,,Tak jak często pierwsza wersja kodu, impreza miała swoje bugi." Zdajemy sobie z tego sprawę, zidentyfikowaliśmy problemy, przyczyny i wiemy, jak je rozwiązać. Każdy kolejny #event to dla nas cenne doświadczenie. Poznajcie 5 grzechów głównych największego hackathonu w Europie

2. 5 grzechów głównych HackYeah - największego hackathonu w Europie
HackYeah 2017 to już historia – w październiku zeszłego roku udało nam się zebrać
ponad 1700 uczestników i stworzyć największy hackathon stacjonarny w historii starego
kontynentu. Była zabawa, była merytoryka, była fajna impreza, a samo wydarzenie
zostało ocenione przez uczestników na 4,62 w 5-punktowej skali. Organizatorzy mieli
za sobą lata doświadczeń w organizacji konferencji oraz hackathonów. Ogólnie wszystko
poszło jak po maśle! No właśnie - nie wszystko. Tak jak często pierwsza wersja kodu,
impreza miała swoje bugi. Jednak uczymy się i wprowadzamy kolejną iterację.
Przy okazji tego, że 24-25 listopada 2018 roku odbędzie się druga edycja HackYeah,
tym razem największego stacjonarnego hackathonu na świecie (poprzedni rekord to
ponad 2200 osób, my planujemy 2500), chcielibyśmy powiedzieć Wam co poszło nie tak,
oraz co chcemy poprawić w nadchodzącej edycji. I zapewnić Was, że wydarzenie będzie
legendarne. Serio, legendarne!

3. 1. INTERNET
Problem: Internet był nie do zniesienia. Nie działał. Co tu dużo mówić – w tej kwestii
daliśmy ciała.
Przyczyna: Zdecydowaliśmy, że najlepszą opcją dla uczestników naszego hackathonu
będzie sieć WiFi. Nie przewidzieliśmy jednak, że wielu uczestników przygotuje swój
prywatny hot-spot, przez co sieć zostanie zakłócona. W pewnym momencie na 1700
uczestników zarejestrowaliśmy obecność 512 hot-spotów! Próbowaliśmy wszystkiego,
ale Internet raz działał, raz nie.
Rozwiązanie: W tym roku każdy z uczestników będzie miał dostęp do Internetu przez
kabel. Będzie dostępne również WiFi z większą liczbą access pointów. No i planujemy
intensywne testy, które powinny załatać każdą dziurę.

4. 2. ZA MAŁO JEDZENIA
Problem: Uczestnicy otrzymali śniadanie około 7:00 rano, a zostali z nami w większości
nawet do 16:00. Zabrakło jednego posiłku, który mogliby spożyć w tym czasie.
Przyczyna: Przedłużająca się ocena projektów nie pozwoliła na zakończenie wydarzenia
o czasie. Dodatkowo trochę źle zaplanowaliśmy czas każdego z posiłków.
Rozwiązanie: W tym roku po oddaniu projektów będzie czas na jeszcze jeden posiłek.
Dodatkowo zaplanowaliśmy ciekawsze menu, które pozwoli nawet najgłodniejszym
uczestnikom na przeżycie całego wydarzenia.

5. 3. LOGISTYKA WYDARZENIA
Problem: Uczestnicy pojawiali się na miejscu wydarzenia dużymi grupami
w określonych interwałach. Spowodowało to zamieszanie przy rejestracji, uczestnicy
mieli problem z odnalezieniem odpowiedniego stanowiska rejestracyjnego oraz miejsca
do siedzenia i pracy. Po opublikowaniu zadań część z uczestników nie wiedziała
dokładnie, gdzie może się spotkać, co ma robić i jak może skompletować zespół.
Przyczyna: Nie spodziewaliśmy się tak dużych interwałów ludzi pojawiających
się w tym samym czasie. Przestrzeń nie była też łatwa w użytkowaniu ze względu
na dużą liczbę korytarzy oraz dwie osobne hale. Za mało było też jasnych i wyraźnych
oznaczeń.
Rozwiązanie: W tym roku hackathon odbędzie się na znacznie większej przestrzeni,
która jest zdecydowanie łatwiejsza pod względem logistycznym, gdyż będą to stare hale
produkcyjne. Planujemy wprowadzić też jasne oznaczenia oraz dokładny plan
wydarzenia tak, aby każdy wiedział co się dzieje, o której i gdzie.

6. 4. NAGŁOŚNIENIE
Problem: Prelegentów nie było dobrze słychać. Powitanie oraz ogłoszenie wyników
odbijały się echem od trybun, które zwykle na koncertach są zapełnione.
Przyczyna: Puste trybuny TAURON Areny Kraków odbijały dźwięk, przez co był on często
zniekształcony lub niesłyszalny. Była to pierwsza tego typu impreza na tym obiekcie
i nikt nie spodziewał się takich problemów technicznych.
Rozwiązanie: W tym roku zadbamy kompleksowo o nagłośnienie całego obiektu.
Przeprowadzimy też testy weryfikujące rozwiązania techniczne jeszcze przed
rozpoczęciem wydarzenia. Tym razem nagłośnienie będzie działało bez zarzutu.

7. 5. ZBYT DŁUGOTRWAŁA OCENA PROJEKTÓW
Problem: Uczestnicy oczekiwali na wyniki nawet 3 godziny dłużej niż było
to zaplanowane.
Przyczyna: Projekty miały często dużo wyższy poziom, niż spodziewali się tego jurorzy.
Dodatkowo, mieliśmy trochę problemów z jasnym przekazaniem modelu oceniania
w zadaniach otwartych, co spowodowało mały chaos, który zdecydowaliśmy
się rozwiązać na miejscu – a to zajęło sporo czasu.
Rozwiązanie: Tegoroczne ocenianie projektów będzie jaśniej zdefiniowane
pod względami czasowymi oraz merytorycznymi tak, aby nie wkradł się jakikolwiek
chaos organizacyjny.

8. Na pewno nie było idealnie, ale my też się uczymy. W tym roku impreza będzie lepsza,
większa i silniejsza! Zresztą, już niedługo dostępne będzie pierwsze 100 biletów,
do których dołączamy naszą nową koszulkę. Pamiętajcie, że całość zysku z biletów -
a te do drogich nie należą, bo będzie to niecałe 50 PLN netto - jest przekazywana Szkole
3.0.
Będziemy jeszcze pisać o tym, co planujemy na ten rok, ale póki co zapraszamy
Was na www.hackyeah.pl, gdzie zostały już ogłoszone pierwsze zadania, nagrody oraz
więcej szczegółów!
Chcesz jeszcze coś dodać? Masz jakiś feedback lub pomysł na poprawę? Dawaj znać
na maciej.rys@proidea.org.pl!
Do zobaczenia 24 listopada w Warszawie!

9. Maciej Ryś, pomysłodawca HackYeah,
założyciel i lider Smogathonu. Maciek
to pasjonat podróżowania, który zawsze
jest gotowy na nowe wyzwania. Mieszkał
w 4 różnych krajach i ukończył Uniwersytet
w Yorku, Uniwersytet w Hongkongu oraz
Akademię Leona Koźmińskiego.
Właściciel agencji Lynxia, która specjalizuje
się w organizacji hackathonów, wydarzeń
i konferencji.