung ist, dass nur bei einer Minderheit der Unternehmen bisher Modelle aus dem Bereich Managed Service Providing eingesetzt werden. Im Zusammenhang mit den vorherigen Ergeb- nissen betrachtet zeigt sich, dass bei der Mehr- heit deutscher Unternehmen große Potenziale in der Beschaffung externer Personalressour- cen noch nicht gehoben wurden. Neutral Vendor Payrolling Master Vendor Broker/ Contractor Management Organisation 21 % 14 % 21 % 15 % 6 % 15 % 16 % 13 % Wird schon eingesetzt Wäre interessant 19 % 24 % 23 % 27% Kenne ich, aber kein Interesse Fehlende Angabe zu 100 %: weiß nicht/keine Angabe 50 % 44 % 37 % 43 % Kenne ich nicht 12
  13. 13. AUTOREN UND IMPRESSUM Marcel Suchy, Hays Kathrin Möckel, Hays Autoren Herausgeber: Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) Bolongarostr. 82 65929 Frankfurt am Main Hays AG Frank Schabel Willy-Brandt-Platz 1–3 68161 Mannheim Gestaltung: Simon Wolf, Hays Fotos: Hays Impressum 13
  14. 14. Hays Willy-Brandt-Platz 1–3 68161 Mannheim T: +49 621 1788 0 F: +49 621 1788 1299 info@hays.de www.hays.de Unsere Niederlassungen finden Sie unter www.hays.de/standorte © Copyright Hays plc, 2016. HAYS, die H-Symbole für das Unternehmen und die jeweilige Branche, Recruiting Experts Worldwide, das Logo Hays Recruiting Experts Worldwide und Powering the World of Work sind eingetragene Markenzeichen der Hays plc. Die H-Symbole für das Unternehmen und die jeweilige Branche sind Originaldesigns, die in vielen Ländern geschützt sind. Alle Rechte vorbehalten.

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